Chức năng, nhiệm vụ các bộ phận của Khách sạn Brilliant Đà Nẵng

Nắm quyền điều hành và ra các quyết định chính về hoạt động kinh doanh của khách sạn đồng thời chịu trách nhiệm trước pháp luật vềhoạt động kinh doanh của khách sạn.

b. Bộphận nhân sự

Quản lý và chịu trách nhiệm về tất cả công việc của phòng nhân sự như: tuyển dụng, đào tạo nhân lực, bốtrí nhân sự, quản lý tiền lương của toàn bộnhânviên. Trưởng bộ phận nhân sự được xem như nắm vững về luật lao động của Nhà nước, làm công tác cố vấn cho các các trưởng bộ phận khác về vấn đề này. Bộ phận nhân sự tuyển mộ, phỏng vấn và sàng lọc các nhân viên có triển vọng, đưa hồ sơ lên cho các bộ phận tiếp nhận đểcác bộphận tiến hành phỏng vấn và bộphận đó sẽquyết định có nhận nhân viên đó hay không. Bộphận nhân sựcũng làm công tác cốvấn hoăc diễn giải các vấn đềmang tính pháp lý trong các quyết định thăng cấp hoặc kỷluật nhân viên trong khách sạn.

c. Bộphận kếtoán

Nhiệm vụ của bộ phận kế toán trong khách sạn là ghi chép lại các giao dịch vềtài chính, chuẩn bị và diễn giải các bản báo cáo định kỳ về các kết quảhoạt động đạt được.

Nhiệm vụ thường xuyên bao gồm việc chuẩn bị bảng lương, kế toán thu và kế toán chi.

Ngoài ra bộ phận kế toán còn có chức năng liên quan đến các lĩnh vực khác của khách sạn đó là kế toán giá thành và kiểm soát các chi phí của toàn bộ hoạt động trong khách sạn. Tổthu ngân ở bộphận tiền sảnh của bộphận kếtoán chịu trách nhiệm theo dõi chặt chẽtất cảviệc thu tiền, tính tiền vào tài khoản của khách. Mỗi ngày nhân viên kiểm toán ca đêm phải kiểm tra, vào sổ tất cả các hóa đơn chi tiêu và mua hàng của khách ở bộ phận khác nhau của khách sạn.

Bộ phận kếtoán cũng có mối quan hệ với các hoạt động của bộ phận nhà hàng và quầy uống. Người kiểm soát giá và thu ngân của bộphận nhà hàng và quầy uống đều làm

Trường Đại học Kinh tế Huế

việc trong bộ phận kế toán, họ theo dõi các doanh thu lẫn chi phí của bô phận nhà hàng và quầy uống. Thu ngân của bộ phận nhà hàng và quầy uống báo cáo lên người trợ lý kiểm soát các quầy thu, xác định tính chính xác và hợp lý của tất cả các khoảng doanh thu từnhà hàng và quầy uống. Bộphận kếtoán chịu trách nhiệm theo dõi chặt chẽvà viết báo cáo hàng ngày các khoảng chi phí vềthức phẩm và thức ăn được sửdụng.

Bộphận kếtoán không chỉcó chức năng lưu giữtài liệu kếtoán hàng ngày, bộphận này còn gắn liền với hoạt động của hai bộphận buồng phòng và nhà hàng và quầy uống.

Ngoài ra bộ phận kế toàn còn có trách nhiệm đối với hệ thống thông tin quản lý trong toàn khách sạn.

Bộ phận kế toán đảm nhiệm việc thu nhập và báo cáo hầu hết các bản thống kê tài chính và hoạt động doanh thu của khách sạn, đóng vai trò tham mưu quan trọng cho toàn khách sạn bằng cách cung cấp các dữliệu cho việc đưa ra các quyết định chuẩn bị ngân sách.

d. Bộphận IT

Quản lí website của khách sạn, thiết kế và thúc đẩy các chương trình quảng cáo, khuyến mãi của khách sạn, đảm bảo hệthống thông tin điện tử của khách sạn hoạt động tốt.

e. Bộphận Kinh doanh

Bán phòng, đảm bảo chất lượng đặt phòng, thu hút khách và xây dựng quan hệ với các đối tác. Xác định mức giá bán và điều chỉnh giá cho phù hợp với diễn biến trên thị trường, với kế hoạch kinh doanh của khách sạn, với thời vụ. Tổ chức và thực hiện các hoạt động xúc tiến (tuyên truyền, quảng cáo, kích thích người tiêu dùng và kích thích người tiêu thụ).

f. Bộphận kĩ thuật

Phụ trách về việc vận hành và bảo trì toàn bộ cơ sở vật chất của khách sạn, bao gồm: điện, cơ khí, hệ thống sưởi, máy điều hòa không khí, bơm, thực hiện những sửa chữa nhỏvà tu bổtrang thiết bị.

g. Bộphận buồng phòng

Có nhiệm vụdọn dẹp, làm sạch, đẹp buồng phòngđảm bảo cho buồng khách nghỉ được sạch sẽ, ngăn nắp và tiện nghi khi có khách cũng như khi không có khách, kiểm tra, sắp xếp phòng, kịp thời báo cho kỹthuật xửlý sửa chữa nếu có hỏng hóc và có nhiệm vụ

Trường Đại học Kinh tế Huế

45

dọn dẹp các khu vực công cộng, giặt ủi các loại đồ vải của khách sạn và đồng phục của nhân viên, cung cấp dịch vụlaundry cho khách hàng cũng như các dịch vụkhác liên quan đến phòng khách.

h. Bộphận nhà hàng

Trong khách sạn bộ phận này đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức và thực hiện công việc đón tiếp, phục vụ khách ăn uống hàng ngày. Bộ phận này tiếp xúc trực tiếp với khách hàng nên cũng tham gia thực hiện chức năng bán hàng hóa, dịch vụ và tăng doanh thu cho khách sạn. Bộphận này có nhiệm vụ:

Phục vụ khách ăn uống hàng ngày trong khách sạn.

Phục vụcác thức ăn và nước uống đến tận phòng khách 24/24.

Quầy Bar phục vụ các món cocktail, rượu whiskies, đồ uống có cồn, rượu rum, bia và các loại đồuống khác.

Phối hợp chặt chẽvới bộphận bếp đểphục vụmọi yêu cầu của khách.

Tổchức sắp xếp, trang trí phòngăn gọn gàng, thẩm mỹ.

Đảm bảo vệsinh phòngăn, trang thiết bị, dụng cụphục vụkhách.

Quản lý các tài sản vật tư hànghóa của nhà hàng.

Thực hiện chế độbáo cáo hàng ngày.

i. Bộphận bếp

Nhân viên nhà bếp chuẩn bị toàn bộ thức ăn cho khách, có thể khách trong nhà dùng bữa cá nhân hoặc có thểkhách dùng bữaởbất kỳ nơi đâu trong nhà hàng hoặc quầy Bar. Bộ phận nhà bếp cũng phải phục vụ thức ăn cho phòng ăn của tập thể nhân viện.

Nhiệm vụcủa phòng bếp:

Nắm vững kế hoạch, thực đợn yêu cầu chếbiến của khách về thức ăn đề tính tiêu chuẩn, tính giá thành, lập dựtrù chuẩn bị nguyên liệu đểkịp khi phục vụkhách.

Đảm bảo chế biến đúng kế hoạch, thực hiện, thời gian và chất lượng của món ăn của khách.

j. Bộphận Spa và Gym

Spa: Cung cấp dịch vụ spa, đem đến trải nghiệm thư giãn cho khách lưu lại khách sạn.

Gym: Là trung tâm dịch vụthểhình cung cấp các dịch vụluyện tập thểdục thểthao cho khách như dạy bơi lội, thể dục thể hình cho khách với nhiều trang thiết bị hiện đại, đáp ứng đa dạng nhu cầu của khách hàng.

Trường Đại học Kinh tế Huế

k. Bộphận tiền sảnh

Đây là bộ phận tạo ấn tượng đầu tiên quan trọng khi khách đặt chân đến khách sạn, thực hiện chức năng đón tiếp, thực hiện thủ tục đăng ký phòng và trả phòng cho khách khi khách đến khách sạn và là cầu nối cho các bộ phận khác để phục vụ khách.

2.1.4. Cơ cấu tổchức và bộmáy quản lí

Xây dựng cơ cấu tổchức có tác dụng phân bổ nguồn lực hợp lý cho từng công việc cụ thể, từ đó có thể tiết kiệm nguồn lực, hạ thấp chi phí nhân công. Cơ cấu tổ chức có chức năng xác định rõ trách nhiệm và cách thức thểhiện vai trò của mỗi thành viên theo quy chếcủa bản mô tảcông việc, sơ đồtổchức và hệthống phân cấp quyền hạn trong tổ chức. Ngày nay trong nền kinh tếthị trường, một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển cần có một bộmáy hiệu quảtrong hoạt động.

Trường Đại học Kinh tế Huế

47

Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổchức của khách sạn Brilliant Đà Nẵng

(Nguồn: Phòng Nhân sựKhách sạn Brilliant)

CNTT Kế

toán

Kỹ

Thuật Kinh doanh

Nhân sự

An ninh

Nhà hàng

Buồng phòng

Spa Gym

Tiền

sảnh Bếp

BỘPHẬN CHỨC NĂNG BỘPHẬN TÁC NGHIỆP

PHÓ GIÁM ĐỐC

Trưởng BP CNTT

Trưởng BP Kế

toán

Trưởng BP Kỹ

thuật

Trưởng BP Kinh doanh

Trưởng BP Nhân

sự

Trưởng BP An

ninh

Trưởng BP Nhà hàng

Trưởng BP Buồng phòng

Trưởng BP Spa, Gym

Trưởng BP Tiền sảnh

Trưởng BP Bếp

Sơ đồ 2.1. Cơ cấu tổchức của khách sạn Brilliant Đà Nẵng

Trường Đại học Kinh tế Huế

2.1.5. Các dịch vụcung cấp

Trong tài liệu Phân tích công tác đào tạo nguồn nhân lực tại Khách sạn Brilliant Đà Nẵng (Trang 43-48)