Tổng quan về công tác quản lý đơn hàng ngành may

Để ra các quyết định này, các nhà quản trị rủi ro phải dựa trên một số các công cụ hỗ trợ cho việc ra quyết định như công khai chính sách quản trị rủi ro, sổ tay quản trị rủi ro và thiết lập hệ thống thông tin quản trị rủi ro.

1.5. Tổng quan về công tác quản lý đơn hàng ngành may

từ phía khách hàng, nhà cung cấp và các bộ phận có liên quan một cách nhanh chóng, chính xác, đảm bảo sản xuất luôn được tiến hành một cách liên tục, tránh sự trì hoãn.

Duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh và tối ưu hóa lợi nhuận thu được. Tạo thuận lợi cho các bộ phận khác sắp xếp, bố trí công việc, triển khai và hoàn thành đơn hàng ở mức độ tốt nhất. Tạo dựng mối quan hệ và làm hài lòng các yêu cầu của khách hàng. Xây dựng hình ảnh, uy tín cho công ty.

1.5.3. Các hình thức quản lý đơn hàng

Ngành may chưa bao giờ là một ngành nghề dễ quản lý do các đặc thù của

ngành. Để quản lý các đơn hàng may một cách hiệu quả và hợp lý đòi hỏi rất nhiều các yếu tố. Sau đây là 4 hình thức quản lý đơn hàng.

1.5.3.1. Hình thức quản lý trực tuyến

Là hình thức quản lý chia theo từng nhóm nhỏ, mỗi nhóm sẽ chịu trách nhiệm quản lý một số đơn hàng của những khách hàng nhất định. Đứng đầu nhóm là nhóm trưởng, nhóm trưởng sẽ thực hiện theo dõi, giám sát công tác quản lý đơn hàng của các thành viên trong nhóm, giải quyết các vấn đề phát sinh xảy ra trong quá trình sản xuất mà các thành viên trong nhóm không thể tự giải quyết được.

1.5.3.2. Hình thức quản lý theo chức năng

Là hình thức phân chia nhân sự theo từng nhóm công tác chuyên môn khác nhau. Các bộ phận chức năng được phân chia theo tính chất của tổ chức. Các nhân viên được phân chia nhiệm vụ trong các bộ phận chức năng theo lĩnh vực chuyên sâu mà họ am hiểu.

- Bộ phận thiết kế: Phát triển các loại sản phẩm may cho đến khi được khách hàng chấp nhận.

- Bộ phận thu mua: Tìm kiếm nhà cung cấp nguyên phụ liệu, đặt mua nguyên phụ liệu cho đơn hàng, theo dõi tiến độ giao hàng, đảm bảo kế hoạch vào sản xuất cho xưởng.

Trường Đại học Kinh tế Huế

- Bộ phận kế hoạch: Lập kế hoạch sản xuất cho các đơn hàng, cập nhật báo cáo năng suất, báo cáo tiến độ. Theo dõi định mức tiêu hao nguyên phụ liệu, cân đối nguyên phụ liệu, chuẩn bị bảng màu, tài liệu kỹ thuật cho sản xuất.

1.5.3.3. Hình thức quản lý theo sản phẩm

Là hình thức tổ chức theo nhóm chuyên trách từ khâu phát triển, thu mua, kế hoạch sản xuất của một vài chủng loại sản phẩm có kiểu dáng, kết cấu sản phẩm, quy trình công nghệ gần giống nhau. Theo hình thức này, bộ phận quản lý đơn hàng sẽ chia theo nhóm sản phẩm, mỗi nhóm sẽ quản lý theo loại nhóm sản phẩm.

1.5.3.4. Hình thức quản lý theo địa lý

Là hình thức quản lý đơn hàng mà bộ phận phụ trách sản phẩm có trách nhiệm hoạt động trên nhiều thị trường khác nhau về sản phẩm đó. Bộ phận quản lý đơn hàng sẽ phân chia khách hàng theo từng khu vực địa lý để quản lý. Mỗi khách hàng ở các khu vực địa lý khác nhau sẽ có những yêu cầu về sản phẩm khác nhau. Vì vậy quản lý đơn hàng theo khu vực sẽ giúp doanh nghiệp đáp ứng tốt những yêu cầu của khách hàng về sản phẩm cần sản xuất.

1.5.4. Đặc điểm của công tác quản lý đơn hàng ngành may

- Tính thích nghi và thay đổi: Chịu ảnh hưởng trực tiếp từ xu hướng thời trang của từng mùa, từng đối tượng khách hàng, đối tượng người tiêu dùng, từng khu vực địa lý mà tính chất đơn hàng sẽ liên tục thay đổi về thành phần vải, màu sắc, kiểu dáng, phụ liệu trang trí theo kèm, quy cách may, quy cách đóng gói,… Cho nên, đòi hỏi người nhân viên quản lý đơn hàng phải có khả năng nắm bắt, thích nghi và thay đổi liên tục để đáp ứng yêu cầu công việc.

-Tính vận động cao: Khác với đặc trưng chung của nhân viên văn phòng thuộc các phòng ban chức năng là ngồi nhiều, tiếp xúc cả ngày với máy tính, thì người nhân viên quản lý đơn hàng cũng phải thường xuyên di chuyển để có sự tiếp cận, giám sát thực tiễn, nhằm dễ dàng hướng dẫn cách thực hiện, nắm bắt tìm hiểu rõ nguyên nhân của mọi phát sinh liên quan đến nguyên phụ liệu và sản xuất. Kịp thời giải quyết và báo cáo lên cấp trên và các bộ phận có liên quan để tìm hướng giải quyết. Với những

Trường Đại học Kinh tế Huế

sự cố ngoài tầm kiểm soát và không thể giải quyết nội bộ được thì bắt buộc phải báo cáo lại khách hàng để được sự đồng ý chính thức, không gây ảnh hưởng đến kế hoạch xuất hàng về sau.

-Tính phụ thuộc: Đặc thù của ngành may mặc ở nước ta là chủ yếu thực hiện theo hình thức gia công cho khách hàng nước ngoài, lệ thuộc vào nguồn cung cấp nguyên phụ liệu và sự chỉ định của khách hàng. Do đó, trong quá trình thực hiện đơn hàng, đặc biệt là những khách hàng khó tính, đòi hỏi phải tuân thủ tuyệt đối mọi yêu cầu của khách hàng về chủng loại chất liệu nguyên phụ liệu sử dụng, nguồn cung cấp, tiêu chuẩn kỹ thuật, phương thức giao hàng,… Tuy nhiên, nếu mọi sự cải tiến chủ yếu về mặt kỹ thuật trong khi thực hiện đơn hàng mang lại hiệu quả và năng suất cao hơn mà không ảnh hưởng đến thiết kế, cấu trúc và chất lượng sản phẩm, không phát sinh chi phí và quan trọng là khách hàng không thể phát hiện, dựa trên bề ngoài sản phẩm, thì có thể áp dụng thẳng cho nhà máy. Trường hợp khách hàng có thể phát hiện, nên báo lại với khách hàng để xin ý kiến. Ngoài ra, sự phụ thuộc này còn thể hiện rõ rệt hơn từ nguyên nhân chủ quan ở cách quản lý, phẩm chất cá nhân của cấp trên.

1.5.5. Tầm quan trọng của công tác quản lý đơn hàng

Bộ phận quản lý đơn hàng là cầu nối quan trọng để hoàn thành mục tiêu sản xuất kinh doanh đã đề ra. Nhân viên quản lý đơn hàng sẽ trực tiếp xử lý các tình huống, theo dõi, giải quyết các phát sinh trong quá trình thực hiện sản xuất đơn hàng, làm việc với các bộ phận nhằm truyền đạt thông tin về mã hàng cũng như việc sản xuất đơn hàng. Đồng thời quản lý đơn hàng tốt tạo sự thuận lợi cho các bộ phận khác sắp xếp bố trí công việc triển khai và hoàn thành đơn hàng ở mức độ tốt nhất.

Công tác quản lý đơn hàng làm việc với khách hàng và nhà cung cấp tốt sẽ giúp quá trình thực hiện sản xuất được tiến hành tốt, mang lại doanh thu, lợi nhuận cũng như uy tín cho công ty. Nhân viên quản lý đơn hàng sẽ quyết định việc có được những đơn hàng cho sản xuất, đảm bảo cho quá trình sản xuất được thuận lợi thông qua làm việc, trao đổi với khách hàng cũng như nhà gia công, xưởng may.

Nhiệm vụ của bộ phận quản lý đơn hàng trong doanh nghiệp

Trường Đại học Kinh tế Huế

- Làm hài lòng mọi tiêu chí đánh giá xưởng sản xuất từ phía khách hàng - Thực hiện phát triển sản phẩm và chào giá

- Liên lạc chặc chẽ với khách hàng để đáp ứng mọi yêu cầu và đạt được thỏa thuận cho mọi vấn đề

- Thực hiện ký kết hợp đồng kinh doanh

- Tính toán và lập các báo cáo về chi phí doanh thu, bồi thường sai phạm về chất lượng và thông tin đầy đủ với bộ phận tài chính

- Liên tục cập nhật mọi thông tin về đơn hàng cho các bộ phận liên quan

- Đảm bảo nguồn đơn hàng nguồn cung cấp nguyên phụ liệu đầy đủ cho quá trình sản xuất được liên tục

- Lập kế hoạch cho việc triển khai thực hiện đơn hàng đúng với tiêu chuẩn chất lượng và tiêu chí đã cam kết

- Giám sát, giải quyết báo cáo mọi vấn đề liên quan đến quá trình thực hiện đơn hàng

- Kiểm soát tiến độ sản xuất dự phòng các giải pháp cần thiệt - Triển khai kế hoạch giao hàng đúng hạn

- Giải quyết các khiếu nại nếu có sau khi giao hàng