Hành động giải quyết rủi ro và cơ hội

Công ty cổphầnPrime Phong Điền đã thực hiện xem xét các vấn đềbên trong, bên ngoài và xác định nhu cầu và mong đợi của các bên liên quan. Đồng thời xác định các rủi ro và cơ hội cần được giải quyết đểcung cấp sự đảm bảo rằng hệthống quản lý chất lượng có thể đạt được kết quả như dự kiến, nâng cao các tác động

Trường Đại học Kinh tế Huế

mong muốn và ngăn ngừa, giảm thiểu các tác động không mong muốn để đạt được sựcải tiến đối với hệthống quản lý chất lượng.

Để đạt được điều này, công ty đã hoạch định các biện pháp để giải quyết các rủi ro và cơ hội mà công ty đã vàđang gặp phải bằng cách kiểm soát các quá trình.

Các quá trình của công ty (đã được nêu trong mục 2.2.1.4) sẽ giúp các bộ phận trong công ty xác định được các quá trình cụthể. Các bộphận sẽ xác định các rủi ro và cơ hội dựa trên các quá trình cụ thể để đưa ra các biện pháp hạn chếrủi ro. Các hoạt động trong mỗi quá trình sẽ tương tác với nhau đồng thời bổsung cho nhau.

Dựa trên quá trình hoạt động của mỗi bộ phận, những yếu tố được xem là mối nguy khi chúng gâyảnh hưởng đến kết quả đầu ra của hoạt động đó, không đáp ứng được yêu cầu của các bên liên quan, không tuân thủ theo tiêu chuẩn và làm cho hệ thống quản lý chất lượng không có hiệu quả. Trưởng bộ phận sẽ sẽ tìm hiểu bản chất của rủi ro và xác định những ảnh hưởng của rủi ro đối với kết quả của hoạt động và phân tích rủi ro cung cấp cơ sở để xác định mức độrủi ro và quyết định về xửlý, kiểm soát rủi ro.

Trưởng bộ phận có trách nhiệm xác định, nhận diện mối nguy có thể xảy ra và thực hiện đánh giá rủi ro trong tất cả các hoạt động, kể cả môi trường làm việc của cán bộ, công nhân viên và những bên liên quan.Xác định mối nguy và đánh giá rủi ro được phân loại theo vị trí công việc, khu vực chịu tránh nhiệm, và lưu trữ các hồ sơ liên quan. Đồng thời, các trưởng bộ phận cũng xem xét và cập nhật các hoạt động cũ, hoạt động mới, những thay đổi của các hoạt động và môi trường xung quanh. Đặc biệttrong việc đánh giá mối nguy, trưởng bộ phận sẽ hỏi truy vấn công nhân và yêu cầu người công nhân đánh giá rủi ro tại vị trí làm việc của mình, bởi vì chỉ có người lao đông trực tiếp mới biết được những mối nguy nào mình có thể gặp phải, theo các bước sau:

1. Phân loại theo chức danh công việc và khu vực 2.Xác định mối nguy

Trường Đại học Kinh tế Huế

3.Đánh giá mức độrủi ro

4. Kết luận kết quả đánh giá rủi ro

5. Lập kếhoạch hàng động đểkiểm soát rủi ro

6. Thu nhập và tổng hợp các rủi ro và báo cáo giám đốc 7.Hành động khắc phục và giảm thiểu rủi ro

8. Xem xét lại đánh giá rủi ro

9. Tổng hợp rủi ro báo cáo giám đốc

Tùy thuộc vào mức độ nghiêm trọng và tính chất của rủi ro, các đơn vị sẽ tiến hành thực hiện các biện pháp cụ thể đãđưa ra trong _“Quy trìnhđánh giá rủi ro_”. Các hành động được lựa chọn để giải quyết rủi ro và cơ hội phải xứng với tác động đến sự phù hợp của sản phẩm. Công ty đã xây dựng thanh đo, tiêu chí đánh giá và tiến hành đánh giá cho mức độ ảnh hưởng, tần suất xảy ra của rủironhư sau:

Bảng 2.6: Mức độ, tần suất xảy ra của các rủi ro Mức độ nghiêm trọng

Không

thường xuyên

Cao Trung bình Thấp

Cao Không thể chấp nhận Cao Trung bình

Trung bình Cao Trung bình Có thể chấp nhận

Thấp Trung bình Có thể chấp nhận Thấp

( Nguồn: Bộphận SEQP) Các bộ phận sẽ quyết định các biện pháp để xử lý và kiểm soát các loại rủi ro đó. Bên cạnh việc xác định các rủi ro và cơ hội đối với quá trình của công ty, trưởng các bộ phận sẽ thực hiện các giải pháp kiểm soát rủi ro và đánh giá lại rủi ro theo biểumẫu “xác định đánh giá mối nguy và đánh giá rủi ro”–(phụ lục 2.2trang 97)

Đối với khối văn phòng, dễ nhận thấy các rủi ro như là tật về mắt, các bệnh về

Trường Đại học Kinh tế Huế

phòng phải ngồi làm việc với máy tính liên tục 8 tiếng ngày, 6 ngày một tuần. Đánh giá mức độrủi ro thì tần suất xảy ra cao và mức nghiêm trọng ở mức trung bình nên hai rủi ro trên là trung bình.

Xưởng sản xuất là khu vực chính sản xuất sản phẩm men Frit, khu vực này gặp rất nhiều rủi ro với nhiều mức độ khác nhau. Chẳng hạn, đối với vị trí công nhân cân nguyên liệu ở xưởng sản xuất hằng ngày họ phải tiếp xúc rất nhiều hóa chất và những thành phần hóa họccó thể gây nguy hiểm đến phổi và da liễu; tại khu vực lò than máy móc hoạt động rất ồn có thể ảnh hưởng đến thính lực của các công nhân làm việc ở khu vực này. Tần suất xảy ra thường xuyên 8 tiếng ngày và mức độ nghiêm trọng là cao do ảnh hưởng đến sức khỏe và cuộc sống của công nhân về lâu dài. Vì vậy mức độ của 2 rủi ro trên được đánh giá là cao và cần có các biện pháp khắc phục.

Căn cứ vào tiêu chuẩn (6.1) của hệ thống quản lý chất lượng, các bộ phận đã thực hiện rất tốt việc đánh giá rủi ro các hoạt động trong quá trình thực hiện. Tuy nhiên, rủi ro luôn tồn tại trong các hoạt động nên các bộ phận nên đưa ra nhiều biện pháp phòng ngừa hơn và cậpnhật đến tất cả thành viên một các nhanh chóng.

2.2.3.2 Mục tiêu chất lượng và hoạch định để đạt được mục tiêu chất lượng Dựa vào mục tiêu chất lượng mà ban lãnh đạo đưa ra cho công ty. Trưởng các bộ phận sẽ dựa trên cơ sở đó để linh động đưa ra các mục tiêu của bộ phận mình chủquản. Sau khi xác định và soạn thảo các mục tiêu chất lượng của bộphận mình dựa trên mục tiêu chất lượng của công ty, người trưởng đơn vịsẽtrình lên giám đốc để được phê duyệt. Việc xác định mục tiêu chất lượng của các bộphận sẽ được thực hiện theo mỗi hàng tháng, hàng quý, hàng năm và sẽ được bộphận đó đánh giá việc thực hiện mục tiêu bằng cách phân tích kết quả đạt được mỗi hàng tháng, hàng quý, hàng năm đạt được so với mục tiêu chất lượng ban đầu, từ đó các đơn vị sẽ đưa ra giải pháp đểduy trì hoặc nâng cao mục tiêu chất lượng thích hợp cho từng bộphận.

Tùy mỗi bộphận sẽ có một mục tiêu chất lượng khác nhau. Chẳng hạn, phòng

Trường Đại học Kinh tế Huế

khách hàng; bộphận SEQP đặt mục tiêu không có sựvi phạm pháp luật vềan toàn môi trường; bộphận sản xuất đặt mục tiêu sản lượng 2.500–3.000 tấn Frit/tháng;…

Các mục tiêu này phù hợp với mục tiêu chung của công ty. Các bộphận sẽlập biểu đồ KPI theo dõi thực tế, so sánh với mục tiêu; định kỳhàng tháng gửi biểu đồ đến phòng tổ chức hành chính tổng hợp và báo cáo cho giám đốc. Đồng thời trình bày trước giám đốc lý do tại sao tháng vừa rồi chưa đạt mục tiêu đề ra; trong trường hợp vượt mức KPI, trình bày thêm các nguyên nhân tại sao vượt mức, có cải tiến gì trong quá trình hoạt động không, để tháng tiếp theo ứng dụng cải tiện đó vào hoạt động của bộphận.

Tài liệu về mục tiêu chất lượng, môi trường sẽ bao gồm: An toàn, sức khỏe, môi trường; Tăng sản lượng bán và công suất sản xuất; Giảm chi phí vận chuyển;

Giảm tồn kho; Quản lý xuất sắc. Trong đó mục tiêu cụ thể từng mục đề ra trong năm 2020và thực tế đến 31/12/2020 lànhư sau:

Bảng 2.7: Mục tiêu đề ra năm 2020 và thực tế năm 2020

STT Mục tiêu Mục tiêu cụthể năm 2020 Thực tế năm 2020

1

An toàn, sức khỏe,

môi trường

- Không có tai nạn

- Không bị cơ quan nhà nước xửphạt về môi trường

- Tiếp tục duy trì và thực hiện hiệu quả 100% OHSAS 18001: 2007

- Không có tai nạn

- Không bị cơ quan nhà nước xửphạt về môi trường

- Tiếp tục duy trì và thực hiện hiệu quả 100% OHSAS 18001:

2007

2

Tăng sản lượng bán và công suất

sản xuất

- Sản lượng bán

 Frit: 22.000 tấn

 PQ.03: 27.000 tấn - Sản lượng sản xuất

 Frit: 20.000 tấn

 PQ.03: 30.500 tấn - Frit: -150.000 đồng/tấn

- Sản lượng bán

 Frit: 16.800 tấn

 PQ.03: 32.000 tấn - Sản lượng sản xuất

 Frit: 22.000 tấn

 PQ.03: 33.500 tấn - Frit: + 180.000 đồng/tấn

Trường Đại học Kinh tế Huế

STT Mục tiêu Mục tiêu cụthể năm 2020 Thực tế năm 2020

3

Giảm chi phí biến

đổi

- Tăng loại A: 99,7%

- Giảm khiếu nại về chất lượng (về mức 0, không có trường hợp nào)

- Tăng loại A: 98,0%

- Có 4 trường hợp phản ánh về chất lượng, khách hàng đề nghị trảlại hàng (2 Trường Hợp)

4 Giảm tồn kho

- Thành phẩm : < 7.500 tấn Frit - Nguyên liệu:

 Nhập khẩu: 3.000 tấn

 Trong nước: 4.000 tấn - Vật tư sử dụng thường xuyên: 2 tỷ vnđ

- Thành phẩm : > 8.250 tấn Frit - Nguyên liệu:

 Nhập khẩu: 2.000 tấn

 Trong nước: 5.700 tấn

- Vật tư sử dụng thường xuyên: 3,5 tỷ vnđ

5 Quản lý xuất sắc

- Quản lý hằng ngày 100%

- Tiếp tục duy trình 100%đối với ISO 9001: 2015

- Quản lý hằng ngày 100%

- Tiếp tục duy trình 100% đối với ISO 9001: 2015

(Nguồn: phòng tổchức hành chính) Với 3/5 mục tiêu của công ty là tăng sản lượng bán và công suất sản xuất;

giảm chi phí biến đổi; giảm tồn kho đều chưa hoàn thành theo kếhoạch năm 2020.

Cụthể, đối với mục tiêu tăng sảnlượng bán và công suất sản xuất thì sản lượng bán ra thấp hơn so với dự định rất nhiều. Mục tiêu 2020 mà ban giám đốc đề ra là phải bán được 22.000 tấn men Frit và 27.000 tấn PQ03 nhưng thực tế chỉ bán được 16.800 tấn men Frit và 32.000 tấn PQ03. Nghĩa làPQ03 vượt chỉtiêu trong khi men Frit không đạt mục tiêu đề ra. Đồng thời sản lượng sản xuất lại tăng lên, Frit là 22.000 tấn so với kếhoạch là 20.000 tấn; men lót PQ03 là 33.500 tấn so với 30.500 tấn. Tuy nhiên, giá thành sản phẩm không chỉ hạ xuống ngược lại còn tăng lên rất cao, men Frit tăng lên 180.000 đồng/tấn so với kế hoạch men Frit phải giảm 150.000 đồng/tấn; men lót PQ03 cũng tương tự tăng 24.500 đồng/tấn so trong khi kế hoạch đề ra phải giảm 30.000 đồng/tấn. Lý giải cho điều này là do năm 2020 công ty chịu ảnh hưởng kép như là đại dịch Covid bùng phát gây ảnh hưởng đến nền kinh tếnói chung và ngành xây dựng nói riêng, thiên tai bão lụt liên tục đổ bộ

Trường Đại học Kinh tế Huế

vào miền trung gây thiệt hại nhiều vềtài sản của công ty. Bên cạnh đó, chi phí bảo dưỡng trang thiết bị máy móc lại tăng cao, chi phí lưu kho càng tăng do không bán được hàng dẫn đến hàng tồn kho ngày càng nhiều.

Đi kèm với đó là chất lượng thành phẩm có phần giảm sút, có 4 trường hợp phản ánh vềchất lượng, trong đó khách hàng đềnghị trảlại hàng là 2 trường hợp, là do trong nhiều tháng bảo dưỡng phải dừng lò nên chất lượng thành phẩm không được đạt đến mức tốt nhất cộng với thêm nguyên liệu đầu vào ở một số giai đoạn không đượcổn định dẫn đến thành phẩm vẫn bị lẫn tạp chất khá nhiều, trong đó sản phẩm loại A chỉ đạt 98% so với kếhoạch đề ra là phải 99,7%.

Còn đối với mục tiêu giảm tồn kho, kế hoạch thành phẩm tồn kho là dưới 7.500 tấn Frit nhưng thực tếlại tồn kho trên 8.250 tấn Frit. Nguyên liệu chính cũng tồn kho với số lượng lớn, theo kế hoạch tổng nguyên liệu nhập khẩu và trong nước là 7.000 tấn trong khi năm 2020 nguyên liệu nhập khẩu tồn kho 2.000 tấn và nguyên liệu trong nước là 5.700 tấn. Nguyên nhân là do đại dịch nên hàng hóa luân chuyển giữa các nước bị hạn chế dẫn đến nguyên liệu nhập khẩu thì giảm và nguyên liệu trong nước tăng lên gây ra nhiều rủi ro khi nguyên liệu không đạt chất lượng theo yêu cầu của công ty. Giá trị vật tư sử dụng thường xuyên cũng tăng cao so với kế hoạch từ2 tỷ đồng lên 3,5 tỷ đồng, do đợt bảo dưỡng đầu năm 2020 và khắc phục thiệt hại do bão lụt tháng 9,10 nên công ty phải tốn kinh phí mua vật tư đểsửa chữa nhà máy dẫn đến vật tư sửdụng thường xuyên tăng lên.

Qua bảng trên dễnhận thấy năm 2020 là một năm rất khó khăn đối với công ty khi nhiều chỉ tiêu về mục tiêu chất lượng chưa được hoàn thành theo đúng kế hoạch. Tuy nhiên, các mục tiêu chất lượng về an toàn sức khỏe, môi trường hay quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015, OHSAS 18001:2007 vẫn được công ty chú trọng và hoàn thành trong năm 2020.

Căn cứ vào tiêu chuẩn (6.2) của hệthống quản lý chất lượng, các bộphận dù đã hoạch định để đạt được mục tiêu chất lượng phù hợp với tình hình hiện tại của công ty.

Tuy nhiên, do tình hình diễn biến phức tạp của năm2020 việc thực hiện mục tiêu diễn

Trường Đại học Kinh tế Huế

2.2.3.3 Hoạch định sự thay đổi

Công ty đã thực hiện các nhu cầu thay đổi đối với hệ thống quản lý chất lượng. Khi có bất kỳ sự thay đổi ảnh hưởng đến hoạt động của công ty, công ty đã đưa ra các hoạt động đểthíchứng với sự thay đổi đó. Cụthể:

Đầu năm 2020, bùng phát đại dịch Covid là ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của xã hội nói chung và của công ty nói riêng. Để thích ứng với đại dịch, công ty đã có các biện pháp phòng tránh như: các cán bộ công nhân viên bắt buộc phải kiểm tra thân nhiệt trước khi vào công ty; luôn đeo khẩu trang trong lúc làm việc; giãn cách với người xung quanh tối thiểu là 2 mét; đến giờ ăn trưa mỗi người được phân thành một khu vực riêng;….

Những đợt cao điểm của dịch bệnh, mọi hoạt động đều buộc phải trì hoãn lại.

Công ty không còn cách nào khác phải chấp nhận thiệt hại vềkinh tế để đảm bảo an toàn cho người lao động.….

Và gần đây, tháng 9,10 miền trung phải hứng chịu ảnh hưởng nặng nề do các cơn bão nhiệt đới đổbộ. Do tính chất sản phẩm,địa điểm công ty được đặt gần biển nên gần như ảnh hưởng của bão là không tránh khỏi. Các biện pháp gia cố, bảo vệ tài sảnnhư: bỏcác bao cát trên trần nhà xưởng để trách bị tốc mái, đống kín cửa có thanh sắt chắn ngang bảo vệ, tắt nguồn điện và tháo các thiết bị điện tử để nơi khô ráo... đã được thực hiện theo đúng quy trình của công ty, tuy nhiên những cơn bão quá mạnh nên đã gây ra một số thiệt hại như: tốc mái tồn nhà xưởng, hư đường dây điện, nhiều cây bịgãyđổ trong công ty,…

Căn cứ vào tiêu chuẩn (6.3) của hệthống quản lý chất lượng, các bộ phận của công ty đã thực hiện sự thay đổi một cách nghiêm túc. Để thích ứng với những sự thay đổi từ bên ngoài, công ty đã xửlý phù hợp với tình hình hiện tại khi có vấn đề làmảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.

2.2.4 Hỗ trợ

Trong tài liệu Phân tích việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 tại công ty cổ phần Prime Phong Điền, Huế. (Trang 82-89)