Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ các phòng ban

Cơ cấu của Công ty Bảo hiểm PVI Huế bao gồm 03 Phòng Kinh doanh theo số thứ tự 1,2,3 và 02 Phòng Kinh doanh khu vực: Phòng Kinh doanh khu vực Bắc TT Huế (KDKV1), Phòng Kinh doanh Khu vực Quảng Trị (KDKV2); và 03 phòng chức năng: 01 Phòng hành chính- kế toán, 01 Phòng giải quyết khiếu nại, 01 Phòng giám định bồi thường. Từ tháng 6/2017 Công ty đã thành lập thêm Phòng Quản lý và Phát triển Kinh doanh theo chỉ đạo của Tổng công ty.

Đại học kinh tế Huế

Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng

Sơ đồ 2: Cơ cấu bộ máy tổ chức của Công ty Bảo hiểm PVI Huế Phòng

KD1

Phòng KD2

Phòng KD3

Phòng KDKV

Huế 1

Phòng hành chính kế

toán Phòng

KDKV Huế 2

Phòng giải quyết khiếu nại BAN GIÁM ĐỐC

Phòng giám định-bồi thường Phòng

Quản lí và PTKD

Đại học kinh tế Huế

79

Giám đốc:

Giám đốc là người đứng đầu công ty, chịu trách nhiệm chung cho mọi hoạt động của Công ty Bảo hiểm PVI Huế theo chức năng, nhiệm vụ của giám đốc theo quy định của luật doanh nghiệp, luật kinh doanh bảo hiểm, điều lệ tổ chức của Công ty Bảo hiểm PVI và các điều luật liên quan. Trực tiếp chỉ đạo và phân công các công việc lớn, quan trọng, các vấn đề có tính chiến lược trên tất cả các công tác phù hợp với quy định phân công của Tổng Công ty Bảo hiểm PVI.Điều hành hoạt động kinh doanh của Công ty Bảo hiểm PVI Huế theo mục tiêu, chiến lược, kế hoạch đã được Tổng công ty phê duyệt. Trực tiếp chỉ đạo, phê duyệt các hoạt động của công ty và phân công trực tiếp theo dõi các phòng ban.

Phó giám đốc:

Là người giúp việc cho giám đốc, theo sự phân quyền, ủy quyền của giám đốc.

Phó giám đốc thực hiện công việc phù hợp với quy định hiện hành của PVI, PVI Huế, pháp luật của Nhà nước và báo cáo với Giám đốc các công việc đã thực hiện; trực tiếp chỉ đạo, phê duyệt các hoạt động ủy quyền, công tác giám định bồi thường, ký phê duyệt các chứng từ kế toán, các hồ sơ bảo hiểm.

Các phòng kinh doanh 1,2,3

Các phòng kinh doanh có nhiệm vụ mở rộng phát triển kênh bán hàng, khai thác qua đại lý các dịch vụ bảo hiểm; thực hiện xây dựng thu BHYT, BHXH. Tìm hiểu, cập nhật và tuân thủ các quy trình công việc, biểu mẫu ISO phát triển của tổng công ty và công ty.Phụ trách công tác nghiên cứu chuyên sâu các nghiệp vụ, quy trình khai thác, các điều khoản văn bản nội bộ và các quy định khác của pháp luận liên quan. Hỗ trợ thu nghiệp vụ BHYT, BHXH cho văn phòng thị xã Hương Thủy và Hương Trà; ngoài ra, chăm sóc khách hàng trước và sau khi cấp đơn.

Phòng Kinh doanh khu vực Huế 1 (Bắc Thừa Thiên Huế)

Phòng Kinh doanh Khu vực Huế 1 có nhiệm vụ mở rộng phát triển kênh bán hàng, khai thác qua đại lý các dịch vụ bảo hiểm ngoài ngành.Tìm hiểu, cập nhật và tuân thủ các quy trình công việc, mẫu biểu ISO của tổng công ty và công ty; phối hợp với phòng giải quyết khiếu nại để tham gia giám định các tổn thất thuộc khách hàng.

Giải quyết công nợ cá nhân, phát triển doanh thu và số lượng đại lý cá nhân; rà soát,

Đại học kinh tế Huế

79 phối hợp để đính kèm hợp đồng vào PIAS. Bên cạnh đó, nghiên cứu chuyên sâu các nghiệp vụ, quy trình khai thác, các điều khoản văn bản nội bộ và các quy định khác của pháp luận liên quan.Ngoài ra, phòng còn phát triển hoạt động bán lẻ của cá nhân;

chăm sóc khách hàng trước và sau cấp đơn và quản lý, nhận, cấp các ấn chỉ.

Phòng Kinh doanh khu vực Huế 2(Quảng Trị)

Hoạch định chiến lược phát triển dịch vụ bảo hiểm tại tỉnh Quảng Trị; báo cáo số liệu doanh thu, chi phí định kỳ hàng tháng cho giám đốc. Liên hệ các phòng của công ty để giải quyết các phát sinh trong hoạt động kinh doanh; nghiên cứu chuyên sâu các nghiệp vụ, quy trình khai thác, các điều kiện, điều khoản, văn bản nội bộ và các quy định của pháp luật liên quan.Cấp bảo hiểm, thu phí bảo hiểm, theo dõi công nợ; quản lý hồ sơ khách hàng của phòng. Phòng còn tiếp nhận thông tin và xử lý yêu cầu của khách hàng đồng thời đề xuất các phương án dịch vụ đối với ban giám đốc. Cùng phối hợp với phòng giải quyết khiếu nại hoàn thiện hồ sơ bồi thường và chăm sóc khách hàng theo quy định.

Phòng hành chính-kế toán

Có nhiệm vụ thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công việc kế toán theo chuẩn mực và chế độ kế toán. Thiết lập sổ sách kế toán và chứng từ kế toán theo quy định của pháp luật.Kiểm tra, giám sát các khoản thu chi tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp, thanh toán nợ, kiểm tra việc quản lý sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản. Phân tích số liệu tài chính, số liệu kế toán, tham mưu đề xuất các giải pháp yêu cầu quản trị và giải quyết kinh tế tài chính của công ty.Thực hiện các báo cáo kế toán, báo cáo quản trị, báo cáo hành chính chịu trách nhiệm thực hiện thanh toán chi phí kinh doanh, chi phí bồi thường và chi phí khác.Hạch toán tiền lương, thưởng; kiểm tra chi phí kinh doanh của các phòng kinh doanh, phòng kinh doanh khu vực

Phòng giám định bồi thường

Tham mưu cho giám đốc công tác giám định và giải quyết khiếu nại tất các các nghiệp vụ tại PVI Huế.Kiểm tra công tác giải quyết khiếu nại trong phân cấp tại các phòng và các văn phòng khu vực; kiểm tra tiến độ giải quyết khiếu nại và có phương án cụ thể để đẩy nhanh tiến độ giải quyết khiếu nại. Thực hiện công tác lưu trữ hồ sơ

Đại học kinh tế Huế

79 về công tác giám định và giải quyết khiếu nại.Giải quyết hồ sơ bồi thường ngoài hệ thống garage bão lãnh, giải quyết hồ sơ và bồi thường nội bộ tại địa bàn Thừa Thiên Huế; phối hợp với các phòng kinh doanh trong công tác giám định tổn thất.Thực hiện công việc phát sinh, giải quyết hồ sơ bồi thường văn phòng Quảng Trị, Thừa Thiên Huế và một số công việc hồ sơ bồi thường khác.Quản lý, lưu trữ hồ sơ bồi thường; tập hợp đề nghị thanh toán chuyển tiền cho khách hàng với phòng tài chính- kế toán

Phòng giải quyết khiếu nại

Tham gia, thực hiện công tác giám định và giải quyết khiếu nại; tham mưu cho giám đốc công tác giám định và giải quyết khiếu nại PVI Huế.Thực hiện giám định và bồi thường xe cơ giới tại địa bàn Thừa Thiên Huế ( Hyndai, Văn Đàn, Thống Phong, Tiến Đạt, Vũ Thăng, Dũng Dich, AZ auto care,…). Giải quyết khiếu nại các nghiệp vụ khác xe cơ giới và con người (Bảo hiểm hàng hóa); Phụ trách hồ sơ bồi thường nội bộvà hồ sơ bồi thường địa bàn Quảng Trị. Giải quyết khiếu nại đối với các nghiệp vụ:

tai nạn hộ sử dụng điện, xe máy, tai nạn chủ nuôi chó, giải quyết tai nạn con người.

Chịu trách nhiệm các phát sinh tổn thất qua Thaco Huế từ giám định và hoàn thiện đầy đủ hồ sơ chuyển về phòng giải quyết khiếu nại; tổng hợp hồ sơ và chuyển kế toán chuyển tiền cho khách hàng.

Phòng Quản lý và Phát triển Kinh doanh

Từ tháng 6/2017 Tổng công ty đã thành lập Phòng Quản lý và Phát triển Kinh doanh, điều đó thể hiện rõ sự quan tâm của Tổng công ty đối với công tác quản lý nghiệp vụ tại đơn vị. Phòng cũng đã kiện toàn bộ máy với 2 nhân sự chính thức và 01 nhân sự kiêm nhiệm.

Từ tháng 10/2017, Tổng công ty cũng đã bổ nhiệm chức danh kiểm soát tuân thủ/quản lý nghiệp vụ tại đơn vị để thực hiện công tác kiểm soát công tác khai thác, giải quyết khiếu nại và một phần công tác kế toán tại đơn vị.Với vai trò và nhiệm vụ mới, cán bộ KSTT bước đầu đã phát huy và đáp ứng được nhiệm vụ đề ra. Cán bộ đã thực hiện kiểm soát 100% đơn bảo hiểm tuân thủ yêu quy định của Tổng công ty và của Công ty, khi phát hiện sai phạm, nhanh chóng hướng dẫn cho cán bộ kinh doanh để điều chỉnh kịp thời.

Đại học kinh tế Huế

79