CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ QUẢN TRỊ NGUỒN
1.1 Cơ sở lý luận
1.1.4 Tìm hiểu các chỉ số đánh giá hiệu quả quản trị nguồn nhân lực
1.1.4.3 Phân tích một số chỉ số KPI quản trị nhân lực
Hoạt động quản trị nhân lực bao gồm các hoạt động khác nhau và có vai trò quan trọng ngang nhau, bởi bất kỳ một giai đoạn, một hoạt động nào trong chuỗi chu trình quản trị nhân lực gặp phải vấn đề rắc rối, cũng có thể mang đến những hậu quả cho doanh nghiệp. Vì vậy, có thể nói, từng hoạt động quản trị đều cần phải được theo dõi chặt chẽ, nghiêm túc, đòi hỏi cần có những chỉsố đo lường riêng, thích hợp và hiệu quả.
Khi áp dụng KPI, nhiều tổ chức cho rằng, cần phải có thật nhiều các chỉ số đo lường. Tuy nhiên, cái tên KPI – Key Performance Indicators, đã cho thấy, KPI là những chỉ số đánh giá đóng vai trò quan trọng, là “chìa khóa” cho mọi vấn đề trong quá trình quản trị. Và vì thế việc chọn thật nhiều chỉ số để đo lường là một sai lầm.
Điều quan trọng khi xây dựng các chỉ số cho một tổ chức, một bộ phận, một cá nhân nào đó, là phải chọn lựa được những KPI chuẩn nhất, tiêu biểu nhất, có ý nghĩa lớn nhất trong việc đạt được mục tiêu cho tổchức doanh nghiệp. Mỗi hoạt động có thểchỉ cần có từ ba đến bốn chỉ số, tuy nhiên, nếu biết lựa chọn và xây dựng tốt, đó vẫn là
Trường Đại học Kinh tế Huế
những kim chỉ nam cho hoạt động của tổchức. Dưới đây là những chỉsố thường được sửdụng tại nhiều doanh nghiệp trên thếgiới và cảtại Việt Nam.
1.1.4.3.1 ChỉsốKPI vềchế độ lương
►Mức thu nhập trung bình:
Mức thu nhập trung bình = Tổng thu nhập/Tổng nhân viên.
Ý nghĩa: chỉ số này được dùng khi xem xét mức thu nhập trung trung bình của toàn công y, giúp doanh nghiệp xem xét mức thu nhập trung bình của công ty mìnhđã phù hợp hay chưa với thu nhập trung bình của ngành hay các đối thủcạnh tranh khác.
Điều này có ý nghĩa rất quan trọng, bởi thu nhập luôn là mối quan tâm lớn của nhân viên, việc có nguồn thu nhập bằng hoặc cao hơn so với trung bình ngành và trung bình đối thủ cạnh tranh sẽ giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng nhân viên bị thu hút bởi đối thủcạnh tranh khác.
►Mức thu nhập giờcông trung bình
Thu nhập giờcông trung bình = Thu nhập trung bình/Sốgiờlàm việc.
Ý nghĩa: tỷlệnày cũng là tỷlệso sánh thu nhập trung bình của doanh nghiệp so với mức trung bình của ngành như chỉ sốtrên. Tuy nhiên, chỉ số này thường thích hợp cho cá doanh nghiệp trực tiếp tổ chức sản xuất, trong đó có lao động chia ca và tính giờ công. Đối với những doanh nghiệp này, đây cũng là chỉ số được người lao động quan tâm.
►Mức thu nhập theo chức danh
Tuy hai chỉ số trên rất được quan tâm, đặc biệt là trong các doanh nghiệp trực tiếp tổ chức sản xuất. Tuy nhiên, mức thu nhập trung bình không phản ánh một cách chính xác thu nhập của các chức danh trong công ty và không phù hợp với những doanh nghiệp hay tổ chức không trực tiếp tổchức sản xuất, vì vậy cần xây dựng mức thu nhập trung bình của từng chức danh để xây dựng quy chế lương.
Thu nhập theo chức danh = Tổng thu nhập/Tổng nhân viên có chức danh đó.
Trường Đại học Kinh tế Huế
Ý nghĩa: khi xem xét mức thu nhập trung bình theo chức danh, doanh nghiệp có thể xem xét mức thu nhập trung bình của công ty bạn đã phù hợp hay chưa vói thị trường bên ngoài.
►Tỷlệ chi phí lương
Tỷlệ chi phí lương = Tổng chi phí lương/Doanh nghiệp
Ý nghĩa: chỉsốnày giúp doanh nghiệp xem xét mức chi phí này đã hợp lý chưa, có phù hợp với tỷlệ doanh thu, doanh số của doanh nghiệp hay không. Nếu tổng chi phí lương trong doanh nghiệp cao hơn so với doanh số đạt được trong một khoảng thời gian tương đối dài là tín hiệu không tốt cho tình hình kinh doanh của doanh nghiệp (đối với những doanh nghiệp có tuổi thọ thị trường tương đối lâu). Tuy nhiên, đây là điều tất yếu đối với các doanh nghiệp mới tham gia thị trường.
1.1.4.3.2 ChỉsốKPI vềtuyển dụng
►Tổng sốhồ sơ xin việc/đợt tuyển dụng (đối với từng chức danh) Công thức = tổng hồ sơ xin việc/đợt tuyển dụng.
Ý nghĩa: chỉ số này đo lường mức độhiệu quảtruyền thông của doanh nghiệp, số lượng hồ sơ xin việc được nhiều là tín hiệu tốt cho thấy: có thểlà do danh tiếng công ty tốt, có sức hấp dẫn lớn đối với ứng viên; có thể do khâu truyền thông tốt và có thể do chính sựhấp dẫn của công việc.
Lưu ý trong quá trình áp dụng chỉ số: phòng nhân sựtrong doanh nghiệp cần làm một bảng đánh giá hỏi lại ứng viên đểxem xét xem số lượng hồ sơ xin việc của doanh nghiệp nhiều hay ít vì lý do nàođểcải tiến cho các đợt tuyển dụng sắp tới.
►Tỷlệ ứng viên đạt yêu cầu so với tổng số ứng viên
Khái niệm:Ứng viên đạt yêu cầu là cácứng viên đạt các yêu cầu cơ bản theo tiêu chuẩn của doanh nghiệp đềra.
Tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu so với tổng số ứng viên = Số ứng viên đạt yêu cầu/Tổng số ứng viên
Ý nghĩa: nếu tỷlệnày càng cao cho thấy doanh nghiệp đã truyền thông tốt những yêu cầu cơ bản, cốt lõi của doanh nghiệp đến các ứng viên. Việc cácứng viên tựnhận
Trường Đại học Kinh tế Huế
biết được yêu cầu và tựso sánhđối chiếu với khả năng của bản thân, nếu thấy đáp ứng đủ hoặc một phần mới tham dự ứng tuyển sẽ giúp doanh nghiệp đỡ vất vả hơn trong việc lọc hồ sơ ứng viên. Tuy nhiên, nếu tỷlệnày quá thấp, chứng tỏdoanh nghiệp đã không truyền thông cho ứng viên hiểu tiêu chuẩn, nội dung công việc và điều kiện công việc là gì, dẫn đến việc các ứng viên không đáp ứng được các tiêu chuẩn và yêu cầu cũng tham gia dự tuyển. Nếu tỷ lệ này cao thì chứng tỏ quảng cáo đã xác định đúng thị trường mục tiêu, đã truyền thông những điểm cốt lõi của công việc đến các ứng viên, giúp bộphận tuyển dụng đỡvất vảvà giảm tốn kém trong việc lọcứng viên.
►Chỉsố đo lường hiệu quảtrong việc quảng cáo tuyển dụng
Hiệu quảtrong việc quảng cáo tuyển dụng = tổng chi phí/tổng sốhồ sơ xin việc Ý nghĩa: chỉtiêu này mang ý nghĩa kinh tế quan trọng với các doanh nghiệp. Nó xác định xem để thu được một hồ sơ xin việc bạn mất bao nhiêu đồng chi phí quảng cáo. Muốn chỉ tiêu này đạt đực hiệu quả cao thì việc lựa chọn kênh truyền thông phù hợp với mục đích nhân sự mình đang tìm kiếm, nhằm tiết kiệm chi phí nhưng lại có nhiều cơ hội lựa chọn được ứng viên từ số hồ sơ xin việc đã thu hút được. Và để đo lường hiệu quảcủa từng kênh có thểsửdụng chỉsốhiệu quảcác nguồn tuyển dụng.
►Thời gian đểtuyển nhân viên
Công thức: chỉ số thời gian tuyển dụng là số thời gian trung bình kể từ khi yêu cầu tuyển dụng được chấp nhận đến khi nhận được nhân sự, ví dụlà 21 ngày.
Ý nghĩa: tuyển dụng không phải là công việc đơn giản. Việc tuyển chọn được đúng người cần thiết đôi khi có thểmang lại những lợi ích to lớn cho tập thể, giảm bớt những rủi ro. Chỉ số này vừa ràng buộc trách nhiệm của bộ phận nhân sự trong việc tìm người, thúc đẩy họtrong quá trình thu hút, tìm kiếm và lựa chọn ứng viên; vừa là cơ sở định hướng cho các bộphận trong việc chủ động xây dựng kếhoạch nguồn nhân lực, tránh đểxảy ra tình trạng thừa thiếu.
►Chỉsốhiệu quảcác nguồn tuyển dụng
Khái niệm: chỉ số này đo lường số hồ sơ nhận được, số hồ sơ đạt yêu cầu trên mỗi chức danh.
Trường Đại học Kinh tế Huế
Công thức: Chỉ số chi phí trung bình/hồ sơ = Tổng số tiền cho kênh quảng cáo / tổng sốhồ sơ xin việc nhận được từ kênh đó.
Ý nghĩa: chỉ sốtrên cho thấy với mỗi hồ sơ thu được thì từng kênh quảng cáo các doanh nghiệp mất bao nhiêu tiền. Ta so sánh số tiền của từng kênh để xem xét kênh nào hiệu quả nhất. Tuy nhiên, điều đó không đồng nghĩa với việc bạn chỉ thực hiện quảng cáo trên kênh hiểu quảnhất, có kết quảchỉ sốtốt nhất, bởi việc lựa chọn kênh phù hợp còn phụ thuộc vào chính số lượng lao động trên thị trường với vị trí doanh nghiệp đang tuyển dụng.
►Mức độhài lòng củaứng viên trong tuyển dụng
Đo lường thông qua việc khảo sátứng viên tham gia tuyển dụng mức độhài lòng của ứng viên cho thấy rằng trong quá trình tuyển dụng của công ty có công bằng, nhanh chóng và công khai không.
Mức độ hài lòng rất quan trọng vì đây cũng là một trong những nhân tố quyết định đến hành vi của ứng viên khi vào làm tại công ty có tốt hay không? Ảnh hưởng đến danh tiếng, uy tín của công ty
►Tỷlệnghỉviệc trongứng viên mới tuyển
Tỉ lệ nghỉ việc trong ứngứng viên mới tuyển= Tổng số ứng viên mới tuyển nghỉviệc/ Tổng sốnhân viên mới tuyển
Nếu phân tích tỷlệnghỉviệc theo lý do và từng chức danh nhân viên mới nghỉviệc Ý nghĩa: tỷ lệ này cho biết được mức độ hài lòng của công nhân viên trước khi ký hợp đồng và sau khi ký hợp đồng của công nhân viên của công ty. Cho biết được những tiêu chuẩn tuyển dụng của công ty có chất lượng hay không, công ty thực sự tuyển vào những công nhân viên phù hợp, đáp ứng tốt cho công ty không.
1.1.4.3.3 ChỉsốKPI về đào tạo
Tổng sốgiờ hoặc ngày đào tạo, huấn luyện trung bình cho một nhân viên hoặc chức danh
Tổng số giờ hoặc ngày đào tạo, huấn luyện trung bình = Tổng số giờ huấn luyện/ Sốnhân viên
Chỉsốnày bằng tổng sốgiờhuấn luyện trong một đơn vịthời gian cho mỗi chức danh.
Trường Đại học Kinh tế Huế
Ý nghĩa: Chỉsố này cho biết, bạn đã huấn luyện nhân viên đủ thời gian hay chưa theo kế hoạch. Tuy nhiên, không nên chỉ hiểu theo nghĩa hẹp của chỉ số này để dẫn đến việc đối phó, hình thức, đào tạo cho đủgiờ. Mà sốgiờ đào tạoở đây là sốgiờ ứng với nội dung thiết yếu cần được đào tạo, cũng giống như số giờ học, số tiết học mà sinh viên phải tham dự đểhọc hết các nội dung đã được phân bổ thành giờ, thành tiết, trong chương trình học.
Chi phí huấn luyện trung bình cho một nhân viên
Chi phí huấn luyện trung bình cho một nhân viên= Tổng chi phí đào tạo/
Tổng sốnhân viên trong doanh nghiệp
Ý nghĩa: Tổng chi phí đào tạo gồm chi phí thù lao cho giảng viên, chi phí cho giáo trình, phương tiện, chi phí đi lại, tiền lương và các khoản phụ cấp trong thời gian đào tạo, lưu trú (nếu có). Nếu có thể, nên tính chi phí đào tạo theo chức danh. Chi phí huấn luyện trung bình cho một nhân viên cho biết công ty đãđầu tư trong đào tạo bao nhiêu cho một nhân viên
Tỷlệ nhân viên được đàotạo
Tỷ lệ này được đo bằng số nhân viên được đào tạo/ Tổng số nhân viên cần đào tạo áp dụng cho cùng một chức danh và lĩnh vực đào tạo nào đó
Tỉ lệ nhân viên được đào tạo= Tổng nhân viên được đào tạo huấn luyện/
Tổng sốnhân viên cần đào tạo
Ý nghĩa: Cho doanh nghiệp biết được tình hìn đạo tạo như thế nào. Đào tạo được bao nhiêu công nhân viên, còn bao nhiêu công nhân viênchưa đượcđàotạo.
Kết quả đàotạo:
Có thể đo lường bằng nhiều cách:
Công thức: Kết quả đào tạo= Nhân viên áp dụng sau đào tạo/ Tổng số nhân viên được đào tạo
Ý nghĩa: Tỷlệnày cho biết, trong sốnhững nhân viên đãđược đào tạo thì có bao nhiêu người đãđược làm công việc đó sau khi được đào tạo, tất nhiên, trong báo cáo đánh giá kết quả đào tạo, cần biết nhân viên đãứng dụng đào tạo như thếnào vào công
Trường Đại học Kinh tế Huế
việc. Hiệu quả đào tạo này có ý nghĩa rất quan trọng. Nó không chỉcho thấy nhân viên nào phù hợp với mục tiêu công việc, mà còn đánh giá được việc đào tạo như vậy đã thích hợp hay chưa, khả năng ứng dụnggiữa lí thuyết đào tạo và thực tế ứng dụng là như thế nào… để có hướng điều chỉnh hoạt động đào tạo một cách hợp lý và hiệu quả.
Ngoài ra chúng ta có thể đo lường bằng nhiều cachs khác như:
- Mức độhài lòng của học viên sau đàotạo
- Nhận xét của cánộquản lý cấp trên vềviệc nhân viên đãứng dụng đào tạo như thếnào vào công việc
- Tỷlệ nhân viên áp dụng được kiến thức đã đào tạo so tổng số nhân viên được đào tạo (do quản lý đánh giá)
Trường Đại học Kinh tế Huế
1.1.4.3.4 ChỉsốKPI vềtỷlệnghỉviệc
Đây là tiêu chí then chốt và nhạy cảm nhất đối với hoạt động quản trị nhân lực trong tổchức . Tiêu chí này có thể áp dụng cho từng công ty hay cho một ngành, một địa bàn lãnh thổ. tỷlệnghỉ việc cao dẫn đến những khoản chi phí tăng thêm cho tuyển dụng, đào tạo nhân viên mới, có thể gây ngưng trệtrong sản xuất kinh doanh khi công ty không kiếm người thay thếkịp thời. Tỷlệ nghỉ việc cao tác động xấu đến năng suất và hiệu quảcủa công ty nhất là khi những nhân viên có trìnhđộcao lại nghỉviệc
Khi tỷ lệ nghỉ việc, thường chỉ quan tâm đến số lao động cán bộ nhân viên làm việc toàn thời gian
Công thức: KPI tỉlệnghỉ việc= Số lượng nhân viên nghỉ việc/ Số lượng nhân viên trung bình
Số lượng nhân viên trung bình từng tháng được tính theo hai cách:
Số lượng nhân viên trung bình= tổng sốnhân viên từng ngày trong tháng/số ngày trong tháng
Số lượng nhân viên trung bình= (Số lượng nhân viên đầu tháng+số lượng nhân viên cuối tháng)/2
Các cách tính có thể có kết quả khác nhau, nên trong một tổ chức cần quy định thống nhất cách tính.
Có thểphân loại nguyên nhân nghỉviệc theo ba nhóm chính:
Bất mãn, không hài lòng với chế độ đãi ngộcủa công ty
Các lý do ca nhân như đau ốm, chết, tai nạn, nghỉ hưu…
Các lý do vềkinh tế, thay đổi công nghệkỹthuật của công ty, kết quảlàm việc của nhân viên không tốt…khiến doanh nghiệp phải cho nhân viên thôi việc
Tổchức nên thống kê , phân tích nguyên nhân nghỉviệc, tỷlệnghỉviệc nên được tính riêng cho từng loại đối tượng cán bộ nhân viên, công nhân sản xuất, nhóm kinh doanh, hành chính - nhân sự….để tìm ra các yếu tố tác động đến nghỉ việc và có biện pháp điều chỉnh kịp thời.
1.1.4.3.5 ChỉsốKPI về đánh giá công việc
Trường Đại học Kinh tế Huế
Việc đánh giá công việc là tùy thuộc rất nhiều vào phương pháp mà mỗi công ty lựa chọn và sử dụng, sao cho thích hợp nhất với điều kiện của công ty trong hiện tại, tuy nhiên sau khi đánh giá, đâylà những sốliệu cơ bản cần được quan tâm.
+ Tỷlệnhân viên không hoàn thành nhiệm vụ
Tỷ lệ nhân viên không hoàn thành nhiệm vụ = số nhân viên không hoàn thành/tổng sốnhân viên.
Ý nghĩa: doanh nghiệp cần xem xét tỷ lệ này của toàn công ty và của từng bộ phận trong công ty. Nếu tỷlệquá thấp của công ty hoặc từng bộ phận cần chú ý xem xét, cân nhắc có thểcác tỷlệquá thấp là do trưởng bộphận đó đánh giá quá khắt khe, hoặc ngược lại hầu như không có nhân viên bị đánh giá kém hoặc tốt cũng cần lưu ý (trưởng bộphận có thẻ có xu hướng bình quân chủnghĩa). Những trường hợp như vậy đều do nhà quản trị có cái nhìn thiếu chính xác và thực tếvềnhân viên và dẫn đến sự kém hiệu quả trong hoạt động đánh giá nhân viên. Điều này cũng có thể sẽ gây ra những bất bình trong nhân viên, từ đó ảnh hưởng tới chất lượng công việc.
► Tỷlệnhân viên hàn thành 100% công việc
Tỷ lệ nhân viên hàn thành 100% công việc = số nhân viên hoàn thành/tổng sốnhân viên
Ý nghĩa: tỷ lệ này cho biết số nhân viên đảm bảo công việc là bao nhiêu? Nếu như việc xem xét tỷlệ nhân viên không hoàn thành nhiệm vụ ởtrên nhằm giúp doanh nghiệp có hướng điều chỉnh, khắc phục nhằm đảm bảo chất lượng công việc thì tỷ lệ này lại cung cấp cho doanh nghiệp những tín hiệu tốt, kịp thời khen thưởng, động viên nhân viên, từ đó thúc đẩy nhân viên cống hiến và phát triển. Tỷlệ này cần được thiết lập và đưa ra so sánh giữa các cộphận với nhau, và giữa các tháng với nhau.
► Tỷlệmức độvi phạm nội quy
Tỷlệnày bằng số lượng vi phạm trong một tháng. Có thểphân loại vi phạm theo bộphận, nếu gom theo lĩnh vực thì càng tốt, ngoài ra doanh nghiệp có thểphân ra làm mức độnghiêm trọng của vi phạm.
Ý nghĩa: bên cạnh việc hoàn thành 100% công việc, thì việc giữ gìn kỹ cương, trật tự trong quá trình làm việc cũng cần được đưa vào xem xét. Nó cho thấy trách nhiệm, hành vi, thái độ, con người của nhân viên trong một môi trường tập thểchung