CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NGUYÊN VẬT LIỆU
2.2 Thực trạng công tác quản trị nguyên vật liệu tại công ty
2.2.5 Phân tích thực trạng công tác quản trị nguyên vật liệu tại công ty
2.2.5.3 Lập và tổ chức thực hiện kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu
Lập kế hoạch mua sắm: Kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu do phòng Kinh doanhđảm nhận. Đối với loại nguyên vật liệu mua từ nước ngoài thì kế hoạch mua sẽ được nhóm nhân viên tiến hành lên kế hoạch mua trước từ 4-5 tháng còn đối với các loại nguyên vật liệu được mua ở trong nước thì được lên kế hoạch đặt mua trước khoảng 1 tháng.
Để lập kế hoạch mua sắm nhân viên cungứng sẽ dựa trên các yếu tố sau:
- Nhu cầu muanguyên vật liệu của từng phân xưởng, đơn hàng.
-Định mức sử dụng theo kế hoạch sản xuất được đề ra.
-Căn cứ vào tồn kho thực tế, định mức tồn kho, tồn kho dưới mức an toàn không đủ để đáp ứng nhu cầu sản xuất.
-Căn cứ vào kế hoạch ngân sách đãđược duyệt.
Trường Đại học Kinh tế Huế
Quy trình mua nguyên vật liệu:
Mục đích: Đảm bảo việc mua các nguyên vật liệu đạt tiêu chuẩn chất lượng, số lượng, thông số kỹ thuật và đáp ứng kịp thời tiến độ sản xuất.
- Quy trình mua NPL đối với đơn hàng FOB (FOB: free on boart) thực hiện tại Phú Hòa An theo giá FOB chỉ định.
- FOB chỉ định: khách hàng sẽ chỉ định nhà cung cấp, làm việc với nhà cung cấp về đơn giá, duyệt chất lượng NPL.
- Sau khi chốt số lượng đơn hàng, định mức NPL, ngày xuất hàng dựa trên bảng giá Costsheet được hai bên xác nhận. Phòng Kinh doanh sẽ lên đơn hàng và chuyển cho nhà cung cấp (PO) qua mail.
- Sau khi NCC nhận được PO sẽ gửi lại PI (proforma invoice) bao gồm các thông tin về số lượng, đơn giá, ngày giao hàng, phương thức thanh toán, tài khoản thanh toán,…
- Phòng kinh doanh nhận PI kiểm tra ký đóng dấu rồi scan, email lại để xác nhận cho NCC tiến hành sản xuất.
- Sau khi sản xuất xong sẽ cho kiểm tra chất lượng(một số khách hàng sẽ chỉ định bên thứ ba kiểm tra chất lượng ) nếu tốt tìm người mua book để nhận hàng về).
- Phòng Kinh doanh theo dõi thanh toánđể hàng về, khai tờ khai nhập hàng đối với hàng đặt nước ngoài.
- Hàng về tiến hành nhập kho theo quy định, kiểm tra số lượng và chất lượng để thông tin cho nhà cung cấpbù số lượng bị lỗi, hư hỏng (nếu có)
- Kết thúc quy trình mua NPL.
Trường Đại học Kinh tế Huế
Sơ đồ3: Quy trình mua nguyên vật liệu
Nguồn: Phòng Kinh doanh Công ty CP Dệt may Phú Hòa An, 2020 Nhu cầu mua hàng
Soát xét PĐNMH
Kiểm tra PĐNMH
Phê duyệt PĐNMH
Duyệt giá, NCC
Không duyệt giá, NCC
Lập đơn đặt hàng (PO), hợp đồng mua bán gửi NCC
Theo dõi, cập nhật tiến độgiao hàng
Kiểm tra chất lượng, hàng hóa nhập kho
Nhân nhượng
Nhập kho Trảhàng
Lưu hồ sơ
Không đồng ý Đạt
Không đạt
Trường Đại học Kinh tế Huế
Quy trình mua nguyên vật liệu của công ty sẽ được thể hiện một cách cụ thể bài bản, khoa học được thể hiện ở trên, bao gồm các bước sau:
Bước 1: Khi các bộ phận sản xuất có nhu cầu hoặc khi tồn kho dưới mức an toàn sẽ tiến hành lập phiếu đề nghị mua hàng gửi lên Phòng kinh doanh.
Bước 2: Nhóm nhân viên phòng kinh doanh tiến hànhcân đối số lượng đề nghị, thời gian cần hàng, bình quân sử dụng, mục đích sử dụng phù hợp với kế hoạch ngân sách và tiến hành gửi đếnbộ phận cung ứng.
Bước 3: Nhân viên cung ứng xem xét bình quân sử dụng, định mức tồn kho, đơn giá, nhà cung cấp, thời gian xử lý đơn hàng, thời gian thanh toán.
Bước 4: Nhân viên cung ứng trình Ban giám đốc ký duyệt Phiếu đề nghị mua hàng (PĐNMH).
Bước 5: Sau khi PĐNMH được duyệt, Nhân viên cungứng (NVCƯ)sẽ lập đơn đặt hàng (P.O) hoặc hợp đồng mua bán với nhà cung cấp đãđược duyệt.
- Hợp đồng hoặc thỏa thuận mua bán: điều kiện nghiệm thu chất lượng theo yêu cầu của bộ phận đề nghị.
- Chuyển đơn đặt hàng cho Nhà cung cấp (NCC) và yêu cầu NCC ký xác nhận trên đơn đặt hàng và fax hoặc gửi email cho NVCƯ.
Bước 6: NVCƯliên hệ NCC và theo dõi tiến độ giao hàng. Trường hợp có thay đổi tiến độ giao hàng thì phải có sự thống nhất của bộ phận kế hoạch và được duyệt.
Các nhà cung cấp NVL của công ty có ở trong nước và cả nước ngoài.
Trường Đại học Kinh tế Huế
Bảng 3: Danh mục các nhà cung cấp nguyên vật liệu của công ty
NHÀ CUNG CẤP SẢN PHẨM
AVERY Thẻ bài giá RFID
TÂN NGUYÊN VŨ BĂNG KEO IN LOGO PE
BANGTEX VẢI
BRIGHT CONCEPT NÚT OP
HUGE BAMBOO VẢI
DYNASTY NÚT PGA TOUR
HUỲNH KHOA TEM DÁN BAO, TEM DÁN THÙNG
IDEAL ZIPPER
INTERNATIONAL NÚT AXIST
JIAMEI NHÃN CARE
MAINETTI MÓC TREO
MAMENGFEI VẢI
YANGCHEN HANGTAG
PCC INTERLINING
QIRAN HEATSEAL
SUPER DRY GÓI CHỐNG ẨM
TAHTONG VẢI
THIÊN AN PHÁT THÙNG
TIGER NÚT PE
TRUELY NHÃN DỆT
YKK ZIPPER
Nguồn: Phòng Kinh doanh công ty cổ phần dệt may Phú Hòa An, 2020
Bước 7:
Thủ kho: nhận hàng theo đúng số lượng thực tế giaotheo phiếu kiểm tra nhập hàng và biên bản giao nhận hàng của nhà cung cấp. Tiến hành kiểm tra ngoại quan nếu đạt tiêu chuẩn đề ra hoặc chênh lệch ở mức cho phép thì tiến hành nhận hàng và ngược lại.
Trường Đại học Kinh tế Huế
Bước 8: Thực hiện nhập kho theo quy trình.
Trong quá trình thu mua NVL nhân viên cungứng gặp một số khó khăn: Vấn đề thường gặp nhất đó là phát sinh các đơn hàng ngoài kếhoạch do định mức hao hụt thực tế cao hơn dự kiến hoặc kế hoạch sản xuất thay đổi thì nhân viên cung ứng phải xử lí các đơn hàng mới trong khoảng thời gian ngắn hơn dự định với chi phí phát sinh thấp nhất có thể. Trong các giai đoạn cao điểm đặc biệt là cuối năm các nhà cung cấp thường có quá nhiều đơn đặt hàng, vì có nhiều sựlựa chọn nên đơn đặt hàng của công ty dễbịbỏqua nếu không hấp dẫn.