Quá trình tuyển chọn nhân lực của Công ty

Để đảm bảo cho việc tuyển dụng có cơ sởkhoa học và thực tiễn, qua đó lựa chọn được những người có đủphẩm chất cần thiết đáp ứng được yêu cầu công việc, Công ty TNHH TMTH Tuấn Việt đã xây dựng và thực hiện quy trình tuyển dụng nhân sựtheo hình. Quy trình này quyđịnh cách thức tiến hành tuyển dụng nhân lực, đảm bảo đáp ứng được yêu cầu về

Trường ĐH KInh tế Huế

nguồn nhân lực của công ty, cung cấp đủ và đúng người phục vụ

Trong quá trình thi tuyển của Công ty bao gồm 4 vòng, áp dụng đối với mọi vị trí. Thứtựcác vòng thi tuyển này có thể thay đổi tuỳtừng đợt tuyển dụng, vịtrí tuyển dụng. Thời gian của thi tuyển đầu vào và phỏng vấn vòng 1 có thểvào cùng một buổi.

Dưới đây là sơ đồquy trình tuyển dụng nhân lực tại Công ty TNHH TMTH Tuấn Việt–chi nhánh Huế:

Sơ đồ 2.2: Quy trình tuyển dụng tại Công ty

(Nguồn: Phòng Nhân sự) Các bước thực hiện như sau:

 Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng

Đểviệc tuyển dụng nhân sự được thành công và đạt được những mong muốn của nhà tuyển dụng, nhà tuyển dụng cần phải xác định rõ nhu cầu nhân sự hiện tại của công ty mình. Cách xácđịnh nhu cầu tuyển dụng nhân sự ởmỗi doanh nghiệp sẽcó sự khác nhau tuỳtheo quy mô của doanh nghiệp.

Hiện nay, ở công ty có bộphận nhân sự và sẽdo nhân viên trong phong nhân sự thực hiện quy trình tuyển dụng. Các bộ phận khác khi có nhu cầu tuyển thêm nhân

Xác định nhu cầu tuyển dụng

Thông báo tuyển dụng

Thu nhận và tiến hành chọn lọc hồ sơ Phỏng vấn vòng 1

Phỏng vấn vòng 2 Quyết định tuyển dụng

Thực tế Thi tuyển

Trường ĐH KInh tế Huế

viên sẽ gửi yêu cầu đến phòng nhân sự của công ty. Nếu phòng nhân sự nhận được cùng một lúc các yêu cầu tuyển dụng từ các bộ phận khác thì họ sẽ đề xuất lên ban lãnhđạo đểthực hiện một kếhoạch tuyển dụng lớn cho nhiều vị trí khác nhau.

Nhu cầu tuyển dụng của công ty thường phát sinh từcác nguồn sau:

- Theo yêu cầu của Giám đốc (GĐ): Đáp ứng một số công tác đòi hỏi chuyên môn nghiệp vụcao hoặc kĩ năng đặc biệt

- Phòng Nhân sự đề nghị: Khi có LĐ nghỉ hưu hoặc chấm dứt hợp đồng thì sẽ xem xét, cân đối điều chỉnh giữa các đơn vịtrong công ty.

- Theo yêu cầu của các Bộ phận sử dụng: Tùy thuộc vào tình hình LĐ của mỗi phòng ban tại mỗi thời điểm, nếu LĐ hiện tại không đáp ứng được hết khối lượng công việc thìđềxuất tuyển thêm người.

Các Bộphận căn cứvào kếhoạch sản xuất kinh doanh và nhu cầu công việc phát sinh đểlập kếhoạch tuyển dụng vào Phiếu đăng ký nhu cầu nhân sự, bao gồm các nội dung sau:

+Tuyển dụng phục vụ yêu cầu cho công việc gì

+Điều kiện đòi hỏi người dự tuyển phải đáp ưng được về: Tay nghề, trình độ chuyên môn, kỹ thuật và những điều kiện khác tùy theo tính chất công việc.

+Số lượng cần tuyển dụng.

+Loại lao động: chính thức hay thời vụ.

+Thời gian cần nhân sự.

Sauđóphòng nhân sựtiến hành các bước sau:

a)Xác định lại nhu cầu tuyển dụng của các bộphận vềsố lượng, yêu cầu phục vụ cho công việc.

b) Nếu xét thấy còn có một vài chi tiết chưa hợp lý thì trao đổi trực tiếp với Trưởng bộphậnliên quan để thống nhất việc tuyển dụng.

c) Sau khi thống nhất nhu cầu cần tuyển dụng thì tiến hành tổng hợp theo từng

Trường ĐH KInh tế Huế

d) Lập kế hoạch tuyển dụng chuyển cho GĐ để xin ý kiến tuyển dụng LĐ (có phân tích và thuyết minh cụthể); Nếu không đảm bảo các yêu cầu thì sẽthống nhất lại với các Trưởng Bộphận liên quan theo ý kiến của GĐ, nếu có những điểm chưa đồng ý thì phải thuyết minh cụthểtrình GĐ giải quyết.

Sau khi được GĐ phê duyệt tuyển dụng, Phòng Nhân sựtiến hành lên kế hoạch tuyển dụng bao gồm:

a) Số lượng và điều kiện tuyển dụng lao động cho từng công việc.

b) Nơi cung cấp nguồn nhân lực (thông báo tuyển dụng tại chỗ, mạng xã hội, trung tâm giới thiệu việc làm,…).

c) Thời gian tiếp nhận hồ sơ tuyển dụng.

d) Dự kiến thành phần tham dự phỏng vấn người lao động (tùy theo từng đối tượng để bố trí người có trình độ chuyên môn để phỏng vấn, khảo sát nghiệp vụ chuyên môn).

e) Thời gian phỏng vấn.

f) Trình GĐ phê duyệt kế hoạch tuyển dụng bao gồm chi phí tuyển dụng. Nếu GĐ chưa nhất trí thì dựa trên quan điểm của GĐ có sựtrình bày của Phòng Nhân sự để thống nhất kếhoạch.

 Bước2: Thông báo tuyểndụng

Sau khi kếhoạch tuyển dụng đãđược duyệt, Phòng Nhân sựtiến hành thông báo tuyển dụng nhân sự thông qua bảng tin tại doanh nghiệp, một số trang mạng xã hội việc làm. Việc đăng thông báo tuyển dụng nhân sự hiện nay khá dễ dàng và nhanh chóng với sựphát triển mạnh của CNTT và mạng xã hội.

Thông báo tuyển dụng của công ty bao gồm các nội dung sau:

- Tên công ty

- Số lượng lao động cần tuyển - Vịtrí của công việc cần tuyển

- Yêu cầu vềtrìnhđộ chuyên môn, độtuổi, giới tính, sức khỏe, kinh nghiệm

Trường ĐH KInh tế Huế

- Các hồ sơ cần thiết - Mức lương ban đầu

- Cơ hội thăng tiến khi làm việc tại vịtrí công việc được tuyển - Điều kiện làm việc tại vị trí đó

Trong bảng thông báo tuyển dụng còn ghi rõ thời gian bắt đầu nhận hồ sơ, hạn nộp hồ sơ, địa điểm nhận hồ sơ và địa chỉ, số điện thoại liên hệ,...

 Bước3: Thu nhận và tiếnhành chọnlọchồ sơ

Đầu tiên, việc nộp hồ sơ ứng viên tham khảo các thông tin tuyển dụng được đăng tải trên website hoặc fanpage của Công ty và lựa chọn vị tríứng tuyển.

Chuẩn bị Hồ sơdựtuyển bao gồm:

* Hồ sơ bản mềm: Nộp CV trực tiếp qua mail

* Hồ sơ bản cứng bao gồm:

- Đơn xin việc 01 bản Tiếng Việt

- Sơ yếu lý lịch 01 bản Có chứng thực trong vòng 06 tháng - Hộkhẩu photo 01 bản Có chứng thực trong vòng 06 tháng - CMND 04 bản Có chứng thực trong vòng 06 tháng

- Bằng cấp photo các loại Có chứng thực trong vòng 06 tháng - Giấy khám sức khỏe 01 bản Có thời hạn trong vòng 01 năm - Hình 3X4 02 bản Có thời hạn trong vòng 06 tháng

Ứng viên nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua mail Hr@tuanviet-trading.com (theo hướng dẫn tại thông tin tuyển dụng, tiêu đề Hồ sơ ghi rõ vị trí ứng tuyển_Họ tên ứng viên). HoặcIb Fanpage Tuyển dụng Công ty Tuấn Việt.

Lưu ý: Công ty không khuyến khích nộp hồ sơ bản gốc. Theo quy định tuyển dụng công ty sẽ lưu hồ sơ của ứng viên và sẽ không hoàn trả lại hồ sơ nếu ứng viên không đạt kết quảtuyển dụng.

Sau khi thông báo tuyển dụng,

Trường ĐH KInh tế Huế

phòng hành chính – nhân sự sẽ nhận được nhiều

những ứng viên có những thông tin gần với yêu cầu của vị trí cần tuyển để mời tham dự phỏng vấn.

Phòng Nhân sự tiến hành sơ kiểm ứng viên xin thi tuyển dụng như sau:

a) Kiểm tra ứng cử viên có đủ tuổi không (căn cứ CMND, kiểm tra và đối chiếu với các giấy tờ khác, trường hợp ứng viên không đủ tuổi thì không nhận.)

b) Kiểmtraứng viên có đủ hồ sơ không?

Toàn bộ các giấy tờ được làm không qúa 6 tháng tính đến ngày Phòng Nhân sự kiểm tra. Trường hợp ứng viên thiếu hồ sơ thì yêu cầu ứng viên bổ sung sau.

c) Kiểm tra ứng viên có bằng cấp chuyên môn, có kinh nghiệm, có chuyên môn đáp ứng được công việc không?

Nếu đạt yêu cầu thì Phòng Nhân sự lập danh sách ứng viên sau đó được liên hệ phỏng vấn, trường hợp không đạtsẽ đượclưu hồ sơ và thông tin tại hệthống cơ sởdữ liệu cho các đợt tuyển dụng sau.

Có thểthấy công tác nghiên cứu và lựa chọn hồ sơ của công ty tiến hành khá bài bản, hạn chế được phần nào những thiếu xót trong việc lựa chọn những ứng viên có đầy đủ năng lực, đảm bảo cho công tác phỏng vấn thuận lợi và có chất lượng hơn.

 Bước 4: Phỏng vấn vòng 1

Cán bộ phòng Nhân sự kết hợp với bộ phận yêu cầu tuyển dụng lên kế hoạch phỏng vấn. Thời gian của thi tuyển đầu vào và phỏng vấn vòng 1 có thểvào cùng một buổi.

Phòng nhân sự sẽ thông báo kết quả qua mail hoặc qua điện thoại đến các ứng viên và tiến hành công việc phỏng vấn ứng viên trực tiếp. Ứng viên sẽtham gia phỏng vấn vòngđầu tiên.

Người phỏng vấn sẽ đánh giá các đặc tính của ứng viên như ăn mặc và dáng điệu, khả năng giao tiếp, mối quan tấm tới công ty.Và đasốcác câu hỏi chỉ là các câu hỏi phỏng vấn thông thường nhằm tìm hiểu điểm mạnh, điểm yếu, tính cách và mục tiêu nghề nghiệp của ứng viên trong tương lai. Việc ứng viên vượt qua vòng này là

Trường ĐH KInh tế Huế

80% do trả lời đúng, đạt các tiêu chí của nhà tuyển dụng và còn 20% là do có tố chất phù hợp với công việc, tạo được thiện cảm với nhà tuyển dụng.

Đạt:Qua thực tế Không đạt:Lưu hồ sơ

Sau khi quá trình phỏng vấn vòng 1 kết thúc, sẽ tiến hành họp so sánh các bảng điểm để đưa ra tổng số điểm cho mỗi ứng viên sao cho khách quan nhất, chính xác nhất. Tiếp đó, sẽ chọn từtrên xuống những ứng viên có điểm số cao nhất cho đến khi đủ chỉ tiêu. Ngay khi có kết quả phỏng vấn, trưởng phòng hành chính nhân sựsẽ lập quyết định thực tếcho ứng viên được chọn và trình GĐ ký duyệt.

 Bước5: Thựctế

Những ứng viên đã vượt qua được vòng phỏng vấn lần 1 sẽnhận được thông báo đểbắt đầu vào giaiđoạn thực tế.Ứng viên sẽthực tếtừ2 - 3 ngày vào vịtríứng tuyển.

Trong quá trình này, ứng viên sẽtiếp xúc thực tế với công việc, sẽ có cơ hội thểhiện năng lực và trình độ chuyên môn của mình. Ngoài ra, ứng viên sẽ được hướng dẫn cụ thể công việc cũng như phương pháp làm việc để họ có thểbắt tay vào công việc đễ dàng hơn. Đồng thời sẽ có người theo sát quá trình thực tế của ứng viên để đánh giá được khả năng phù hợp của cácứng viên với vịtrí công việc.

Một số tiêu chí đánh giá quátrình thực tếcủaứng viên đối với vị tríứng tuyển:

Chất lượng công việc

Mức độhoàn thành công việc

Kiến thức

Khả năng giao tiếp

Ý thức tập thể

Tính tựgiác

Tính chủ động sáng tạo trong công việc

Sau khi kết thúc thời gian thực tế, trưởng các bộ phận hoặc người quản lý trực tiếp nhân viên mới chịu trách nhiệm chính trong việc đánh giá kết quả

Trường ĐH KInh tế Huế

thực tế, đưa ra

2.

 Bước 6: Phỏng vấn vòng 2

Ứng viên sẽ tham gia vòng phỏng vấn cuối cùng. Ở vòng này, ứng viên sẽ trực tiếp đối mặt với trưởng bộ phận hoặc là người chịu trách nhiệm quản lý của vị trí mà ứng viên ứng tuyển. Người này có chuyên môn khá cao cũng như năng lực lãnh đạo tốt cho nên sẽ được giao phó để kiểm tra đánh giá chuyên môn của ứng viên trong buổi phỏng vấn vòng 2. Người phỏng vấn sẽ lần lượt đưa ra các câu hỏi vềkiến thức chuyên ngành hoặc các bài tập tình huống để đánh giá kinh nghiệm làm việc thực tế củaứng viên.

Mục đích của phỏng vấn vòng 2 chính là đánh giá chuyên môn ứng viên vậy nên các tiêu chí đánh giá xoay quanh vấn đềnày và làm nổi bật rõ đặc điểm của ứng viên như:

Kiến thức ngành

Kỹ năng giải quyết

Ý tưởng đột phá

Khả năng đặc trưng riêng.

Sau khi xem xét và đánh giá, kết quảsẽ được trình lên GĐ.

 Bước7: Quyết địnhtuyểndụng

Sau khi kết thúc thời gian phỏng vấn và thử việc, công ty sẽ đưa ra quyết định cuối cùng lựa chọn những ứng viên thích hợp nhất với công việc và ra quyết định tuyển dụng. Sau khi có quyết định tuyển dụng, các ứng viên sẽ trở thành nhân viên chính thức của công ty và công việc cuối cùng là ký hợp đồng.

Ứng viên đạt sẽ được thông báo và hướng dẫn bổ sung hồ sơ, làm thủ tục nhận việc. Và sẽgiải đáp những thắc mắc của nhân viên mới vềnhững thông tin cơ bản nhất liên quan đến nhân viên, những quyền lợi, chế độ phúc lợi mà nhân viên mới sẽ được hưởng khi làm việc tại công ty.

Ngoài ra, sau khi kết thúc một quá trình tuyển dụng, các bộ phận cần tổ chức cuộc họp để đánh giá lại toàn bộquá trình tuyển dụng, những kết quả đạt được so với

Trường ĐH KInh tế Huế

các tiêu chí đặt ra ban đầu, những công việc nào chưa hoàn thiện và cần lưu ý cho các đợt tuyển dụng lần sau.

Trường ĐH KInh tế Huế

2.2.4. Kết quả tuyển dụng nhân sự của Công ty TNHH TMTH Tuấn Việt –chi

Trong tài liệu Hoàn thiện công tác tuyển dụng nhân lực tại công ty TNHH TMTH Tuấn Việt – chi nhánh Huế (Trang 67-76)