PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
CHƯƠNG 2: ĐÁNH GIÁ QUY TRÌNH QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG CỦA CỦA CÔNG
2.2 Đánh giá hoạt động quản lý đơn hàng của công ty Cổ phần Đầu tư Dệt may Thiên
2.2.2 Thực trạng quy trình quản lý đơn hàng của bộ phận Kế hoạch thị trường
2.2.2.3 Quy trình triển khai thực hiện và theo dõi đơn hàng
SVTH: Nguyễn Lam Giang - K50B KDTM 48
cầu in/thêu/wash... để tiến hành chuẩn bị đầu vào cho đơn hàng; Theo dõi và đốc thúc khách hàng gửi PO hoặc Recap.
Khi nhận được PO từ khách hàng, chuyên viên Điều độ phải kiểm tra đối chiếu PO với BC xem có trùng khớp các thông tin mã hàng, số lượng, màu, giá, ngày giao hàng,…và báo lại với chuyên viên Marketing để kiểm tra và xác nhận lại với khách hàng nếu có khác biệt, đồng thời chuyên viên đơn hàng cập nhật trong mục đơn đặt hàng bán nếu có sự thay đổi.
Bước 2: Chuẩn bị nguyên phụ liệu sản xuất đơn hàng a. Chuẩn bị Nguyên liệu
Trong vòng 02 ngày kể từ ngày nhận được BC, PDM,... từ chuyên viên Marketing, khách hàng và sau khi kiểm tra các thông tiên liên quan, chuyên viên đơn hàng gửi email đề nghị Phòng QLCL ban hành định mức nguyên liệu.
- Chuyên viên đơn hàng lập phiếu giao nhiệm vụ sản xuất trình Trưởng/ Phó Phòng KHTT xem xét, Tổng Giám đốc/ Phó Tổng Giám đốc Công ty phê duyệt và gửi cho các nhà máy và các đơn vị liên quan. (07 ngày đối với đơn hàng sử dụng vải nội địa, 03 ngày sau ngày nhận được thông báo định mức của phòng QLCL).
- Chuyên viên đơn hàng tiến hành lập các mã vật tư thành phẩm, tạo hợp đồng và nhập chi tiết đơn đặt hàng bán, đồng thời lập phiếu giao nhiệm vụ (ngoài bản giấy đã gửi cho các đơn vị) trên phần mềm.
Đối với đơn hàng FOB sử dụng nguyên liệu nhập khẩu
- Dựa vào thông báo định mức nguyên liệu của Phòng QLCL, chuyên viên đơn hàng lập bảng tổng hợp nhu cầu nguyên liệu trong vòng 2 ngày kể từ ngày nhận được thông báo định mức, trình Trưởng/ Phó Phòng KHTT xem xét.
- Theo sự chỉ định của khách hàng và căn cứ vào bảng tổng hợp nhu cầu nguyên liệu đã được Trưởng/ Phó Phòng KHTT phê duyệt, chuyên viên đơn hàng gửi mail đặt hàng cho nhà cung ứng và yêu cầu nhà cung ứng gửi xác nhận đã nhận đơn hàng trong vòng 24h và gửi PI trong vòng 7 ngày kể từ thời gian gửi mail.
- Khi nhận được PI, chuyên viên đơn hàng tiến hành kiểm tra số lượng giữa PI với số lượng đơn đặt hàng, kiểm tra về giá cả, tiến độ giao hàng và phương thức thanh
Trường Đại học Kinh tế Huế
SVTH: Nguyễn Lam Giang - K50B KDTM 50 toán. Sau khi kiểm tra PI từ nhà cung ứng, chuyên viên đơn hàng trình Trưởng/ Phó Phòng KHTT xem xét, Tổng Giám đốc/ Phó Tổng Giám đốc Công ty ký xác nhận PI.
- Trong quá trình giao dịch, chuyên viên đơn hàng yêu cầu nhà cung ứng gửi nguyên liệu đồng bộ để may mẫu thử, mẫu PP (mẫu đối chuẩn bị sản xuất) ngay khi shade band (dãi màu) được khách hàng duyệt, gửi vải cho nhà cung cấp phụ liệu để kiểm tra phụ liệu và gửi kết quả kiểm tra vải cho khách hàng để lấy nội dung làm các loại nhãn.
+ Nếu nhà cung ứng yêu cầu mở LC cho lô hàng, chuyên viên đơn hàng lập đề nghị nhập khẩu nguyên liệu và chuyển cho Bộ phận Nhập khẩu để làm thủ tục mở LC.
+ Nếu nhà cung ứng chấp nhận thanh toán bằng TT, chuyên viên đơn hàng lập đề nghị nhập khẩu nguyên liệu và thanh toán cho nhà cung ứng ngay khi nhận được Invoice và các chứng từ copy của lô hàng.
- Trong quá trình giao dịch về thời gian giao hàng đối với các lô hàng có nguyên liệu nhập khẩu, căn cứ theo thời gian lead time đã xác nhận ban đầu, chuyên viên đơn hàng giao dịch, đàm phán để thời gian giao nguyên liệu về kịp tiến độ sản xuất - lên chuyền.
Trường hợp đặc biệt do yêu cầu của đơn hàng và nhà cung cấp cần phải gộp chung các đợt giao hàng để đặt hàng, hạn chế min charge (phải đặt hàng – nhận hàng về sớm) thì chuyên viên cần phải giải trình để Tổng Giám đốc/ Phó Tổng Giám đốc Công ty xem xét, phê duyệt trước khi đặt hàng.
Đối với đơn hàng FOB sử dụng nguyên liệu trong nước
Căn cứ vào số lượng của đơn hàng, Nhà máy May tính toán chuẩn bị số lượng sợi & số lượng nguyên liệu thành phẩm cần thiết sản xuất cho đơn hàng dựa trên cơ sở định mức do Phòng QLCL thông báo.
Lưu ý:Ngay sau khi nhận được thông báo định mức của Phòng QLCL, chuyên viên đơn hàng (đối với đơn hàng sử dụng nhập khẩu) cần kiểm tra định mức đã tính đầy đủ các chi tiết theo yêu cầu của sản phẩm chưa. Trường hợp định mức của Phòng QLCL có sự chênh lệch (+/-) lớn so với định mức tính ở bảng tính giá thành thì cần yêu cầu Phòng QLCL kiểm tra và có xác nhận lại; Trường hợp Phòng QLCL đã kiểm tra nhưng định mức vẫn cao hơn định mức tính giá thành, chuyên viên đơn hàng thông
Trường Đại học Kinh tế Huế
báo với chuyên viên Marketing để kiểm tra lại nội dung khi giao dịch, quá trình xem xét tiếp nhận đơn hàng. Nếu định mức nguyên liệu vẫn cao hơn định mức khi tính giá thành và giá đã xác nhận không thể điều chỉnh, chuyên viên đơn hàng làm tờ trình gửi Tổng Giám đốc Công ty đối với các trường hợp này.
Đối với đơn hàng gia công xuất khẩu/nội địa
Chuyên viên điều độ lập mã vật tư NPL đơn hàng gia công, dựa trên định mức phòng QLCL chạy nhu cầu NPL cho đơn hàng.
Khi có NPL hàng gia công về Công ty, chuyên viên đơn hàng làm thông báo NPL để chuyển đến phòng Điều Hành May tạo phiếu nhập và cấp phát NPL cho sản xuất đối với gia công nội địa. Riêng đơn hàng gia công xuất khẩu chuyên viên XNK nhập lệnh.
b. Chuẩn bị Phụ liệu:
- Ngay sau khi nhận được PO#, PO packing chuyên viên đơn hàng kiểm tra trên PO#, PO packing và PDM, phân loại phụ liệu nhập khẩu, phụ liệu trong nước; yêu cầu khách hàng gửi yêu cầu các loại phụ liệu và vị trí gắn phụ liệu (Trims & trims placement)
- Sau khi nhận được Trims & trims placement, chuyển thông tin cho Phòng Điều hành May biết chủng loại phụ liệu và nhà cung ứng đối với các loại phụ liệu Phòng Điều hành May chịu trách nhiệm đặt hàng (đã được phân công).
- Đối với các loại phụ liệu có thể dùng chung, kiểm tra tồn kho tại Phòng điều hành các loại phụ liệu cần đặt thêm trước khi tiến hành đặt hàng. Các Phụ liệu được đặt hàng theo định kỳ: Đạn nhựa, mex, móc treo, giấy đề can, … chuyên viên đơn hàng kiểm tra nhu cầu đơn hàng, kiểm tra tồn kho, cân đối số lượng cần đặt và tiến hành đặt.
- Đối với bao poly nhập khẩu, đề nghị Phòng Điều hành May thông báo quy cách ngay sau khi có thông tin về bao để chuyên viên đơn hàng đặt hàng (hoặc trước 45 ngày so với ngày giao hàng trên PO#).
Đối với đơn hàng FOB sử dụng phụ liệu nhập khẩu: Sau khi nhận Trims &
trims placement, chuyên viên đơn hàng tính toán nhu cầu cần đặt, tổng hợp các loại
Trường Đại học Kinh tế Huế
SVTH: Nguyễn Lam Giang - K50B KDTM 52 phụ liệu cần thiết cho đơn hàng chuyển chuyên viên cùng đội kiểm tra chéo, trình Trưởng/ Phó Phòng KHTT xem xét.
- Sau khi lượng nhu cầu phụ liệu đã được Trưởng/Phó Phòng KHTT kiểm tra và xác nhận, chuyên viên đơn hàng giao dịch và gửi đơn đặt hàng cho nhà cung ứng.
Đề nghị nhà cung ứng gửi hóa đơn sơ khởi (PI) trong vòng 01 tuần sau khi gửi đơn đặt hàng. Ngay sau khi nhận được PI từ nhà cung ứng, chuyên viên đơn hàng kiểm tra nội dung PI so với booking. Trong quá trình giao dịch đặt hàng, chuyên viên đơn hàng phải yêu cầu nhà cung ứng gửi mẫu để may mẫu PP.
- Đối với phụ liệu nhãn heatseal, nếu là mã hàng mới, chuyên viên đơn hàng gửi vải (0,5 yard) cho đơn vị sản xuất nhãn để kiểm tra nhãn heatseal;
- Căn cứ vào đơn hàng xác nhận, tiến độ sản xuất, chuyên viên chuyên viên đơn hàng theo dõi tiến độ sản xuất của nhà cung ứng để đưa phụ liệu về đúng thời gian hợp lý;
- Làm đề nghị nhập khẩu phụ liệu, hợp đồng và đề nghị chuyển tiền hoặc đề nghị mở L/C để chuyển cho Phòng Tài chính Kế toán và gửi cho Nhóm Xuất Nhập khẩu để theo dõi. Theo dõi phòng Tài chính Kế Toán chuyển tiền theo ngày yêu cầu thanh toán trên đề nghị nhập khẩu, đề nghị cung cấp L/C hoặc điện chuyển tiền để thông báo cho nhà cung ứng.
Khi phụ liệu về cảng, chuyên viên Xuất Nhập khẩu sẽ thực hiện Quy trình làm thủ tục nhập khẩu.
Đối với đơn hàng FOB sử dụng phụ liệu trong nước:
- Đối với phụ liệu như nhãn heat seal, nhãn chú ý, hangtag,... tiến hành đặt hàng trong vòng 05 ngày kể từ khi có tiêu chuẩn phụ liệu.
- Đối với nhãn chú ý và nhãn treo có thông tin UPF, theo dõi đốc thúc nhà cung ứng nguyên liệu/ Nhà máy May gửi vải đi kiểm tra các chỉ tiêu cơ, lý, hóa,...của vải và yêu cầu gửi kết quả kiểm tra để biết được code của nhãn chú ý và chỉ số UPF, báo cho nhà cung ứng nhãn làm mẫu gửi cho khách hàng duyệt và sản xuất đại trà.
- Riêng đối với các loại phụ liệu khác như chỉ may, chỉ thêu, thùng carton, nhãn mã vạch (nhãn ID) (nhãn trắng và mực in do, nhãn do nhà máy in), bao poly
Trường Đại học Kinh tế Huế
trong nước, dây viền (dây dệt),... đốc thúc Phòng Điều hành May đặt hàng đảm bảo tiến độ sản xuất và giao hàng.
- Sau khi đặt hàng, chuyên viên đơn hàng phải theo dõi kiểm tra nhà cung ứng về tình hình cung ứng phụ liệu cho đơn hàng. Yêu cầu nhà cung ứng phải gửi hóa đơn GTGT đi cùng với hàng.
- Ngay khi nhận được hóa đơn GTGT, chuyên viên đơn hàng phải kiểm tra các thông tin: tên Công ty, mã số thuế, ngày phát hành hóa đơn, nếu có sai lệch phải báo ngay với nhà cung ứng và yêu cầu phát hành lại hóa đơn. Sau khi nhận được hóa đơn đúng, phải ghi vào sổ số hóa đơn, Công ty phát hành hóa đơn, ngày phát hành hóa đơn và phải chuyển hóa đơn cho Phòng Điều hành May để làm biên bản nghiệm thu cũng như nhập hàng. Sau đó đốc thúc Phòng Điều hành May chuyển hóa đơn cho Phòng Tài chính Kế toán trong vòng 10 ngày kể từ ngày hóa đơn được phát hành. Quá trình giao hóa đơn giữa các bộ phận phòng ban liên quan cần có ký xác nhận vào sổ giao hóa đơn.
Đối với đơn hàng gia công xuất khẩu/nội địa: Đốc thúc bên giao gia công giao phụ liệu theo đúng yêu cầu trong hợp đồng; Chuyển chứng từ nhập khẩu cho chuyên viên Xuất Nhập khẩu để làm thủ tục nhập đối với phụ liệu nhập khẩu hoặc làm thủ tục nhập kho đối với các lô hàng gia công nội địa.Trường hợp đơn hàng gia công xuất khẩu/nội địa có yêu cầu sử dụng một số phụ liệu trong nước không thuộc P.Điều hành May cung ứng, chuyên viên đơn hàng lập đơn đặt hàng gửi cho đơn vị cung ứng ngay sau khi có thông tin.
c. Chuẩn bị bán thành phẩm in, giặt
Trong trường hợp đơn hàng có yêu cầu in/giặt,... chuyên viên đơn hàng Gửi kế hoạch gia công in/giặt đầu tháng sau khi tham khảo kế hoạch chuyền từ nhóm Kế hoạch-Marketing.
- Chuyên viên đơn hàng Soạn thảo các hợp đồng gia công bên ngoài như in/
giặt,…trình Trưởng/ Phó Phòng KHTT xem xét;
- Chuyên viên kế hoạch Thông báo với Nhà máy May để chuẩn bị hàng đưa đi gia công in/ giặt,...đồng thời theo dõi tiến độ gia công và xử lý các vấn đề liên quan đảm bảo các đơn hàng gia công giao hàng đúng tiến độ;
Trường Đại học Kinh tế Huế
SVTH: Nguyễn Lam Giang - K50B KDTM 54 - Chuyên viên kế hoạch Làm các thủ tục giao nhận và vận chuyển hàng gia công với bên ngoài;
Bước 3: Theo dõi tình hình thực hiện đơn hàng
Sau khi gửi phiếu giao nhiệm vụ, chuyên viên đơn hàng theo dõi quá trình sản xuất gửi mẫu knit down (mẫu dệt), labdip (mẫu thí nghiệm), fabric test (phân tích vải), shade band (dãi màu) của Nhà máy May đối với các đơn hàng vải được sản xuất tại Nhà máy May hoặc gia công trong nước.
Căn cứ vào báo cáo hàng ngày của Nhà máy may, theo dõi quá trình cung ứng nguyên liệu của đơn hàng, chuyên viên đơn hàng đôn đốc cung ứng nguyên liệu đáp ứng tiến độ sản xuất may và tiến độ giao hàng.
-Hàng tuần, chuyên viên đơn hàng kiểm tra tình hình cung ứng nguyên phụ liệu các đơn hàng có trong kế hoạch sản xuất hàng tháng, cập nhật hàng tuần để chuyển chuyên viên Kế hoạch tổng hợp gửi cho các đơn vị liên quan; Kiểm tra việc bố trí sản xuất đơn hàng theo kế hoạch sản xuất chuyền.
-Đầu tuần, sau khi nhận kế hoạch chuyền hàng tuần (gửi cuối tuần trước), chuyên viên Điều độ rà soát, hội ý, kiểm tra kế hoạch để đảm bảo các đơn hàng đều được sắp xếp kế hoạch sản xuất và đạt tiến độ giao hàng như khách hàng đã xác nhận.
Trường hợp chuyền nào có tình hình cung ứng NPL, duyệt mẫu...không đáp ứng được tiến độ lên chuyền, chuyên viên đơn hàng cần thông tin lại để nhóm kế hoạch có sự điều chỉnh kế hoạch chuyền phù hợp trong buổi họp đầu tuần giữa nhóm kế hoạch -đơn hàng
-Theo dõi tiến độ sản xuất của đơn hàng hàng ngày, báo cáo Trưởng/ Phó Phòng KHTT kịp thời khi đơn hàng có nguy cơ không đáp ứng kịp tiến độ giao hàng yêu cầu.
-Trong quá trình triển khai đơn hàng, chuyên viên đơn hàng cần nắm bắt tình hình đơn hàng, thực hiện đầy đủ việc thông tin đến các đơn vị liên quan trong hệ thống bằng Email các thông tin liên quan đến đơn hàng để kịp thời phối hợp xử lý; Dựa trên thông tin, tình hình triển khai đơn hàng thực tế tại các đơn vị làm việc với khách hàng/nhà cung ứng/đơn vị gia công cũng như giải quyết các trở ngại nếu có để đảm bảo đơn hàng sản xuất – giao hàng đúng tiến độ.
Trường Đại học Kinh tế Huế
Bước 4: Chuẩn bị giao hàng
Căn cứ vào yêu cầu thời gian giao hàng đã xác nhận với khách hàng, tiến độ sản xuất của đơn hàng, chuyên viên đơn hàng làm các công việc sau:
-Tính toán khối lượng, thể tích hàng dựa theo kích thước (quy cách) thùng carton của Phòng Quản lý Chất lượng ban hành trên phiếu công nghệ; Làm Packing list cho đơn hàng và chuyển cho nhà máy May để đóng hàng và in nhãn dán thùng.
-Đặt chỗ tàu/máy bay xuất hàng trước 14 ngày (đối với hàng FOB), 21 ngày (đối với hàng gia công xuất khẩu) so với ngày giao hàng kế hoạch hoặc theo thời gian quy định của hãng tàu;
-Đăng ký lịch final hàng tuần muộn nhất vào thứ 3 tuần trước đó và chốt lại vào thứ 5 hàng tuần;
-Lập kế hoạch xuất hàng của tuần kế tiếp và gửi cho Bộ phận Xuất khẩu, Phòng Điều hành May vào thứ bảy hàng tuần.
-Làm thông báo giao hàng gửi các nhà máy may và các đơn vị liên quan khi đã có xác nhận booking, chuyên viên kế hoạch Gửi Packing List chốt số lượng cuối cùng cho nhà máy, Phòng Điều hành May để bốc hàng và làm các thủ tục xuất hàng
Bước 5: Giao hàng
Đối với hàng FOB và gia công xuất khẩu
-Sau khi nhận thông báo giao hàng và booking từ chuyên viên đơn hàng, chuyên viên XK gửi booking cho hãng vận chuyển để đề nghị điều container đến Công ty đóng hàng theo đúng thời gian như thông báo giao hàng; lấy các thông tin số container, số seal, số tare, GW, số xe, tên tài xế để khai báo và liên lạc.
-Ngay sau khi xe container đóng hàng xong, Chuyên viên XK yêu cầu Phòng Điều hành May cung cấp trọng lượng thực tế của hàng để khai báo VGM (Verified Gross Mass: Xác định khối lượng container chứa hàng) cho hãng tàu.
-Sau khi có đầy đủ thông tin và số lượng chốt giao hàng, Chuyên viên XNK làm thủ tục khai báo hải quan và xuất khẩu.
Trường Đại học Kinh tế Huế
SVTH: Nguyễn Lam Giang - K50B KDTM 56
Đối với hàng gia công nội địa
-Đến thời điểm giao hàng như đã thông báo, chuyên viên kế hoạch chốt số lượng với nhà máy may, thông báo lại cho Phòng Điều hành May để bốc hàng và làm thủ tục xuất hàng.
-Chuyên viên XK theo dõi hàng xuất cho đến khi hàng đến địa điểm xuất hàng (cảng hoặc kho của đơn vị giao gia công)
Chuyên viên đơn hàng cập nhật các bước công việc (làm PL, book tàu, ngày final, ngày xác nhận tàu cũng như ngày xuất hàng thực tế) trên phần mềm.
Bước 6: Làm thủ tục đề nghị thanh toán tiền hàng
Đối với đơn hàng FOB và gia công xuất khẩu: Thực hiện theo Quy trình thực hiện các thủ tục xuất nhập khẩu
Đối với đơn hàng gia công nội địa: Theo thời hạn thanh toán và chứng từ cung cấp thanh toán đã được thỏa thuận trên hợp đồng, chuyên viên đơn hàng cung cấp chứng từ thanh toán cho khách hàng và đề nghị khách hàng thanh toán đúng thời hạn;
-Trong vòng 12 ngày sau khi giao lô hàng cuối cùng của hợp đồng gia công nội địa, chuyên viên đơn hàng theo dõi, đôn đốc Phòng Điều hành May gửi bảng quyết toán nguyên phụ liệu.
-Dựa theo bảng quyết toán nguyên phụ liệu từ Phòng Điều hành May, chuyên viên đơn hàng kiểm tra, đối chiếu với số liệu theo dõi và làm việc lại với Phòng Điều hành May nếu có sự sai lệch.
-Sau khi số liệu đã khớp, chuyên viên đơn hàng chốt số liệu với Phòng Điều hành May để làm thanh lý hợp đồng với bên giao gia công; chuyển bản thảo Biên bản thanh lý và bản quyết toán nguyên phụ liệu cho khách hàng để kiểm tra đối chiếu.
-Sau khi thống nhất, chuyên viên đơn hàng trình ký và gửi bản chính thức.
Trong trường hợp có phát sinh khấu trừ chi phí, chuyên viên đơn hàng yêu cầu khách hàng cung cấp bản gốc/copy các chứng từ liên quan (hóa đơn và các chứng từ khác nếu có) để chuyển Phòng Tài chính Kế toán chuyển trả hoặc khấu trừ số tiền phát sinh.
Lưu ý:Biên bản thanh lý và bảng quyết toán nguyên phụ liệu phải có chữ ký của cấp có thẩm quyền của 2 bên; Thủ tục thanh lý hợp đồng được thực hiện trong vòng 30 ngày kể từ ngày giao lô hàng cuối cùng hoặc theo quy định của hợp đồng;