Cơ cấu bộ máy quản lý, chức năng nhiệm vụ của các bộ phận

BAN GIÁM ĐỐC

CTY TNHH DU LỊCH LỮ HÀNH

MTV

CTY XD DỊCH VỤ CTY LIÊN DOANH CP LỮU

K.s Bamboo Green I Khách sạn Thu Bồn

CTY CP Phương Đông CTY CP Biển Đông

K.sBamboo GreenIII

Xí nghiệp Vận chuyển K.s Bamboo Green II

Đại lý bán vé máy bay HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

Khách sạn Luxury

Trường Đại học Kinh tế Huế

Sơ đồ 4: Cơ cấu tổ chức của công ty

Sơ đồ 5: Bộ máy quản lý công ty Cổ phần Du lịch Vitours

(Nguồn: Phòng hành chính ) Nhận xét:

Từ bảng 2.1 cho thấy công ty hiện hoạt động theo 2 mảng đó là lữ hành và khách sạn. Mỗi bộ phận sẽ có một trưởng phòng riêng của từng bộ phận sẽ quản lý nhân viên cấp dưới mình vì vậy ban giám đốc sẽ dễ dàng quản lý và điều hành hơn. Công ty tuyển chọn nhân viên có khả năng chuyên môn hóa cao trong từng bộ phận sẽ tạo ra chất lượng của việc ra quyết định. Sự nhanh chóng, chính xác trong việc truyền thông tin cộng với năng lực điều hành có hiệu quả giúp cho các hoạt động kinh doanh trong công ty diễn ra với năng suất cao và đem lại cho khách hàng sự thỏa mãn nhất.

2.1.2.2 Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận.

Ban Giám Đốc:Bao gồm một Giám đốc, một Phó Giám đốc lữ hành, một Phó Giám đốc khách sạn.

Giám đốc: Quản lý điều hành hoạt động chung của một công ty. Có quyền quyết định và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của công ty trước pháp luật.

Phó Giám đốc: Giúp giám đốc trong việc quản lý và kinh doanh lữ hành, khách sạn tại các phòng thị trường, chi nhánh và các văn phòng đại diện.

BAN GIÁM ĐỐC PHÒNG INBOUND ÂU – MỸ

PHÒNG INBOUND Á - ÚC

PHÒNG OUTBOUND PHÒNG NỘI ĐỊA

CHI NHÁNH HÀ NỘI

VPĐD TP HỒ CHÍ MINH

PHÒNG LIÊN KẾT- CHUYÊN ĐỀ PHÒNG VẬN CHUYỂN

PHÒNG VÉ

PHÒNG KẾ TOÁN PHÒNG HÀNH CHÍNH - IT

Trường Đại học Kinh tế Huế

Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, chuẩn bị trang thiết bị, phỏng vấn, liên hoan … Soạn thảo và lưu trữ văn bản – hồ sơ, chấm công, thực thi chính sách, duy trì môi trường làm việc, hỗ trợ các vấn đề pháp lý, tuyển nhân lực,...

Phòng kế toán tài chính

Thực hiện việc thanh toán, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra tất cả các báo cáo, kiểm toán toàn công ty, giám sát bằng công cụ kiểm toán tài sản, lập báo cáo tài chính cho công ty.

Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm trong việc kinh doanh lữ hành từ khâu thiết kế chương trình du lịch đên khi kết thúc. Phòng này bao gồm: 1 trưởng phòng, phó phòng và các chuyên viên, đảm nhiệm các công việc như: Marketing, điều hành…

Văn phòng đại diệncác văn phòng đại diện tại Liên bang Nga, Liên bang Đức có nhiệm vụ khai thác thị trường khách ở các nước này và một số vùng lân cận, ký kết hợp đồng với các hãng du lịch và báo cáo cho phòng thị trường.

Các phòng thị trường: gồm 5 phòng (1) Phòng In – bound

- Bộ phận Inbound Âu – Mỹ.

Tổ chức và tiến hành các hoạt động nghiên cứu thị trường du lịch, tiến hành tuyên truyền, quảng cáo. Bố trí hướng dẫn viên cho các chương trình du lịch, xây dựng phát triển và bồi dưỡng đội ngũ hướng dẫn. Tiến hành xây dựng các chương trình du lịch từ nội dung đến mức giá phù hợp, đưa ra những ý đồ mới về sản phẩm của công ty lữ hành.

- Bộ phận Inbound Á – Úc.

Cũng có chức năng và nhiệm vụ như phòng Inbound Âu – Mỹ chỉ khác là phụ trách thị trường Á – Úc.

(2) Phòng Outbound.

Tổ chức và tiến hành các hoạt động nghiên cứu thị trường du lịch, các hoạt động tuyên truyền quảng cáo, nhằm tổ chức các tours du lịch ra nước ngoài. Trong đó phòng còn tổ chức cho khách đi riêng lẻ (FIT) và khách đi theo đoàn (GIT ).

Trường Đại học Kinh tế Huế

Khảo sát, xây dựng, chào bán và thực hiện các Chương trình du lịch trọn gói theo các chủ đề như: tuần trăng mật, weekend,... Thiết lập mối quan hệ với các công ty lữ hành khác và nhận tổ chức thực hiện các chương trình du lịch cho các công ty đó.

(4) Phòng du lịch nội địa – Du lich Mice - Tổ chức sự kiện.

Tổ chức và tiến hành các nghiên cứu thị trường, các tuyên truyền quảng cáo.

Duy trì các mối quan hệ các công ty với các nguồn khách hàng. Tiến hành xây dựng các chương trình du lịch từ nội dung đến mức giá.

(5) Phòng vận chuyển.

Kinh doanh dịch vụ vận chuyển, chịu trách nhiệm về phương tiện vận chuyển của khách trong Chương trình du lịch tại công ty.

Phòng vé máy bay.

Đặt vé cho khách khi sử dụng tour tại công ty hoặc khách hàng có nhu cầu mua vé riêng. Phòng sẽ liên kết với các hãng máy bay lớn trong nước và ngoài nước để đảm bảo an toàn nhất cho khách.

Chi nhánh Hà Nội – Thành phố Hồ Chí Minh – Nha Trang

Là đầu mối thu hút khách và là đầu mối triển khai các hoạt động nhầm thực hiện các yêu cầu của Chương trình du lịch của công ty.