Rủi ro trong quá trình xây dựng kế hoạch sản xuất

Sau khi đã sau khi đã ký hợp đồng với khách hàng, nhân viên BPSX tiến hành lên kế hoạch sản xuất dựa trên những thông tin được NVKD cung cấp như: số lượng,

Trường Đại học Kinh tế Huế

kiểu dáng, chủng loại sản phẩm thời gian hoàn thành như đã được thỏa thuận, kí kết.

Trong quá trình này có một số rủi ro đáng lưu ý như sau.

Biểu đồ 2. 2 Rủi ro trong quá trình xây dựng kế hoạch sản xuất

- Kế hoạch sản xuất bị sai sót

Một trong những rủi ro cơ bản của quá trình xây dựng kế hoạch sản xuất là những sai sót về số lượng, kích cỡ, kiểu dáng, ngày giao hàng,… cùng với việc tính toán lượng nguyên phụ liệu và chi phí cho đơn hàng không chính xác, bộ phận kinh doanh và bộ phận thiết kế cung cấp sai thông tin nên dẫn đến kế hoạch sản xuất bị sai sót.

Theo khảo sát có 25% nhân viên đồng ý rằng kế hoạch sản xuất thường xuyên xảy ra sai sót, rủi ro này có tần suất thấp tuy nhiên mang lại hậu quả khá nghiêm trọng.

Không những làm cho kế hoạch sản xuất bị đảo lộn, kéo dài thời gian hoàn thành đơn hàng, ảnh hưởng tiến độ hoàn thành các đơn hàng khác, nghiêm trọng hơn là phải bồi thường hợp đồng cho khách hàng, rủi ro này cần phải xem xét một cách kỹ lưỡng để đưa ra các phương án giải quyết thích hợp.

- Kế hoạch sản xuất bị thay đổi đột ngột

Sau khi nhận thông tin đơn hàng từ bộ phận kinh doanh, BPSX sẽ lên kế hoạch sản xuất, và cho chạy đơn hàng. Tuy nhiên không thể tránh khỏi việc thay đổi thông tin từ phía khách hàng, hoặc sai sót trong khâu lập kế hoạch sản xuất, khiến BPSX đột

25 25 5

20

40 30 5

30

20 25 25

25

5 10 45

15

10 10 20

10

Không thể đáp ứng được yêu cầu sản xuất hợp đồng

Kế hoạch sản xuất bị trì trệ Kế hoạch sản xuất bị thay đổi đột ngột Kế hoạch sản xuất bị sai sót

rất không đồng ý Không đồng ý Trung lập Đồng ý Rất đồng ý

Trường Đại học Kinh tế Huế

ngột thay đổi kế hoạch. Điều đó ảnh hưởng đến toàn bộ quá trình sản xuất đơn hàng và là một trong những rủi ro khiến cho đơn hàng không hoàn thành kịp thời hạn.

Chị Hoàng Như Thảo - trưởng BPSX đánh giá rằng: Kế hoạch sản xuất bị thay đổi đột ngột xảy ra ở Lion với tần suất cao nhưng mức độ nghiêm trọng không lớn.

Qua khảo sát có 65% nhân viên được hỏi đã xác nhận rằng rủi ro này thường xuyên xảy ra, tần suất xảy ra rất lớn, chứng tỏ rằng việc lên kế hoạch và thực hiện đúng kế hoạch là rất khó. Các bộ phận trong công ty cần bàn bạc, thảo luận và thống nhất với nhau sau đó nhất quán với thông tin của khách hàng để đưa ra kế hoạch sản xuất ổn định nhất. Rủi ro này làm thời gian cần thiết để sản xuất sản phẩm kéo dài hơn, gây tốn kém chi phí cho doanh nghiệp. Vậy nên, đây là một trong những lý do cần phải lưu ý cẩn thận trong thời gian quản lý đơn hàng.

- Kế hoạch sản xuất bị trì trệ

Đây một trong những rủi ro mà các doanh nghiệp gia công thường gặp không ngoại trừ Lion, BPSX tính toán nguyên phụ liệu phục vụ cho đơn hàng sản xuất không đúng (sai mẫu, thiếu vải…) khiến cho việc sản xuất phải dừng lại chờ nguyên phụ liệu nhập thêm về, hay do công suất của xưởng sản xuất quá tải dẫn đến việc hoàn thành đơn hàng đúng kế hoạch gặp khó khăn rất nhiều.

Tổng cộng có 20% nhân viên cho rằng rủi ro kế hoạch sản xuất bị trì trệ xảy ra thường xuyên và 55% nhân viên chống lại ý kiến trên. Có thể nói công ty TNHH Thương hiệu và Đồng phục Lion đã thực hiện tốt khâu này, tuy nhiên không vì thế mà bỏ qua rủi ro này bởi vì tuy rủi ro này xảy ra với tần suất thấp, nhưng mức độ nghiêm trọng khá cao. Hậu quả khiến cho xưởng sản xuất bị rảnh hoặc phải sản xuất những đơn hàng chưa đến thời hạn hoặc tăng ca để hoàn thành kịp đơn hàng. Điều này dẫn đến doanh nghiệp phải mất đi một khoản thời gian, chi phí cho việc khắc phục. Nhân viên BPSX cần chú ý hơn nửa trong quy trình quản lý đơn hàng để hạn chế xảy ra rủi ro này vì nếu phát hiện rủi ro này càng trễ thì chi phí mà doanh nghiệp mất đi càng

Trường Đại học Kinh tế Huế

- Rủi ro không thể đáp ứng được yêu cầu sản xuất của hợp đồng

Việc ký kết hợp đồng nhưng công suất của các xưởng sản xuất không thể cung ứng được, không đảm bảo được yêu cầu về thời gian, sản lượng, chất lượng sản phẩm, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín của công ty.

Trong các nhân viên được phỏng vấn có 15% nhân viên khẳng định rằng rủi ro này thường xuyên xảy ra, ta có thể thấy được tần suất xảy ra rủi ro này không cao, nhưng mức độ nghiêm trọng là khá lớn. Hậu quả của rủi ro này khiến cho kế hoạch sản xuất bị thay đổi, đơn hàng phải gia hạn hoặc thậm chí thay đổi yêu cầu về số lượng, thời gian, có khi phải nhờ xưởng gia công sản phẩm của đối thủ cạnh tranh - điều này có thể khiến khách hàng rời bỏ doanh nghiệp của mình khi thấy chất lượng sản phẩm của đối thủ tốt hơn. Trường hợp xấu hơn là phải bồi thường hợp đồng cho khách hàng.

Vì vậy cần có sự hợp tác giữ các bộ phận trong công ty để hạn chế rủi ro này.