Cơ cấu bộ máy tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban

Hình 2.2. Sơ đồ tổ chức của Công ty

(Nguồn: Phòng nhân sự của Công ty) Qua sơ đồ tổ chức của Công ty, có thể thấy được Công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến. Trong cơ cấu này nhà quản trị ra quyết định và giám sát trực tiếp với cấp dưới và ngược lại, mỗi người cấp dưới chỉ nhận sự điều hành lãnh đạo của một người lãnh đạo trực tiếp cấp trên.

Mô hình tổ chức theo kiểu trực tuyến cũng có ưu nhược điểm nhất định đó là tạo thuận lợi cho việc áp dụng chế độ thủ trưởng, tập trung, thống nhất, làm cho tổ chức nhanh nhạy linh hoạt với sự thay đổi của môi trường và có chi phí quản lý doanh nghiệp thấp. Mặt khác theo cơ cấu này những người chịu sự lãnh đạo rất dễ thực hiện mệnh lệnh vì có sự thống nhất trong mệnh lệnh phát ra.

Giám đốc chi nhánh

Phó giám đốc chi nhánh

Trưởng phòng tổ chức hành chính

Trưởng phòng kinh doanh

Trưởng phòng nhân sự

Trưởng phòng kế toán

Trưởng phòng IT

IDS/KTV Lái xe/

giao hàng hàng

Quản lý bán hàng

Nhân viên IT Nhân viên

phòng NS Thủ

kho

Kế toán tổng hợp

Kế toán quản trị

Nhân viên bán hàng

Nhân viên bày biện

Nhân viên chấm điểm

trưng bày Kế toán chi

nhánh trực thuộc

Trường Đại học Kinh tế Huế

Tuy nhiên cơ cấu theo trực tuyến lại hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ nghiệp vụ cao về từng mặt quản lý và đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện, để chỉ đạo tất cả các bộ phận quản lý chuyên môn. Nhưng trong thực tế thì khả năng của con người có hạn nên những quyết định đưa ra mang tính rủi ro cao. Do đó cơ cấu này thường được áp dụng cho các đơn vị có quy mô nhỏ và việc quản lý không quá phức tạp.

2.1.5.2. Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban - Giám đốc chi nhánh

Là người trực tiếp giám sát và điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như các hoạt động hàng ngày khác của Công ty. Chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị, hội đồng thành viên về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao. Tổ chức thực hiện các quyết định, kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của Công ty.

- Phó giám đốc chi nhánh

Là người tham mưu, giúp Giám đốc chỉ đạo quản lý, điều hành mọi công việc của Công ty. Khi được ủy quyền Phó giám đốc thay mặt Giám đốc chỉ đạo thực hiện các công việc và kế hoạch của Công ty. Phó giám đốc chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các công việc được giao.

- Phòng tổ chức hành chính

+ Xây dựng kế hoạch tuyển dụng lao động, kế hoạch tiền lương hàng năm.

+ Quản lý cán bộ, nhân sự lao động và tiền lương theo các quy định của Nhà nước và của Công ty Tuấn Việt.

+ Quản lý toàn bộ tài sản, trang thiết bị văn phòng của Công ty.

+ Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ theo quy định.

- Phòng kinh doanh

+ Chủ động tìm kiếm đối tác để phát triển, mạng lưới phân phối, từng bước mở rộng thị trường trong và ngoài nước. Nghiên cứu và tham mưu cho Ban giám đốc trong công tác định hướng kinh doanh và xuất bán hàng hóa.

+ Thực hiện công tác marketing, nghiên cứu thị trường, chọn lựa sản phẩm chủ lực và xây dựng chiến lược phát triển, tìm kiếm đối tác.

+ Lưu trữ các hồ sơ, hợp đồng kinh tế có liên quan đến công tác kinh doanh của Công ty theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.

Trường Đại học Kinh tế Huế

- Phòng tài chính - kế toán

Tổ chức và quản lý toàn bộ các hoạt động kế toán, tài chính của Công ty theo phân cấp và các quy chế, quy định của Công ty và các quy định của Nhà nước. Quản lý toàn bộ các loại quỹ của Công ty theo đúng quy định của Công ty và của Nhà nước.

Thực hiện chế độ báo cáo tài chính và lưu trữ, bảo quản đầy đủ chứng từ kế toán ban đầu theo quy định hiện hành, xây dựng kế hoạch tài chính hàng năm, hàng quý.

- Phòng IT

+ Đảm bảo hệ thống hoạt động thông suốt và có quy trình.

+ Hỗ trợ tất cả hệ thống NPP (lỗi kỹ thuật, quy trình hệ thống), lên kế hoạch/thực hiện các dự án về IT.

+ Chuẩn bị lịch/thực thu các training về hệ thống cho nhân viên NPP.

+ Quản lý cơ sở hạ tầng và công cụ dụng cụ hỗ trợ phát triển kinh doanh.

+ Chỉ ra những phần cần cải tiến về mặt IT ở các bộ phận khác như IDS, Sales, .…

+ Hỗ trợ ban lãnh đạo có được thông tin chính xác, từ đó đưa ra các quyết định kịp thời để cải thiện hiệu quả kinh doanh toàn NPP.

+ Phát triển và kinh doanh phần mềm cho Công ty.

- Phòng nhân sự

Là phòng tham mưu, giúp việc cho Tổng giám đốc về công tác tổ chức, nhân sự, hành chính, pháp chế, truyền thông và quan hệ công chúng của Công ty. Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về các hoạt động đó trong nhiệm vụ, thẩm quyền được giao.

+ Thực hiện xây dựng chiến lược, kế hoạch ngân sách hàng năm, kế hoạch công việc của phòng từng tháng để trình Tổng giám đốc phê duyệt.

+ Tổ chức bộ máy nhân sự, phân công công việc trong phòng để hoàn thành kế hoạch ngân sách năm, kế hoạch công việc của phòng/ban đã được phê duyệt từng thời kỳ.

+ Thực hiện các báo cáo nội bộ theo quy trình của Công ty và các báo cáo khác theo yêu cầu của ban điều hành.

+ Xây dựng các quy trình, quy định nghiệp vụ thuộc lĩnh vực của phòng: Đánh giá hiệu quả của quy trình, quy định này trong thực tế để cải tiến, giúp nâng cao hoạt động của Công ty.

Trường Đại học Kinh tế Huế

2.1.6. Hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty giai đoạn 2017-2019