CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH RỦI RO TRONG QUY TRÌNH QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG
2.4. Thực trạng quản trị rủi ro trong quy trình quản lý đơn hàng công ty TNHH
- Thành phẩm giao cho khách hàng gặp sự cố
Đối với những đơn hàng ở xa đòi hỏi cần các phương tiện vận chuyển như Viettel Post, bưu điện…,hay các phương tiện như, xe buýt, xe khách, tàu hỏa,… để vận chuyển hàng cho khách hàng, việc trễ chuyến xe để giao kịp đơn hàng cho khách là nguyên nhân gây ra rủi ro này. Bên cạnh đó việc không thống nhất rỏ ràng chi phí vận chuyển phía nào sẽ thanh toán cũng là một trở ngại khi giao hàng sau này.
- Nguyên nhân dẫn đến trục trặc trong thủ tục thanh lý hợp đồng
Nguyên nhân khiến rủi ro này xảy ra do thiếu một vài thông tin trong hợp đồng thanh lý hoặc hợp đồng thanh lý soạn sai, hay do sự bất cẩn của nhân viên khi quên mang các một trong các loại giấy tờ như: hợp đồng thanh lý, phiếu thu, bảng báo giá,… khiến cho việc thanh lý hợp đồng không được diễn ra đúng với thời điểm giao hàng.
- Khách hàng kéo dài thời gian thanh toán hoặc không thanh toán
Việc khách hàng chậm thanh toán cho công ty là một điều diễn ra khá phổ biến, một trong những lý do là doanh nghiệp nhượng bộ khách hàng nhằm duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng, xây dựng mối liên kết, tình hữu nghị và khả năng làm việc trong tương lai. Nhưng khi Khách hàng kéo dài thời gian thanh toán quá lâu gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến công ty và các đối tác của công ty, vì vậy cần phải giảm thiểu khả năng xảy ra rủi ro tại giai đoạn này.
2.4. Thực trạng quản trị rủi ro trong quy trình quản lý đơn hàng công ty TNHH
Bảng 2. 6 Thống kê thăm dò thực trạng gặp rủi ro trong quy trình quản lý đơn hàng của nhân viên
Tổng số nhân viên trả lời 20 (Người)
Chưa bao giờ gặp rủi ro 2
Có nhưng thiệt hại không đáng kể 8
Có và thiệt hại đáng kể 10
Trong 20 nhân viên tham gia trả lời, có 2 nhân viên trả lời là chưa bao giờ gặp rủi ro trong quá trình quản lý đơn hàng, 8 người đã gặp rủi ro nhưng rủi ro nhỏ thiệt hại không đáng kể và có tới 10 nhân viên trả lời rằng đã từng gặp rủi ro và bị thiệt hại đáng kể. Qua đó có thể thấy trong quá trình quản lý đơn hàng luôn có những rủi ro tiềm ẩn phát sinh và bất cứ thời điểm nào tùy vào tần suất xuất hiện nhiều hay ít và mức độ nghiêm trọng của từng rủi ro, nó ảnh hưởng như thế nào đến chất lượng trong quá trình quản lý đơn hàng cũng như hiệu quả kinh tế của doanh nghiệp.
b) Với câu hỏi: “Trong quy trình quản lý đơn hàng anh (chị) thường gặp loại rủi ro nào trong các rủi ro sau đây?” (câu hỏi có nhiều đáp án trả lời)
Bảng 2. 7 Thống kê các loại rủi ro nhân viên thường gặp trong quy trình quản lý đơn hàng.
Tổng số nhân viên trả lời 20 (Người) 100%
Rủi ro trong giao dịch và kí kết đơn hàng 15 26.8%
Rủi ro trong quá trình xây dựng kế hoạch sản xuất 8 17.9%
Rủi ro trong quá trình cung ứng nguyên phụ liệu 6 14.3%
Rủi ro trong quá trình điều độ sản xuất 16 28.6%
Rủi ro trong quá trình giao hàng và thanh toán 7 12.5%
Kết quả thống kê cho thấy: Trong 5 loại rủi ro đã được nhận dạng, rủi ro trong quá trình điều độ sản xuất là rủi ro mà nhân viên thường gặp nhất, chiếm 28.6% tổng số bình chọn. Tiếp đến là rủi ro trong quá trình giao dịch và kí kết đơn hàng, chiếm 26.8% tổng số bình chọn. Rủi ro về vấn đề nguyên phụ liệu chiếm 14.3% tổng số bình
Trường Đại học Kinh tế Huế
chọn. Nếu như rủi ro trong quá trình xây dựng kế hoạch sản xuất chiếm 17.9% tổng số bình chọn thì rủi ro trong quá trình giao hàng và thanh toán chiếm 12.5% tổng số bình chọn. Như vậy có thể khẳng định rằng rủi ro trong quá trình điều độ sản xuất và trong quá trình giao dịch và kí kết đơn hàng là 2 rủi ro thường xuyên xảy ra nhất trong công ty TNHH Thương hiệu và Đồng phục Lion. Doanh nghiệp nên chú trọng nghiên cứu và tìm biện pháp khắc phục hai rủi ro này cũng như các rủi ro khác để nâng cao chất lượng quy trình quản lý đơn hàng.
c) Với câu hỏi “Mức độ nghiêm trọng của các rủi ro mà anh/ chị đã gặp phải (Uớc lượng theo giá trị thanh khoản)”?
Bảng 2. 8 Thống kê mức độ nghiêm trọng của các rủi ro mà nhân viên đã gặp phải
Số nhân viên trả lời 20
Lớn hơn 5 triệu đồng 6
Từ 2-5 triệu đồng 7
Bé hơn 2 triệu đồng 5
Chưa gặp 2
Trong 20 nhân viên tham gia khảo sát: Có 5 nhân viên gặp tổn thất dưới 2 triệu đồng, 7 nhân viên đã gặp tổn thất trong khoản 2 triệu - 5 triệu đồng, 2 nhân viên chưa gặp tổn thất về mặt tài sản và có 6 nhân viên đã gặp phải tổn thất lớn hơn 5 triệu đồng.
Đây không phải là một con số khá lớn đối với những doanh nghiệp lớn, nhưng đối với công ty có quy mô vừa và nhỏ như Lion tổn thất mà nhân viên gặp phải là một con số không hề nhỏ nó ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của công ty.
d) Với câu hỏi: Hậu quả lớn nhất mà rủi ro mang lại cho anh/chị là gì? (câu hỏi có nhiều đáp án trả lời)
Trường Đại học Kinh tế Huế
Bảng 2. 9 Thống kê hậu quả lớn nhất mà rủi ro mang lại cho nhân viên
Tổng số nhân viên trả lời 20 100%
Bị khiển trách 18 58.1%
Bồi thường toàn bộ giá trị đơn hàng 3 9.7%
Bị trừ lương 7 22.6%
Bị đuổi việc 0 0%
Không bị ảnh hưởng 3 9.7%
Kết quả điều tra cho thấy: Khi nhân viên để rủi ro xảy ra, chỉ có 9.7% nhân viên bị phạt bồi thường toàn bộ giá trị đơn hàng, nhân viên bị khiển trách chiếm đến 58.1%, 22.6% nhân viên bị trừ lương và 9.7% nhân viên chưa bị ảnh hưởng gì. Không có nhân viên nào bị đuổi việc khi để rủi ro xảy ra. Qua đây thể hiện quy chế thưởng, phạt của công ty chưa đủ tạo động lực để nhân viên cố gắn. Công ty cần đưa ra những chính sách, các KPI, những phần thưởng để nhân viên nỗ lực hoàn thành tốt vai trò, nhiệm vụ và trách nhiệm của mình đối với công ty.
e) Với câu hỏi: Anh (chị) có quan ngại về khả năng rủi ro gây ra tổn thất cho công ty?
Qua kết quả điều tra thăm dò về thực trạng rủi ro và công tác quản trị rủi ro trong quy trình quản lý đơn hàng của BPSX có thể thấy rằng: Trong quá trình quản lý đơn hàng luôn xảy ra các rủi ro. Việc phát hiện, ngăn chặn, kiểm soát kịp thời của nhân viên vẫn chưa đồng bộ, khi được phỏng vấn 100% nhân viên đều trả lời là rất quan ngại về những rủi ro cũng như mức độ thiệt hại mà rủi ro mang lại, nhưng trên thực tế việc đối phó các rủi ro của nhân viên ở đây chỉ được thực hiện một cách thụ động dựa vào kinh nghiệm và bản năng của mỗi cá nhân. Bài học rút ra: việc quản trị rủi ro trong quy trình quản lý đơn hàng không chỉ là công việc của nhà quản trị, không chỉ là trách nhiệm của nhân viên BPSX mà phải là sự bắt tay cùng thực hiện giữa các phòng ban trong công ty khi đó mới mang lại hiệu quả.
Trường Đại học Kinh tế Huế
Bảng 2. 10 Thống kê số lượng đơn hàng từ năm 2016 đến năm 2018
Thời gian
Số lượng
đơn hàng
Đơn hàng đạt yêu cầu
Đơn hàng bị lỗi Đơn hàng lỗi được khắc phục
Đơn hàng lỗi không thể khắc
phục
Chi phí bù đắp tổn thất
Số lượng
%
Số lượng
%
Số lượng
%
Số lượng
% ( Đồng)
Năm
2016 103 81 79% 22
21% 17 95% 5 5% 12,311,735.58 Năm
2017 452 371 82% 81 18% 55 94% 26 6% 52,018,796.79
Năm
2018 504 419 83% 85 17% 65 96% 20 4% 50,002,103.25
Nguồn: Phòng sản xuất Công ty TNHH Thương hiệu và Đồng phục Lion) Trong 3 năm đi vào hoạt động, lượng đơn hàng bị lỗi của công ty đều đạt ở mức cao trên 15%, cụ thể năm 2016 tỉ lệ đơn hàng lỗi đạt 21%, năm 2017 tỉ lệ này giảm xuống 18% giảm 3% so với năm 2016, sang năm 2018 tỉ lệ đơn hàng lỗi giảm 1% so với năm 2017.
Vào năm 2016 công ty TNHH Thương hiệu và Đồng phục Lion đã thực hiện được 103 đơn hàng trong đó có 22 đơn hàng bị lỗi, 5 đơn hàng lỗi trong đó không thể khắc phục => Để giải quyết những đơn hàng ấy buộc doanh nghiệp phải mất đi một khoản chi phí bù đắp tổn thất. Năm 2017 đơn hàng công ty nhận sản xuất tăng gấp 4 lần so với năm 2016, giai đoạn này là giai đoạn đồng phục Lion thực hiện các chiến lược thu hút khách hàng nhằm tăng thị phần cho doanh nghiệp, số đơn hàng lỗi theo đó cũng tăng lên 81 đơn so với 22 đơn hàng năm 2016, tuy nhiên phần trăm đơn hàng lỗi đã giảm 3% so với năm 2016. Đây là một dấu hiệu đáng mừng cho doanh nghiệp, chứng tỏ doanh nghiệp đang đi đúng định hướng, thực hiện tốt công tác quản trị rủi ro và làm tăng hiệu quả kinh tế. Bước sang năm 2018, đây là một năm đầy ổn định của công ty TNHH Thương hiệu và Đồng phục Lion, khi đơn hàng mang về trong năm đạt
Trường Đại học Kinh tế Huế
504 đơn, tăng trưởng 11% so với năm 2017 (452 đơn hàng). Tỉ lệ đơn hàng bị lỗi và đơn hàng lỗi không thể khắc phục năm 2018 có phần giảm so với năm 2017, giảm 1%
nhưng với tỷ lệ 17% vẫn là một con số còn khá cao khiến doanh nghiệp phải đau đầu tìm ra các giải pháp để khắc phục.
Trường Đại học Kinh tế Huế
Bảng 2. 11 Thống kê sản phẩm lỗi tháng 9 - tháng 11 năm 2019
ĐVT: Đơn hàng
Thời gian (năm 2019)
Danh mục sản phẩm
Số lượng
đơn hàng
đơn lỗi
Lỗi trong quá trình cung ứng nguyên phụ
liệu
Lỗi trong quá trình xây
dựng kế hoạch sản
xuất
Lỗi trong quá trình điều độ
sản xuất
Tổng đơn hàng
Số lượng
đơn
Số lượng đơn bị
lỗi
% Số
lượng % Số
lượng % Số
lượng % Số
lượng %
Tháng 9
Đồng phục 58 16 27.6 2 12.5 5 31.25 9 56.25
82 19 23.
Quà tặng 24 3 12.5 0 0 0 0 3 100 17
Tháng 10
Đồng phục 33 8 24.2 2 25 2 25 4 50
64 11 17.
Quà tặng 31 3 9.7 0 0 0 0 3 100 19
Tháng 11
Đồng phục 18 4 22.2 1 25 0 0 3 75
56 8 14.
Quà tặng 38 4 10.5 0 0 2 50 2 50 29
(Nguồn số liệu từ bộ phận sản xuất công ty TNHH Thương hiệu và Đồng phục Lion )
Trường Đại học Kinh tế Huế
Dự trên số liệu tôi tự tổng hợp và phân tích sau 3 tháng thực tập tại công ty TNHH Thương hiệu và Đồng phục Lion tỉ lệ lỗi đơn hàng của 3 tháng luôn đạt trên mức 10% cụ thể:
Vào tháng 9 nhân viên BPSX điều hành 82 đơn hàng trong đó có 19 đơn hàng bị lỗi đạt tỉ lệ lỗi là 23,17 %. Tháng 10 nhân viên BPSX điều hành 64 đơn hàng trong đó có 11 đơn hàng bị lỗi đạt tỉ lệ lỗi là 17,19 %. Tháng 11 nhân viên BPSX điều hành 56 đơn hàng trong đó có 8 đơn hàng bị lỗi đạt tỉ lệ lỗi là 14,29 % các lỗi tập trung chủ yếu: sai màu vải, vải ra màu, Sai size áo, in sai mẫu, in sai chất liệu, trễ tiến độ giao hàng cho khách hàng,…
Biểu đồ 2. 7 Tỉ lệ lỗi sản phẩm đồng phục từ tháng 9-tháng 11/2019
Qua biểu đồ trên ta thấy, rủi ro của công ty TNHH Thương hiệu và Đồng phục Lion phần lớn đến từ rủi ro trong quá trình điều độ sản xuất, luôn đạt giá trị trên 50% (lần lượt là 56,25%,50%, 75%) đây là rủi ro đặt trưng của doanh nghiệp sản xuất, nên không thể né tránh rủi ro này, vậy việc kiểm soát rủi ro này cần phải được chú trọng hơn nửa để giảm thiểu thiệt hại cho doanh nghiệp
12,5 25 25
31,25 25 0
56,25 50 75
Tháng 9 Tháng 10 Tháng 11
Lỗi trong quá trình cung ứng nguyên phụ liệu Lỗi trong quá trình xây dựng kế hoạch sản xuất Lỗi trong quá trình điều độ sản xuất
Trường Đại học Kinh tế Huế
Biểu đồ 2. 8 Tỉ lệ lỗi sản phẩm quà tặng từ tháng 9-tháng 11/2019
Đối với những sản phẩm quà tặng của công ty có tỷ lệ đơn hàng lỗi thấp hơn sản phẩm đồng phục. những đơn hàng này công ty TNHH Thương hiệu và Đồng phục Lion hợp tác với các nhà cung cấp uy tín trên thị trường nên rủi ro có phần giảm thiểu so với mảng đồng phục và rủi ro chủ yếu đến từ rủi ro trong quá trình lên kế hoạch sản xuất và điều độ sản xuất.
0 0 0
0 0
50
100 100
50
Tháng 9 Tháng 10 Tháng 11
Lỗi trong quá trình cung ứng nguyên phụ liệu Lỗi trong quá trình xây dựng kế hoạch sản xuất Lỗi trong quá trình điều độ sản xuất
Trường Đại học Kinh tế Huế
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HẠN CHẾ RỦI RO TRONG QUÁ TRÌNH QUẢN LÝ