Tổ chức bộ máy quản lí tại công ty

2.2.2.1. Sơ đồ bộ máy tổ chức ở công ty TNHH Thương mại Thái Đông Anh

Trường Đại học Kinh tế Huế

Sơ đồ4:Cơ cấu tổchức bộmáy quản lí của công ty TNHH Thương mại Thái Đông Anh –Huế

BẢO VỆ

GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH

PGĐ ĐIỀU PHỐI VÀ

DVKH PGĐ SIÊU THỊ GIA LẠC PGĐ ĐIỀU HÀNH TP ĐIỀU HÀNH

UNILEVER

TỔ TRƯỞNG

LÁI XE

TỔ TRƯỞNG

GIAO

TRƯỞNG BP KHO

NVGH PHỤ

KHO NVLX

KẾ TOÁN SIÊU THỊ

KẾ TOÁN

NỘI BỘ KẾ KSNB

TOÁN TRƯỞN

G KẾ TOÁN

VIÊN

TỔ TRƯỞNG

ADMIN

NV ADMIN

OM TLS

PHÒNG KẾ TOÁN

NVBH NVGH NVLX CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

KIÊM TỔNG GIÁM ĐỐC

NVBH

PHÒNG KINH DOANH

Trường Đại học Kinh tế Huế

2.2.2.2. Chức năng của từng bộ phận trong công ty TNHH Thương mại Thái Đông Anh

- Chủ tịch hội đồng quản trị kiêm tổng giám đốc: là cơ quan quản lí công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty.

Tổng Giám Đốc: Nguyễn Minh Đông.

- Giám đốc điều hành: Giám đốc là người điều hành quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của Công ty và chịu trách nhiệm trước pháp luật.

GĐĐH:Nguyễn Thị Thanh Nhung

- PGĐ Điều phối và dịch vụ khách hàng: Điều phối hoạt động của bộ phận lái xe, giao hàng, quản lí kho để phục vụ khách hàng đến sử dụng dịch vụ tốt nhất, quản lí các dịchvụ giao hàng đến người tiêu dùng để nhanh chóng và thuận tiện nhất.

- PGĐ Điều hành: chịu trách nhiệm quản lí tất cả các hoạt động của các bộ phận có trong công ty từ khâu giao hàng, lái xe, kho, nhân viên bán hàng… hay từ bộ phận kế toán đến phòng kinh doanh. Thường xuyên tổ chức các cuộchọp với bộ phận kiểm soát nội bộ, phòng kinh doanh hay phòng kế toán để báo cáo thường niên lên giám đốc điều hành.

- PGĐ Siêu thị Gia Lạc: điều hành và chịu trách nhiệm toàn bộ hoạt động của siêu thị Gia Lạc, đưa ra những mục tiêu, hướng phát triển và chiến lược của cả siêu thị, quản lí nhân viên để đảm bảo kết quả tốt nhất và trình bày báo cáo rõ ràng, đúng hạn với ban giám đốc công ty.

- TP Điều hành Unilever: Xây dựng và đề xuất kế hoạch kinh doanh, điều hành và quản lý nhân sự trong chi nhánh Unilever. Theo dõi tình hình kinh doanh và tài chính tại chi nhánh. Báo cáo định kì với cấp cao ở công ty. Đảm bảo điều kiện tốt cho nhân viên về môi trường làm việc thân thiện, xây dựng văn hóa tại chi nhánh Unilever.

- Phòng kinh doanh: Thực hiện, phân công công việc để hoàn thành kế hoạch trong từng thời kỳ. Xây dựng quy trình, quyđịnh nghiệp vụ và đánh giá để liên tục cải

Trường Đại học Kinh tế Huế

tiến nhằm nâng cao hoạt động của công ty. Xây dựng chiến lược kinh doanh chung của công ty, giám sát và kiểm tra chất lượng làm việc của phòng ban khác trong công ty.

Báo cáo định kỳ với cấp trên.

- Kiểm soát nội bộ: kiểm soát và quản lí các nhân viên trong công ty như bộ phận kế toán nội bộ, tổ trưởng hay nhân viên phụ trách từng nhãn hàng, phân chia công việc cho từng thành viên sao cho phù hợp. Báo cáo chi tiết với PGĐ Điều hành để cùng nhau đề xuất, lập kế hoạch phát triển công ty.Kiêm nhiệm việc quản lí nguồn nhân lực trong công ty: bố trí nhân lực, lao động trong công tác lái xe, giao hàng, phụ kho…; chịu trách nhiệm tuyển dụng nguồn nhân lực trong công ty và giám sát kinh doanh cho công ty.

- Kế toán nội bộ: kiểm tra, phân tích, phát hành, kiểm soát tất cả các phát sinh thực tế, từ những phát sinh không có hóa đơn chứng từ, qua đó lấy căn cứ để xác định lãi lỗ củacông ty.

- Tổ trưởng Admin: tổchức và triển khai công việc,bố trí công việc cho nhân viên Admin; đôn đốc, giám sát, điều phối nhân viên hoàn thành công việc đúng thời hạn. Quản lí tất cả các Admin phụ trách các nhã hàng trong công ty như Abbott, TH Truemilk,….

- Nhân viên Admin: Từng nhân viên sẽ phụ tráchở từng nhãn hàng khác nhau như Admin Abbott sẽ phụ trách nhãn hàng Abbott… Thực hiện các công việc đúng với yêu cầu và nhiệm vụ ở từng nhãn hàng riêng, hoàn thành công việc đúng thời hạn và làm tốt công việc mà cấp trên giao.

- Kế toán trưởng: thực hiện đúng các chế độ về hạch toán kế toán, thống kê và các chức năng khác do pháp luật quy định. Chịu trách nhiệm thu chi, theo dõi, thu hồi công nợ, thanh toán và báo cáo, phân tích tài chính định kỳ của công ty. Có chức năng trong việc lập kế hoạch sử dụng và quản lý nguồn tài chính của công ty.

- Kế toán viên: thu thập thông tin về các vấn đề tài chính phát sinh của công ty vào chứng từ kế toán; phân tích, tổng hợp, hệ thống hóa các thông tin cần thiết về hoạt độngtài chính. Từ đó đưa ra những giải pháp, đề xuất và báo cáo lên kế toán trưởng.

Trường Đại học Kinh tế Huế

- Kế toán siêu thị: Hạch định kế toán, thống kê, theo dõi thu chi, công nợ, phân tích tài chính định kỳ của siêu thị Gia Lạc. Lập chứng từ bán hàng, báo cáo định kỳ về doanh thu,chi phí, lợi nhuận lên PGĐ Siêu thị Gia Lạc.

- Phòng kế toán trong chi nhánh Unilever: Hạch định kế toán, thống kê, theo dõi thu chi, công nợ, phân tích tài chính định kỳ của chi nhánh Unilever. Theo dõi hàng tháng và báo cáo lại với cấp trên.

- OM TLS: OM có nghĩa là giám sát quản lí thị trường, TLS là Team Leder Sale có nghĩa là đội trưởng của nhóm bán hàng. OM TLS có nhiệm vụ quản lí, giám sát nhân viên bán hàng ngoài thị trường ở mảng Unilever.

- Nhân viên bán hàng: nhận hàng, bảo quản hàng hóa, kiểm kê hàng hóa, trưng bày hàng hóa, tư vấn bán hàng, giải quyết các khiếu nại của khách hàng. Thực hiện các chỉ tiêu mà công ty đề ra đối với một nhân viên bán hàng. Chăm chỉ làm việc để đạt hiệu quả tốt nhất.

- Tổ trưởng lái xe: Quản lí nhân viên lái xe để giao hàng đúng nơi quy định, thực hiện các nhiệm vụ như một nhân viên lái xe, cuối ngày tổng kết để báo cáo lại nhân viên cấp cao hơn.

- Nhân viên lái xe: Quản lý, vận hành, bảo quản phương tiện vận tải được giao vận hành luôn trong trạng thái kỹ thuật tốt nhất. Phụcvụ, đáp ứng mọi yêu cầu của cấp trên và khách hàng. Nếu xảy ra hư hỏng phải kịp thời báo cáo cho cấp trên để xử lí nhanh nhất có thể. Có trách nhiệm vận chuyển và bốc dở hàng hóa cho khách hàng cũng như tại doanh nghiệp.

- Bộ phận giao hàng: tiếp nhận bill giao hàng từ bộ phận kế toán, nhận hàng và bốc xếp để xếp hàng lên xe gọn gàng, khoa học, giao hàng tại các tuyến theo lệnh giao hàng.

- Bộ phận kho: Chịu trách nhiệm về nhập kho, xuất kho, sắp xếp hàng. Kiểm tra việc xuất nhập hàng hoá theo đúng quy định.

- Bảo vệ: Bảo vệ hàng hóa có trong kho và kiểm tra khách hàng ra vào công ty.