CƠ SỞ THỰC TIỄN

- Làm hài lòng mọi tiêu chí đánh giá xưởng sản xuất từ phía khách hàng - Thực hiện phát triển sản phẩm và chào giá

- Liên lạc chặc chẽ với khách hàng để đáp ứng mọi yêu cầu và đạt được thỏa thuận cho mọi vấn đề

- Thực hiện ký kết hợp đồng kinh doanh

- Tính toán và lập các báo cáo về chi phí doanh thu, bồi thường sai phạm về chất lượng và thông tin đầy đủ với bộ phận tài chính

- Liên tục cập nhật mọi thông tin về đơn hàng cho các bộ phận liên quan

- Đảm bảo nguồn đơn hàng nguồn cung cấp nguyên phụ liệu đầy đủ cho quá trình sản xuất được liên tục

- Lập kế hoạch cho việc triển khai thực hiện đơn hàng đúng với tiêu chuẩn chất lượng và tiêu chí đã cam kết

- Giám sát, giải quyết báo cáo mọi vấn đề liên quan đến quá trình thực hiện đơn hàng

- Kiểm soát tiến độ sản xuất dự phòng các giải pháp cần thiệt - Triển khai kế hoạch giao hàng đúng hạn

- Giải quyết các khiếu nại nếu có sau khi giao hàng

Đây là một rủi ro liên quan đến vấn đề nguyên phụ liệu do phía chủ hàng cung cấp không đúng với yêu cầu trong hợp đồng. Tuy nhiên, số lượng lỗi lại phát hiện ra trong quá trình sản xuất bởi vì như đã giải thích trong phần trên thì khi nguyên phụ liệu khi nhập kho sẽ tiến hành kiểm bởi bộ phận giám định. Nhưng theo nguyên tắc, bộ phận giám định chỉ kiểm tra 20% trên tổng số lượng của đơn hàng dơ đó sẽ không tránh khỏi những lỗi không thể phát hiện ra của nguyên phụ liệu.

 Rủi ro trong quá trình xuất hàng vào ngày 08/04/2016 bộ phận thương mại của nhóm khách hàng HBI nhận được phản hồi từ khách hàng rằng đã phát hiện đơn hàng X106531, mã hàng YPBLA3, số lượng 52353 cái sai quy cách đóng gói. Bộ phận hoàn thành đặt ngược bao J-BOARD vào VINYL BAG dẫn đến nhã EPC cũng bị dán sai vị trí. Nguyên nhân được xác định là khi làm mẫu để chuyển cho bộ phận quản lý chất lượng của khách hàng HBI kiểm tra thì bộ phận hoàn thành làm mẫu đúng. Tuy nhiên, khi đóng hàng thực tế lại đóng sai do không đọc kỹ quy cách bao bì khi đóng hàng và làm theo quán tính. Đồng thời, bộ phận kiểm tra chất lượng sản phẩm (AQL) của nhà máy khi kiểm tra mẫu đóng gói của bộ phận hoàn thành đã không kiểm soát kỹ nên đã đồng ý sai mẫu đóng gói. Và bộ phận QC của khách hàng HBI cũng không phát hiện ra lỗi sai khi kiểm hàng. Hậu quả là đóng sai quy cách bao bì của cả ba đơn hàng X106531, X107014, X107012 với tổng số lượng 84165 sản phẩm đã xuất hàng. Phía khách hàng đề nghị công ty Scavi Huế phải gửi nguyên phụ liệu để đóng gói lại toàn bộ số lượng hàng trên và chi trả tổng tất cả các chi phí có phát sinh (chi phí vận chuyển nguyên phụ liệu, chi phí thuê nhân công để đóng gói)

Đây là một rủi ro vô cùng nghiêm trọng đã xảy ra tại công ty Scavi Huế, không chỉ tốn một khoản chi phí rất lớn cho việc đền bù mà quan trọng hơn đó là uy tín của công ty đối với khách hàng.

Với những nội dung như trên việc quản trị rủi ro tốt, giải quyết kịp thời sẽ khiến cho chi phí về thời gian và tài sản dùng để khắc phục sự cố được giảm thiếu. Vì vậy công tác quản trị rủi ro trong đơn hàng phải được thực hiện thật tốt và bởi tất cả các bộ phận liên quan đến quản trị đơn hàng chứ không chỉ riêng BPSX hoặc ban lãnh đạo

Trường Đại học Kinh tế Huế

1.6.2. Kinh nghiệm thực tiễn trong quy trình quản lý đơn hàng của công ty TNHH Thương hiệu và Đồng phục Lion

 Rủi ro trong quá trình giao dịch và kí kết đơn hàng: Vào ngày 25/05/2019 khi tiến hành giao hàng cho khách hàng đơn hàng LION1705- 250 đế lót ly No.1. Khách hàng đã không đồng ý nhận hàng, và yêu cầu chị Huệ -NVKD của công ty, trả lại tiền đặt cọc. Nguyên nhân do, vải sản phẩm không đúng yêu cầu, khách hàng yêu cầu vải nỉ 3 lớp viền đỏ nhưng sản phẩm lại chỉ có 2 lớp và phần bo viền bị lỗi. Khi nhận thấy thái độ khó chịu từ phía khách hàng, chị Huệ đã xin lỗi và chủ động thương thuyết với khách hàng để kéo dài thời hạn hợp đồng và sửa lại đơn hàng. Tìm hiểu nguyên nhân, là do NVKD và do xưởng sản xuất, NVKD chốt sai thông tin đơn hàng vải 3 lớp thành 2 lớp và xưởng sản xuất bất cẩn trong việc cắt viền đế lót ly. Chị Huệ đã trực tiếp làm việc với xưởng sản xuất làm mới 100 cái, sửa lại 170 cái đế lót ly, chủ động tặng khách hàng 20 cái đế lót ly, và 1 phiếu giảm giá 10% cho đơn hàng tiếp theo, để xoa dịu khách hàng và giữ được lòng trung thành của họ. Đối với rủi ro này công ty chấp nhận không có lãi và đánh đổi chi phí tốn thất của doanh nghiệp để xin lỗi khách hàng của mình.

 Rủi ro trong quá trình nhập hàng: Vào ngày 17/10/2019 chị Phượng NVKD của công ty đã kiểm tra tình trạng đơn hàng LION1310 - đơn hàng 500 túi bảo vệ môi trường (ngày giao hàng cho khách hàng 19/10/2019), đã phát hiện mẫu vải không giống với yêu cầu của khách hàng, cụ thể vải mà xưởng sản xuất có màu trắng tinh (mã vải 211) còn khách chốt đơn hàng với màu trắng gạo (mã vải 220). Nguyên nhân, do anh Phước- nhân viên BPSX trong quá trình đặt hàng đã bất cẩn đặt sai mẫu vải và không kiểm tra nguyên phụ liệu trước khi giao cho xưởng sản xuất để chạy đơn hàng.

Chỉ còn 2 ngày đến hạn hợp đồng phải giao hàng cho khách hàng, đây một khoản thời gian khá ngắn để có thể sản xuất một đơn hàng mới, 400 chiếc túi đã sản xuất sai có nguy cơ tồn kho hoặc phải bồi thường hợp đồng cho khách hàng vì để chậm tiến độ giao hàng trong hợp đồng. Nhận thấy rủi ro với mức độ nghiêm trọng khá lớn, chị Phượng đã nhanh chóng liên hệ với khách hàng, nắm bắt tâm lý thích hàng đẹp của khách và chủ động hướng khách hàng đồng ý với màu trắng tinh (mã vải 211) - theo

Trường Đại học Kinh tế Huế

lỗi sai của công ty, sau cùng khách hàng đã đồng ý với màu trắng gạo. BPSX tiếp tục cho chạy 100 chiếc túi còn lại để giao kịp tiến độ cho khách hàng. Đây là một rủi ro có mức độ nghiêm trọng khá lớn, may mắn thay NVKD đã phát hiện sớm và có biện pháp xử lý kịp thời giúp tổn thất không xảy đến với doanh nghiệp.

Bài học hữu ích đó chính là công tác quản trị rủi ro càng phải được chú trọng và đặt lên hàng đầu. Việc kiểm tra, kiểm soát và phòng ngừa rủi ro xảy ra đối với đơn hàng là điều rất cần thiết không chỉ doanh nghiệp lớn mà doanh nghiệp nhỏ phải đạt được, trong quá trình thực hiện nếu có sự lơ là không cảnh giác hoặc thực hiện công việc, công tác quản trị không đúng thì có thể gây nên rủi ro với hậu quả khó lường.

Trường Đại học Kinh tế Huế

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH RỦI RO TRONG QUY TRÌNH QUẢN LÝ ĐƠN