PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ VẤN ĐỀ TUYỂN DỤNG NHÂN LỰC
1.6. Tuyển chọn
1.6.2. Quá trình tuyển chọn
Quá trình tuyển chọn là một quy trình gồm nhiều bước, mỗi bước trong quá trình được xem như là một hàng rào chắn để sàng lọc loại bỏnhững ứng viên không đủ các điều kiện đi tiếp vào các bước sau.
Khi thiết kếsố bước và nội dung của từng bước trong quá trình tuyển chọn chúng ta cần phải thiết kế sao cho thu được các thông tin đặc trưng nhất và đáng tin cậy đểtừ đó mới làm căn cứquyết định cho việc tuyển hay không.
Sơ đồ 1.1: Quy trình tuyển chọn nhân lực Bước 1: Tiếp đón ban đầu và phỏng vấn sơ bộ
Bước 2: Sàng lọc qua đơn xin việc
Bước 3: Các trắc nghiệm nhân sựtrong tuyển chọn
Bước 4: Phỏng vấn tuyển chọn
Bước 5: Khám sức khỏe và đánh giá thểlực của các ứng viên
Bước 6: Phỏng vấn bởi người lãnh đạo trực triếp
Bước 7: Thẩm tra các thông tin thu được trong quá trình tuyển chọn
Bước 8: Tham quan công việc
Trường ĐH KInh tế Huế
(Nguồn: ThS Bùi Văn Chiêm(2013), Bài giảng Quản trị nhân lực, Trường Đại học Kinh tế Huế) Nội dungcác bước như sau:
Bước 1: Tiếp đón ban đầu và phỏng vấn sơ bộ
Đây là bước đầu tiên trong quá trình tuyển chọn, là buổi gặp gỡ đầu tiên giữa các nhà tuyển chọn với các ứng viên. Bước này nhằm xác lập mối quan hệgiữa người xin việc và người sử dụng lao động, đồng thời bước này cũng xác định được những cá nhân có những tố chất và khả năngphù hợp với công việc hay không để từ đó ra những quyết định có tiếp tục mối quan hệvới ứng viên đó hay không.
Bước 2: Sàng lọc qua đơn xin việc
Trong các tổchức, các ứng viên muốn có việc làm thìđều phải nộp đơn xin việc.
Đơn xin việc là nội dung quan trọng của quá trình tuyển chọn.
Đơn xin việcthường được các tổchức thiết kếtheo mẫu, người xin việc có trách nhiệm điền vào đơn xin việc theo yêu cầu mà các nhà sửdụng lao động đềra. Các mẫu đơn xin việc được thiết kếmột cách khoa học và hợp lý có thể được coi là một công cụ quan trọng đểtuyển chọn một cách chính xác người xin việc, vìđơn xin việc giúp cho ta các thông tin đáng tin cậy về các hành vi hoạt động trong quá khứcũng như các kỹ năng, kinh nghiệm và kiến thức hiện tại, các đặc điểm vềtâm lý cá nhân, các kỳvọng, ước muốn và các khả năng đặc biệt khác. Đơn xin việc là cơ sở cho các phương pháp tuyển chọn khác như phương pháp phỏng vấn, đơn xin việc cung cấp tên, nơi làm việc, các hồ sơ nhân sựu khác. Mẫu đơn xin việc mặc dù có nhiều ưu điểm song cũng không tránh khỏi những hạn chếnhất định.
Bước 3: Các trắc nghiệm nhân sựtrong tuyển chọn
Khi dùng phương pháp trắc nghiệm đểtuyển chọn ta cũng nên chọn các phương pháp thích hợp thì mới dự đoán được thành tích thực hiện công việc. Muốn thếthì khi
Bước 9: Ra quyết định tuyển dụng
Trường ĐH KInh tế Huế
nghiên cứu kỹvềcông việc nhất là bản mô tảcông việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện. Hiện nay trong thực tế có rất nhiều loại trắc nghiệm do đó việc lựa chọn để sử dụng loại trắc nghiệm nào là vấn đề khó khăn. Để đánh giá các khía cạnh của các ứng viên người ta thường sửdụng các bài trắc nghiệm bằng chính công việc mà sau này cácứng viên phải làm, hoặc là bài trắc nghiệm mẫu.
Có các hình thức trắc nghiệm sau đây:
Trắc nghiệm tìm hiểu vềtri thức hiểu biết
Đây là loại trắc nghiệm được sửdụng để đánh giá ứng viên vềcác kiến thức hiểu biết chung, vềkhả năng làm việc lao động trí óc, vềkhả năng tiếp thu, học hỏi các vấn đề mới. Trắc nghiệm về tri thức hiểu biết gồm có các bài trắc nghiệm tìm hiểu về trí thông minh và các khả năng hiểu biết đặc biệt củaứng viên.
Trắc nghiệm tìm hiểu vềsựkhéo léo và thểlực củaứng viên
- Đánh giá sựkhéo léo củaứng viên được thểhiện qua các bài tập tìm hiểu vềsự khéo léo của bàn tay, sự thuần thục và mềm mại của các chuyển động, sự phối hợp thực hiện các bộphận trên cơ thể con người củaứng viên,...
- Đánh giá thểlực củaứng viên được thực hiện qua các bài tập vềkhả năng chịu đựng, mức độdẻo dai, trọng lượng tối đa có thểdịch chuyển,... củaứng viên. Loại trắc nghiệm này thường áp dụng đểtuyển nhân viên làm các công việc có yêu cầu sức khỏe rất tốt như lái xe, phi công,...
Trắc nghiệm vềcácđặcđiểm cá nhân và sởthích - Trắc nghiệm về các đặc điểm cá nhân
- Nhiều doanh nghiệp thường sửdụng loại trắc nghiệm này để đánh giá ứng viên về khí chất, tính cách, mức độ tự tin, sự linh hoạt, trung thực, cẩn trọng trong công việc,... củaứng viên.
- Trắc nghiệm vềsở thích
- Trắc nghiệm vềsở thích thường được dùng để tìm hiểu các ngành nghề, nơi làm việc phù hợp nhất đối với
Trường ĐH KInh tế Huế
ứng viên. Khi công việc, điều kiện làm việc thích hợp với sởthích,ứng viên sẽdễham mê công việc, có khả năng thực hiện công việc tốt hơn, ít bỏ việc hơn.
Trắc nghiệm thành tích:
Trắc nghiệm thành tích đánh giá mức độ hiểu biết và kỹ năng thực tế nghề nghiệp màứng viên đã nắm được.
Trắc nghiệm thực hiện mẫu công việc
Trắc nghiệm thực hiện mẫu công việc được áp dụng nhằm đánh giá kinh nghiệm, khả năng thực hành củaứng viên. Loại trắc nghiệm này có độtin cậy và chính xác cao.
Bước 4:Phỏng vấn tuyển chọn
Phỏng vấn tuyển chọn là quá trình giao tiếp bằng lời (thông qua các câu hỏi và câu trả lời)giữa những người tuyển chọn và người xin việc, đây là một trong những phương pháp thu thậpthông tin cho việc ra quyết định tuyển chọn. Phương pháp phỏng vấn trong tuyển chọn giúp chúngta khắc phục được những nhược điểm mà quá trình nghiên cứu đơn xin việc không nắm được,hoặc các loại văn bằng chứng chỉ không nêu hết được.
Có các hình thức phỏng vấn sau:
Phỏng vấn theo mẫu:
Đây là hình thức phỏng vấn có sử dụng bản câu hỏi mẫu trong quá trình phỏng vấn ứng viên. Các câu hỏi thường được thiết kế trên cơ sở nghiên cứu kỹ lưỡng các yêu cầu của công việc, tiêu chuẩn cần có của ứng viên và thường bao trùm lên tất cả những vấn đề quan trọng nhất cần tìm hiểu về ứng viên: động sơ, thái độ, năng lực, khả năng giao tiếp,... Để nâng cao hiệu quảcủa phỏng vấn, đối với từng câu hỏi sẽcó các hướng dẫn cần tìm hiểu hoặc các thông tin cần biết về ứng viên. Các câu trả lời củaứng viên thường rất đa dạng, phong phú.
Phỏng vấn theo tình huống:
Đây là hình thức phỏng vấn trong đó người phỏng vấn
Trường ĐH KInh tế Huế
đưa ra những tình huốngphải trình bày cách thức giải quyết vấn đề. Các tình huống được xây dựng căn cứ vào quyền hạn, trách nhiệm, điều kiện làm việc, các mối quan hệtrong công việc thực tế.
Phỏng vấn không chỉdẫn
Hình thức phỏng vấn không chỉ dẫn là hình thức phỏng vấn kiểu nói chuyện, không có bản câu hỏi kèm theo. Sau khi nghiên cứu bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn công việc và hồ sơ củaứng viên, người phỏng vấn sẽghi lại những điểm mạnh, điểm yếu củaứng viên và những điểm chưa rõ cần được làm sáng tỏtrong phỏng vấn.
Người phỏng vấn thường căn cứ vào câu trảlời trước củaứng viên để đặt câu hỏi tiếp theo nên nội dung các câu hỏi có thể thay đổi theo nhiều hướng khác nhau. Phỏng vấn viên có thể đặt ra những câu hỏi hoàn toàn khác nhau cho những ứng vien khác nhau của cùng một công việc. Hình thức phỏng vấn này thường tốn nhiều thời gian, mức độ tin cậy và chính xác không cao do chịuảnh hưởng tính chủquan của người phỏng vấn và thường áp dụng để phỏng vấn các ứng viên vào các chức vụ cao trong các tổ chức, doanh nghiệp.
Phỏng vấn liên tục
Đây là hình thức phỏng vấn trong đó ứng viên bị nhiều người phỏng vấn hỏi liên tục, riêng biệt và không chính thức. Ứng viên thường không biết là mình đang bị phỏng vấn nên hành vi, cách nói năng dễ bộc lộtính cách củaứng viên một cách chân thực nhất. Hình thức này cho kết quả đáng tin cậy hơn so với hình thức phỏng vấn thuần túy không chỉdẫn.
Phỏng vấn nhóm
Trong hình thức phỏng vấn nhóm, hội đồng phỏng vấn hoặc nhóm phỏng vấn viên cùng hỏi ứng viên, cách thức thực hiện giống như một cuộc họp báo. Trong phỏng vấn nhóm thường sẽcó nhiều câu hỏi sắc sảo, vềnhiều vấn đề khác nhau. Mỗi phỏng vấn viên đều nghe được câu trả lời của ứng viên đối với các phỏng vấn viên khác, do đó các phỏng vấn viên có điều kiện tìm hiểu và đánh giá về ứng viên chính xác hơn. Nhóm phỏng vấn viên thường có nhiều quan điểm khác nhau trong việc đánh giá, giải quyết vấn đề, do đó phỏng vấn nhóm thường có tính khách quan hơn. Tuy
Trường ĐH KInh tế Huế
nhiên, hình thức phỏng vấn nhóm có thểgây ra tâm lý căng thẳng thái quá ở ứng viên.
Để làm giảm bớt sự căng thẳng nay, có thể áp dụng cách phỏng vấn cùng lúc một nhómứng viên. Khi đó, hội đồng phỏng vấn sẽ đặt câu hỏi và quan sát cách thức từng ứng viên tham gia thực hiện các câu hỏi.
Phỏng vấncăngthẳng:
Phỏng vấn căng thẳng là hình thức phỏng vấn làm cho ứng viên cảm thấy không được thoải mái, bị căng thẳng vềtâm lý vì những câu hỏi có tính chất nặng nề, thô bạo hoặc những câu hỏi xoáy mạnh vào những điểm yếu củaứng viên. Loại phỏng vấn này được sử dụng nhằm đánh giá mức độ nhạy cảm tâm lý, lòng độ lượng khoan dung, cách thức phảnứng, giải quyết vấn đềcủaứng viên khi bị căng thẳng trong công việc.
Tuy nhiên, nếu thực hiện hình thức phỏng vấn này không khéo có thể dẫn tới tình trạng xúc phạm ứng viên quá đáng, hoặc gây ra những sự giận dữ, xung đột không kiểm soát được. Do đó, chỉ trong những trường hợp thật cần thiết theo yêu cầu của công việc và phỏng vấn viên phải có nhiều kinh nghiệm mới nên thực hiện hình thức phỏng vấn này.
Bước 5: Khám sức khoẻ và đánh giá thểlực của cácứng viên
Để đảm bảo cho các ứng viên có sức làm việc lâu dài trong các tổ chức và tránh những đòi hỏi không chính đáng của người được tuyển về đảm bảo sức khoẻ thì bước quan trọng tiếp theo là phải tiến hành khám sức khoẻ và đánh giá thể lực của các ứng viên.
Bước 6: Phỏng vấn bởi người lãnhđạo trực tiếp
Để đảm bảo sự thống nhất từ hội đồng tuyển chọn cho đến người phụ trách trực tiếp và sửdụng lao động thì cần phải có sự phỏng vấn trực tiếp của người phụ trách để đánh giá một cách cụthể hơn các ứng viên, đây là một bước nhằm xác định vai trò quan trọng của các cấp cơ sở. Nógiúp ta khắc phục được sự không đồng nhất giữa bộ phận tuyển chọn và nơi sử dụng lao động.
Bước 7: Thẩm tra các thông tin thu được trong quá trình tuyển chọn
Trường ĐH KInh tế Huế
Để xác định độ tin cậy của các thông tin thu được qua các bước tuyển chọn ta phải thựchiện bước thẩm tra lại xem mức độ chính xác của các thông tin. Có nhiều cách để thẩm tra các thông tin như trao đổi với các tổ chức cũ mà người lao động đã làm việc, đã khai trongđơn xinviệc, hoặc là nơi đã cấp các văn bằng chứng chỉ… Các thông tin thẩm tra lại là những căn cứ chính xác để các nhà tuyển dụng ra quyết định cuối cùng.
Bước 8: Tham quan công việc
Những người xin việc luôn có kỳ vọng về sự thỏa mãn công việc. Nếu doanh nghiệp làmcho người lao động thất vọng bởi họ không có đầy đủ các thông tin về công việc thì sẽ gây rấtnhiều bất lợi cho người mới đến nhận công việc. Do đó để tạo điều kiện cho những người xin việc đưa ra những quyết định cuối cùng về việc làm thì tổ chức có thể cho những ứng viên tham quan hoặc nghe giải thích đầy đủ về các công việc mà sau khi được tuyển dụng họ sẽ phải làm. Điều này giúp cho người lao động biết được một cách khá chi tiết về công việc như: mức độ phức tạpcủa công việc, tình hình thu nhập, sự thoả mãn đối với công việc, các điều kiện làm việc khác...Qua đó người tham gia dự tuyển sẽ nắm được những gì họ phải thực hiện trong tương lai đểkhỏi phải ngỡ ngàng khi gặp những điều không phù hợp với suynghĩ của họ.
Bước 9: Ra quyết định tuyển chọn
Sau khi đã thực hiện đầy đủ các bước trên đây và các thông tin tuyển dụng đã đảm bảo theo đúng yêu cầu tuyển chọn đề ra thì hội đồng tuyển chọn sẽ ra quyết định tuyển dụng đối với ngườixin việc. Cơ sở của việc ra quyết định này là dựa vào phương pháp đánh giá chủ quan theo thủ tụcloại trừ dần và theo kết quả đánh giá của phỏng vấn và trắc nghiệm. Khi đã có quyết định tuyển dụng thì người sử dụng lao động và người lao động cần tiến hành ký kết hợp đồng lao động hoặc thỏa ước lao động. Những cơ sở pháp lý của hợp đồng lao động là Bộ luật Lao động mà Nhà nước ban hành.