Những hạn chế thực tế trong quá trình quản lý đơn hàng của Công ty

SVTH: Nguyễn Lam Giang - K50B KDTM 72 trọng lượng chở hàng. Nó cũng không phù hợp với hàng hóa cồng kềnh, hàng hóa có khối lượng lớn hoặc hàng hoá có giá trị thấp vì khối lượng hàng sẽ bị giới hạn bởi kích thước khoang, kích thước cửa, và trọng tải thực chở của máy bay.

2.2.4 Những hạn chế thực tế trong quá trình quản lý đơn hàng của Công ty

Nhập kho nguyên phụ liệu thường phải được thực hiện theo kế hoạch, trước khi đơn hàng được đưa vào sản xuất. Nhưng bất trắc có thể xảy đến khiến cho nguyên phụ liệu không thể về đúng kế hoạch và cũng có thể được nhập trong thời gian sản xuất.

Nguyên nhân này dẫn đến rủi ro không đủ nguyên phụ liệu để cung ứng, còn khiến cho sản xuât bị trì trệ. Sự chậm trễ trong khâu cung ứng ảnh hưởng rất lớn đến công đoạn sản xuất, gây nên trì trệ hoặc rối loạn dây chuyền.

Nếu do nguyên nhân khách quan: chủ hàng vi phạm lịch giao hàng đã thỏa thuận với công ty gặp vấn đề chất lượng nghiêm trọng không thể sản xuất. Giải pháp:

tìm phương án rút ngắn thời gian nhanh nhất có thể, thông thường sẽ yêu cầu chủ hàng giao nhanh nguyên phụ liệu để đáp ứng sản xuất. Đối với các chủ hàng ở nước ngoài, liên hệ với bộ phận Xuất Nhập khẩu để tìm các phương án về chuyến tàu, đi tàu nhanh để đạt mục tiêu.

Nếu do nguyên nhân chủ quan: công ty đặt mua nguyên phụ liệu trễ, sót hoặc thiếu. Cần báo động đến trưởng phòng Kế hoạch thị trường để có hướng giải quyết.

Thông tin về đơn hàng đã được điều chỉnh nhưng chưa được cập nhật

Cũng như sự đồng bộ, việc điều chỉnh thông tin đã được thay đổi là điều cần thiết phải thực hiện ngay tại thời điểm đó, nhằm giúp cho các bộ phận, phòng ban khác thực hiện công việc mà không bị sai sót liên quan đến chậm trễ thông tin, đặc biệt là việc tiến hành công việc với thông tin chưa chỉnh sửa. Hậu quả mang lại chính là sự gia tăng thời gian khắc phục và xử lý công việc đã thực hiện bị sai sót, trầm trọng hơn nữa là sự gia tăng chi phí không đáng có bởi những công việc đáng lẽ ra không cần thiết phải thực hiện. Công ty và cán bộ quản lý cần chú trọng nhắc nhở nhân viên khi có sự thay đổi về thông tin trong công việc.

 Khách hàng và nhà cung cấp gửi nguyên phụ liệu không đúng yêu cầu

Nhập kho nguyên phụ liệu là công đoạn cần phải được thực hiện một cách cẩn thận, khách hàng hay nhà cung ứng chuyển giao nguyên phụ liệu khác về màu sắc, chất liệu, số lượng, các quy chuẩn khác sẽ gây ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình sản xuất sản phẩm. Việc kiểm tra chất lượng và số lượng là rất quan trọng trước khi tiến hành lưu trữ và sản xuất nhằm mục đích xem xét và thông báo cho bộ phận cung ứng và khách hàng tìm phương án giải quyết nếu như nguyên phụ liệu không đúng yêu cầu.

Trường Đại học Kinh tế Huế

SVTH: Nguyễn Lam Giang - K50B KDTM 74 Mặt khác, đây là quá trình quan trọng trong giai đoạn chuẩn bị sản xuất, rủi ro trong giai đoạn này thường dẫn đến những hậu quả kéo theo của tất cả công đoạn sản xuất.

 Lưu trữ nguyên phụ liệu không đúng quy cách

Lưu trữ nguyên phụ liệu là điều cần thiết phải làm một cách cẩn thận và đúng quy trình, đúng tiêu chuẩn đã được đề ra, nếu không sẽ dẫn đến hư hỏng hoặc không thể sử dụng được trong sản xuất, đặc biệt là nguyên phụ liệu ngành may mặc, tuy không bị hư hỏng theo thời gian nhưng môi trường, thời tiết, điều kiện của nơi lưu trữ là điều cần đặc biệt lưu ý. Nếu việc sản xuất quá sớm dẫn đến việc lưu trữ sản phẩm kéo dài cũng dễ xảy ra tình trạng hư hỏng, ẩm mốc, không đúng phẩm chất.

2.2.4.2 Hạn chế trong quá trình sản xuất

Sản xuất là quá trình phức tạp bởi sự liên kết giữa các bộ phận với nhau, chính vì vậy Kế hoạch thị trường phải làm việc với tất cả các bộ phận liên quan để nắm rõ và kiểm soát tình hình sản xuất của đơn hàng. Đây cũng chính là quá trình phát sinh nhiều rủi ro nhất mà bộ phận gặp phải, những rủi ro đó là:

 Thiếu nguyên phụ liệu trong quá trình sản xuất

Trở ngại do hao hụt trong sản xuất là một rủi ro thường xuyên xảy ra, không chỉ ở công ty Thiên An Phát mà ở hầu hết các doanh nghiệp may nói chung. Có hai nhóm nguyên nhân gây ra các rủi ro này, đó là nhóm nguyên nhân chủ quan và nhóm nguyên nhân khách quan.

Nhóm nguyên nhân khách quan đó là do nguyên phụ liệu gặp vấn đề về chất lượng, như trong quy trình đã được trình bày ở trên thì nguyên phụ liệu trước khi đưa vào sản xuất, sẽ được kiểm định ngay khi nhập kho. Tuy nhiên, theo nguyên tắc thì bộ phận Giám định chỉ kiểm tra 20% trên tổng số hàng về, do đó sẽ có những trường hợp nguyên phụ liệu bị lỗi nhưng không phát hiện ra. Và giải pháp cần để xử lý ở đây, đó là yêu cầu có xác nhận của các bộ phận có liên quan để chứng thực cho nguyên nhân khách quan này là đúng. Sau đó, Kế hoạch thị trường tiến hành ra phiếu bổ sung nhanh để kịp thời cho sản xuất và ghi nhận lại số lượng nguyên phụ liệu bị hỏng để gửi trả lại chủ hàng và đòi hàng bù. Phiếu bổ sung vật tư tương tự như phiếu lĩnh vật tư nhưng khác ở hai điểm: chỉ một số ít nguyên phụ liệu cần bổ sung chứ không phải tập hợp tất

Trường Đại học Kinh tế Huế

cả các loại nguyên phụ liệu cần để sản xuất một đơn hàng, số lượng bổ sung là tùy chọn chứ không phải như cầu được đưa ra từ hệ thống ban đầu.

Nhóm nguyên nhân chủ quan có thể phát sinh do trong quá trình sản xuất xảy ra hao hụt, từ các bộ phận cắt, may cho đến đóng gói hỏng hoặc là do thất thoát nguyên phụ liệu. Giải pháp để xử lý cho rủi ro này là đề nghị quản đốc, chuyền trưởng tổ chức kiểm soát, tìm kiếm nguyên phụ liệu ở chuyền trước khi yêu cầu bổ sung. Nếu vẫn không tìm ra, thì lúc đó mới yêu cầu viết giấy đề nghị bổ sung ngoài định mức với đầy đủ chữ ký xác nhận của chuyền trưởng, quản đốc, kế toán và giám đốc sản xuất. Kiểm tra tình hình nguyên phụ liệu, trong trường hợp đã hết, hoặc sẽ dùng liền cho sản xuất không thể cấp bổ sung, cần đi mua hàng lại khẩn, nhờ chủ hàng hỗ trợ, đồng thời yêu cầu chuyền chịu chi phí vận chuyển nguyên phụ liệu, chi phí giá nguyên phụ liệu, chi phí vận chuyển thành phẩm và các chi phí khác liên quan đến trở ngại này nhằm mục đích cuối cùng là vẫn đảm bảo ngày xuất hàng cho khách hàng.

 Sản xuất không đạt tiến độ theo kế hoạch

Những nguyên nhân xảy ra rủi ro này xuất phát từ phía nhà máy, có thể vì tình trạng đơn hàng quá nhiều dẫn đến trường hợp vượt quá năng lực sản xuất hoặc là năng suất đạt được thấp hơn mục tiêu đã đề ra. Dó đó, đối với tình trạng này bộ phận Kế hoạch thị trường chủ động liên hệ với các bộ phận có liên quan để tìm cách giải quyết bằng cách cho công nhân tăng ca, tăng thêm số công nhân, chia số lượng rải ra các chuyền khác để đẩy nhanh tiến độ sản xuất, kịp thời gian xuất hàng. Trong trường hợp nếu sản xuất không kịp thì trưởng nhóm Kế hoạch thị trường cần tiến hành thông báo sớm đến khách hàng chính thức bằng thư điện tử để xin dời ngày xuất hàng.

Đóng gói sai quy cách bao bì

Nguyên nhân chủ quan từ bộ phận hoàn thành Đóng kiện, không xem kỹ tài liệu hướng dẫn quy cách đóng gói, chủ quan rồi phổ biến và hướng dẫn lại cho công nhân công ty theo quán tính. Nếu kịp thời phát hiện lỗi sai tại nhà máy thì có thể kịp thời sửa chữa, tuy nhiên tốn kém thời gian và tiến độ của nhà máy. Nghiêm trọng hơn, là khi hàng đã được vận chuyển đến tay của khách hàng, khi đó khách hàng phát hiện sai quy cách bao bì thì hậu quả vô cùng nghiêm trọng, không chỉ ảnh hưởng đến chi phí, doanh thu mà quan trọng hơn đó là hình ảnh và uy tín của công ty. Với rủi ro nghiêm

Trường Đại học Kinh tế Huế

SVTH: Nguyễn Lam Giang - K50B KDTM 76 trọng này, thì nguyên nhân không chỉ nằm ở Trưởng nhóm hoàn thành đóng kiện, mà là tất cả các bộ phận có liên quan đều phải chịu trách nhiệm, quản lý khu vực, kỹ thuật, kế hoạch cho đến nhóm quản lý chất lượng (Quality Control – QC) của khách hàng.

Vì hàng trước khi xuất khỏi nhà máy, phải qua khâu kiểm tra cuối cùng do QC của khách hàng đến kiểm.

2.2.4.3 Hạn chế trong quá trình xuất hàng

Trễ ngày giao hàng

Do nguyên phụ liệu có vấn đề, năng suất chuyên may quá thấp,… bộ phận Kế hoạch thị trường đặc biệt là nhóm chuyên viên Xuất nhập khẩu cần thương lượng, trao đổi với khách hàng dời ngày giao hàng. Nếu khách hàng không đồng ý, thì nhà máy phải tiến hành vận chuyển nhanh thành phẩm, sẽ rất tốn kém nhưng đảm bảo uy tín cho công ty.

Việc trễ hạn giao hàng còn liên quan đến kết quả không mong muốn khi cả lô hàng không đảm bảo yêu cầu do bộ phận quản lý chất lượng của khách hàng đến kiểm tra chất lượng thành phẩm cuối cùng không đạt, cần tái chế lại toàn bộ ( ủi, cắt chỉ, tẩy dơ, khui thùng kiểm tra lại tỷ lệ…). Lúc này, cần thương lượng xin khách hàng dời ngày giao hàng để tái chế và chờ kiểm tra lại.

Chậm trễ ở khâu Xuất Nhập khẩu

Những nguyên nhân có thể gây ra rủi ro chậm trễ trong quá trình xuất hàng hóa đó là thủ tục khai xuất không hoàn tất kịp thời do người lập sai các thông tin trong đơn hàng, đại lý vận chuyển thay đổi bất ngờ lịch trình tàu (không đủ chuyến, trời có bão,…). Những rủi ro này không còn thuộc tầm quản lý và chịu trách nhiệm của bộ phận Kế hoạch thị trường mà nó thuộc về nhóm Xuất nhập khẩu. Tuy nhiên, nhiệm vụ của chuyên viên đơn hàng đó chịu trách nhiệm từ khi nhận đơn hàng cho đến khi hoàn tất đơn hàng, do đó cần phải liên hệ với bộ phận Xuất Nhập khẩu để tìm ra hướng giải quyết kịp thờicho các rủi ro phát sinh.

2.2.4.4 Hạn chế trong sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng

Hiện nay, bộ phận Kế hoạch thị trường đặc biệt là chuyên viên đơn hàng vẫn sử dụng các công cụ truyền thống để xử lý, cập nhật và quản lý đơn hàng như Word và Excel – các công cụ này có nhiều hạn chế bởi trong các nhà máy sản xuất may mặc,

Trường Đại học Kinh tế Huế

các đơn hàng sản phẩm ngày càng phức tạp và trình tự xử lý kéo dài khiến cho thông tin lưu trữ nhiều.

- Khi sử dụng Excel trong quản lý đơn hàng, nhân viên sẽ phải nhập liệu thủ công và điều này có thể gây ra nhiều vấn đề. Đầu tiên việc nhập liệu này rất dễ xảy ra sai sót và nhầm lẫn, đặc biệt khi số lượng đơn hàng quá nhiều. Khi đó muốn khắc phục hậu quả, nhân viên phải tìm ra lỗi bằng cách dò số liệu gây ra sự lãng phí thời gian và công sức rất nhiều. Bên cạnh đó, phương pháp này cũng đưa đến nguy cơ mất số liệu rất cao nếu gặp trục trặc về máy tính hay phần mềm.

- Với số lượng đơn hàng lớn, việc xem số liệu trong Excel là rất khó khăn và tốn nhiều công sức. Bên cạnh đó sẽ rất khó kiểm soát thông tin trong Excel vì dữ liệu sẽ bị phân tán và không được sắp xếp một cách khoa học, thống nhất.

2.2.5 Quy trình xử lý các trường hợp sai sót trong quản lý đơn hàng của bộ phận