Hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại công ty TNHH Công Nghệ Tự Động Hóa Hoàng Gia

(1)

TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÒNG

---

ISO 9001:2008

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

NGÀNH: KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN

Sinh viên : Trần Thị Huệ

Giảng viên hướng dẫn: ThS. Nguyễn Văn Thụ

HẢI PHÒNG - 2016

(2)

---

HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY TNHH CÔNG

NGHỆ TỰ ĐỘNG HÓA HOÀNG GIA

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC HỆ CHÍNH QUY NGÀNH: KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN

Sinh viên : Trần Thị Huệ

Giảng viên hướng dẫn: ThS. Nguyễn Văn Thụ

HẢI PHÒNG - 2016

(3)

---

NHIỆM VỤ ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP

Sinh viên: Trần Thị Huệ Mã SV:1413401006

Lớp: QTL801K Ngành:Kế toán – Kiểm toán Tên đề tài: Hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại công ty TNHH Công Nghệ Tự Động Hóa Hoàng Gia

(4)

1. Nội dung và các yêu cầu cần giải quyết trong nhiệm vụ đề tài tốt nghiệp ( về lý luận, thực tiễn, các số liệu cần tính toán và các bản vẽ).

- Những vấn đề cơ bản về công tác thanh toán với người mua, người bán trong các doanh nghiệp thương mại.

- Thực trạng kế toán thanh toán tại công ty TNHH Công Ngệ Tự Động Hóa Hoàng Gia.

- Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán thanh toán tại công ty TNHH Công Nghệ Tự Động Hóa Hoàng Gia.

2. Các số liệu cần thiết để thiết kế, tính toán.

- Số liệu về tình hình kinh doanh của công ty TNHH Công Nghệ Tự Động Hóa Hoàng Gia.

- Số liệu về thực trạng công tác kế toán thanh toán tại công ty TNHH Công Nghệ Tự Động Hóa Hoàng Gia.

3. Địa điểm thực tập tốt nghiệp.

Công ty TNHH Công Nghệ Tự Động Hóa Hoàng Gia.

(5)

Người hướng dẫn thứ nhất:

Họ và tên: Nguyễn Văn Thụ Học hàm, học vị: Thạc sĩ

Cơ quan công tác: Trường đại học Dân lập Hải Phòng

Nội dung hướng dẫn: Hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty TNHH Công Nghệ Tự Động Hóa Hoàng Gia.

Người hướng dẫn thứ hai:

Họ và tên:...

Học hàm, học vị:...

Cơ quan công tác:...

Nội dung hướng dẫn:...

Đề tài tốt nghiệp được giao ngày 18 tháng 4 năm 2016

Yêu cầu phải hoàn thành xong trước ngày 09 tháng 7 năm 2016

Đã nhận nhiệm vụ ĐTTN Đã giao nhiệm vụ ĐTTN

Sinh viên Người hướng dẫn

Hải Phòng, ngày ... tháng...năm 2016 Hiệu trưởng

GS.TS.NGƯT Trần Hữu Nghị

(6)

1. Tinh thần thái độ của sinh viên trong quá trình làm đề tài tốt nghiệp:

- Chăm chỉ học hỏi, chịu khó sưu tầm số liệu, tài liệu phục vụ cho bài viết;

- Nghiêm túc, có ý thức tốt trong quá trình làm đề tài tốt nghiệp;

- Chủ động nghiên cứu, luôn thực hiện tốt mọi yêu cầu được giáo viên hướng dẫn giao cho.

2. Đánh giá chất lượng của khóa luận (so với nội dung yêu cầu đã đề ra trong nhiệm vụ Đ.T.T.N trên các mặt lý luận, thực tiễn, tính toán số liệu...):

Bài viết của sinh viên Trần Thị Huệ đã đáp ứng được yêu cầu của một khoá luận tốt nghiệp. Kết cấu của khoá luận được tác giả sắp xếp khoa học, hợp lý được chia làm 3 chương:

Chương 1: Những vấn đề lý luận cơ bản về công tác kế thanh toán với người mua, người bán trong doanh nghiệp. Trong chương này tác giả đã hệ thống hóa một cách chi tiết và đầy đủ các vấn đề lý luận cơ bản về công tác kế toán thanh toán trong doanh nghiệp theo quy định hiện hành.

Chương 2: Thực trạng công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty TNHH công nghệ tự động hóa Hoàng Gia. Trong chương này tác giả đã giới thiệu được những nét cơ bản về Công ty như: lịch sử hình thành và phát triển, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, mô hình tổ chức bộ máy quản lý, bộ máy kế toán...

Đồng thời tác giả cũng đã trình bày được khá chi tiết và cụ thể thực trạng công tác kế toán thanh toán tại Công ty. Bài viết có số liệu minh họa cụ thể (Năm 2015). Số liệu minh họa trong bài viết chi tiết, phong phú và có tính logic cao.

Chương 3: Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty TNHH công nghệ tự động hóa Hoàng Gia.

Trong chương này tác giả đã đánh giá được những ưu điểm, nhược điểm của công tác kế toán thanh toán tại Công ty, trên cơ sở đó tác giả đã đưa ra được các giải pháp hoàn thiện có tính khả thi và tương đối phù hợp với tình hình thực tế tại công ty.

3. Cho điểm của cán bộ hướng dẫn (ghi bằng cả số và chữ):

Bằng số: ... Bằng chữ: ...

Hải Phòng, ngày 30 tháng 06 năm 2016 Cán bộ hướng dẫn

Ths. Nguyễn Văn Thụ

(7)

LỜI MỞ ĐẦU ... 1

1. Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu ... 1

2. Mục đích nghiên cứu của đề tài ... 2

3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài ... 2

4. Phương pháp nghiên cứu ... 2

5. Kết cấu của khóa luận ... 2

CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TRONG DOANH NGHIỆP ... 3

1.1. Phương thức thanh toán và hình thức thanh toán ... 3

1.2. Nội dung kế toán thanh toán với người mua ... 4

1.2.1. Nguyên tắc kế toán thanh toán với người mua ... 4

1.2.2. Chứng từ, tài khoản và sổ sách sử dụng trong kế toán thanh toán với người mua ... 5

1.2.3. Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua ... 7

1.3. Nội dung kế toán thanh toán với người bán ... 12

1.3.1. Nguyên tắc kế toán thanh toán với người bán ... 12

1.3.2. Chứng từ, tài khoản và sổ sách sử dụng trong kế toán thanh toán với người bán ... 12

1.3.3. Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người bán ... 13

1.4. Nội dung kế toán các nghiệp vụ thanh toán có liên quan đến ngoại tệ ... 17

1.4.1. Tỷ giá và quy định về tỷ giá sử dụng trong kế toán ... 17

1.4.2. Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán có liên quan đến ngoại tệ ... 18

1.5. Đặc điểm kế toán thanh toán theo các hình thức kế toán ... 19

1.5.1. Đặc điểm kế toán thanh toán theo hình thức Nhật ký chung ... 19

1.5.2. Đặc điểm kế toán thanh toán theo hình thức Nhật ký – Sổ cái ... 20

1.5.3. Đặc điểm kế toán thanh toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ ... 22

1.5.4. Đặc điểm kế toán thanh toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính 24 CHƯƠNG 2:THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ TỰ ĐỘNG HÓA HOÀNG GIA ... 27

2.1. Khái quát chung về công ty TNHH Công Nghệ Tự Động Hóa Hoàng Gia . 27

(8)

2.1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty TNHH Công Nghệ Tự Động Hóa Hoàng Gia ... 29 2.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và chính sách kế toán áp dụng tại công ty TNHH Công Nghệ Tự Động Hóa Hoàng Gia ... 30 2.2. Thực trạng công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại công ty TNHH Công Nghệ Tự Động Hóa Hoàng Gia ... 34

2.2.1. Đặc điểm về phương thức thanh toán và hình thức thanh toán với người mua, người bán tại công ty TNHH Công Nghệ tự Động Hóa Hoàng Gia ... 34 2.2.2. Thực trạng kế toán thanh toán với người mua tại công ty TNHH Công Nghệ Tự Động Hóa Hoàng Gia ... 35 2.2.3. Thực trạng kế toán thanh toán với người bán tại công ty TNHH Công Nghệ Tự Động Hóa Hoàng Gia ... 53 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ TỰ ĐỘNG HÓA HOÀNG GIA ... 70

3.1. Đánh giá về công tác kế toán nói chung và công tác kế toán thanh toán nói riêng tại Công ty TNHH Công Nghệ Tự Động Hóa Hoàng Gia ... 70

3.1.1. Ưu điểm ... 70 3.1.2. Hạn chế ... 71 3.2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại công ty TNHH Công Nghệ Tự Động Hóa Hoàng Gia ... 74

3.2.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty TNHH Công Nghệ Tự Động Hóa Hoàng Gia ... 74 3.2.2. Nguyên tắc hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại công ty TNHH Công Nghệ Tự Động Hóa Hoàng Gia ... 74 3.2.3. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại công ty TNHH Công Nghệ Tự Động Hóa Hoàng Gia ... 75 KẾT LUẬN ... 86 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ... 88

(9)

Biểu số 2.1: Hóa đơn giá trị gia tăng số 0000156 ... 39

Biểu số 2.2: Giấy báo có ngân hàng ... 40

Biểu số 2.6: Trích sổ Nhật ký chung năm ... 45

Biểu số 2.7: Trích sổ cái tài khoản 131 ... 46

Biểu số 2.8: Sổ chi tiết phải thu khách hàng (mở cho công ty TNHH Yen Of London) ... 47

Biểu số 2.9: Sổ chi tiết phải thu khách hàng (mở cho công ty TNHH may XK Minh Thành) ... 48

Biểu số 2.10: Bảng tổng hợp phải thu khách hàng. ... 49

Biểu số 2.12: Giấy báo nợ của ngân hàng PUBLIC BANK ... 54

Biểu số 2.13: Ủy nhiệm chi ... 55

Biểu số 2.15: Giấy báo nợ của ngân hàng PUBLIC BANK ... 58

Biểu số 2.16: ủy nhiệm chi ... 59

Biểu số 2.17: Giấy báo nợ ngân hàng ... 60

Biểu số 2.18: Ủy nhiệm chi ... 61

Biểu số 2.19: Sổ chi tiết phải trả người bán ( mở cho công ty TNHH Hoài An) 62 Biểu số 2.20: Sổ chi tiết phải trả người bán ( mở cho công ty TNHH kỹ thuật tự động Thái Bình) ... 63

Biểu số 2.21: Bảng tổng hợp phải trả người bán ... 64

Biểu số 2.22: Trích sổ nhật ký chung ... 65

Biểu số 2.23: Trích sổ cái tài khoản 331 ... 66

(10)

Sơ đồ 1.1: Trình tự ghi sổ kế toán thanh toán với người mua, người bán theo hình thứ Nhật ký chung ... 21 Sơ đồ 1.2: Trình tự ghi sổ kế toán thanh toán với người mua, người bán theo hình thức Nhật ký – Sổ cái ... 23 Sơ đồ 1.3: Trình tự ghi sổ kế toán thanh toán với người mua, người bán theo hình thức Chứng từ ghi sổ ... 25 Sơ đồ 1.4: Trình tự ghi sổ kế toán thanh toán với người mua, người bán theo hình thức kế toán máy ... 26 Sơ đồ 2.1: Bộ máy tổ chức quản lý tại công ty TNHH Công Nghệ Tự Động Hóa Hoàng Gia... 29 Sơ đồ 2.2: Bộ máy kế toán tại công ty TNHH Công Nghệ Tự Động Hóa Hoàng Gia ... 30 Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung tại công ty TNHH Công Nghệ Tự Động Hóa Hoàng Gia ... 33 Sơ đồ 2.4: Trình tự ghi sổ trong kế toán thanh toán với người mua tại công ty TNHH Công Nghệ Tự Động Hóa Hoàng Gia ... 37 Sơ đồ 2.5: Trình tự ghi sổ trong kế toán thanh toán với người bán tại công ty TNHH Công Nghệ Tự Động Hóa Hoàng Gia ... 51

(11)

STT Ký hiệu viết tắt Tên ký hiệu

1 TNHH Trách nhiệm hữu hạn

2 TSCĐ Tài sản cố định

3 GTGT Giá trị gia tăng

4 TK Tài khoản

5 XDCB Xây dựng cơ bản

6 TNDN Thu nhập doanh nghiệp

7 BTC Bộ tài chính

8 TKĐƯ Tài khoản đối ứng

9 CN Công nghệ

10 MTV Một thành viên

11 VN Việt Nam

12 NKC Nhật ký chung

13 XNK Xuất nhập khẩu

(12)

Sinh viên: Trần Thị Huệ-QTL801K 1 LỜI MỞ ĐẦU

1. Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu

Đối với bất kỳ nền kinh tế nào, việc tổ chức kế toán một cách hợp lý có vai trò hết sức quan trọng, đặc biệt để thực hiện tốt việc quản lý kinh tế ở các doanh nghiệp. Tổ chức công tác kế toán tốt là điều kiện để phát huy đầy đủ các chức năng nghiệp vụ của kế toán đồng thời giảm chi phí tới mức thấp nhất.

Và bất kỳ doanh nghiệp nào trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình cũng đều bao gồm rất nhiều mối quan hệ kinh tế trong đó có các vấn đề liên quan tới thanh toán như: thanh toán với Nhà nước, với nhân viên, thanh toán nội bộ, thanh toán với người mua, nhà cung cấp,… Tuy nhiên chiếm mật độ cao và thường xuyên nhất là quan hệ thanh toán với người mua hàng và người bán hàng.

Đối với các doanh nghiệp thương mại, quan hệ thanh toán với người mua và người bán gắn liền với quá trình mua vào và bán ra hàng hóa. Các nghiệp vụ liên quan đến quan hệ này diễn ra thường xuyên đồng thời hình thức sử dụng trong thanh toán và phương thức thanh toán ảnh hưởng tới việc ghi chép của kế toán lại thường xuyên biến đổi.

Việc thanh toán liên quan trực tiếp tới một số khoản mục thuộc về vốn bằng tiền, các khoản phải thu, nợ phải trả,… nên có ảnh hưởng lớn tới tình hình tài chính của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định. Trước những thay đổi liên tục phát triển và mở rộng của quan hệ thanh toán với người mua và người bán, ảnh hưởng của nó tới tình hình tài chính của mỗi doanh nghiệp, yêu cầu nghiệp vụ đối với kế toán thanh toán cũng cao hơn. Kế toán không chỉ có nhiệm vụ ghi chép mà còn phải chịu trách nhiệm thu hồi nhanh các khoản nợ, tìm nguồn huy động vốn để trả nợ, biết lường trước và hạn chế rủi ro trong thanh toán,… Trong quá trình hoàn thiện để có thể thích nghi với những thay đổi đó, kế toán chịu trách nhiệm sẽ gặp phải không ít những khó khăn, đây là điều không thể tránh khỏi.

Quá trình tìm hiểu về mặt lý luận tại trường cũng như học thực tế trong quá giúp đỡ, chỉ bảo tận tình của ThS. Nguyễn Văn Thụ tôi đã nhìn nhận được tầm quan trọng và ý nghĩa nêu trên nên đã mạnh dạn đi sâu, tìm hiểu và lựa chọn đề tài: “ Hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại

(13)

Sinh viên: Trần Thị Huệ-QTL801K 2 công ty TNHH Công Nghệ Tự Động Hóa Hoàng Gia” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình.

2. Mục đích nghiên cứu của đề tài

- Nghiên cứu, nắm vững, tổng hợp những cơ sở lý luận của kế toán phải thu, phải trả nói chung và phải thu khách hàng, phải trả người bán nói riêng nhằm điều chỉnh tình hình tài chính trong doanh nghiệp.

- Thu thập, đánh giá được thực trạng công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại công ty TNHH Công Nghệ Tự Động Hóa Hoàng Gia.

- Qua quá trình nghiên cứu lý luận và đánh giá thực trạng công tác kế toán thanh toán có thể đưa ra những đề xuất hợp lý để giúp công ty hoàn thiện công tác kế toán thanh toán tại công ty TNHH Công Nghệ Tự Động Hóa Hoàng Gia.

3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

 Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại công ty TNHH Công Nghệ Tự Động Hóa Hoàng Gia.

 Phạm vi nghiên cứu:

- Về không gian: tại công ty TNHH Công Nghệ Tự Động Hóa Hoang Gia - Về thời gian: số liệu phân tích được lấy năm 2015

4. Phương pháp nghiên cứu

- Các phương pháp kế toán (phương pháp chứng từ, phương thức tài khoản, phương pháp tổng hợp cân đối)

- Phương pháp thống kê so sánh

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu kế thừa thành tựu 5.Kết cấu của khóa luận

Ngoài phần mở đầu và kết luận đề tài gồm có 3 chương:

Chương 1: Lý luận chung về kế toán thanh toán với người mua, người bán trong doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại công ty TNHH Công Nghệ Tự Động Hóa Hoàng Gia

Chương 3: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại công ty TNHH Công Nghệ Tự Động Hóa Hoàng Gia

(14)

Sinh viên: Trần Thị Huệ-QTL801K 3 CHƯƠNG 1

LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TRONG DOANH NGHIỆP

1.1. Phương thức thanh toán và hình thức thanh toán

 Thanh toán: là thuật ngữ ngắn gọn mô tả việc chuyển giao tài sản từ một bên sang cho một bên khác, thường được sử dụng khi trao đổi sản phẩm, dịch vụ trong một giao dịch có ràng buộc pháp lý.

 Phương thức thanh toán: Hình thức thanh toán cổ xưa nhất đó là hàng đổi hàng, còn hiện nay có rất nhiều hình thức thanh toán gồm: tiền mặt, chuyển khoản, ghi nợ, tín dụng, séc,… Đây là những cách thức nhận trả tiền hàng trong giao dịch mua bán giữa các cá nhân, đơn vị, doanh nghiệp với nhau. Hai bên phải cùng thống nhất phương thức thanh toán áp dụng cho giao dịch đó. Trong giao dịch thương mại thanh toán phải đi kèm với hóa đơn và biên nhận.

Có hai phương thức thanh toán cơ bản là: thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không bằng tiền mặt.

- Phương thức thanh toán bằng tiền mặt: Là bên mua xuất tiền mặt ra khỏi quỹ để thanh toán trực tiếp cho người bán khi nhận được vật tư, hàng hóa.

Chủ yếu áp dụng cho những giao dịch phát sinh với số tiền nhỏ ( hiện nay là áp dụng cho số tiền dưới 20 triệu đồng ), nghiệp vụ đơn giản và khoảng cách địa lý giữa hai bên hẹp.

- Phương thức thanh toán không bằng tiền mặt: Thanh toán không dùng tiền mặt là cách thức thanh toán trong đó không có sự xuất hiện của tiền mặt mà việc thanh toán được thực hiện bằng cách trích chuyển trên các tài khoản của các chủ thể liên quan đến số tiền phải thanh toán.

Thanh toán không dùng tiền mặt còn được định nghĩa là phương thức thanh toán không trực tiếp dùng tiền mặt mà dựa vào các chứng từ hợp pháp như giấy nhờ thu, giấy ủy nhiệm chi, séc… để trích chuyển vốn tiền tệ từ tài khoản của đơn vị này sang tài khoản của đơn vị khác ở ngân hàng. Thanh toán không dùng tiền mặt gắn với sự ra đời của đồng tiền ghi sổ.

Phương thức này ngày càng được sử dụng phổ biến vì tiết kiệm thời gian, chi phí cũng như giảm đáng kể lượng tiền mặt trong lưu thông.

 Phương thức thanh toán ủy nhiệm chi: là phương tiện thanh toán mà người trả tiền lập lệnh thanh toán theo mẫu do Ngân hàng quy định, gửi cho

(15)

Sinh viên: Trần Thị Huệ-QTL801K 4 ngân hàng nơi mình mở tài khoản yêu cầu trích một số tiền nhất định trên tài khoản của mình để trả cho người thụ hưởng.

 Phương thức nhờ thu phiếu trơn: là phương thức thanh toán mà người bán ký phát hối phiếu nhờ ngân hàng thu hộ số tiền ghi trên hối phiếu từ người mua, không gửi kèm theo bất cứ một chứng từ nào. Người bán giao hàng cho người mua và gửi thẳng bộ chứng từ cho người mua để người mua nhận hàng.

Hối phiếu được lập và gửi đến ngân hàng nhờ thu tiền.

 Phương thức thanh toán nhờ thu kèm chứng từ: là phương thức thanh toán , trong đó người bán sau khi giao hàng, ký phát hối phiếu và gửi kèm với bộ chứng từ bán hàng để nhờ ngân hàng thu hộ tiền từ người mua với điều kiện là ngân hàng chỉ trao bộ chứng từ cho người mua sau khi người này trả tiền hối phiếu, hoặc ký chấp nhận thanh toán hối phiếu có kỳ hạn.

 Phương thức tín dụng chứng từ: là phương thức thanh toán, trong đó theo yêu cầu của khách hàng, một ngân hàng sẽ phát hành một bức thư (gọi là thư tín dụng) cam kết trả tiền hoặc chấp nhận hối phiếu cho một bên thứ ba khi người này xuất trình cho ngân hàng bộ chứng từ thanh toán phù hợp với những điều kiện và điều khoản quy định trong thư tín dụng .

1.2. Nội dung kế toán thanh toán với người mua 1.2.1. Nguyên tắc kế toán thanh toán với người mua

Để theo dõi kịp thời, chính xác các nghiệp vụ thanh toán với người mua kế toán cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

- Phải theo dõi chi tiết từng khoản nợ thu theo từng đối tượng khách hàng, thường xuyên đối chiếu, kiểm tra đôn đốc việc thu hồi nợ.

- Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ bán hàng hóa, cung cấp lao vụ dịch vụ trả tiền ngay.

- Đối với các khách hàng giao dịch thường xuyên, có số dư nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối tháng kế toán phải kiểm tra, đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán, số còn phải thanh toán, có xác nhận bằng văn bản.

- Đối với các khoản phải thu có gốc ngoại tệ thì phải theo dõi cả nguyên tệ và quy đổi theo đồng Việt Nam. Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo thực tế.

(16)

Sinh viên: Trần Thị Huệ-QTL801K 5 - Đối với các khoản phải thu phát sinh bằng vàng, bạc, đá quý cần chi tiết theo cả chỉ tiêu giá trị và hiện vật. Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo tỷ giá thực tế.

- Cần phải phân loại các khoản phải thu khách hàng theo thời gian thanh toán cũng như theo đối tượng nhất là những đối tượng có vấn đề để có kế hoạch và biện pháp thu hồi nợ.

- Tuyệt đối không được bù trừ số dư hai bên nợ, có của tài khoản 131 mà phải căn cứ vào số dư chi tiết từng bên để lấy số liệu ghi trên bảng cân đối kế toán.

1.2.2. Chứng từ, tài khoản và sổ sách sử dụng trong kế toán thanh toán với người mua

*Chứng từ sử dụng

Trong quá trình bán hàng và thanh toán công ty sử dụng các chứng từ sau:

- Hợp đồng bán hàng : Hợp đồng bán hàng có bản chất chung của hợp đồng, nó là sự thỏa thuận nhằm xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt các quyền và nghĩa vụ trong quan hệ mua bán. Hợp đồng quy định rõ số lượng, chủng loại, phương thức thanh toán, thời hạn thanh toán và các vấn đề khác có liên quan.

- Hóa đơn bán hàng (hóa đơn GTGT theo mẫu của bộ tài chính ban hành ):

hóa đơn được lập thành 03 liên: liên 1 lưu tại cuống, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 chuyển lưu để làm chứng từ căn cứ ghi sổ

- Phiếu xuất kho: Được lập thành 03 liên có chữ kí của người có nhu cầu và phụ trách bán hàng ký. Người có nhu cầu cầm phiếu xuống kho nhận hàng hóa, thủ kho ghi lại số lượng vào cột thực xuất, kế toán dựa vào phiếu xuất kho để căn cứ ghi sổ.

- Phiếu thu: là chứng từ thu tiền mặt khi phát sinh một nghiệp vụ kinh tế liên quan đến tiền mặt. Phiếu thu cũng là một dạng hóa đơn thể hiện một quá trình giao dịch đã hoàn thành đối với khoản tiền đó. Cũng có thể hiểu phiếu thu như là một chứng từ hợp pháp được dùng để ký nhận là có thanh toán cho bên nhà cung cấp. Vì vậy phiếu thu chỉ là thể hiện quá trình giao dịch tiền mặt, sau đó phải có hoá đơn tài chính kèm theo. Phiếu thu được lập thành 03 liên: một liên giao cho người nộp tiền, một liên lưu tại cuống, liên còn lại thủ quỹ giữ để ghi sổ quỹ sau đó chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán.

(17)

Sinh viên: Trần Thị Huệ-QTL801K 6 - Giấy báo có (giấy chuyển khoản): là một loại chứng từ của ngân hàng, thông báo cho chủ tài khoản rằng đã có thêm một khoản tiền vào trong tài khoản của chủ tài khoản.

*Tài khoản và sổ sách sử dụng

 Tài khoản sử dụng: Tài khoản 131 – Phải thu khách hàng để hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng.

Kết cấu của tài khoản 131 – Phải thu khách hàng + Bên Nợ:

- Số tiền phải thu của khách hàng về sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, TSCĐ đã giao, dịch vụ đã cung cấp và được xác định là đã bán trong kỳ;

- Số tiền thừa trả lại cho khách hàng.

+ Bên Có:

- Số tiền khách hàng đã trả nợ;

- Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước cho khách hàng;

- Khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng sau khi đã giao hàng và khách hàng có khiếu nại;

- Doanh thu của số hàng đã bán bị người mua trả lại (Có thuế GTGT hoặc không có thuế GTGT);

- Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại cho người mua.

+ Số Dư Bên Nợ:

- Số tiền còn phải thu của khách hàng.

+ Số Dư Bên Có (nếu có):

- Phản ánh số tiền nhận trước, hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng chi tiết theo từng đối tượng cụ thể.

 Sổ sách sử dụng:

- Sổ chi tiết phải thu của từng khách hàng;

- Sổ tổng hợp phải thu khách hàng;

- Sổ cái tài khoản 131,...

(18)

Sinh viên: Trần Thị Huệ-QTL801K 7 1.2.3. Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua

1) Doanh thu của khối lượng sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư xuất bán, dịch vụ đã cung cấp được xác định là tiêu thụ. Kế toán ghi số tiền phải thu của khách hàng nhưng chưa thu:

- Đối với hàng hóa, dịch vụ, bất động sản đầu tư thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ theo giá bán chưa có thuế GTGT, kế toán ghi:

Nợ TK 131 : Phải thu của khách hàng ( Tổng giá thanh toán)

Có TK 511 : Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (Giá bán chưa có thuế GTGT) (5111, 5112, 5113)

Có TK 3331 : Thuế GTGT phải nộp (33311)

- Đối với hàng hóa, dịch vụ, bất động sản đầu tư không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ theo tổng giá thanh toán, kế toán ghi:

Nợ TK 131 : Phải thu của khách hàng

Có TK 511 : Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (Tổng giá thanh toán) (5111, 5112, 5113).

2) Trường hợp hàng bán bị trả lại:

- Đối với hàng hóa thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ, kế toán ghi:

Nợ TK 5212 : Hàng bán bị trả lại (Giá bán chưa có thuế GTGT)

Nợ TK 3331 : Thuế GTGT phải nộp (33311) (Số thuế GTGT của hàng bán bị trả lại)

Có TK 131 : Phải thu của khách hàng Có TK 111, 112,...

- Đối với hàng hóa không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp, doanh thu hàng bán bị trả lại, kế toán ghi:

Nợ TK 5212 : Hàng bán bị trả lại Có TK 131 : Phải thu của khách hàng.

(19)

Sinh viên: Trần Thị Huệ-QTL801K 8 3) Căn cứ chứng từ xác nhận số tiền được giảm giá của lượng hàng đã bán cho khách hàng không phù hợp với quy cách, chất lượng hàng hóa ghi trong hợp đồng, nếu khách hàng chưa thanh toán số tiền mua hàng, kế toán ghi giảm trừ số tiền phải thu của khách hàng về số tiền giảm giá hàng bán:

- Đối với hàng hóa thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và doanh nghiệp nộp thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, kế toán ghi:

Nợ TK 5213 : Giảm giá hàng bán (Giá chưa có thuế GTGT)

Nợ TK 3331 : Thuế GTGT phải nộp (33311) (Thuế GTGT của hàng giảm giá)

Có TK 131 : Phải thu của khách hàng (Tổng số tiền giảm giá)

- Đối với hàng hóa không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp hoặc hàng hóa thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ nhưng doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, kế toán phản ánh số tiền giảm giá hàng bán, ghi:

Nợ TK 5213 : Giảm giá hàng bán Có TK 131 : Phải thu của khách hàng.

4) Nhận được tiền do khách hàng trả (Kể cả tiền lãi của số nợ - nếu có) liên quan đến sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư đã bán, dịch vụ đã cung cấp, ghi:

Nợ các TK 111, 112,...

Có TK 131 : Phải thu của khách hàng

Có TK 515 : Doanh thu hoạt động tài chính (Phần tiền lãi).

5) Số chiết khấu thanh toán phải trả cho người mua do người mua thanh toán tiền mua hàng trước thời hạn quy định, trừ vào khoản nợ phải thu của khách hàng, ghi:

Nợ TK 111 : Tiền mặt

Nợ TK 112 : Tiền gửi ngân hàng

Nợ TK 635 : Chi phí tài chính (Số tiền chiết khấu thanh toán) Có TK 131 : Phải thu của khách hàng.

6) Số chiết khấu thương mại phải trả cho người mua trừ vào khoản nợ phải thu của khách hàng, ghi:

(20)

Sinh viên: Trần Thị Huệ-QTL801K 9 Nợ TK 5211 : Chiết khấu thương mại

Nợ 3331 : Thuế GTGT phải nộp (33311) Có TK 131 : Phải thu của khách hàng

7) Nhận tiền ứng trước, trả trước của khách hàng theo hợp đồng bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, ghi:

Nợ các TK 111,112,…

Có TK 131 : Phải thu của khách hàng

8) Phương pháp kế toán các khoản phải thu của nhà thầu đối với khách hàng liên quan đến hợp đồng xây dựng:

- Trường hợp hợp đồng xây dựng quy định nhà thầu được thanh toán theo tiến độ kế hoạch, khi kết quả thực hiện hợp đồng xây dựng được ước tính một cách đáng tin cậy, kế toán căn cứ vào chứng từ phản ánh doanh thu tương ứng với phần công việc đã hoàn thành (không phải hóa đơn) do nhà thầu tự xác định, ghi:

Nợ TK 337 : Thanh toán theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây dựng Có TK 511 : Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.

+ Căn cứ vào hóa đơn được lập theo tiến độ kế hoạch để phản ánh số tiền khách hàng phải trả theo tiến độ kế hoạch đã ghi trong hợp đồng, ghi:

Có TK 337 : Thanh toán theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây dựng Có TK 3331 : Thuế GTGT phải nộp (33311).

- Trường hợp hợp đồng xây dựng quy định nhà thầu được thanh toán theo giá trị khối lượng thực hiện, khi kết quả thực hiện hợp đồng xây dựng được xác định một cách đáng tin cậy và được khách hàng xác nhận, kế toán phải lập hóa đơn trên cơ sở phần công việc đã hoàn thành được khách hàng xác nhận, căn cứ vào hóa đơn, ghi:

Có TK 511 : Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.

- Khoản tiền thưởng thu được từ khách hàng trả phụ thêm cho nhà thầu khi thực hiện hợp đồng đạt hoặc vượt một số chỉ tiêu cụ thể đã được ghi trong hợp đồng, ghi:

(21)

Sinh viên: Trần Thị Huệ-QTL801K 10 Nợ TK 131 : Phải thu của khách hàng

Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp (33311)

Có TK 511 : Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.

- Khoản bồi thường thu được từ khách hàng hay bên khác để bù đắp cho các chi phí không bao gồm trong giá trị hợp đồng ( Ví dụ: Sự chậm trễ do khách hàng gây nên; sai sót trong các chỉ tiêu kỹ thuật hoặc thiết kế và các tranh chấp về các thay đổi trong việc thực hiện hợp đồng), ghi:

Có TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.

- Khi nhận được tiền thanh toán khối lượng công trình hoàn thành hoặc khoản ứng trước từ khách hàng, ghi:

Nợ các TK 111,112,…

Có TK 131 : Phải thu của khách hàng.

9) Kế toán các khoản phải thu của khách hàng tại đơn vị nhận ủy thác nhập khẩu:

- Khi nhận của đơn vị ủy thác nhập khẩu một khoản tiền mua hàng trả trước để mở LC,… căn cứ các chứng từ liên quan, ghi:

Nợ các TK 111,112,…

Có TK 131 : Phải thu của khách hàng (Chi tiết cho từng đơn vị giao ủy thác nhập khẩu).

- Khi trả hàng cho đơn vị ủy thác nhập khẩu, căn cứ vào hóa đơn GTGT xuất trả hàng và các chứng từ có liên quan, ghi:

Nợ TK 131 : Phải thu của khách hàng (Chi tiết cho từng đơn vị ủy thác nhập khẩu)

Có TK 156 : Hàng hóa (Giá trị hàng nhập khẩu đã bao gồm các khoản thuế phải nộp)

Có TK 151 : Hàng mua đang đi đường.

- Đối với các khoản chi hộ cho đơn vị uỷ thác nhập khẩu liên quan đến hoạt động nhận uỷ thác nhập khẩu (Phí ngân hàng, phí giám định hải quan, chi thuê kho, thuê bãi chi bốc xếp, vận chuyển hàng. . .), căn cứ các chứng từ liên quan, ghi:

(22)

Sinh viên: Trần Thị Huệ-QTL801K 11 Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng (Chi tiết cho từng đơn vị uỷ thác nhập khẩu)

Có các TK 111, 112,. . .

- Khi đơn vị uỷ thác nhập khẩu chuyển trả nốt số tiền hàng nhập khẩu, tiền thuế nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt (Nếu đơn vị uỷ thác nhờ nộp hộ vào NSNN các khoản thuế này), và các khoản chi hộ cho hoạt động nhập khẩu uỷ thác, phí uỷ thác nhập khẩu, căn cứ vào các chứng từ liên quan, ghi:

Nợ các TK 111, 112,. . .

Có TK 131 - Phải thu của khách hàng (Chi tiết cho từng đơn vị uỷ thác nhập khẩu).

- Trường hợp đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu làm thủ tục nộp các loại thuế liên quan đến hàng nhập khẩu, đơn vị uỷ thác nhập khẩu tự nộp các khoản thuế này vào NSNN, căn cứ các chứng từ liên quan, kế toán phản ánh số tiền đơn vị uỷ thác nhập khẩu đã nộp vào NSNN, ghi:

Nợ các TK 3331, 3332, 3333,. . .

Có TK 131 - Phải thu của khách hàng (Chi tiết cho từng đơn vị uỷ thác nhập khẩu).

10) Trường hợp khách hàng không thanh toán bằng tiền mà thanh toán bằng hàng (Theo phương thức hàng đổi hàng), căn cứ vào giá trị vật tư, hàng hoá nhận trao đổi (Tính theo giá hợp lý ghi trong Hoá đơn GTGT hoặc Hoá đơn bán hàng của khách hàng) trừ vào số nợ phải thu của khách hàng, ghi:

Nợ TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu Nợ TK 153 - Công cụ, dụng cụ Nợ TK 156 - Hàng hoá

Nợ TK 611 - Mua hàng (Trường hợp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ)

Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có) Có TK 131 - Phải thu của khách hàng.

11) Trường hợp phát sinh khoản nợ phải thu khó đòi thực sự không thể thu nợ được phải xử lý xoá xổ:

Căn cứ vào biên bản xử lý xoá nợ, ghi:

(23)

Sinh viên: Trần Thị Huệ-QTL801K 12 Nợ TK 1592 - Dự phòng phải thu khó đòi (Số đã lập dự phòng)

Nợ TK 642 - Chi phí quản lý kinh doanh (Số chưa lập dự phòng) Có TK 131 - Phải thu của khách hàng.

1.3. Nội dung kế toán thanh toán với người bán 1.3.1. Nguyên tắc kế toán thanh toán với người bán

Để theo dõi kịp thời, chính xác các nghiệp vụ thanh toán với người bán kế toán cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

- Phải theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải trả nhà cung cấp theo từng đối tượng, thường xuyên đối chiếu, kiểm tra đôn đốc việc thu hồi nợ.

- Đối với các nhà cung cấp giao dịch thường xuyên, có số dư nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối tháng kế toán phải kiểm tra, đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán, số còn phải thanh toán, có xác nhận bằng văn bản.

- Đối với các khoản phải trả có gốc ngoại tệ thì phải theo dõi cả nguyên tệ cả nguyên tệ và quy đổi theo đồng Việt Nam. Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo thực tế.

- Đối với các khoản phải trả phát sinh bằng vàng, bạc, đá quý cần chi tiết theo cả chỉ tiêu giá trị và hiện vật. Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo tỷ giá thực tế.

- Cần phải phân loại các khoản phải trả khách hàng theo thời gian thanh toán cũng như theo đối tượng để có kế hoạch thanh toán phù hợp.

- Tuyệt đối không được bù trừ số dư hai bên Nợ, Có của tài khoản 331 mà phải căn cứ vào số dư chi tiết từng bên để lấy số liệu ghi trên bảng cân đối kế toán.

1.3.2. Chứng từ, tài khoản và sổ sách sử dụng trong kế toán thanh toán với người bán

*Chứng từ sử dụng:

Các chứng từ về mua hàng gồm: Hợp đồng mua bán, hóa đơn bán hàng (hoặc hóa đơn GTGT) do người bán lập; biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hóa; phiếu nhập kho, biên bản giao nhận TSCĐ,…

Chứng từ ứng trước tiền: Phiếu thu (do người bán lập)

Các chứng từ thanh toán tiền hàng mua: Phiếu chi, giấy báo nợ, ủy nhiệm chi, séc,…

(24)

Sinh viên: Trần Thị Huệ-QTL801K 13

*Tài khoản và sổ sách sử dụng

 Tài khoản sử dụng: Tài khoản 331 – Phải trả cho người bán Kết cấu của tài khoản 331:

+ Bên Nợ:

- Số tiền đã trả cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ;

- Số tiền ứng trước cho người bán, người cung cấp, nhưng chưa nhận được vật tư, hàng hoá, dịch vụ;

- Số tiền người bán chấp thuận giảm giá hàng hoá hoặc dịch vụ đã giao theo hợp đồng;

- Chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại được người bán chấp thuận cho doanh nghiệp giảm trừ vào nợ phải trả cho người bán;

- Giá trị vật tư, hàng hoá thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại người bán.

+ Bên Có:

- Số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ ; - Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính nhỏ hơn giá thực tế của số vật tư, hàng hoá, dịch vụ đã nhận, khi có hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức.

+ Số dư bên Có:

- Số tiền còn phải trả cho người bán, người cung cấp.

+ Số dư bên Nợ (nếu có):

- Phản ánh số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số đã trả nhiều hơn số phải trả cho người bán theo chi tiết của từng đối tượng cụ thể.

 Sổ sách sử dụng:

- Sổ chi tiết thanh toán cho từng người bán;

- Sổ tổng hợp thanh toán với người bán;

- Sổ cái các tài khoản 331, 111,112,…

1.3.3. Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người bán

1) Mua vật tư, hàng hoá chưa trả tiền cho người bán về nhập kho, hoặc gửi đi bán thẳng không qua kho trong trường hợp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên:

(25)

Sinh viên: Trần Thị Huệ-QTL801K 14 - Đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nếu vật tư, hàng hoá mua vào dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, ghi:

Nợ TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu (Giá chưa có thuế GTGT) Nợ TK 153 - Công cụ, dụng cụ (Giá chưa có thuế GTGT) Nợ TK 156 - Hàng hoá (Giá chưa có thuế GTGT)

Nợ TK 157 - Hàng gửi đi bán (Giá chưa có thuế GTGT) Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331)

Có TK 331 - Phải trả cho người bán (Tổng giá thanh toán).

Đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, nếu vật tư, hàng hoá mua vào dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp hay đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, thì giá trị vật tư hàng hoá gồm cả thuế GTGT (Tổng giá thanh toán), ghi:

Nợ TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu Nợ TK 153 - Công cụ, dụng cụ Nợ TK 156 - Hàng hoá

2) Mua vật tư, hàng hoá chưa trả tiền cho người bán về nhập kho, hoặc gửi đi bán thẳng không qua kho trong trường hợp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ:

- Đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, nếu vật tư, hàng hoá mua vào dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, ghi:

Nợ TK 611 - Mua hàng (Giá chưa có thuế GTGT) Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331)

Đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, nếu vật tư, hàng hoá mua vào dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hay đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo

(26)

Sinh viên: Trần Thị Huệ-QTL801K 15 phương pháp trực tiếp, thì giá trị vật tư, hàng hoá mua vào bao gồm cả thuế GTGT, ghi:

Nợ TK 611 - Mua hàng (Tổng giá thanh toán)

3) Mua TSCĐ chưa trả tiền cho người bán đưa vào sử dụng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh, căn cứ hoá đơn của người bán, biên bản giao nhận TSCĐ và các chứng từ liên quan, trường hợp doanh nghiệp nộp thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ:

Nếu TSCĐ mua vào sử dụng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, ghi:

Nợ TK 211 - TSCĐ hữu hình (Giá chưa có thuế GTGT) Nợ TK 213 - TSCĐ vô hình (Giá chưa có thuế GTGT) Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1332)

Nếu TSCĐ mua vào sử dụng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp, thì nguyên giá TSCĐ mua vào bao gồm cả thuế GTGT (Tổng giá thanh toán), ghi:

Nợ TK 211 - TSCĐ hữu hình Nợ TK 213 - TSCĐ vô hình

Có TK 331 - Phải trả cho người bán.

4) Trường hợp đơn vị có thực hiện đầu tư XDCB theo phương thức giao thầu, khi nhận khối lượng xây, lắp hoàn thành bàn giao của bên nhận thầu xây lắp, căn cứ hợp đồng giao thầu và biên bản bàn giao khối lượng xây lắp, hoá đơn khối lượng xây lắp hoàn thành:

Nếu đầu tư XDCB hình thành TSCĐ sử dụng để sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, ghi:

Nợ TK 241 - XDCB dỡ dang (Giá chưa có thuế GTGT) Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ

Nếu đầu tư XDCB hình thành TSCĐ sử dụng để sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc thuộc đối tượng chịu

(27)

Sinh viên: Trần Thị Huệ-QTL801K 16 thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp hay đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp, thì giá trị đầu tư XDCB gồm cả thuế GTGT (Tổng giá thanh toán), ghi:

Nợ TK 241 - XDCB dỡ dang

Có TK 331 - phải trả cho người bán

5) Nhận dịch vụ cung cấp (chi phí vận chuyển hàng hoá, điện, nước, điện thoại, kiểm toán, tư vấn, quảng cáo, dịch vụ khác) của người bán, giá trị dịch vụ mua vào sẽ gồm cả thuế GTGT, hoặc không bao gồm thuế GTGT đầu vào - tuỳ theo phương pháp xác định thuế GTGT phải nộp, ghi:

Nợ TK 156 - Hàng hoá (1562) Nợ TK 241 - XDCB dỡ dang

Nợ TK 242 - Chi phí trả trước dài hạn Nợ các TK 623, 627, 641, 642, 635, 811

Nợ TK 133 : Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu có)

Có TK 331 : Phải trả cho người bán (Tổng giá thanh toán).

6) Khi thanh toán số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu xây lắp, ghi:

Nợ TK 331 : Phải trả cho người bán Có các TK : 111, 112, 311, 341,. . .

7) Khi ứng trước tiền cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu xây lắp, ghi:

Nợ TK 331 : Phải trả cho người bán Có các TK : 111, 112,. . .

8) Chiết khấu thanh toán mua vật tư, hàng hoá doanh nghiệp được hưởng do thanh toán trước thời hạn phải thanh toán và tính trừ vào khoản nợ phải trả người bán, người cung cấp, ghi:

Nợ TK 331 : Phải trả cho người bán

Có TK 515 : Doanh thu hoạt động tài chính.

9) Trường hợp vật tư, hàng hoá mua vào đã nhập kho, phải trả lại do không đúng quy cách, phẩm chất được tính trừ vào khoản nợ phải trả người bán và trường hợp người bán chấp thuận giảm giá cho số vật tư, hàng hoá doanh nghiệp đã mua vì không đúng quy cách, phẩm chất và hàng hoá vẫn còn trong kho , ghi:

(28)

Sinh viên: Trần Thị Huệ-QTL801K 17 Nợ TK 331 : Phải trả cho người bán

Có các TK : 152, 153, 156,. . . (Giá trị được giảm giá) Có TK 133 : Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu có).

10) Trường hợp các khoản nợ phải trả cho người bán không tìm ra chủ nợ hoặc chủ nợ không đòi và được xử lý ghi tăng thu nhập khác của doanh nghiệp, ghi:

Nợ TK 331 : Phải trả cho người bán Có TK 711 : Thu nhập khác.

1.4. Nội dung kế toán các nghiệp vụ thanh toán có liên quan đến ngoại tệ 1.4.1. Tỷ giá và quy định về tỷ giá sử dụng trong kế toán

Tỷ giá hối đoái giữa hai tiền tệ là tỷ giá mà tại đó một đồng tiền này sẽ được trao đổi cho một đồng tiền khác. Nó cũng được coi là giá cả đồng tiền của một quốc gia được biểu hiện bởi một tiền tệ khác.

Chênh lệch tỷ giá hối đoái chủ yếu phát sinh trong các trường hợp:

- Thực tế mua bán, trao đổi, thanh toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ trong kỳ (chênh lệch tỷ giá hối đoái đã thực hiện);

- Đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ tại thời điểm lập Báo cáo tài chính (chênh lệch tỷ giá hối đoái chưa thực hiện);

- Chuyển đổi Báo cáo tài chính được lập bằng ngoại tệ sang Đồng Việt Nam.

Việc quy đổi đồng ngoại tệ ra đồng Việt Nam phải căn cứ vào: Tỷ giá giao dịch thực tế , tỷ giá xuất và tỷ giá ghi sổ kế toán.

Trường hợp phát sinh doanh thu, chi phí, giá tính thuế bằng ngoại tệ thì phải quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế như sau:

- Tỷ giá giao dịch thực tế để hạch toán doanh thu là tỷ giá mua vào của Ngân hàng thương mại nơi người nộp thuế mở tài khoản.

- Tỷ giá giao dịch thực tế để hạch toán chi phí là tỷ giá bán ra của Ngân hàng thương mại nơi người nộp thuế mở tài khoản tại thời điểm phát sinh giao dịch thanh toán ngoại tệ.

(29)

Sinh viên: Trần Thị Huệ-QTL801K 18 1.4.2. Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán có liên quan đến ngoại tệ

 Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua liên quan đến ngoại tệ

- Tại thời điểm ghi doanh thu và khách hàng nhận nợ dựa vào tỷ giá thực tế hiện hành, ghi:

Nợ TK 131 (Tỷ giá ghi nhận nợ - tỷ giá thực tế) Có TK 511 (Tỷ giá thực tế)

Có TK 3331 (Tỷ giá thực tế)

- Khi thu được tiền nợ phải thu bằng ngoại tệ:

+ Nếu phát sinh lỗ chênh lệch tỷ giá trong giao dịch thanh toán nợ phải thu bằng ngoại tê , ghi:

Nợ TK 111(1112),112(1122): Tỷ giá hối đoái tại ngày giao dịch Nợ TK 635 : Chi phí tài chính ( Lỗ tỷ giá hối đoái )

Có TK 131: Tỷ giá ghi sổ kế toán

+ Nếu phát sinh lãi chênh lệch tỷ giá hối đoái khi thanh toán nợ phải thu bằng ngoại tệ , ghi:

Nợ các TK 111(1112),112(1122) : Tỷ giá hối đoái tại ngày giao dịch Có TK 515 : Doanh thu hoạt động tài chính

Có TK 131, 136, 138 : Tỷ giá ghi sổ kế toán

 Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người bán liên quan đến ngoại tệ

+ Khi phát sinh các khoản công nợ đối với người bán thì phải theo dõi cả số nguyên tệ phát sinh, ghi:

Nợ TK 152, 153, 156, 211 : tỷ giá thực tế Nợ TK 133 : VAT đầu vào được khấu trừ

Có TK 331 : phải trả cho người bán (tỷ giá ghi sổ kế toán) + Khi thanh toán :

- Nợ TK 331 : tỷ giá ghi sổ kế toán Nợ TK 635 : nếu lỗ về tỷ giá hối đoái

Có TK111, 112… : số tiền đã trả theo tỷ giá thực tế - Nợ TK 331 : tỷ giá ghi sổ kế toán

(30)

Sinh viên: Trần Thị Huệ-QTL801K 19 Có TK 111,112… : số tiền đã trả theo tỷ giá thực tế .

Có TK 515 : nếu lãi về tỷ giá hối đoái.

1.5. Đặc điểm kế toán thanh toán theo các hình thức kế toán

Các hình thức ghi sổ kế toán theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ tài chính áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ gồm 4 hình thức sau:

- Hình thức kế toán Nhật ký chung;

- Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái;

- Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ;

- Hình thức kế toán trên máy vi tính.

1.5.1. Đặc điểm kế toán thanh toán theo hình thức Nhật ký chung

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.

Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ sách chủ yếu sau:

– Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt;

– Sổ Cái;

– Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung

- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái các tài khoản kế toán phù hợp.

- Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan.

- Cuối kỳ, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính.

(31)

Sinh viên: Trần Thị Huệ-QTL801K 20 Sơ đồ 1.1: Trình tự ghi sổ kế toán thanh toán với người mua, người bán theo

hình thức Nhật ký chung

Chú thích:

Ghi hàng ngày Ghi định kỳ

Quan hệ đối chiếu, kiểm tra

1.5.2. Đặc điểm kế toán thanh toán theo hình thức Nhật ký – Sổ cái Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái là các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký - Sổ Cái. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại.

Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái gồm các loại sổ sách chủ yếu sau:

- Nhật ký - Sổ Cái;

- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái

- Kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái. Số liệu

Chứng từ kế toán (hóa đơn mua hàng, phiếu chi,…)

Nhật ký chung

Sổ cái TK 131, 331

Bảng cân đối số phát sinh

Báo cáo tài chính

Sổ chi tiết TK 131, 331

Bảng tổng hợp chi tiết TK 131, 331

(32)

Sinh viên: Trần Thị Huệ-QTL801K 21 của mỗi chứng từ (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) được ghi trên một dòng ở cả 2 phần Nhật ký và phần Sổ Cái. Bảng tổng hợp chứng từ kế toán được lập cho những chứng từ cùng loại (Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập…) phát sinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ 1 đến 3 ngày.

- Sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng. Căn cứ vào số phát sinh các tháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối tháng này. Căn cứ vào số dư đầu tháng (đầu quý) và số phát sinh trong tháng (trong quý) kế toán tính ra số dư cuối tháng (cuối quý) của từng tài khoản trên Nhật ký - Sổ Cái.

(33)

hình thức Nhật ký – Sổ cái

Chú thích:

1.5.3. Đặc điểm kế toán thanh toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ:

- Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:

+ Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi + Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái.

- Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế.

- Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán.

Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm các loại sổ sách chủ yếu sau:

- Chứng từ ghi sổ;

Chứng từ kế toán (hóa đơn bán hàng, phiếu thu,…)

Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại

Nhật ký – Sổ cái (mở cho TK 131,331)

Sổ kế toán chi tiết TK 131, 331

Bảng tổng hợp hợp chi tiết TK

131, 331

(34)

Sinh viên: Trần Thị Huệ-QTL801K 23 - Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ;

- Sổ Cái;

- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.

Trình tự ghi sổ kế toán thanh toán theo hình thức chứng từ ghi sổ - Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan.

- Cuối kỳ, phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái.

Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh.

- Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính.

(35)

hình thức Chứng từ ghi sổ

Chú thích:

1.5.4. Đặc điểm kế toán thanh toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính.

Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.

Chứng từ kế toán (hóa đơn mua hàng, phiếu chi,…)

Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại

Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký

chứng từ ghi sổ

Sổ cái TK 131, 331

Bảng cân đối số phát sinh

Sổ kế toán chi tiết TK 131, 331

Bảng tổng hợp chi tiết TK 131,

331

(36)

Sinh viên: Trần Thị Huệ-QTL801K 25 Các loại sổ của Hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toán được thiết kế theo Hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính:

- Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.

- Cuối kỳ, kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.

(37)

hình thức kế toán máy