Quy trình xử lý các trường hợp sai sót trong quản lý đơn hàng của bộ phận Kế

các đơn hàng sản phẩm ngày càng phức tạp và trình tự xử lý kéo dài khiến cho thông tin lưu trữ nhiều.

- Khi sử dụng Excel trong quản lý đơn hàng, nhân viên sẽ phải nhập liệu thủ công và điều này có thể gây ra nhiều vấn đề. Đầu tiên việc nhập liệu này rất dễ xảy ra sai sót và nhầm lẫn, đặc biệt khi số lượng đơn hàng quá nhiều. Khi đó muốn khắc phục hậu quả, nhân viên phải tìm ra lỗi bằng cách dò số liệu gây ra sự lãng phí thời gian và công sức rất nhiều. Bên cạnh đó, phương pháp này cũng đưa đến nguy cơ mất số liệu rất cao nếu gặp trục trặc về máy tính hay phần mềm.

- Với số lượng đơn hàng lớn, việc xem số liệu trong Excel là rất khó khăn và tốn nhiều công sức. Bên cạnh đó sẽ rất khó kiểm soát thông tin trong Excel vì dữ liệu sẽ bị phân tán và không được sắp xếp một cách khoa học, thống nhất.

2.2.5 Quy trình xử lý các trường hợp sai sót trong quản lý đơn hàng của bộ phận

SVTH: Nguyễn Lam Giang - K50B KDTM 78 lập bảng theo dõi triển khai sản xuất đơn hàng, theo dõi tiến độ sản xuất, tình hình chất lượng sản phẩm và các vấn đề liên quan đến đơn hàng, kịp thời phát hiện các vấn đề và đề xuất các biện pháp xử lý nhằm đảm bảo chất lượng và tiến độ giao hàng. Nếu tình hình sản xuất không đáp ứng kịp thời gian giao hàng thì chuyên viên đơn hàng tiến hành đàm phán với khách hàng về thời gian giao hàng theo thực tế sản xuất của Nhà máy. Nếu khách hàng không chấp nhận lùi thời gian giao hàng thì phải xem xét giao hàng bằng phương thức khác nhanh hơn nhằm đảm bảo giao hàng kịp thời.

Bước 5: Căn cứ vào yêu cầu thời gian giao hàng đã xác nhận với khách hàng, tiến độ sản xuất của đơn hàng, chuyên viên đơn hàng tính toán khối lượng hàng dựa trên kích thước thùng carton đóng hàng, tiến hành đặt chổ tàu xuất hàng và đăng ký lịch final hàng tuần theo, tiến hành lập Packing List theo số lượng kế hoạch của đơn hàng gửi Nhà máy May và các đơn vị liên quan, soạn thảo thông báo giao hàng gửi cho nhà máy May và các đơn vị liên quan theo biểu mẫu. Sau khi hàng đã final xong, chuyên viên đơn hàng thông báo cho chuyên viên xuất nhập khẩu và chuyên viên giao nhận làm thủ tục xuất hàng.

Trong quá trình QC của khách hàng kiểm hàng, nếu chất lượng sản phẩm không đạt phải tái chế, chuyên viên đơn hàng kiểm tra lịch tàu khác và gửi khách hàng phê duyệt hoặc trong quá trình vận chuyển hàng đến cửa khẩu, phương tiện vận chuyển gặp sự cố..., không giao hàng kịp, chuyên viên đơn hàng phải mail báo và xin lùi thời gian closing time với hãng tàu hoặc thông báo với khách hàng xin đổi lịch tàu.

Bước 6:Chuyên viên Xuất nhập khẩu tiến hành các thủ tục xuất khẩu hàng hóa, chứng từ xuất hàng và thanh toán gửi khách hàng.

2.2.5.2 Quy trình xuất thừa, xuất thiếu

 Mục đích:

Quy trình này hướng dẫn cho chuyên viên đơn hàng, chuyên viên xuất nhập khẩu, chuyên viên giao nhận hàng quy trình xử lý khi xuất hàng thiếu, hàng thừa.

 Tiến trình thực hiện:

- Căn cứ vào bảng cân đối nguyên phụ liệu và căn cứ vào số liệu hàng hóa rãi chuyền thực tế, chuyên viên đơn hàng thông báo cho khách hàng về số lượng thực xuất. Nếu số lượng thực xuất đủ so với đơn đặt hàng thì tiến hành quy trình xuất hàng

Trường Đại học Kinh tế Huế

thông thường. Ngược lại, chuyên viên đơn hàng viết mail thông báo với khách hàng về số lượng thực tế xuất không đúng so với đơn đặt hàng, trình bày lý do xuất thiếu, xuất thừa (xuất thiếu có thể do vải bị lỗi quá nhiều, vượt quá định mức, khách hàng chưa bổ sung kịp,…xuất thừa có thể do nhà máy tính định mức tiết kiệm vải) và đợi phản hồi từ phía khách hàng. Nếu được khách hàng đồng ý, chuyên viên đơn hàng mail báo thông tin để Nhà máy xuất hàng; nếu không, chuyên viên đơn hàng phải mail yêu cầu khách hàng bổ sung nguyên phụ liệu, tiếp tục theo dõi nguyên phụ liệu bổ sung để đảm bảo xuất đủ thành phẩm.

- Căn cứ vào yêu cầu thời gian giao hàng đã xác nhận với khách hàng, chuyên viên đơn hàng tính toán khối lượng hàng dựa trên kích thước thùng carton đóng hàng, tiến hành đặt chổ tàu xuất hàng và đăng ký lịch final hàng tuần, lập Packing list, soạn thảo thông báo giao hàng gửi cho nhà máy May và các đơn vị liên quan. Sau khi hàng hóa đã sản xuất xong, đảm bảo số lượng và chất lượng sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng thì chuyên viên đơn hàng thông báo cho chuyên viên giao nhận phối hợp với thủ kho nhà máy cho đóng hàng lên container, chuyên viên XNK mở tờ khai hải quan và làm chứng từ xuất hàng.

- Trước khi lên hàng, chuyên viên đơn hàng sẽ cung cấp packing list và kế hoạch lên hàng cho kho thành phẩm. Dựa vào danh sách đó, nhân viên kho sẽ kiểm tra và đếm số lượng trước khi di chuyển ra khỏi kho. Sau khi di chuyển hàng ra khu vực lên hàng, chuyên viên giao nhận và nhân viên kho sẽ kiểm tra lại một lần nữa trước khi lên phương tiện vận chuyển. Trong suốt quá trình lên phương tiện vận chuyển, chuyên viên giao nhận sẽ chụp hình để đảm bảo tính chính xác và lưu giữ hồ sơ. Nếu phát hiện bất kỳ lỗi nào về số lượng hoặc bất thường, quá trình bốc hàng lên phương tiện vận chuyển sẽ dừng lại và thông báo cho trưởng đơn vị, trưởng đơn vị sẽ theo dõi quá trình xuống phương tiện vận chuyển để kiểm tra hàng hóa lại lần nữa. Nếu vẫn thiếu hoặc thừa, người kiểm tra sẽ làm báo cáo chi tiết vấn đề này (xem lại hệ thống camera, kiểm tra sổ ra vào để tìm nguyên nhân tại sao bị thiếu hoặc bị thừa, có thể mở từng thùng hàng ra để kiểm tra lại xem có vật lạ gì bên trong hay không….).

Trường Đại học Kinh tế Huế

SVTH: Nguyễn Lam Giang - K50B KDTM 80 Nếu có bất kỳ sự nghi ngờ nào về sự xâm nhập bất hợp pháp hoặc trộm thì người phát hiện phải thông báo cho bảo vệ để báo cáo vi phạm và thông báo cho trưởng đơn vị hoặc giám đốc.

Trong trường hợp nghiêm trọng, nhà máy có thể nhờ công an địa phương giúp đỡ để điều tra nguyên nhân và giải quyết vấn đề này.

Nếu việc thiếu, dư thừa hoặc hàng hóa bất thường ảnh hưởng đến tính an ninh của hàng hóa thì phải ngừng ngay việc xuất hàng hoặc điều tra nguyên nhân và xử lý ngay lập tức, người phụ trách sẽ làm một báo cáo với lý do và hành động khắc phục và kết quả giải quyết (nếu có), sau đó gửi cho consolidator hoặc khách hàng nếu cần thiết.

Trường Đại học Kinh tế Huế

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ