Cơ cấu tổ chức, bộ máy kinh doanh của siêu thị

Để thực hiện tốt nhiệm vụ, chức năng của mình, siêuthị đã xây dựng bộ máy tổ chức theo cơ cấu gọn nhẹ. Với bộ máy này, đơn vịsẽ tiết kiệm được chi phí và thông tin được truyền đi chính xác, luôn bám sát xử lý nhanh chóng biến động thị trường tạo ra sự năng động tự chủ trong kinh doanh và sử dụng tối đa năng lực của từng cá nhân tạo nên một bộphận làm việc có hiệu quả.

Siêu thị Co.opmart sửdụng mô hình trực tuyến chức năng cho bộ máy quản lý của mình. Trong mô hình này, nhân viênđược chia vào các tổphù hợp với khả năng và trìnhđộ làm việc của mình vàđược trực tiếp quản lý bởi các tổ trưởng.

Trường Đại học Kinh tế Huế

Sơ đồ 1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của siêu thị Co.opmart Huế

(Nguồn: Bộ phận Marketing –siêu thị Co.opmart Huế

Giám đốc

NV chất lượng

Phó giám đốc Phó giám đốc

Hàng thực phẩm Hàng phi thực phẩm Quầy bánh mỳ Bộ phận hỗ trợ bán Bộ phận quản trị

TT&TP Tổ thực phẩm tươi sống, chế biến &

nấu chín

TT&TP Tổ thực phẩm

công nghệ &

đông lạnh

TT&TP Tổ sản

phẩm mềm

TT Tổ sản phẩm cứng

TT&TP Tổ hóa mỹ

phẩm &

sản phẩm vệ sinh

TT&TP Tổ thu ngân và dịch vụ khách hàng

NT Nhóm quảng cáo khuyến mãi

& thiếu nhi

TT &

TP Tổ bảo vệ

Khu cho thuê, hợp

tác Kế toán

NV Bảo trì

NV Vi tính

Tổ chức HC

NV TK&PK TK&PK TK&PK TK&PK NV NV NV NV NV

NV NV NV NV

Trường Đại học Kinh tế Huế

Chú thích:

TT: Tổ trưởng TK: Thủ kho HC: Hành chính

TP: Tổ phó PK: Phụ kho NT: Nhóm trưởng NV: Nhân viên 2.1.1.4.2 Chức năng và nhiệm vụ của mỗi phòng ban

Cơ cấu tổchức siêu thịCo.opmart bao gồm:

Ban giám đốc:

+ Giám đốc: Người đại diện về mặt pháp lý, người lãnh đạo và chịu trách nhiệm toàn bộ về hoạt động kinh doanh tại siêu thị.

+ Phó giám đốc:Là người được giám đốc ủy quyền để thực hiện một số công việc của công ty. Phó giám đốc phải chịu trách nhiệm về những việc được giao và những lĩnh vực mà mình phụ trách, giúp giám đốc lên kế hoạch, chỉ đạo, giải quyết các công việc thay mặt giám đốc khi cần thiết.

Nhân viên chất lượng: Kiểm tra chất lượng cũng như nắm được tình hình thực tế của hàng hóa trong công ty để đảm bảo có được nguồn hàng hóa tốt nhất phục vụ cho nhu cầu của khách hàng.

Tổ tưởng ngành hàng: Làm nhiệm vụ theo dõi hàng tồn để đặt hàng, lựa chọn nhà cung cấp. Tổ trưởng sẽ theo dõi tình hình tiêu thụ hàng hóa, kịp thời có những biện pháp xử lý như giảm giá, khuyến mãi, trả hàng,.. Đối với những mặt hàng bán chậm, phấn đấu đạt mục tiêu doanh số đãđịnh.

Tổ phó ngành hàng: Sẽ cùng tổ trưởng theo dõi tình hình đặt hàng và giao hàng của nhà cung cấp.

Thủ kho và phụ kho: Chịu trách nhiệm nhận hàng tại kho, kiểm hàng và cho hàng nhập kho, trong quá trình nhận hàng. Thủ kho phải đảm bảo nhận đúng và đủ những mặt hàng và lượng hàng trên hóa đơn hoặc phiếu giao hàng, ký xác nhận vào chứng từ nhận hàng làm cơ sở cho kế toán xử lý chứng từ. Trường hợp có những mặt hàng giao không đúng theo đơn đặt hàng, thủ kho phải chờ ý kiến xử lý của đại diện ngành hàng trước khi cho hàng nhập kho.

Trường Đại học Kinh tế Huế

Nhân viên: Giám sát ở các kệ hàng, giải đáp thắc mắc cho khách hàng và sắp xếp hàng lên kệ, thường xuyên kiểm tra hàng, tránh tình trạng hàng bị quá hạn sử dụng, hư hỏng,..báo cáo tình trạng lại tổ trưởng, tổ phó để kịp thời có biện pháp khắc phục.

 Hàng thực phẩm

Tổ thực phẩm tươi sống, chế biến & nấu chín: quản lý các mặt hàng như rau, củ, quả, cá, thịt, hải sản…

Tổ thực phẩm công nghệ & đông lạnh

 Hàng phi thực phẩm

Tổ sản phẩm cứng: Đứng đầu là tổ trưởng chịu trách nhiệm về các loại sản phẩm như xoong nồi, ấm chén, các đồ dùng trong gia đình…

Tổ sản phẩm mềm: Quản lý các sản phẩm may mặc như quần áo, giày dép,...

Tổ hóa mỹ phẩm và sản phẩm vệ sinh: bao gồm tổ phó và tổ trưởng chịu trách nhiệm về các mặt hàng hoá mỹ phẩm như bột giặt, nước xả, dầu gội, sữa tắm, xà bông, nước rửa chén…

Quầy bánh mỳ: đứng đầu là tổ trưởng, tổ này chịu trách nhiệm sản xuất và tiêu thụ các loại bánh mỳ và các chủng loại bánh khác nằm trong quầy bánh mỳ.

 Bộ phận hỗ trợ bán: Bao gồm tổ thu ngân, bảo vệ, văn phòng, tổ marketing.

Tổ văn phòng:bao gồm các bộ phận tổ chức hành chính, bảo trì và tạp vụ: tổ này chịu trách nhiệm quản lý sổ sách và các kế hoạch của siêu thị, sửa chữa và bảo dưỡng các thiết bị máy móc… phục vụ cho các hoạt động của siêu thị và đảm bảo vệ sinh sạch sẽ cho siêu thị.

Tổ thu ngân và dịch vụ khách hàng: Chịu trách nhiệm thu tiền cho khách hàng thanh toán mỗi ngày và nộp tiền cùng với hóa đơn bán hàng về văn phòng cho kế toán.

Tổ Marketing: Bao gồm các chuyên viên chịu trách nhiệm tiếp nhận, giải đáp các thắc mắc, khiếu nại của khách hàng đồng thời cung cấp những thông tin mà khách hàng cần, đồng thời thực hiện các vấn đề liên quan đến chăm sóc khách hàng...

Tổ bảo vệ: Chịu trách nhiệm giám sát, bảo vệ từ lúc hàng được luân chuyển vào kho cho đến khi tiêu thụ, bảo vệ tài sản khách hàng, đảm bảo an ninh siêu thị,...

Trường Đại học Kinh tế Huế

Bộ phận quản trị

Bộ phận kế toán:Thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công việc kế toán, kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu nộp, thanh toán nợ, kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản, phân tích thông tin, số liệu kế toán theo quy định của pháp luật.

Bộ phận bảo trì: Chịu trách nhiệm sữa chữa các máy móc, thiết bị.

Bộ phận vi tính: Định kỳ kiểm tra và nâng cấp hệ thống máy vi tính, theo dõi các chương trình phần mềm và mỗi ngày tiến hàng xuất dữ liệu từ các chương trình bán hàng chuyển về các chương trình nội bộ của các bộ phận liên quan.

Tổ chức hành chính: Theo dõi hoạt động công đoàn và chế độ làm việc, nghỉ phép của công nhân viên, tổ chức các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ, nâng cao trìnhđộ cho nhân viên, tổ chức các hoạt động, phong trào thi đua tại đơn vị.

Khu cho thuê và hợp tác: Bộ phận chịu trách nhiệm về việc cho thuê mặt bằng và hợp tác với các đối tác để phát triển công ty.

2.1.1.5 Tổng quan vềdịch vụgiao hàng tận nhà của siêu thị Co.opmart Huế