Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu của Công ty

Bước 1: Tìm kiếm khách hàng, đàm phán và ký kết hợp đồng ngoại thương Là bước quan trọng nhất. Nhằm tìm kiếm bạn hàngổn định, đáng tin và hợp pháp.

Tìm kiếm khách hàng dựa trên các mặt: thái độkinh doanh, lịch sử phát triển, khả năng vềtài chính, lĩnh vực hoạt động và uy tín của họtrong hoạt động sản xuất kinh doanh.

Nghiên cứu và lựa chọn khách hàng sẽ giúp cho công ty có những phương thức kinh doanh phù hợp, tránh những rủi ro. Nhưng đối với Công ty Cổ Phần May Trường Giang việc tìm kiếm khách hàng và ký kết hợp đồng rất hạn chế bởi vì đa số khách hàng của công ty đều là khách hàng truyền thống nên công ty sẽ không mất nhiều thời gian cho bước này.

Bước 2: Thời gian nhập nguyên phụ liệu a) Nhập kho nguyên phụliệu

Căn cứvà kếhoạch sản xuất của công ty để nhận vải theo từng mã hàng, trước khi xe vải xuống bộ phận kho sắp xếp và cung cấp ánh màu độ, mẫu lỗi đã được duyệt từ

phòng kỹthuật. Thủ kho căn cứvào phiếu nhập NPL, tổchức tiếp nhận, tiến hành tháo dỡcuộn, kiện NPL từ phương tiện vận chuyển sau đó tiến hành kiểm tra.

b) Kiểm tra đo đếm NPL và sắp xếp, bốtrí mặt bằng kho

- Đối với phụ liệu như khóa, nhãn, cúc, phụ liệu bao gói, được kiểm tra trực tiếp bằng cáchđếm loại đối với từng mã hàng nhập.

-Đối với chỉ:

Số lượng: Đếm theo từng cuộn, theo từng chủng loại.

Chất lượng: thử lực căng của chỉ trên máy không bị đứt, sướt thì đạt tiêu chuẩn, màu sắc thì dựa vào bảng màu khách hàng đã duyệt.

- Đối với các phụliệu khác: Số lượng tiến hành đếm theo chiếc. Chất lượng thông số kích thước được kiểm tra bằng thước đo.

c) Cấp phát nguyên phụliệu

Những NPL sau khi kiểm tra, phân loại ở trạng thái bao gói như ban đầu, khi nhận được lệnh sản xuất của phòng kếhoạch, dựa vào bảng hướng dẫn NPL, thủ kho chuẩn bị NPL của đơn hàng đó, chuẩn bị giao cho phân xưởng may theo đúng số lượng và chủng loại để đảm bảo cho quá trình sản xuất.

Bước 3: Chuẩn bị hàng xuất khẩu và làm thủ tục hải quan hàng xuất

Đóng gói, bao bì cho sản phẩm gia công. Trước khi tiến hành xuất khẩu, công ty thông báo cho khách hàng đã hoàn thành đơn đặt hàng.

- Khai báo hải quan điện tửcho hàng xuất

 Luồng xanh: Chấp nhận thông tin tờ khai, doanh nghiệp in tờkhai từ hệthống, kí tên, đóng dấu.

 Luồng vàng: In tờ khai mang các chứng từ giấy theo yêu cầu đến chi cục Hải quan thực hiện điện tử.

 Luồng đỏ: Xuất trình toàn bộ hồ sơ Hải quan giấy và hàng hóa để kiểm tra

Sau đó, công ty cũng bổ sung các chứng từ thương mại, hoàn thành các thủ tục xuất khẩu và chuyển đến cảng. Sản phẩm được xuất khẩu trực tiếp sang nước ngoài chủyếu bằng giá FOB.

Bước 4: Thanh toán

Công ty chủ yếu sử dụng phương thức thanh toán bằng L/C, công ty yêu cầu bên đối tác mở L/C phù hợp với hợp đồng. Khi L/C đãđược mở, ngân hàng thay mặt bên đối tác cam kết với công ty sẽ trả tiền trong thời gian quy định khi công ty xuất trình những chứng từphù hợp với quy định trong L/C.

Công ty Cổ phần May Trường Giang khi nhận các đơn hàng xuất khẩu, công ty tiến hành sản xuất để đảm bảo tiến độ giao hàng. Dựa trên các đơn hàng đã nhận, lãnh đạo phòng Kếhoạch –Vật tưthực hiện phân công công việc phụ trách điều độsản xuất các đơn hàng cho từng chuyên viên. Các chuyên viên theo dõi, giám sát quá trình sản xuất đảm bảo giao hàng đúng tiến độ.

Tham gia nghiệp vụ thanh toán bằng thư tín dụng, có thể có nhiều bên thông thường có các bên sau:

-Người yêu cầu mở thư tín dụng là người nhập khẩu (Người mua) -Người hưởng thư tín dụng là người xuất khẩu (Người bán)

Các ngân hàng liên quan: ít nhất có hai ngân hàng tham gia, Ngân hàng mở L/C còn gọi là ngân hàng phát hành L/C, ngân hàng này có trách nhiệm trích trả tiền cho người xuất khẩu khi họ xuất trình bộchứng từ phù hợp với L/C, ngân hàng thông báo L/C là chi nhánh ngân hàng hoặc đại lý của ngân hàng phát hành L/C hoặc ngân hàng phục vụ người xuất khẩu.

Bước 5: Thực hiện hợp đồng

Người xuất khẩu sẽ tiến hành thuê vận chuyển hàng hóa, công ty liên hệ với công ty vận tải biển (đại lý chủ tàu hoặc thông qua môi giới). Danh sách đăng ký hàng hóa hoặc phiếu đóng gói (Packing list) là bằng chứng để tiến hành hợp đồng chuyên chở

(Booking note). Khi chấp nhận vận chuyển đại lý sẽthu tiền, cấp giấy vận chuyển nếu người gửi hàng cần.

Bước 6: Thanh lý hợp đồng

Trong quá trình xuất hàng, khi công ty đã nhận được vận đơn đường biển B/L thì gửi sang cho khách hàng đểhọtiến hành thành lý hợp đồng. Bộphận nhân sự sẽquản lý và chịu trách nhiệm vềviệc thanh lý hợp đồng.