Quy trình kiểm soát chi đầu tư XDCB từ nguồn NS qua KBNN cấp huyện

- Về biểu mẫu: Thực hiện theo Thông tư số 28/2015/TT-BTC, mẫu biểu do chủ đầu tư lập.

- Thủ tục giải ngân, thanh toán: quy định đơn giản, yêu cầu những hồ sơ pháp lý cần thiết nhất và sử dụng những thuật ngữ đơn giản, dễ hiểu để phù hợp với trìnhđộ của cán bộ cấp xã.

1.3. Quy trình kiểm soát chi đầu tư XDCB từ nguồn NS qua KBNN cấp huyện

Trường hợp số vốn chấp nhận thanh toán có sự chênh lệch so với số vốn đề nghị của Chủ đầu tư, cán bộ kiểm soát chi lập Thông báo kết quả kiểm soát thanh toán (Mẫu số 03/KSC kèm theo quy trình này), nêu rõ lý do và báo cáo Trưởng phòng/ Phụ trách bộ phận Kiểm soát chi.

Bước 2:

Trưởng phòng/ Phụ trách bộ phận kiểm soát chi kiểm tra hồ sơ, ký tờtrình lãnh đạo KBNN, và các chứng từ thanh toán bao gồm: Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư, Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có) Giấy rút vốn đầu tư; sau đó chuyển lại hồ sơ cho cán bộ kiểm soát chi để trình lãnhđạo KBNN phụ trách.

Trườnghợp Trưởng phòng/ Phụ trách bộ phận kiểm soát chi chấp nhận thanh toán số vốn khác so với số vốn cán bộ kiểm soát chi trình; Trưởng phòng/ bộ phận kiểm soát chi ghi lại số vốn chấp nhận thanh toán trên tờ trình lãnh đạo và yêu cầu cán bộ kiểm soát chi hoàn thiện lại Thông báo kết quả (theo mẫu số 03/KSC) trình lãnhđạo KBNN ký, gửi Chủ đầu tư.

Bước 3:

Lãnhđạo KBNN phụ trách kiểm soát chi xem xét, ký duyệt tờ trình lãnh đạo của phòng/ bộ phận Kiểm soát chi và Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư, sau đó chuyển trả hồ sơ cho phòng/ bộ phận Kiểm soát chi.

Trường hợp lãnh đạo KBNN yêu cầu làm rõ hồ sơ thanh toán thì phòng/ bộ phận Kiểm soát chi có trách nhiệm giải trình.

Trường hợp lãnh đạo KBNN phê duyệt khác với số vốn đề nghị chấp nhận thanh toáncủa phòng Kiểm soát chi thì sau khi lãnhđạo trả hồ sơ, cán bộ kiểm soát chi hoàn thiện lại Thông báo (theo mẫu số 03/KSC) theo ý kiến của lãnh đạo KBNN, báo cáo Trưởng phòng/ Phụ trách bộ phận kiểm soát chi trình lãnh đạo KBNN ký gửi Chủ đầu tư về kết quả chấp nhận thanh toán.

(Thời gian thực hiện các bước 1, 2, 3 chậm nhất là 02 ngày làm việc) Bước 4:

Cán bộ kiểm soát chi chuyển chứng từ cho phòng/ bộ phận Kế toán bao gồm:

Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư, Giấy rút vốn đầu tư, Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có).

Trường Đại học Kinh tế Huế

Kế toán viên (KTV) thực hiện kiểm tratính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ kế toán, hạch toán, ký trên chứng từ giấy, sau đó nhập giao dịch trên hệ thống và trình Kế toán trưởng (KTT) phê duyệt trên hệ thống TABMIS, đồng thời trình chứng từ giấy báo cáo KTT. KTT kiểm tra và ký chứng từ giấy, phê duyệt giao dịch trên TABMIS, sau đó chuyển chứng từ lại cho KTV để trình lãnhđạo đơn vị KBNN phụ trách kế toán xem xét hồ sơ, ký duyệt chứng từ giấy.

Nếu phát hiện sai sót hoặc chứng từ kế toán không hợp lệ, hợp pháp, phòng Kế toán thông báo lý do và chuyển trả hồ sơ về phòng/ bộ phận kiểm soát chi để xử lý.

Bước 5:

Lãnh đạo đơn vị KBNN phụ trách kế toán xem xét, ký duyệt Giấy rút vốn đầu tư, Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có) sau đó chuyển trả hồ sơ cho KTV đểlàm thủ tục chuyển tiền cho đơn vị thụ hưởng theo quy định tại các quy trình thanh toán hiện hành. Trường hợp Lãnh đạo đơn vị KBNN phụ trách kế toán không đồng ý ký duyệt, trả lại hồ sơ, KTV nhận lại hồ sơ và có trách nhiệm báo cáo lại KTT để xử lý.

Phòng/ bộ phận kế toán lưu 01 liên Giấy rút vốn đầu tư, Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có), hồ sơ còn lại chuyển lại phòng/ bộ phận kiểm soát chi để lưu hồ sơ và trả Chủ đầu tư.

Trường hợp Chủ đầu tư lĩnh tiền mặt thì phòng/ bộ phận kế toán thực hiện chi tiền mặt cho đơn vị.

Ngoài quy định về việc ký chứng từ nói trên; tùy điều kiện và tình hình thực tế tại đơn vị, Giám đốc KBNN thị xã, huyện có thể phân công một đồng chí Lãnh đạo (Giám đốc hoặc Phó giám đốc) ký tất cả các chứng từ thanh toán vốn đầu tư (bao gồm cả giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị thanh toán tạm ứng, giấy rút vốn, ủy nhiệm chi,…).

(Thời gian thực hiện các bước 4, 5 là 01 ngày làm việc).

Tổng thời gian thực hiện kiểm soát chi và chuyển tiền trong nội bộ hệ thống KBNN chậm nhất là 03 ngày làm việc. Đối với hồ sơ, chứng từ do Chủ đầu tư gửi đến sau thời điểm 15 giờ, hoặc chứng từ do phòng, bộ phận kiểm soát chi gửi cho phòng, bộ phận kế toán nhà nước sau thời điểm 15 giờ thì được tính sang ngày hôm

Trường Đại học Kinh tế Huế

sau. Phòng hoặc bộ phận Kế toán Nhà nước, Kiểm soát chi thực hiện theo dõi việc giao nhận hồ sơ của các đơn vị sử dụng ngân sách, Chủ đầu tư và trả hồ sơ kiểm soát chi theo đúng thời gian quy định.

1.4. Các nhân tố ảnh hưởng đến kiểm soát chi đầu tư XDCB từ nguồn ngân sách qua KBNN

1.4.1. Các nhân tốbên trong

Một là, nguồn nhân lựclàm nhiệm vụ kiểm soát chi NSNN:

Yếu tố con người, cách thức tổ chức, xây dựng chính sách luôn có tầm quan trọng đặc điểm. Tất cả quy tụ ở năng lực quản lý của người lãnh đạo và biểu hiện chất lượng quản lý, hiệu quả trong hoạt động thực tiễn. Thể hiện qua các nội dung:

Năng lực đề ra các chiến lược, sách lược trong hoạt động, đưa ra các kế hoạch triển khai công việc một cách hợp lý, rõ ràng. Tạo nên một cơ cấu tổ chức hợp lý, có hiệu quả, có sự phân định rõ trách nhiệm, quyền hạn giữa các thành viên, giữa các khâu, các bộ phận của guồng máy. Năng lực quản lý của người lãnh đạo có tầm quan trọng đặc biệt đối với hoạt động của Kho bạc nhà nước nói chung và việc kiểm soát chi đầu tư xây dựng cơ bản nói riêng. Nếu năng lực quản lý yếu, bộ máy tổ chức không hợp lý, các chính sách không phù hợp với thực tế thì việc quản lý chi đầu tư xây dựng cơ bản kém hiệu quả, dễ gây thất thoát lãng phí và ngược lại.

Năng lực chuyên môn của người cán bộ là yếu tố quyết định đến hiệu quả kiểm soát chi đầu tư xây dựng cơ bản. Nếu năng lực chuyên môn cao, khả năng phân tích, tổng hợp tốt, nắm chắc, cập nhật kịp thời các chế độ chính sách về chi đầu tư xây dựng cơ bản thì hiệu quả kiểm soát chi sẽ cao, giảm thiểu những thất thoát, lãng phí vốn Ngân sách nhà nước cho chi đầu tư xây dựng cơ bản và ngược lại.

Hai là, cơ cấu bộ máy tổ chức

Tổ chức bộ máy: Đây là vấn đề hết sức quan trọng. Trong bộ máy tổ chức phải hết sức chú ý đến mô hình tổ chức cơ cấu phòng, ban nghiệp vụ. Quyền hạn trách nhiệm của từng khâu, từng bộ phận, cá nhân. Bộ máy tổ chức gọn nhẹ, vận hành đồng bộ sẽ góp phần nâng cao hiệu quả kiểm soát thanh toán, hạn chế tình trạng sai phạm, rủi ro trong quản lý.

Trường Đại học Kinh tế Huế

Ba là, quy trình nghiệp vụ kiểm soát chi

Quy trình phải phù hợp với pháp luật hiện hành của nhà nước, đảm bảo quản lý chặt chẽ không có kẽ hở gây th ất thoát. Quy trình phải mang tính ổn định, tránh thay đổi nhiều để thuận lợi cho việc triển khai thực hiện. Quy trình nghiệp vụ được xây dựng theo hướng cải cách thủ tục hành chính, quy định rõ nhiệm vụ, trách nhiệm, mối quan hệ giữa các cá nhân, giữa các bộ phận, đảm bảo vừa kiểm soát chặt chẽ, vừa đẩy nhanh tiến độ giải ngân nguồn vốn đầu tư.

Bốn là, trang thiết bị cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ công tác kiểm soát chi Trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật, ứng dụng công nghệ hiện đại cũng ảnh hưởng không nhỏ đến công tác kiểm soát thanh toán vốn đầu tư xây dựng cơ bản.

Việc ứng dụng công nghệ tin học trong công tác kiểm soát thanh toán vốn đầu tư đã giúp tiết kiệm được thời gian xử lý công việc, đảm bảo cập nhật, tổng hợp số liệu nhanh chóng, chính xác tạo tiền đề cho những cải tiến quy trình nghiệp vụ một cách hiệu quả hơn. Chính vì vậy công nghệ thông tin là một trong những nhân tố ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng, hiệu quả của công tác quản lý chi Ngân sách nhà nước cho đầu tư xây dựng cơ bản.

Công tác kiểm tra kiểm soát nội bộ

Công tác kiểm tra và tự kiểm tra trước, trong và sau khi thanh toán vốn đầu tư XDCB đối với cơ quan KBNN cũng như với đơn vị sử dụng vốn đầu tư cũng là một yếu tố quan trọng góp phần nâng cao năng lực của bộ máy kiểm soát chi; Qua công tác nhằm tổ chức đánh giá việc chấp hành chế độ, chính sách pháp luật về quản lý đầu tư XDCB; đánh giá sự chấp hành dự toán ngân sách trong đầu tư; ngăn ngừa, phát hiện và chấn chỉnh kịp thời những tồn tại, thiếu xót, chưa phù hợp, tìm ra nguyên nhân, phương hướng và biện pháp khắc phục để kiến nghị với các cơ quan quản lý nhà nước. Hoạt động kiểm tra và tự kiểm tra phải đảm bảo được tính nghiêm túc, côngbằng. Công tác kiểm tra, đánh giá được thực hiện một các thường xuyên sẽ góp phần nâng cao hiệu quả của công tác kiểm soát chi.

1.4.2. Các nhân tốbên ngoài

- Ý thức chấp hành của CĐT, BQL dự án: Ý thức chấp hành của các đơn vị chủ đầu tư, BQL dự án được thể hiện qua chất lượng hồ sơ chứng từ mà họ gửi kho

Trường Đại học Kinh tế Huế

bạc đề nghị thanh quyết toán. Những chủ đầu tư có ý thức chấp hành các quy định về chinh sách, chế độ, biểu mẫu hồ sơ, chứng từ thanh toán vốn đầu tư XDCB tốt sẽ ít xảy ra các lỗi như thừa thiếu, sai sót trong hồ sơ gửi kho bạc, điều này góp phần làm cho quá trình kiểm soát, xử lý hồ sơ của cán bộ của kho bạc diễn ra thuận lợi, nhanh chóng hơn, hiệu quả kiểm soát chi cao hơn. Ngược lại những chủ đầu tư, BQL dự án có ý thức chấp hành chưa tốt, chưa coi trọng việc nghiên cứu, tìm hiểu, nắm bắt các quy định về chính sách, chế độ, biểu mẫu hồ sơ chứng từ tạm ứng, thanh quyết toán vốn đầu tư thì thường tồn tại nhiều thiếu sót, sai phạm phải hoàn thiện, bổ sung nhiều lần làm cho quá trình kiểm soát chi của cán bộ kho bạc mất nhiều thời gian, tiến độ thanh toán cho dự án bị kéo dài hơn, hiệu quả kiểm soát chi không cao.

- Pháp luật, các chế độ, tiêu chuẩn, định mức: Hệ thống pháp luật, chế độ, tiêu chuẩn định mức chi NSNN là một căn cứ quan trọng việc xây dựng, phân bổ và kiểm soát chi NSNN. Vì vậy nó cần đảm bảo tính chính xác, phù hợp với tình hình thực tế; tính thống nhất giữa các ngành, các địa phương, và các đơn vị sử dụng vốn;

và tính đầy đủ, bao quát được tất cả các nội dung phát sinh.

- Điều kiện kinh tế - xã hội của quốc gia: Đây là một trong những căn cứ quan trọng ảnh hưởng tới quá trình kiểm soát. Một đất nước đang phát tiển như nước ta, với một nguồn ngân sách hạn hẹp và một nhu cầu chi đầu tư cho phát triển vô cùng lớn. Dẫn tới số lượng các dự án cần đầu tư nhiều, nhưng kế hoạch vốn thì lại hạn hẹp. Cơ chế phân bổ lại dàn trải. Dẫn tới số lượng dự án thì nhiều, nhưng thanh toán thì dàn trải qua nhiều năm. Đây cũng là một yếu tố ảnh hưởng ít nhiều tới công tác kiểm soát thanh toán vốn tại KBNN.

1.5. Tiêu chí đánh giá hoạt động kiểm soát chi đầu tư XDCB từ nguồn