Thực trạng hoạt động của hệ thống kênh phân phối cà phê rang xay của công

2.2.3.1. Công tác tuyển chọn thành viên kênh Lực lượng bán hàng của công ty bao gồm:

Lực lượng bán hàng tại công ty: gồm 2 nhân viên kinh doanh, nhân viên marketing,.. thực hiện công việc như tư vấn, nhận đơn hàng, chào hàng trên các kênh

Trường Đại học Kinh tế Huế

Lực lượng bán hàng ngoài công ty: gồm 13 nhân viên kinh doanh đi tìm kiếm khách hàng, chào hàng và nhận đơn hàng trực tiếp từ các nhà bán lẻ.

Công ty có quy định một số tiêu chí để tuyển chọn lực lượng bán hàng tại công ty và ngoài công ty như:

 Có độ tuổi từ 20 đến 35 tuổi.

 Tốt nghiệp trung học phổ thông trở lên.

 Có tinh thần trách nhiệm trong công việc, vui vẻ, hòa đồng, chịu khó, sẵn sàng đi thị trường để tìm kiếm khách hàng cho công ty.

 Hiểu biết cơ bản về các loại cà phê của công ty.

Đối với các nhà bán lẻ được công ty lựa chọn để phân phối thì cần đáp ứng một số tiêu chí như:

 Ưu tiên các điểm bán lẻ kí kết hợp tác phân phối cà phê rang xay của công ty lâu dài.

 Có khả năng tài chính ổn định, có đủ nơi trưng bày và dự trữ cà phê.

 Có vị trí mặt bằng phù hợp.

 Am hiểu cơ bản về các loại cà phê của công ty cung cấp để tư vấn cho người tiêu dùng.

Sau khi xem xét những yếu tố này thì công ty tiến hành cử nhân viên đi thẩm tra lại các mặt như khả năng tài chính, khả năng bán hàng sẵn có. Việc thẩm tra này đảm bảo giúp công ty đảm bảo sẽ được thanh toán ngay hoặc thanh toán đúng với hợp đồng đã kí kết, đảm bảo các nguồn lực của đối tác đủ để tổ chức bán hàng và kinh doanh hợp tác giữa hai bên.

2.2.3.2. Quản lí các thành viên kênh

Hiện tại thì công ty GFC chọn cách tương tác chủ yếu với các thành viên kênh phân phối cà phê của mình qua Fanpage, Zalo, Facebook, mail, ... Tuy nhiên, không phải vì vậy mà công tác quản lí lỏng lẻo mà ngược lại luôn hoạt động tích cực và đảm bảo trao đổi bất cứ lúc nào khi cần thiết giữa hai bên. Các nhân viên kinh doanh thường xuyên ghé thăm các cửa hàng để theo dõi, thu thập thông tin thị trường, đối thủ cạnh tranh,.. Khi có các thắc mắc cửa hàng có thể gọi trực tiếp cho công ty để công ty giải quyết. Cụ thể, công tác quản lí trong kênh phân phối được thực hiện như sau:

Trường Đại học Kinh tế Huế

- Mua hàng:

Đơn đặt hàng được công ty nhận mỗi ngày và được đưa lên hệ thống. Công ty luôn cố gắng đảm bảo đủ cà phê cung cấp cho khách hàng mỗi ngày. Các nhân viên trong công ty sẽ có nhiệm vụ tiếp nhận đơn hàng, đóng gói hàng và giao hàng cho khách hàng. Công việc giao hàng được thực hiện bởi bất cứ nhân viên thuộc bộ phận bất kì trong công ty và được tính điểm cho nhân viên đó khi báo cáo công việc trên phần mền chấm công của công ty.

Công ty GFC có chính sách trả hàng đối với trường hợp hàng bị lỗi hay không đạt yêu cầu từ phía công ty trong vòng 15 ngày kể từ ngày xuất hàng.

- Chính sách giá:

Các nhà bán lẻ mua cà phê với giá niêm yết do công ty đề ra

Nếu phát hiện tình trạng các nhà bán lẻ bán giá quá cao hoặc khoog tốt gây ảnh hưởng đến uy tín của công ty thì công ty sẽ có những biện pháp xử lý tùy theo mức độ nghiêm trọng như ngừng cung cấp,..

Nếu giá bán cà phê của công ty có sự thay đổi thì công ty sẽ tiến hành thông báo cho các nhà bán lẻ ít nhất 20 ngày. Trong những trường hợp mà giá bán thay đổi mà không báo trước cho các nhà bán lẻ thì các nhà bán lẻ thanh toán tiền hành tính theo giá bán buôn trừ đi chiết khấu được hưởng. Số tiền này không tính thuế VAT 10%.

- Giao hàng và vận chuyển:

Hiện tại thì công ty GFC đang có chính sách giao hàng giao hàng miễn phí trong thành phố Huế, khách hàng chịu phí phát sinh nếu có. Đối với các tỉnh thành khác thì phí vận chuyển tùy thuộc vào thỏa thuận giữa hai bên. Khi giao hàng luôn đi kèm phiếu xuất kho với đầy đủ thông tin đơn hàng và kí nhận của người giao để đảm bảo cân đối hàng xuất kho, hàng bán và tồn kho.

- Thanh toán:

Thanh toán linh hoạt qua nhiều hình thức như thanh toán ngay bẳng tiền mặt, thanh toán qua ví điện tử, chuyển khoản ngân hàng,…

Đối với các nhà bán lẻ của công ty thì thời gian nợ tối đa chỉ 15 ngày kể từ ngày

Trường Đại học Kinh tế Huế

Nếu như thanh toán ngay lúc nhận hàng thì sẽ được hưởng mức chiết khấu thanh toán 1.5%, thanh toán đơn hàng trước hạn được hưởng mức chiết khấu thấp hơn tùy vào thời gian.

- Chính sách hỗ trợ bán hàng và trưng bày sản phẩm:

Công ty có một đội ngũ nhân viên hỗ trợ công tác bán hàng và trưng bày sản phẩm, những nhân viên này có nhiệm vụ hỗ trợ các cửa hàng trong khu vực quyền hạn được phân công, chăm sóc, chuyển giao mẫu kệ, biển nhằm quảng cáo thương hiệu, thúc đẩy bán hàng.

2.2.3.3. Khuyến khích các thành viên kênh

Công ty GFC có đưa ra các mức chiết khấu đặc biệt cho các nhà bán lẻ nhập hàng với số lượng lớn mỗi tháng và trong 6 tháng, các khách hàng thanh toán đầy đủ, đúng hạn như sau:

Chiết khấu mỗi tháng

Sản lượng đạt >= 80 kg/tháng: 20.000đ/kg Chiết khấu trong 6 tháng:

Sản lượng từ 300 kg đến dưới 500 kg: 3.000đ/kg Sản lượng từ 500 kg đến dưới 650 kg: 6.000đ/kg Sản lượng trên 650kg: 9.000đ/kg

Số tiền chiết khấu sẽ được trừ trực tiếp lên hóa đơn mua hàng của tháng liền kề.

Công ty thường xuyên tổ chức các buổi hội thảo khách hàng nhằm giới thiệu sản phẩm, trao đổi kinh nghiệm bán hàng cũng như khen thưởng cho các nhà bán lẻ có doanh số bán hàng cao, sản lượng bán hàng đạt chỉ tiêu,…

Công ty luôn có những phần quà thiết thực cho các nhà bán lẻ vào mỗi dịp lễ, Tết,..

Công ty luôn lắng nghe và giải quyết các kiến nghị của các cửa hàng.

2.2.3.4. Quản lí các dòng chảy trong kênh

Dòng thông tin: Công ty cà phê GFC hiện đang có một đội ngũ nhân viên làm công tác gắn kết và tương tác với khách hàng, đóng vai trò như là cầu nối giữa Công ty với các nhà phân phối. Những nhân viên này ngoài việc tìm kiếm các khách hàng tiềm năng để mở rộng kênh phân phối cho công ty thì còn có nhiệm vụ trong việc tìm hiểu

Trường Đại học Kinh tế Huế

và nắm bắt các nhu cầu của các nhà phân phối cũng như các đối thủ cạnh tranh trong ngành. Sau đó họ sẽ báo cáo tình hình lên công ty để kịp thời đưa ra những chính sách và giải pháp giải quyết những vấn đề này.

Dòng đàm phán: Khi mà các nhà bán lẻ, các cửa hàng trên địa bàn thành phố Huế có nhu cầu đặt hàng thì công ty sẽ cử các nhân viên đến trực tiếp cửa hàng để trao đổi về các vấn đề liên quan như số lượng, loại cà phê, giá cả của các loại cũng như phương thức giao hàng, thanh toán. Sau khi hai bên đã thống nhất thì công ty tiến hành thực hiện đơn hàng cho khách theo đơn đặt hàng.

Dòng sản phẩm: Các mẻ cà phê sau khi rang xong được bảo quản tại kho. Khi có đơn hàng được cập nhật trên hệ thống thì các nhân viên của công ty sẽ thực hiện việc đóng hàng theo đơn đặt hàng. Việc vận chuyển giao hàng cho khách được các nhân viên trong công ty đăng kí giao hàng trên hệ thống. Chi phí vận chuyển cho đơn hàng sẽ được công ty trả cho nhân viên trong mỗi tháng thông qua số liệu đơn hàng nhận giao trên hệ thống quản lí của công ty. Trên thực tế thì kho chứa cà phê của công ty chỉ có duy nhất 1 kho nằm ở trụ sở chính của công ty và hệ thống các nhà phân phối bán lẻ có quy mô khá rộng nên hiện tại vẫn còn đang gặp nhiều khó khăn. Tuy vậy, công ty đang tiến hàng xây dựng thêm 1 kho dữ trữ, đảm bảo nguồn hàng cung cấp cho khách hàng của công ty.

Dòng sở hữu: Khi các nhà bán lẻ muốn đặt hàng với công ty thì hai bên sẽ tiến hành thực hiện các công việc theo thõa thuận như giao hàng đúng số lượng, xuất hóa đơn mỗi lần giao, hóa đơn thanh toán, hình thức thanh toán để chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa đó cho các nhà phân phối này.

Dòng xúc tiến: Công ty GFC đã có những chương trình khuyến mãi, các chính sách chiết khấu, giảm giá, các chương trình quảng cáo,.. để giữ chân và động viên các nhà phân phối cũng như đưa sản phẩm của công ty đến tay người tiêu dùng một cách dễ dàng hơn.

2.2.3.5. Thực trạng công tác đánh giá thành viên kênh

Công ty vẫn chưa có đội ngũ nhân viên đánh giá hoạt động của thành viên kênh mà hiện tại việc đánh giá này tiến hành bằng cách đánh giá hoạt động của các nhà bán

Trường Đại học Kinh tế Huế

2.3. Kết quả khảo sát đánh giá chính sách phân phối cà phê rang xay của công ty