Cơ cấu tổ chức

Sơ đồ cơ cấu tổ chức và quản lí của khách sạn Thanh Bình Riverside bao gồm:

Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của khách sạn Thanh Bình Riverside

(Nguồn: Khách sạn Thanh Bình Riverside,) 2.1.2.1 Chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận

Khách sạn Thanh Bình Riverside được quản lý trực tiếp bởi tổng giám đốc: Là người chịu trách nhiệm quản lý, điều hành mọi hoạt động trong khách sạn đảm bảo cho các bộ phận hoạt động có hiệu quả, đưa ra những định hướng tầm nhìn về khách sạn để phát triển khách sạn.

Trường Đại học Kinh tế Huế

Giám đốc điều hành: Chịu trách nhiệm điều hành quản lý toàn bộ các hoạt động trong khách sạn được giao đảm bảo cho các bộ phận hoạt động đồng bộ tối đa hóa doanh thu, lợi nhuận bằng cách tạo ra môi trường làm việc tích cực, hiệu quả đảm bảo khách hàng hài lòng về dịch vụ tuân thủ chất lượng và tiêu chuẩn đề ra.

Trưởng bộ phận kinh doanh: Có nhiệm vụ lập và triển khai thực hiện các kế hoạch quảng bá thương hiệu khách sạn, các chương trình quảng cáo dịch vụ của khách sạn đàm phán, thuyết phục và ký kết hợp đồng với khách hàng, khai thác và phát triển khách hàng từ các nguồn khác nhau. Chủ động liên hệ với khách hàng tiềm năng để giới thiệu các dịch vụ, ưu điểm và đãi ngộ của nhà hàng, khách sạn, quản lý dữ liệu khách hàng, thực hiện các công tác chăm sóc khách hàng. Thiết kế Banner tờ rơi Cataloge hồ sơ,brochure,… Chụp ảnh viết bài các hoạt động, dịch vụ của nhà hàng khách sạn và thường xuyên cập nhật tới khách hàng.

Trưởng bộ phận nhân sự: Có nhiệm vụ quản lý hệ thống các chính sách, quy định, quy chế về nhân sự lập kế hoạch nhân sự quản lý điều hành công tác nhân sự.

Quản lý ngân sách cho hoạt động nhân sự tổ chức tuyển dụng đào tạo và phát triển đội ngũ nhân sự cho khách sạn xây dựng đội ngũ kế cận, tổ chức phân công việc hợp lý, thực hiện đánh giá hiệu quả công việc định kỳ, đề xuất điều chỉnh lương thăng tiến, thực thi việc khen thưởng và kỹ luật đối với cán bộ nhân viên trong phạm vi quản lý.

Trưởng bộ phận lễ tân: Chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của bộ phận lễ tân, lên kế hoạch và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của bộ phận lễ tân điều phối mọi hoạt động của bộ phận lễ tân đôn đốc, kiểm tra giám sát và đánh giá kết quả hoạt động của các nhân viên trong bộ phận tham gia tuyển chọn nhân sự cho bộ phận lễ tân. Đào tạo và bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ lễ tân cho nhân viên tối đa hóa công suất sử dụng buồng và doanh thu cho khách sạn tham gia các hoạt động marketing của khách sạn phối hợp với các bộ phận khác trong khách sạn giải quyết phàn nàn của khách chào đón khách và khách đoàn. Quan trọng chịu trách nhiệm về việc thực hiện đúng các quy định của khách sạn và các văn bản pháp luật hiện hành liên quan đến công việc của bộ phận lễ tân, thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của cấp trên.

Trường Đại học Kinh tế Huế

Trưởng bộ phận kế toán: Có trách nhiệm giám sát và chỉ đạo mọi vấn đề kế toán và tài chính đảm bảo hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết kế và ban hành bởi văn phòng đại diện trung ương và thực hiện đúng các quy định, chính sách của Việt Nam lưu trữ sổ sách kế toán theo tiêu chuẩn của văn phòng đại diện trung ương và nhà nước liên tục đào tạo, hướng dẫn nhân viên để nâng cao kiến thức và kỹ năng của họ. Xây dựng chính sách tài chính tuân thủ theo yêu cầu và quy định của văn phòng đại diện trung ương và phù hợp với chính sách, pháp luật của nhà nước tạo được một bầu không khí, môi trường làm việc hòa hợp trong khách sạn bằng cách khuyến khích nhân viên và mở rộng hợp tác với các bộ phận khác.

Trưởng bộ phận nhà hàng và Bar: Trách nhiệm của trưởng nhóm phục vụ là quản lý các nhân viên phục vụ trong phòng ăn, quan sát chỉ dẫn các công việc cho nhân viên nhằm thực hiện công việc hiệu quả. Trưởng nhóm phục vụ cũng sẽ hỗ trợ ghi nhận yêu cầu gọi món của khách nếu nhóm trực bàn đang bận. Ngoài ra, trưởng bộ phận cũng có trách nhiệm trong việc tham mưu phân công lịch trực, đề xuất chính sách khen thưởng lên cấp trên.

Trưởng bộ phận buồng phòng: Xây dựng tiêu chuẩn làm việc đối với bộ phận giải quyết các phàn nàn, yêu cầu của khách hàng điều phối, quản lý các hoạt động của bộ phận bồi dưỡng, đào tạo nhân viên mới tuyển chọn nhân sự cho bộ phận nhà hàng.

Trưởng bộ phận bảo trì: Tổ chức lịch làm việc của bộ phận, đánh giá hoạt động của nhân viên, đào tạo và định hướng nhân viên. Tổ chức, quản lý và điều hành toàn bộ các hoạt động của bộ phận kỹ thuật. Phân công, giao việc điều động hướng dẫn và hỗ trợ nhân viên dưới quyền thực hiện nhiệm vụ chung của bộ phận kỹ thuật. Lập kế hoạch làm việc định kỳ và báo cáo tiến độ cho ban giám đốc, hướng dẫn, giám sát công việc của bộ phận điện theo dõi và lên kế hoạch đặt hàng vật tư, phụ kiện liên quan hệ thống điện. Theo dõi chất lượng các vật tư điện và làm báo cáo chất lượng, đề xuất giải pháp cải tiến hệ thống điện để giảm chi phí điện cũng như duy trì hiệu suất của thiết bị, báo cáo định kỳ cho ban giám đốc.

Trưởng bộ phận bảo vệ: Quản lý và giao nhiệm vụ cho đội bảo vệ để quản lý toàn

Trường Đại học Kinh tế Huế

người ra, vào khách sạn quản lý hệ thống báo động của khách sạn quản lý hệ thống chiếu sáng của khách sạn, quản lý két an toàn của khách sạn. Tổ chức điều động nhân viên vận chuyển hành lý cho khách khi tới và khi chuẩn bị rời khách sạn, kết hợp với bộ phận lễ tân trong việc giải quyết các thủ tục check-in và check-out cho khách một cách nhanh nhất.

Tạo điều kiện thuận lợi cho khách khi ra vào cửa khách sạn phối hợp với bộ phận lễ tân, bộ phận buồng để giải quyết các tình huống nguy hiểm phát sinh. Duy trì việc kiểm tra và báo cáo thường xuyên và hàng ngày với nhà quản lý, kịp thời phát hiện những thay đổi vị trí của các trang thiết bị để ngăn ngừa những tình huống xấu có thể xảy ra.

2.1.3 Sản phẩm dịch vụ