CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
1.1. Cơ sở lý luận chung về hoạt động xuất khẩu hàng hóa
1.1.4. Nội dung hoạt động xuất khẩu
1.1.4.5. Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu
(Trích Slide Môn Quản Trị Xuất Nhập Khẩu 2, Th.S Dương Đắc Quang Hảo, Chương 6, Trang 10)
1. Xin giấy phép xuất khẩu (nếu có)
Giấy phép là tiền đề quan trọng về mặt pháp lý để tiến hành các khâu khác trong mỗi chuyến hàng xuất khẩu.ỞViệt Nam, thủtục xin giấy phép được thay đổi rất nhiều trong thời gian qua, theo hướng ngày càng đơn giản và thuận lợi. Quyền kinh doanh xuất nhập khẩu và thủ tục xuất nhập khẩu được quy định 12/2006/NĐ - CP, ngày 23/01/2006.
2. Thực hiện những công việc ở giai đoạn đầu của khâu thanh toán:
Nếu thanh toán bằng L/C Người bán cần phải:
- Nhắc nhở người mua mở L/C theo đúng yêu cầu
Sơ đồ 1. 1: Sơ đồ quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu
- Kiểm tra L/C: Bên nhập khẩu có trách nhiệm mở L/C và bên xuất khẩu cần kiểm tra L/C có phù hợp với hợp đồng được ký kết hay không trước khi tiến hành giao hàng.
Nếu thanh toán bằng CAD: Người bán cần nhắc người mua mở tài khoản tín thác đúng theo yêucầu
Nếu thanh toán bằng T/T trả trước: Cần nhắc nhở người mua chuyển tiền đủ và đúng hạn
T/T trả sau, Clean Collection, D/A, D/P: Người bán phải giao hàng rồi có thểthực hiện những công việc của khâu thanh toán
3. Chuẩn bị hàng xuất khẩu:
Sản xuất, thu gom hàng XK
- Đối với những đơn vịsản xuất hàng XK
- Đối với những đơn vịchuyên kinh doanh XNK
Đóng gói, bao bì
- Tránh đóng gói sai quy cách dẫn đến bên NK từ chối nhận hàng, giảm giá hàng XK, từchối thanh toán bằng tiền mặt,...
- Cần nắm vững loại bao bìđónggói mà hợp đồngquy định và những yêu cầu cụthể của việc bao gói đểlựa chọn cách bao gói thích hợp.
- Yêu cầu chung: an toàn, rẻ đẹp và thẩm mỹ.
Kẻký mã hiệu
- Dấu hiệu cần thiết đối với người nhận hàng;
- Dấu hiệu hướng dẫn cách xếp đặt, bốc dỡ và bảo quản hàng hóa trên đường đi từ nơi sản xuất đến nơi tiêu thụ;
- Yêu cầu chung: sáng sủa, dễ đọc, không phai màu, không thấm nước, sơn/mực không làmảnh hưởng đến phẩm chất hàng hóa ngoại thương.
Các công việc này phải được thực hiện theo đúng quy định của hợp đồng vả đảm bảo tiến độ cho công tác giao hàng. Chuẩn bị hàng xuất khẩu bao gồm rất nhiều công
việc từ thu gom tập trung thành lô hàng xuất khẩu đến việc bao bì đóng gói, ký mã hiệu.
4. Kiểm tra hàng xuất khẩu
- Hệthống kiểm tra được tiến hànhở2 cấp: cấp CƠSỞvà cấp CỬA KHẨU - Các phương thức kiểm tra:
+ Kiểm nghiệm:
Kiểm tra phẩm chất, số lượng, trọng lượng...
Ởcấp cơ sở: do tổchức kiểm tra chất lượng sản phẩm (KCS) tiến hành, đóng vai trò quyết định. Phải có chữký của thủ trưởng đơn vị.
Ởcấp cửa khẩu: Công ty giám định hàng hóa XNK kiểm tra.
+ Kiểm dịch:
Nếu hàng xuất khẩu là động, thực vật, hàng thực phẩm thì còn phải kiểm tra thêm khả năng lây lan bệnh dịch.
Ở cấp cơ sở: Phòng bảo vệ thực vật/Trạm thú y, Trung tâm chuẩn đoán - kiểm dịch động vật tiến hành.
Ở cấp cửa khẩu: Cục thú y và Cục bảo vệ thực vật đều có chi nhánh ở các cửa khẩu (cảng, ga quốc tế) nhằm thẩm tra lại kết quả ởcấp cơ sở.
- Quy trình giámđịnh hàng hóa:
1. Nộp hồ sơ yêu cầu giám định
Giấy yêu cầu giám định.
Hợp đồng + phụkiện hợp đồng (nếu có)
L/C và tu chỉnh L/C (nếu có)
2. Cơ quan giám định tiến hành giám định hàng hóa tại hiện trường Phân tích mẫu tại phòng thí nghiệm
3. Cơ quan giám định thông báo kết quả và cấp giấy chứng nhạn tạm thời để làm thủ
4. Kiểm tra vệsinh hầm hàng (xuất gạo, nông sản...) 5. Giám sát quá trình xuất hàng:
Tại nhà máy, kho hàng, tại hiện trường 6. Cơ quan giám định cấp chứng thư chính thức.
Nếu hàng hóa phải khử trùng thì phải làm đơn gửi đến Công ty khửtrùng - chi cục kiểm dịch thực vật xin khử trùng. Sau khi hàng hóa được khử trùng, chủhàng sẽ được giấy chứng nhận.
- Một sốloại Giấy chứng nhận:
Giấy chứng nhận số lượng
Giấy chứng nhận chất lượng
Giấy chứng nhận trọng lượng
Giấy chứng nhận kiểm dịch
o Sản phẩm động vật: Animal product sanitary inspection certificate o Thực vật: Phytosanitary certificate
Giấy chứng nhận vệsinh
Giấy chứng nhận khử trùng 5. Làm thủ tục hải quan:
Thủtục hải quan là một cách thức để Nhà nước quản lý hoạt động xuất nhập khẩu.
Làm thủtục hải quan đến xác nhận hàng hóa vận chuyển có nguồn gốc xuất xứ, có đầy đủgiấy phép để có thểvận chuyển qua biên giới, kiểm tra hàng lậu, sai sót, giảmạo.
Quy trình làm thủtục hải quan của doanh nghiệp:
- Khai hải quan
- Nộp tờ khai HQ; Nộp và xuất trình bộchứng từkhai HQ - Đưa hàng đến địa điểm quy định đểkiểm tra
- Nộp thuếvà các nghĩa vụtài chính khác
- Chữ ký số
- Thời hạn khai & nộp tờkhai hải quan - Thời gian kiểm tra hàng hóa
- Địa điểm đăng ký tờkhai
Theo khoản 2 điều 23 và khoản 1 điều 24 thông tư 38/2015/TT-BTCquy định các trường hợp chuyển luồng gồm:
- Có dấu hiệu vi phạm pháp luật hải quan, pháp luật vềthuế;
- Người khai hải quan không nộp được chứng từ theo yêu cầu của cơ quan hải quan hoặc qua kiểm tra các chứng từ, cơ quan hải quan chưa đủ cơ sở để xác định tên hàng, mã sốhàng hóa, mức thuế;
- Trường hợp cơ quan hải quan chưa đủ căn cứ để xác định tính chính xác của nội dung khai báo.
6. Thuê phương tiện vận tải:
- Hàng hóa XNK Việt Nam chủyếu vận chuyển bằng đường biển.
- Việc thuê phương tiện vận tải trực tiếpảnh hưởng đến tiến độ giao hàng, đến sự an toàn của hàng hóa và có liên quan đến nhiều nội dung của hợp đồng ngoại thương.
- Việc thuê tàu chở hàng được tiến hành dựa vào 03 căn cứsau:
Những điều khoản của HĐ ngoại thương;
Đặc điểm hàng mua bán;
Điều kiện cơ sởgiao hàng.
7. Giao hàng cho người vận tải:
Hàng XK vận chuyển bằng tàu chợ + Hàng rời
+ Hàng container (FCL, LCL)
Hàng XK vận chuyển bằng tàu chuyến
+ XK hàng nguyên tàu, nguyên hầm hoặc với số lượng lớn
Nội dung công việc khi giao hàng cho người vận chuyển:
+ Lập Cargo list
+ Kiểm tra S/O (Shipping order) và sơ đồxếp hàng (cargo plan or stowage plan) + Giám sát quá trình bốc hàng
+ Lấy biên lai thuyền phó– Mate’s receipt
+ Đổi biên lai thuyền phó lấy clean Bill of Lading 8. Mua bảo hiểm cho hàng hóa XK:
Mua bảo hiểm là hoạt động nhằm giảm thiểu rủi ro cho lô hàng trong quá trình vận chuyển. Hợp đồng bảo hiểm có thểchia thành hai loại: Hợp đồng bảo hiểm bao (Open Policy); hợp đồng bảo hiểm chuyến (Voyage Policy).
Bảo hiểm hàng hóa đường biển là loại bảo hiểm phổ biến nhất trong ngoại thương do thường gặp nhiều rủi ro, tổn thất.
Mua bảo hiểm bảo vệ được lợi ích của DN khi có tổn thất và tạo ra tâm lý an tâm trong kinh doanh XNK.
Khi mua bảo hiểmcho hàng XK, người được bảo hiểm cần chú ý:
Nên mua bảo hiểm trước khi hàng rời khỏi kho;
XK theo CIF: mua bảo hiểm theo điều kiện bảo hiểm tối thiểu.
XK theo FOB/CFR: người XK phải thông báo sớm cho người NK ngày xếp hàng xuống tàu để họ mua bảo hiểm cho hàng hóa (muộn nhất là ngay trước khi hàng bịtổn thất và sau khi người XK đã nhận B/L).
Mua bảo hiểm chuyến và bảo hiểm bao. DN Việt Nam thường mua bảo hiểm từng chuyến một.
9. Lập bộ chứng từ thanh toán:
Sau khi giao hàng, nhà sản xuất nhanh chóng lập bộchứng từ thanh toán trình ngân
cầu của L/C về cảnội dung và hình thức. Bộ chứng từ thanh toán, thông thường gồm:
phương tiện thanh toán (thường là hối phiếu) và các chứng từ gửi hàng Cụ thể thường có:
- Hối phiếu thương mại.
- Vận đơn đường biển sạch.
- Đơn hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm (nếu bán CIF, CIP).
- Hóa đơn thương mại.
- Giấy chứng nhận phẩm chất hàng hóa.
- Giấy chứng nhận: trọng/ khối lượng.
- Giấy chứng nhận xuất xứhàng hóa.
- Phiếu đóng gói hàng hóa.
- Giấy kiểm dịch thực vật (nếu hàng bán phải kiểm dịch).
10. Giải quyết khiếu nại
Người bán khiếu nạingười mua
Khi người mua vi phạm hợp đồng, trong các trường hợp như trả tiền chậm so với quy địnhngười bán có quyền khiếu nại, hồ sơ khiếu nại gồm:
- Đơn khiếu nại, nội dung của đơn: tên địa chỉ bên nguyên, bên bị, cơ sởpháp lý của việc khiếu nại (căn cứ vào điều khoản...hợp đồng số...) lý do khiếu nại, tổn hại đối phương gây ra cho mình, yêu cầu giải quyết.
- Các chứng từkèm theo:
- Hợp đồng ngoại thương.
- Hóa đơn thương mại.
- Các thư từ, điện, fax... giao dịch giữa hai bên.
- Khiếu nại các cơ quan hữu quan (Hồ sơ tương tựtrên).
Người mua/ các cơ quan hữu quan khiếu nại
- Người mua khiếu nại người bán: giao hàng không đúng về số lượng, trọng lượng, quy cách, phẩm chất, nguồn gốc như trong hợp đồng quy định, bao bì, kí mã hiệu sai quy cách, không phù hợp với điều kiện vận chuyển.
- Nếu nhận được hồ sơ khiếu nại của người mua hoặc các bên hữu quan khác, người bán cần nghiêm túc, nhanh chóng nghiên cứu hồ sơ, tìm phương hướng giải quyết một cách thỏa đáng.
11. Thanh lý hợp đồng:
Sau khi hai bên đã hoàn thành hợp đồng XNK hàng hóa thì cần tiến hành nghiệm thu và thanh lý hợp đồng nhằm chấm dứt một hợpđồng nào đó đãđược ký kết.
Thanh lý hợp đồng nhằm xác định lại nghĩa vụ và quyền của các bên theo hợp đồng đã hoàn thành hay chưa và các vấn đềcần giải quyết sau khi chấm dứt hợp đồng.
Trong thực tếthì hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế thường không phải thanh lý.
1.1.5. Các yếu tố ảnh hường đến hoạt động kinh doanh xuất khẩu của DN