Cơ cấu tổ chức bộ máy và nhiệm vụ của các phòng ban, bộ phận

Trong những năm qua khách sạn Moonlight Huế không ngừng hoàn thiện cơ cấu tổchức quản lý vàđến nay toàn bộhệthống hoạt động kinh doanh của khách sạn được tổchức theo sơ đồsau:

Trường Đại học Kinh tế Huế

Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổchức khách sạn Moonlight Huế

(Nguồn: Phòng nhân sự - Khách sạn Moonlight Huế)

CHÚ THÍCH:

Thểhiện sựquản lý trực tiếp:

Thểhiện mối quan hệ

Trường Đại học Kinh tế Huế

Qua sơ đồta thấy khách sạn đang áp dụng phương thức quản lý theo chức năng, nghĩa là phương thức tổ chức các nhân viên có kỹ năng giống nhau thành từng nhóm để thực hiện các công việc giống nhau. Với cách tổ chức quản lý này Ban Giám Đốc khách sạn tạo điều kiện cho các bộphận làm việc hiệu quả và đạt năng suất cao nhờ có định hướng chuyên môn mũi nhọn và chuyên sâu. Tuy nhiên, phương thức quản lý này cũng tồn tại một số nhược điểm: do nhu cầu chuyên môn hóa cao nên hầu như cấp quản lý của từng phòng ban chỉ chuyên sâu một lĩnh vực riêng, do đó họkhông thấy được một cách rõ ràng và sâu sắc mối quan hệgiữa các bộ phận của họvới hướng đi chung của khách sạn. Vì vậy vấn đề lớn đặt ra cho Ban Giám Đốc là phải đề ra và thể hiện chiến lược tổng quát các mục tiêu cho toàn khách sạn, đồng thời điều phối các hoạt động chuyên biệt của từng bộ phận sao cho hài hòa và hỗtrợ lẫn nhau trong hoạt động vươn tới hoàn thành mục tiêu chung của toàn khách sạn

Hội đồng thành viên: hội đồng thành viên là cơ quan có đủquyền hạn để thực hiện tất cả các quyền nhân danh công ty, có trách nhiệm giám sát Giám đốc và các bộ phận khác.

Giám đốc: là người trực tiếp điều hành và chịu trách nhiệm vềmọi mặt đối với hoạt động của công ty. Có quyền ký duyệt các nghị định, các chứng từ liên quan đến tài chính của công ty.

Tổng quản lý: Chịu trách nhiệm tổ chức và điều khiển hành khách sạn trong khuôn khổ nguồn vốn theo yêu cầu của Giám Đốc. Tổng quản lý chịu sựlãnhđạo của Giám Đốc điều hành, thực hiện một số nhiệm vụ khác như quan hệ khách hàng tiềm năng, quan hệ với chính quyền địa phương, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vịmình theo sự phân công lao động.

Bộ phận kế toán: có chức năng ghi chép lại các giao dịch vềtài chính, chuẩn bị diễn giải các bản báo cáo định kì vềkết quả kinh doanh đạt được cho bên trong và bên ngoài công ty khi có yêu cầu.

Bộ phận hành chính – nhân sự: có chức năng tuyển mộ, phỏng vấn và sàng lọc các nhân viên triển vọng cho khách sạn, cốvấn cho giám đốc vềviệc tuyển mộhay sa thải nhân sựtrong khách sạn.

Trường Đại học Kinh tế Huế

Bộ phận kinh doanh: có chức năng quản cáo tiếp thị hình ảnh cho khách sạn nhằm thu hút thêm lượng khách hàng đến với khách sạn.

Bộ phận lễ tân:có trách nhiệm giúp khách hàng đăng kí buồng phòng, phục vụ khách hàng trong thời gian lưu trú, thanh toán tiễn khách, trao đổi thông tin...Đây là bộ phận quan trọng là người đầu tiên và cũng là người cuối cùng đại diện cho khách sạn để đón, tiếp xúc và tiễn khách.

Bộ phận nhà hàng:có chức năng cung cấp thức ăn và đồuống cho thực khách tại khách sạn

Bộ phận bếp:nhiệm vụchính là cung cấp thức ăn cho khách , mua thực phẩm đúng tiêu chuẩn, đúng khối lượng với giá thấp nhất, hội ý cùng tổ trưởng của nhà hàng để lập thực đơn hàng ngày, thực đơn cho khách đoàn, thực đơn cho các buổi tiệc, góp ý và bàn bạc với kế toán để lập giá bán cho phù hợp, quản lý toàn bộ nhân viên, kỹ thuật nấu nướng và vệ sinh bếp, nghiên cứu để sáng tác những món ăn mới, thường xuyên kiểm tra chất lượng thực phẩm trước khi chếbiến và kiểm tra cũng như nếm thử món ăn cho đúng khẩu vị và gia vị trước khi đem ra phục vụkhách, kiểm soát món ăn về mặt trình bày trước khi cung cấp, chịu trách nhiệm các khu vực có liên quan đến nhà bếp vềvệsinh an toàn thực phẩm.

Bộ phận Spa:cung cấp các dịch vụ làm đẹp cho khách hàng, giúp cho khách hàng cảm thấy thoải mái sau những giờlàm việc vất vả.

Bộ phận buồng:phục vụ trực tiếp nơi khách nghĩ ngơi và làm việc, một trong những nghiệp vụ chính quan trọng hàng đầu trong kinh doanh khách sạn. Kiểm tra trang thiết bị, thông báo cho tổ bảo dưỡng sữa chữa, làm vệ sinh hàng ngày phòng khách nghỉ

Bộ phận bảo vệ, bảo trì: có chức năng thực hiện công tác bảo vệ trật tự, an ninh cho khách sạn, bảo trì sửa chữa những tài sản của khách sạn.