Một số vấn đề cơ bản của nghiệp vụ tạo nguồn và mua hàng của doanh nghiệp20

doanh nghiệp

Tạo nguồn và mua hàng có sự khác nhau nhưng lại gắn bó chặt chẽ với nhau về mục đích là tạo được nguồn hàng chắc chắn, ổn định, phù hợp với nhu cầu khách hàng. Vì vậy nội dung của tạo nguồn và mua hàng có thể bao gồm những điểm chính sau:

a) Quy trình tạo nguồn và mua hàng của doanh nghiệp

Sơ đồ1: Quy trình tạo nguồn và mua hàng của doanh nghiệp

(Nguồn: Bài giảng quản trị DNTM– Th.s Bùi Văn Chiêm và Th.s Bùi ThịThanh Nga)

b) Nội dung của nghiệp vụ

- Xác định nhu cầu của khách hàng:

Tạo nguồn và mua hàng của doanh nghiệp phải nhằm mục đích là đáp ứng nhu cầu của khách hàng, tức là phải bán được hàng. Bán hàng được nhanh, nhiều, tăng được lợi nhuận và sử dụng vốn kinh doanh có hiệu quả. Thực chất của kinh doanh là

Xác định nhu cầu khách hàng

Nghiên cứu và lựa chọn nhà

cung ứng

Giao dịch đàm phán để ký kết

hợp đồng

Theo dõi và thực hiện giao hàng

Đánh giá kết quả mua hàng

Không thõa mãn

Thõa mãn Xử lí tổn thất

Trường Đại học Kinh tế Huế

mua để bán, chứ không phải mua cho chính mình. Vì vậy, vấn đề đầu tiên và hết sức quan trọng đối với bộ phận tạo nguồn và mua hàng ở doanh nghiệp là phải nghiên cứu nhu cầu khách hàng về tất cả các mặt:

+ Số lượng, trọng lượng hàng hóa + Cơ cấu mặt hàng

+ Quy cách, cỡ loại

+ Kiểu dáng, mẫu mã, màu sắc + Thời gian, địa điểm bán hàng + Giá cả hàng hóa và dịch vụ

+ Xu hướng của khách hàng đối với mặt hàng đang kinh doanh; các mặt hàng tiên tiến hơn, hiện đại hơn và hàng thay thế.

+ Khả năng đáp ứng nhu cầu trên thị trường của các đối thủ cạnh tranh…

- Nghiên cứu và lựa chọn nhà cung cấp:

Nghiên cứu thị trường nguồn hàng, doanh nghiệp phải nắm được khả năng của các nguồn cung ứng loại hàng về số lượng, chất lượng, thời gian và địa điểm (khu vực) của đơn vị nguồn hàng. Doanh nghiệp cũng cần nghiên cứu, xác định rõ doanh nghiệp nguồn hàng là người trực tiếp sản xuất- kinh doanh hay là doanh nghiệp trung gian, địa chỉ, nguồn lực, khả năng sản xuất- công nghệ và nghiên cứu cả chính sách tiêu thụ hàng hóa của đơn vị nguồn hàng. Cần phải kiểm tra kỹ tính xác thực, uy tín, chất lượng của loại hàng và chủ hàng. Trên cơ sở nghiên cứu về thị trường nguồn hàng, doanh nghiệp sẽ tiến hành lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất. Lựa chọn nhà cung cấp là khâu quyết định sự chắc chắn và ổn định của nguồn hàng. Thiết lập mối quan hệ truyền thống, trực tiếp, lâu dài với các bạn hàng tin cậy là một trong những yếu tố tạo sự ổn định trong nguồn cung ứng đối với doanh nghiệp. Có nhiều phương pháp nghiên cứu phát triển thị trường nguồn hàng, đặc biệt nguồn hàng mới. Thông qua nghiên cứu, khảo sát thực tế, thông qua hội chợ - triển lãm thương mại; thông qua các trung tâm giới thiệu hàng hóa, các báo chí, tạp chí thương mại và chuyên nghành;...Việc lựa

Trường Đại học Kinh tế Huế

chọn bạn hàng tùy thuộc rất lớn vào mối quan hệ truyền thống, tập quán và phát triển kinh tế - thương mại ở trong nước và nước ngoài.

- Tổ chức giao dịch, đàm phán để ký kết hợp đồng mua hàng:

Đàm phán, thương lượng là quá trình gặp gỡ đối tác là các nhà cung ứng để đạt được sự thỏa thuận về đơn hàng. Quá trình này vừa có tính kỹ thuật, vừa có tín nghệ thuật. Doanh nghiệp cần tìm hình thức giao dịch, đàm phán phù hợp với khả năng của doanh nghiệp. Hai bên mua bán cần có sự thương thảo và ký kết được với nhau bằng các hợp đồng mua bán hàng hóa. Hợp đồng kinh tế mua bán hàng hóa chính là cam kết của hai bên về quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong mối quan hệ trao đổi hàng hóa.

Đây cũng chính là căn cứ để phân xử trách nhiệm của mỗi bên khi có tranh chấp và xử lý vi phạm hợp đồng.

- Theo dõi và thực hiện việc giao hàng:

Để tạo sự tin tưởng lẫn nhau, trong mua bán hàng hóa, hai bên có thể cho phép kiểm tra ngay từ khi hàng hóa được sản xuất xem xét quy trình công nghệ, chất lượng hàng hóa và quy cách đóng gói… Việc kiểm tra chất lượng hàng hóa ở các cơ quan kiểm tra có thể chỉ kiểm tra xác suất theo mẫu. Việc thực hiện nghiêm túc các hợp đồng mua bán hàng hóa đã được ký kết là điều kiện quan trọng nhất bảo đảm sự đầy đủ, kịp thời và ổn định của nguồn hàng; đồng thời cũng giúp cho đơn vị sản xuất có thị trường tiêu thụ vững chắc.

- Đánh giá kết quả mua hàng:

Để rút ra các kết luận chính xác về thực hiện hoạt động mua hàng, người ta thường so sánh các chỉ tiêu sau:

+ Số lượng và cơ cấu hàng hóa thực hiện được so với kế hoạch và so với hợp đồng đã ký với người cung ứng.

+ Tiến độ nhập hàng về doanh nghiệp so với hợp đồng đã ký và với nhu cầu thị trường.

+ Chi phí tạo nguồn mua hàng so với định mức, so với kế hoạch và so với cùng kỳ năm trước.

Trường Đại học Kinh tế Huế

+ Lợi nhuận thực hiện so với kế hoạch và năm trước. Ngoài ra, phải xem xét các yếu tố về sự ổn định, độ tin cậy và sự thỏa mãn nhu cầu của nguồn hàng so với nhu cầu thị trường để có kết luận toàn diện.

- Xử lý các tổn thất nếu có:

Khi gặp các tổn thất như: thiếu hụt về số lượng, hao hụt, hư hỏng nhiều hơn so với tỷ lệ cho phép, chất lượng không đúng với hợp đồng,.. cần báo ngay cho các bên có liên quan như: người bán, người vận chuyển, bốc dỡ,.. Từ đó tìm phương án giải quyết phù hợp với thái độ ôn hòa, thân thiện để chia sẻ trách nhiệm.

1.1.4. Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động tạo nguồn và mua hàng