Nhóm giải pháp về phương pháp nghiệp vụ kiểm soát chi vốn đầu tư xây

Bố Trạch.

3.2.1.1. Thống nhất ban hành quy trình kiểm soát chi đầu tư xây dựng cơ bản qua hệ thống Kho bạc Nhà nước

Thứ nhất: Quy định về hồ sơ gửi KBNN để làm căn cứ kiểm soát thanh toán: đối với hồ sơ mở tài khoản, nếu qui định cán bộ kiểm soát chi phải phô tô thêm một bản để lưu là rất mất thời gian, đặc biệt là các công trình thuộc NSĐP là rất nhiều, trong khi đó từng đơn vị KBNN lại có quy định rất chặt chẽ về chế độ quản lý hành chính, pho tô tài liệu. Vì vậy nên quy địnhkhi mở tài khoản, Chủ đầu tư, ban quản lý dự án lập hai bộ hồ sơ: 01 bộ chuyển kế toán làm thủ tục mở tài khoản cho dự án, 01 bộ (chỉ cần bản sao) lưu hồ sơ công trình tại bộ phận thanh toán vốn.

Thứ hai: Về thời gian kiểm soát và luân chuyển chứng từ; thực tế cứ mỗi loại hình dự án, mỗi loại vốn hay hình thức kiểm soát lại có những đặc thù và tính chất phức tạp riêng. Một số khoản tạm ứng hay thanh toán chỉ giải quyết xong và chuyển tiền ngay trong ngày làm việc cho các đơn vị thụ hưởng, ngược lại nhiều dự án, công trình có quy mô lớn, tính chất phức tạp hay có những vướng mắc trong hồ sơ, thủ tục đòi hỏi cán bộ đầu tư phải bỏ thời gian nhiều hơn. Vì vậy nên có những quy định “co giãn” về thời gian, không nên chia nhỏ thời gian cho từng bộ phận, từng người mà nên để Giám đốc KBNN, thủ trưởng đơn vị chỉ đạo phối hợp đảm bảo đúng qui trình trong phạm vi cho phép, có thể thực hiện theo đúng hướng dẫn của Bộ Tài chính, tối đa từ 3 - 5 ngày làm việc KBNN phải hoàn tất thủ tục và chuyển tiền cho dự án, như vậy sẽ phát huy được tính chủ động và nâng cao chất lượng và hiệu quả trong kiểm soát của cán bộ kiểm soát chi đầu tư cũng như các bộ phận của KBNN.

Trường Đại học Kinh tế Huế

Thứ ba:Cần giảm bớt hình thức thanh toán trước, kiểm soát sau trong thanh toán khối lượng hoàn thành, chỉ nên áp dụng loại hình này trong trường hợp bất khả kháng, vào thời điểm cuối năm ngân sách hay trước tết nguyên đán, để đảm bảo tính chặt chẽ, hạn chế các rủi ro và tiêu cực trong kiểm soát thanh toán vốn các dự án

Thứ tư:Chỉ nên quy định hai hình thức kiểm soát: Hình thức kiểm soát vốn tạm ứng và thanh toán trước, kiểm soát sau theo một trình tự. Các bước và từng trình tự kiểm soát trong từng hình thức cũng nên giảm bớt. Theo tôi nên gộp thành từng bước như sau:

Bước 1: Cán bộ tiếp nhận hồ sơ của KBNN, sau khitiếp nhận hồ sơ từ Chủ đầu tư dự án tiến hành kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của từng hồ sơ, tài liệu, lập phiếu giao nhận chuyển cán bộ kiểm soát chi kiểm soát cho dự án.

Bước 2: Cán bộ kiểm soát chi sau khi tiếp nhận hồ sơ thực hiện kiểm tra, kiểm soát theo đúng quy định; ghi đầy đủ các chỉ tiêu và ký vào giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư, giấy rút vốn đầu tư và giấy đề nghị thanh toán tạm ứng (nếu có), nhập dữ liệu vào chương trình máy; đồng thời lập tờ trình lãnh đạo phòng và lãnh đạo phụ trách về thanh toán vốn đầu tư kiểm tra ký duyệt thanh toán vốn cho dư án (bước này lãnh đạo phụ trách chỉ ký vào giấy đề nghị thanh toán và tờ trình lãnh đạo). Sau khi chứng từ đãđược lãnhđạo phòng và lãnhđạo phụ trách về thanh toán vốn đầu tư ký duyệt, cán bộ kiểmsoát chi chuyển chứng từ cho bộ phận kế toán làm thủ tục chuyển tiền thanh toán cho các đơn vị thụ hưởng. Trong trường hợp số vốn chấp nhận tạm ứng hay thanh toán của KBNN khác với số vốn chủ đầu tư đề nghị, cán bộ kiểm soát chi dự thảo văn bản (theo mẫu 02/TTVĐT) trình lãnh đạo phòng ký để thông báo cho Chủ đầu tư dự án.

Bước 3:Tại bộ phận kế toán sau khi tiếp nhận hồ sơ từ cán bộ kiểm soát chi, kế toán viên tiến hành kiểm tra mẫu, dấu, chữ ký; tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ kế toán hạch toán và ký trên chứng từ giấy, trình kế toán trưởng, kế toán trưởng kiểm tra hồ sơ và ký trên chứng từ giấy, sau đó trình lãnh đạo phụ trách về kiểm soát chi đầu tư xem xét, ký duyệt chứng từ: giấy rút vốn đầu tư, giấy đề nghị thanh toán tạm ứng (nếu có).

Trường Đại học Kinh tế Huế

Bước 4:Sau khi chứng từ đãđược lãnhđạo phụ trách về kiểm soát chi đầu tư ký, kế toán nhập đầy đủ thông tin liên quan vào chương trình máy, thực hiện các thủ tục chuyển tiền cho đơn vị thụ hưởng theo đúng quy trình.

Thứ năm: KBNN cần cử người đi thực tiễn, khảo sát kiểm soát chi đầu tư XDCB theo các nhóm tới các địa phương để thấy rằng nội dung các bước quy trình cần quy định rõ ràng, cụ thể, chặt chẽ và phân định trách nhiệm nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả kiểm soát. Tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ phải bố trí những cán bộ có đủ phẩm chất và năng lực để làm nhiệm vụ vừa tiếp nhận vừa kiểm tra hồ sơ tài liệu về số lượng, tình hợp pháp, hợp lệ. Bên cạnh đó thường xuyên nghiên cứu các cơ chế chính sách có liên quan tới công tác đầu tư XDCB, khi có luật và nghị định của chính phủ mới ban hành thì cán bộ của Vụ kiểm soát chi NSNN phải là người tinh thông đầu tiên đồng thời tổ chức các lớp tập huấn, phổ biến những điểm mới, khác biệt so với những quy định trước cho các cán bộ địa phương kịp thời nắm bắt, triển khai.

3.2.1.2. Hoàn thiện chứng từ trong kiểm soát chi đầu tư xây dựng cơ bản từ NSNN

Với quy trình như hiện nay, chứng từ thanh toán vốn vẫn còn ba loại đó là giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư, giấy đề nghị thanh toán tạm ứng, giấy rút vốn.

Như vậy Giám đốc vẫn phải ký hai lần cho một lần thanh toán (một lần trên giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư, một lần trên giấy rút vốn). Thời gian luân chuyển chứng từ trong nội bộ Kho bạc vẫn không rút ngắn được và lượng chứng từ vẫn còn nhiều.

Để giảm thiểu số lượng chứng từ,giảm thời gian luân chuyển chứng từ trong nội bộ Kho bạc, mà vẫn không ảnh hưởng tới tính chặt chẽ của công tác kiểm soát, tác giả đề xuất phương án như sau:

Kho bạc sẽ kiểm soát thanh toán trên cơ sở kế hoạch hàng năm, dự án, tổng dự toán phê duyệt giá trúng thầu và hợp đồng (Chủ đầu tư không cần gửi cho kho bạc quyết định trúng thầu), theo đó Chủ đầu tư chỉ cần sử dụng một loại chứng từ duy nhất trong thanh toán vốn đầu tư là Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư sửa đổi và bổ sung thêm một số nội dung để tăng cường tính tự chịu trách nhiệm của mỗi thành viên khi tham gia kiểm soát thanh toán. Vậy, chủ đầu tư sẽ không phải lập

Trường Đại học Kinh tế Huế

giấy rút vốn và giấy đề nghị thanh toán tạm ứng mà chỉ dùng chứng từ duy nhất là Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư. Khi đó tất cả các thành viên tham gia ký, kiểm soát trên Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư phải ghi rõ ngày tháng năm khi ký kiểm soát, nhằm tăng tính tự chịu trách nhiệm của mỗi thành viên khi tham gia ký kiểm soát thanh toán.

3.2.1.3. Cải tiến mô hình một cửa kiểm soát chi đầu tư xây dựng cơ bản qua hệ thống Kho bạc Nhà nước

Để quy trình giao dịch một cửa trong kiểm soát chi đầu tư qua KBNN được hiệu quả và phù hợp với hoạt động nghiệp vụ, khắc phục được những vướng mắc phát sinh qua quá trình triển khai thực hiện, theo tác giảcần nghiên cứu hoàn thiện theo hướng sau:

- Xác định và khái niệm rõ giao dịch “một cửa” trong điều kiện, tính chất và nhiệm vụ đặc thù của hoạt động KBNN thì phải được hiểu giao dịch “một cửa”

không có nghĩa là giao dịch tại “một điểm” tập trung đầu mối, mà giao dịch “một cửa” có thể được hiểu giao dịch với một cán bộ chuyên quản nghiệp vụ của KBNN;

điều này cũng có nghĩa “một cửa” có thể ở rất nhiều điểm (cứ một cán bộ kiểm soát chi là 1 điểm giao dịch và mỗi cơ quan đơn vị chỉ giao dịch với 1 cán bộ kiểm soát chi) nhưng đảm bảo khách hàng chỉ giao hồ sơ, chứng từ qua 01 cán bộ chuyên quản trực tiếp giao dịch, lập giấy tiếp nhận hồ sơ, chứng từ, tiến hành kiểm soát thanh toán và giao hẹn ngày trả chứng từ cho khách hàng đúng thời hạn theo quy trình, chế độ quy định.

Để việc mỗi đơn vị chỉ giao dịch 01 cán bộ kiểm soát chi (một cửa) thì việc phân công nhiệm vụ chuyên quản cho cán bộ như sau: Phân công nhiệm vụ chuyên quản cho cán bộ kiểm soát chi thì phân công theo kênh quản lý theo đơn vị chủ đầu tư (BQLDA) ví dụ: một đơn vị trực chủ đầu tư được bố trí vốn của nhiều chương trình, dự án (vốn Chương trình mục tiêu quốc gia, vốn chương trình đánh bắt xa bờ... vốn XDCB tập trung, vốn trung ương hỗ trợ v.v...) thì đơn vị( BQLDA) chỉ giao dịch với 01 cán bộ chuyên quản kiểm soát chi, việc phân công này có rất nhiều tiện ích và thuận lợi: cán bộ chuyên quản rất quen thuộc cách làm, nội dung công

Trường Đại học Kinh tế Huế

việc của BQLDA và quản lý được những định mức quy định giới hạn cho lương và phụ cấp lương trong chi phí ban quảnlý dự án.

- Tổ chức học tập giáo dục chính trị tư tưởng, đạo đức hành nghề của người cán bộ kiểm soát chi, đồng thời lãnh đạo giám sát chặt chẽ cán bộ và ban hành quy định chế tài nghiêm khắc khi đủ căn cứ vi phạm, không thể sự sai phạm xuất phát từ nhận thức và đạo đức mà lấy quy định về hành vi để ngăn ngừa sẽ không phù hợp.

Việc thực hiện giao dịch “một cửa” không phải là “một điểm” tập trung đầu mối như phương án trình bày trên vẫn đảm bảo được yêu cầu cơ chế giao dịch một cửa và sẽ khắc phục được những bất cập còn tồn tại qua thực hiện, khách đến giao dịch sẽ được biết ngay kết quả: hồ sơ đủ chưa, có hợp lệ hợp pháp không, có đủ điều kiện giải ngân không? Thời gian giao dịch, số lần giao dịch, thời gian giải ngân sẽ nhanh hơn, hiệu quả hơn.