CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NGUYÊN VẬT LIỆU
2.1 Khái quát về Công ty cổ phần dệt may Phú Hoà An
2.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty
2.1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của các vị trí trong công ty
Hội đồng quản trị:Cơ quan quản lý cao nhất quyết định chiến lược, phương hướng sản xuất kinh doanh, phương án tổchức, cơ chế quảnlý của Công ty. Hội đồng Quản trị gồm 3 thành viên: Ông Nguyễn Bá Quang –chủ tịch HĐQT, ông Nguyễn Đức Trị- Ủy viên HĐQT, và ông Lê Hồng Long-Ủy viên HĐQT, Giám đốc công ty.
Ban kiểm soát:Có vai trò kiểm tra, kiểm soát hoạt động của HĐQT và Ban Giám đốc.
Giám đốc:Ông Lê Hồng Long.
Chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và cổ đông về sử dụng vốn, tài sản và các nguồn lực khác đãđược giao một cách hiệu quả.
Chịu sự kiểm soát của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Tham mưu cho HĐQT việc xây dựng chiến lược phát triển, kế hoạch dài hạn và hàng năm của Công ty, lập dự án đầu tư, xây dựng cơ bản phương án liên doanh, đềán tổ chức quản lý Công ty, quy hoạch, đào tạo nguồn nhân lực.
Thiết lập chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng hàngnăm của Công ty và các giải pháp thực hiện mục tiêu đó.
Điều hành công tác nội chính, công tác an toàn, phòng chống cháy nổ và phòng chống thiên tai và công tác môi trường Công ty và các giải pháp thực hiện mục tiêu đó.
Báo cáo HĐQT, Đại hội đồng cổ đông, cơ quan có thẩm quyền về kết quảhoạt động SXKD của Công ty.
Chịu sự kiểmtra giám sát của các cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền đối với việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ theo quy định của pháp luật.
Tổ chức họp định kỳ hàng tháng để đánh giá kết quả SXKD, phân tích mục tiêu chất lượng của các đơn vị và chủ trì các cuộc họp xem xét của lãnhđạo.
Một số trách nhiệm khác được quy định trong điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty.
Trường Đại học Kinh tế Huế
Trực tiếp chỉ đạo phòng Tài chính kế toán, phòng Hành chính nhân sự, phòng Kế hoạch kinh doanh.
Phó giám đốc nội chính:
Chịu trách nhiệm trước GĐ, HĐQT và pháp luật về nhiệm vụ được phân công.
PGĐ điều hành các đơn vị trực thuộc trong lĩnh vực phụ trách nhằm giải quyết và vận hành công việc thông suốt và điều hành công tác SXKD công ty có hiệu quả.
Tổ chức kiểm tra và thực hiện công tác phòng chống cháy nổ và bão lụt, bảo đảm an toàn cho người và tài sản trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Điều hành công tác sản xuất đảm bảo năng suất, chất lượng, tiến độ giao hàng.
Theo dõi và kiểm tra các hoạt động, phòng ngừa, khắc phục và xử lý các sản phẩm không phù hợp, khiếu nại khách hàng, bảo đảm các mục tiêu chất lượng đề ra.
Tiếp nhận thông tin, tài liệu khách hàng, chỉ đạo công tác thiết kế.
Tham mưu cho GĐ về công tác xây dựng hệ thống quản lý chất lượng, hệ thống trách nhiệm xã hội, hệ thống an toàn vệ sinh lao động.
Tham mưu cho GĐ về chiến lược đầu tư, mua sắm thiết bị, công tác định mức.
Thực hiện một số công tác khác do GĐ phân công.
Phó giám đốc phụ trách sản xuất:
Chịu trách nhiệm trước GĐ, HĐQT và pháp luật về nhiệm vụ được phân công.
PGĐ điều hành các đơn vị trực thuộc trong lĩnh vực phụ trách nhằm giải quyết và vận hành công việc thông suốt và điều hành công tác SXKD công ty có hiệu quả.
Phụ trách công tác điều hành sản xuất của công ty.
Tham mưu cho GĐ về chiến lược phát triển công ty bền vững, phát triển thương hiện PHUGATEX.
Thực hiện một số công tác khác do GĐ và HĐQT phân công.
Trường Đại học Kinh tế Huế
Theo dõi và kiểm soát các hoạt động khắc phục phòng ngừa, cải tiến, xử lý sản phẩm không phù hợp, các khiếu nại của khách hàng, mục tiêu chất lượng, thống kê phân tích mục tiêu chất lượng của các đơn vị được phân công phụ trách.
Thực hiện chế độ báo cáo Tổng Giám đốc nhiệm vụ được giao hoặc ủy quyền.
Phòng Kinh doanh:
Lập kế hoạch trung và dài hạn về sản xuất kinh doanh với các đơn vị trong và ngoài nước. Tham mưu, quản lí các hoạt động xuất nhập khẩu.
Xây dựng kế hoạch cung ứng nguyên phụ liệu cho sản xuất. Đánh giá nhà cung ứng nguyên phụ liệu, lập danh sách nhà cung ứng được chọn, thống kê phân tích dữ liệu nhà cungứng.
Khảo sát khách hàng, thống kê phân tích sự thỏa mãn khách hàng.
Phòng Hành chính nhân sự
Lập ra quy chế tổ chức bộ phận, mô tả rõ ràng công việc từng chức danh
Trên cơ sở đó, điều hành các chức danh thực hiện tốt các chức năng nhiệm vụ được phân công. Tổ chức đào tạo nghề, đào tạo bậc nghề…
Tham mưu cho GĐ về phương án tổ chức bộ máy quản lý, công tác tuyển dụng, khen thưởng... Giải quyết chế độ, chính sách đối với người lao động theo quy định pháp luật.
Chịu trách nhiệm chuẩn bị, phục vụ hội nghị, hội thảo và các dịp lễ tổ chức tại công ty, tiếp tân trong các buổi lãnh đạo công ty tiếp khách, đưa đón khách đến công tác làm việc tại công ty.
Phòng Kế toán - tài chính:
Có trách nhiệm kiểm soát, thẩm tra và lưu trữ tất cả các chứng từ.
Quản lí, tổ chức sử dụng, bảo quản, phát triển vốn của công ty. Thanh toán lương, tính lương và chi phí tiền lương toàn công ty, báo cáo và quản lý thu chi của công ty.
Trường Đại học Kinh tế Huế
Kiểm kê thống kê và kiểm soát tài sản công ty.
Phân tích kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty.
Bộ phận quản lý chất lượng sản phẩm:
Xây dựng duy trì, cải tiến hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000.
Phối hợp với các đơn vị kiểm soát các sản phẩm không phù hợp, cải tiến nếuxét thấy cần thiết khi có sự không phù hợp xảy ra hoặc có sự bất hợp lý trong quá trình áp dụng tài liệu hệ thống ISO tại đơn vị.
Kiểm tra, đánh giá chất lượng bán thành phẩm, chất lượng toàn bộ các loại nguyên phụ liệu đưa vào sản xuất như: vãi dệt kim, nhãn mác, bao bì….
Thông báo kịp thời những điểm không phù hợp, những biến động phát sinh về chất lương sản phẩm để chấn chỉnh lỗi chất lượng và phòng ngừa cho các Tổ liên quan tránh sai hỏng hàng loạt, Báo cáo hàng đã kiểm tra xong02 giờ/lần theo các chuyền may.
Khối Sản xuất:Bao gồm TổThêu, Tổ Đóng kiện, TổCông nghệ, 18 Chuyền may, Tổ Cơ điện, Tổ hoàn thành và Tổ Cắt.
Phụ trách tổ Kỹ thuật công nghệ.
Lập ra các quy chế của tổ chức, mô tả đầy đủ, rõ ràng công việc của từng chức danh trong tổ, tổ chức điều hành các chức danh để thực hiện các nhiệm vụ được giao.
Lập ra các phiếu cắt may, đưa ra quy định sử dụng các nguyên phụ liệu.
Nghiên cứu thiết kế mẫu mới –may mẫu – tổ chức sản xuất thử- kiểm tra và tổ chức triển khai sản xuất.
Phối hợp với các tổ liên quan nghiên cứu sáng chế, sản xuất thử các sản phẩm mới đápứng yêu cầu của khách hàng.
Phụ trách các chuyền may.
Có trách nhiệm kiểm soát, thẩm tra và lưu trữ tất cả các chứng từ.
Thiết lập và kiểm soát mục tiêu chất lượng và năng suất chuyền may
Trường Đại học Kinh tế Huế
Tổ chức hướng dẫn cho các thành viên trong chuyền thực hiện, quản lý tài liệu ISO được phân phối tại tổ, tuân thủ các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng sản phẩm, hệ thống trách nhiệm xã hội SA800.
Nhận khoán quỹ lương: xây dựng định mức nội bộ chuyền để trả lương cho người lao động theo quy chế của công ty.
Thực hiện công việc nhận dạng và truy tìm nguồn gốc sản phẩm hư hỏngtrong quá trình sản xuất.
Tổng hợp sản lượng các nhân của công ty trong tháng để tính lương cho công nhân theo định mức đơn giá.
Phụ trách tổ cắt:
Triển khai nhiệm vụ cho các nhóm sơ đồ bao gồm: sơ đồ góc, định mức, sơ đồ phục vụ sản xuất, thời gian giao hàng, mức độ ưa tiên của các mã hàng.
Phân bổ kế hoạch sản xuất theo từng bàn, nhóm cắt, tính toán số lượng vãi, rip đưa vào một bàn cắt, số lượng sản phẩm một bàn cắt.
Cập nhật số liệu vãi rip xuất nhập theo từng PO, màu, size hằng ngày.
Tiến hành kiểm kê, lập báo cáo tình hình sử dụng vật tư nguyên phụ liệu.
Phụ trách tổ hoàn thành:
Tổ chức triển khai và quản lý quá trình hoàn thiện sản phẩm may mặc, từ khâu là ủi, gấp xếp, đóng gói, vận chuyển đến giao hàng cho khách hàng đúng thời gian quy định.
Kiểm tra việc thực hiện các quy trình trong các lĩnh vực điện áp lạnh, kiểm tra quy tắc vân hành làủi hơi.
Phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong tổ. Sắp xếp thứ tự ưu tiên các mã hàng, màu, size. Cân đối hàng hóa nhịp nhàng các khâuủi, gấp xếp đóng kiện đảm bảo năng suất, chất lượng, tiến độ giao hàng.
Trường Đại học Kinh tế Huế
Phụ trách tổ bảo trì (Cơ điện):
Kiểm tra chất lượng và hiệu chỉnh các trang thiết bị, dụng cụ đo lường thử nghiệm khi nhập kho công ty. Tổ chức theo dõi, sửa chữa, bảo dưỡng thiết bị máy móc kịp thời, độ chính xác cao để phục vụ sản xuất.
Hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc và kiểm tra giúp các tổ chức, chuyền may thực hiện kế hoạch, lịch tu sửa thiết bị đầy đủ theo nội dung bảo trì đãđược Giám đốc phê duyệt.
Liên hệ các cơ quan giải quyết các thủ tục quy định về kỹ thuật, an toàn thiết bị, tổ chức tập huấn về kỹ thuật an toàn cho công nhân lao động trong công ty.
Phụ trách tổ đóng kiện:
Kiểm tra hàng hóa sau khi đã hoàn thành, nếu có sai sót thì loại bỏ ra và trả lại cho các chuyền may xử lý.
Đóng gói hàng hóa, nhập vào kho. Kiểm tra số lượng sản phẩm hoàn thành có đúng với mục tiêu đãđề ra không.
Các tổ Bảo vệ- Vệsinh Công nghiệp, Nhà ăn và Y tế thuộc quản lí của phòng Hành chính Nhân sự.
Tổ Y tế:
Thực hiện việc khám, chẩn đoán, cấp cứu kịp thời và điều trị đúng cho người bệnh. Trong trường hợp bệnh nặng phải chuyển tuyến điều trị thì nhân viên y tế phải trực tiếp phối hợp với đội cấp cứu viên của các đơn vị vận chuyển bệnh nhân đến nơi an toàn.
Kiểm tra hạn sử dụng, liều lượng và cách sử dụng thuốc chặt chẽ.
Thực hiện việc bổ sung thuốc và dụng cụ sử dụng trong tủ thuốc cấp cứu tại các tổ sản xuất theo kết quả kiểm tra tủ thuốc định kỳ hàng tuần.
Kiểm tra vệ sinh an toàn thực phẩm tại bếp ăn tập thể đảm bảo thường xuyên liên tục trong ngày để ngăn ngừa ngộ độc thực phẩm xảy ra. Kiểm tra nhân viên Tổ cấp dưỡng có sử dụng đầy đủ phương tiện bảo hộ trong quá trình chuẩn bị, phân chia thức ăn.
Trường Đại học Kinh tế Huế
Tư vấn hướng dẫn giải quyết các chế độ như: khám và quản lý thai nghén,ốm đau, tai nạn, dưỡng sức…cho CBCNV
Tổ bảo vệ- vệ sinh công nghiệp.
Chịu trách nhiệm trước trưởng phòng Hành chính nhân sự, Giám đốc về công tác bảo vệ tài sản, an toàn sản xuất và an ninh chính trị nội bộ trong công ty. Vào đầu giờlàm việc, kiểm tra nhân viên thực hiện hiệm vụ đã phân công.
Xây dựng và thực hiện các phương pháp bảo vệ an ninh chính trị, trật tự an toàn trong sản xuất, kiểm tra, kiểm soát người ra vào công ty.
Quản lý việc xuất, nhập hàng hóa nguyên liệu, cách ghi chép sổ sách khi hàng hóa, con người ra vào cổng.
Phố hợp với lực lượng tự vệ của công ty và lực lượng tự vệ địa phương giữ vững an ninh, trật tự, an toàn xã hội trong khu vực, Tổ chức quản lý, chăm sóc cây cảnh xung quanh nhà điều hành.
Khối văn phòng:
Khối văn phòng tại phòng nhân sự hành chính tại công ty bao gồm như nhân viên văn thư lưu trữ, công nghệ thông tin, nhân viên ISO -SA… mỗi bộ phận đều có những trách nhiệm và quyền hạn riêng.
Khối văn phòng cùng nhau làm việc và hoàn thành các nhiệm vụ như cáccông tác tuyển dụng, chuẩn bị cho công tác tiếp khách, giải quyết những thắc mắc cũng như vấn đề liên quan đến nhân sự.
Tổ cấp dưỡng:
Chịu trách nhiệm trước Giám đốc và trưởng phòng Hành chính nhân sự về công tác chăm lo bữa cơm công nghiệp cho cán bộ công nhân viên. Phối hợp với tổ ytế tổ chức kiểm tra an toàn vệ sinh thực phẩm.
Tổ chức chế biến, phục vụ cơm khách, bữa ăn cho cán bộ, công nhân viên, đảm bảo chất lượng, định lượng suất ăn hằng ngày theo tiêu chuẩn quy định của công ty.
Trường Đại học Kinh tế Huế
Bố trí hợp lý các giờ ăn ca, quản lý thực phẩm, nước uống, đảm bảo hợp vệ sinh, an toàn.
Phòng Kinh doanh gồm 3 bộ phận: bộ phận Đơn hàng, bộ phận Xuất Nhập khẩu và bộ phận Thị trường.
Phòng Kế toán Tài chính chia làm 2 bộ phận: bộ phận Kế toán Tài chính và Tổ Nguyên Phụ liệu.
2.1.5 Nguồn lực của công ty qua các năm 2017-2019