Quy trình nhập khẩu bằng container

2.4.2.1 Nhập hàng Nguyên Container Tàu cập Cảng dỡ hàng nhập bãi:

Trường Đại học Kinh tế Huế

BẾN SỐ 5

Hình 3: Hoạt động Tàu cập Cảng dỡhàng nhập bãi

(Nguồn: Cảng Đà Nẵng) Bước 1: Hãng tàu gởi thông báo tàu đến (dự báo, xác báo) cho Phòng khai thác.

Đồng thời hãng tàu cũng gởi kèm sơ đồ xếp hàng, đặc điểm lưu ý khi xếp hàng tại tàu ( chèn lót, chằng buộc, cân bằng tàu…)

Lúc này hãng tàu cũng gởi thông báo tàu đến cho chủ hàng để triển khai nhập container vào bãi chờ xuất.

Bước 2: Trước khi tàu từ 48 đến120 giờ, Phòng Khai thác tính chọn bến cho tàu đạt phương án tối ưu. Gửi sơ đồ xếp hàng, đặc điểm lưu ý khi xếp hàng tại tàu cho Xí nghiệp Cảng.

B3 XÍ NGHIỆP CẢNG

Bãi Container

Văn phòng cảng (26 Bạch Đằng) Phòng

khai thác

Phòng kinh doanh

Phòng Tài chính-Kế

Toán

Hãng tàu

B2 B6

B1

B5

B4

Trường Đại học Kinh tế Huế

Trước khi tàu cập bến 1-3 ca (khoảng 6->8 giờ), Xí nghiệp cảng dựa trên nhu cầu, bố trí nhân lực, phương tiện phù hợp.

Trước khi tàu cập bến 2->4 giờ, Phòng Khai thác thông báo kế hoạch khai thác bến chính thức cho chủ tàu, Cảng vụ, hoa tiêu và Xí nghiệp Cảng, Xí nghiệp vận tải thủy.

Bước 3: Đội công nhân ra vị trí cầu bến chuẩn bị làm hàng.

Tiến hành buộc dây tàu, công nhân lên tàu để hướng dẫn và thực hiện khóa cont (khóa giữa 2cont với nhau). Nếu có yêu cầu mở hầm hàng, công nhân sẽ vận hành cẩu mở hầm hàng để chuẩn bị xếp cont.

Trên cầu bến sẽ có kiểm viên cảng và nhân viên đại diện của hãng tàu theo dõi giám sát quá trình làm hàng. Kiểm viên sẽ kiểm tra mã số cont, tình trạng cont, seal, chì. Nếu có sai sót gì vềcont sẽ ghi sự việc vào biên bản hiện trường. Sau khi xếp hết cont lên tàu, 2 bên sẽ ký biên bản hiện trường, ghi chú vào Phiếu kiểm giao nhận hàng (Tally Report) rồi mỗi bên giữ một bản.

Bước 4: Container sau khi dỡ xuống khỏi tàu sẽ được đặt trực tiếp lên xe, sau đó xe chạy theo một chiều ra bãi để dỡ container. Nhân viên vận hành cẩu sẽ dựa trên CHE có vị trí cont đãđược thiết kế để bốc cont xuống đúng vị trí.

Bước 5: Đại diện hãng tàu sau khi giám sát làm hàng tại tàu xong, dựa trên Tally để lập Biên bản kết toán giao nhận hàng ( Report On Receipt/Deliver Of Cargo) rồi gửi cho Xí nghiệp Cảng.

Bước 6: Xí nghiệp Cảng nhận Biên bản kết toán tàu do hãng tàu gửi, lập báo cáo thống kê về thời gian tàu lưu cập bến, thời gian lưu container tại bãi, các dịch vụ xếp dỡ và các dịch vụ phát sinh khác…. Rồi gửi cho phòng kinh doanh để tiến hành tính dịch vụ.

Phòng kinh doanh dựa theo những báo cáo thống kê gửi từ Xí nghiệp Cảng, kiểm tra và lên bảng tính cước sau đó gửi cho Phòng Tài chính –Kế toán.

Phòng Tài chính–Kế toán rà soát và phát hành hóa đơn gửi cho khách hàng.

Người nhận hàng đến Cảng nhận container:

Trường Đại học Kinh tế Huế

BẾN SỐ 5

Hình 4: Hoạt động người nhận hàng đến Cảng nhận container

(Nguồn: Cảng Đà Nẵng) Bước 1: Người nhận hàng cho xe đến nhận hàng tại bãi Cảng. Xe sẽ chờ trước cổng Cảng. Người nhận hàng đến phòng hàng hóa làm thủ tục. Tại đây sẽ phải trình những loại giấy tờ sau cho nhân viên Phòng hàng hóa:

Nếu nhận container có hàng:

Lệnh giao hàng (1 bản chính – có đầy đủ chữ ký dấu của hãng tàu) Giấy giớithiệu ( 1 bản chính)

Giấy mượn container hoặc giấy xác nhận của đại diện hãng tàu tại Cảng Tiên Sa ( 1 bản chính)

Cổng Container

B5 B3

Tòa nhà văn phòng

Khách hàng B6

Cổng Cảng

B2 B4

Phòng thiết kế vị trí đặt Container

Phòng Tài Vụ Phòng Hàng Hóa

B1 B2

Trường Đại học Kinh tế Huế

Nếu nhận container rỗng về đóng hàng:

Lệnh cấp container rỗng của hãng tàu/ hoặc booking (1 bản chính) Giấy giới thiệu ( 1 bản chính)

Sau khi kiểm tra giấy tờ xong, nhân viên Phòng hàng hóa sẽ phát hành lệnh Ticket for Cash Payment ngay cho người nhận hàng ( nếu là khách hàng hợp đồng), hoặc phát hành lệnh này sau khi khách hàng đãđóng phí dịch vụ ở Phòng tài vụ ( nếu là khách hàng lẻ)

Bước 2: Người nhận hàng trình lệnh Ticket for Cash Payment để bảo vệ Cảng cổng vào kiểm tra. Sau đó người vận tải cho xe tiến vào khu vực Cổng container để làm thủ tục.

Bước 3: Tại Cổng container người vận tải sẽ trình lệnh Ticket for Cash Payment và đọc số xe để nhân viên nhập vào máy. Dữ liệu sẽ được gửi đến bộ phận thiết kế vị trí container, sau đó bộ phận này sẽ gửi lại vị trí cont đã nhận.

Nếu xe vào nhận cont có hàng sẽ in phiếu “Position Slip” với vị trí nhận cont.

Nếu xe vào nhận cont rỗng sẽ in phiếu “ Empty picked up order slip” với vị trí cont rỗng để nhận.

Đồng thời nhân viên sẽ đưa cho người vận tải bảng nhận dạng xe Gate Pass.

Người lái xe đặt bảng này lên cabin xe.

Bước 4: Sau khi làm thủ tục tại Cổng container. Người vận tải sẽ chạy đúng tuyến theo một chiều đến vị trí cont cần nhận, giơ bảng Gate Pass để nhân viên vận hành cẩu nhìn thấy. Nhân viên vận hành cẩu nhìn số Gate Pass và đối chiếu với CHE để bốc cont chính xác.

Bước 5: Nhận cont tại bãi xong, người vận tải sẽ cho xe chạy ra đến Cổng container theo tuyến ra. Nhân viên tại đây sẽ nhận lại Gate Pass, kiểm tra mã số cont nhận có đúng không. Tại tuyến ra ngoài việc kiểm tra mã số cont bằng trực quan còn phải kiểm tra bằng camera. Tại đây có lắp đặt 2 camera, thường xe nào chở 2 cont 20’

thì nếu kiểm tra chỉ kiểm tra được số cont đầu tiên, cont thứ 2 phía sau sẽ được kiểm tra bằng camera.

Sau khi kiểm tra xong thì nhân viên sẽ phát hành phiếu EIR cho người vận tải, xác nhận việc nhận cont hoàn tất.

Trường Đại học Kinh tế Huế

Bước 6: Đại diện hãng tàu sau khi giám sát làm hàng tại tàu xong, dựa trên Tally để lập Biên bản kết toán giao nhận hàng ( Report On Receipt/Deliver Of Cargo) rồi gửi cho Xí nghiệp Cảng.

2.4.2.2. Đối với hàng LCL: (Less than Container Load)

Chủ hàng mang vận đơn gốc hoặc vận đơn gom hàng đến hãng tàu hoặc đại lý của người gom hàng đểlấy D/O, sau đó đến tại kho CFS và làm các thủtục giấy tờcần thiết đểnhận hàng