Quy trình lập và theo dõi kế hoạch sản xuất – điều độ sản xuất

SVTH: Nguyễn Lam Giang - K50B KDTM 44

-Đối với các đơn hàng khách hàng đã xác nhận giá và đề nghị để dành chuyền nhưng chưa có thông tin chi tiết đơn hàng, chuyên viên Marketing cập nhật vào bảng tổng hợp kế hoạch sản xuất các tháng tiếp theo

-Đối với các đơn hàng đã có thông tin chi tiết đơn hàng, chuyên viên Marketing cập nhật vào bảng tổng hợp đơn hàng.

-Căn cứ vào lượng đơn hàng đã xác nhận, năng lực sản xuất của các nhà máy, mục tiêu doanh thu tiêu thụ của Công ty và mục tiêu doanh thu CM của các Nhà máy, căn cứ vào yêu cầu thời gian giao hàng của khách hàng, chuyên viên Marketing, cân đối lượng đơn hàng có thể nhận thêm cho các tháng tiếp theo tham mưu Trưởng/ Phó Phòng KHTT và Tổng Giám đốc/ Phó Tổng Giám đốc Công ty xác nhận nhận đơn hàng của khách hàng.

Bước 2: Phân bổ các đơn hàng vào kế hoạch sản xuất các tháng

-Sau khi chuyên viên Marketing nhận đơn hàng vào bảng tổng hợp đơn hàng, Chuyên viên Marketing tiến hành phân bổ các đơn hàng vào kế hoạch sản xuất các tháng.

-Dựa vào các đơn hàng xác nhận, chuyên viên xây dựng kế hoạch chuyền xem xét đặc điểm sản phẩm phù hợp với tay nghề của chuyền may, yêu cầu của khách hàng về việc bố trí nhà máy sản xuất các đơn hàng đặc biệt, mục tiêu doanh thu CM các nhà máy đăng ký để bố trí chuyền phù hợp. Chuyên viên xây dựng kế hoạch chuyền tính toán năng suất dự kiến đối với đơn hàng cụ thể, chuyền cụ thể (dựa trên thống kê năng suất đơn hàng lặp lại hoặc đơn hàng tương tự, thiết kế chuyền) để xếp chuyền, tính toán số chuyền cần thiết đảm bảo tối ưu kế hoạch. Ngoài ra chuyên viên xây dựng kế hoạch chuyền cần lưu ý đến các đặc điểm đơn hàng: vải sọc- có in/ thêu/ wash để tránh tập trung vào một nhà máy tại một thời điểm gây khó khăn trong việc thực hiện kế hoạch của nhà máy, cân đối kế hoạch sản xuất - giao hàng theo thời gian hàng tuần để tránh ùn tắc, quá tải cục bộ trong một thời điểm. Mục tiêu các đơn hàng xác nhận thể hiện đầy đủ trên kế hoạch chuyền.

-Đối với các đơn hàng chuyển đi gia công cần làm đơn đặt hàng, Phó Phòng Phụ trách công tác kế hoạch xác định đơn hàng, số lượng cụ thể và chuyển thông tin cho chuyên viên Marketing tính giá gia công và chia số lượng trên bảng kế hoạch sản xuất

Trường Đại học Kinh tế Huế

tháng. Chuyên viên Marketing dựa theo số liệu chia gia công nhận từ Phó Phòng phụ trách công tác kế hoạch và dựa theo giá gia công đã được Lãnh đạo Công ty phê duyệt để làm đơn đặt hàng.

-Chuyên viên Marketing phải cập nhật bảng tổng hợp kế hoạch sản xuất các tháng tiếp theo trên số liệu các đơn hàng đã xác nhận và các đơn hàng dự kiến sẽ nhận gửi Lãnh đạo Công ty và Trưởng/ Phó Phòng KHTT để có hướng chỉ đạo hàng tuần hoặc ngay khi có biến động lớn.

Bước 3: Lập kế hoạch doanh thu CM giao các nhà máy

-Dựa trên kế hoạch chuyền nhận được từ Phó Phòng phụ trách công tác kế hoạch trong khoảng thời gian từ ngày 20 hàng tháng, chuyên viên Marketing tiến hành kiểm tra các đơn hàng trong bảng kế hoạch sản xuất tháng đã được sắp xếp bố trí chuyền hay chưa. Trường hợp đơn hàng chưa được bố trí chuyền sản xuất, chuyên viên Marketing báo với Phó Phòng phụ trách công tác kế hoạch để lưu ý bố trí sản xuất.

-Chuyên viên Marketing kiểm tra số lượng của từng đơn hàng trên kế hoạch chuyền để tính toán doanh thu CM giao các nhà máy và xin ý kiến của Lãnh đạo Phòng chốt số doanh thu CM giao các nhà máy để trình phê duyệt ban hành kế hoạch.

-Trong quá trình lập kế hoạch sản xuất, đối với các đơn hàng đã bố trí trong kế hoạch chuyền cho tháng tiếp theo chuyên viên Marketing sẽ cập nhật vào đơn hàng dự phòng ở các nhà máy.

-Chậm nhất ngày 30 hàng tháng chuyên viên Kế hoạch hoàn thiện kế hoạch sản xuất để trình Trưởng/ Phó Phòng KHTT xem xét, Tổng Giám đốc/ Phó Tổng Giám đốc Công ty phê duyệt.

Bước 4: Xem xét, phê duyệt và ban hành kế hoạch sản xuất

Trưởng/ Phó Phòng KHTT xem xét kế hoạch dựa trên các tiêu chí liên quan đến doanh thu CM của các nhà máy, thời gian giao hàng, thời gian hoàn thành sản xuất, các đơn hàng đặc biệt được chia cho các nhà máy và tham mưu cho Tổng giám đốc/

Phó Tổng Giám đốc Công ty để phê duyệt kế hoạch sản xuất.

Bước 5: Gửi kế hoạch sản xuất đã được phê duyệt cho các đơn vị liên quan

Trường Đại học Kinh tế Huế

SVTH: Nguyễn Lam Giang - K50B KDTM 46 Ngay sau khi kế hoạch sản xuất đã được phê duyệt, chuyên viên Marketing gửi file cho các đơn vị liên quan đồng thời gửi bản copy cho Phòng Nhân sự, Phòng Điều hành May để làm cơ sở tính lương cho các nhà máy.

Bước 6: Theo dõi tiến độ sản xuất tại các nhà máy

Thứ 3 hàng tuần, Nhóm Kế hoạch họp với Nhóm Đơn hàng để cập nhật các thông tin thay đổi về NPL, mẫu. Thứ 4 và thứ 5, Nhóm Kế hoạch căn cứ vào tình hình cung ứng NPL, báo cáo sản lượng chốt tồn các đơn hàng đang sản xuất dỡ dang tại các nhà máy và báo cáo doanh thu của Phòng Điều hành May và thực tế sản xuất tại nhà máy để điều chỉnh lại kế hoạch chuyền hàng tuần theo từng đơn hàng mình được phân công và gửi Phó phòng phụ trách công tác Kế hoạch tổng hợp, cân đối lại các đơn hàng gửi lại các đơn vị vào muộn nhất ngày thứ 7 hàng tuần.

Bước 7: Lưu hồ sơ

Chuyên viên Marketing, chuyên viên Kế hoạch lưu hồ sơ theo quy định của Công ty. Gồm: Kế hoạch sản xuất may hàng tháng (bản gốc); Kế hoạch sản xuất hàng tháng (bản gốc); Hợp đồng gia công với các nhà thầu phụ (bản gốc); Thông báo nội bộ/Giấy đề nghị về việc điều chỉnh đơn giá CM (bản gốc)

 Lập và theo dõi kế hoạch sản xuất

Chuyên viên kế hoạch tiến hành các bước sau:

Sau khi xác nhận đơn hàng FOB có sử dụng nguyên liệu Công ty sản xuất, đơn hàng bán nguyên liệu do Công ty sản xuất, chuyên viên Marketing vào số liệu theo dõi ở bảng tổng hợp đơn hàng may.

 Tập hợp nhu cầu nguyên liệu cần sản xuất hoàn thành trong tháng. Số lượng nguyên liệu được tập hợp từ:

- Nhu cầu nguyên liệu của các đơn hàng may sẽ giao các tháng tiếp theo.

- Số lượng kế hoạch tháng trước Nhà máy May chưa sản xuất đủ, chuyển sang kế hoạch sản xuất tháng tiếp theo.

 Xác định thời gian hoàn thành sản xuất.

- Thời gian hoàn thành sản xuất của từng đơn hàng được tập hợp theo các phiếu giao nhiệm vụ đã giao cụ thể đối với từng đơn hàng và thông tin được điều chỉnh

Trường Đại học Kinh tế Huế

theo tình hình phát sinh trong quá trình điều độ sản xuất đơn hàng. Thông tin này được cập nhật từ các chuyên viên Đơn hàng.

 Giao kế hoạch sản xuất.

- Sau khi đã thống kê số lượng nhu cầu sản xuất và thời gian sản xuất, làm việc với Nhà máy May để cân đối số lượng cần giao kế hoạch, lập kế hoạch sản xuất và trình Trưởng/ Phó Phòng KHTT xem xét, Tổng Giám đốc/Phó Tổng Giám đốc Công ty phê duyệt.

- Trong quá trình lập kế hoạch, nếu thấy khả năng Nhà máy May không đáp ứng được tiến độ, ảnh hưởng đến thời gian giao hàng của các đơn hàng may, cần báo cáo với Trưởng/ Phó Phòng KHTT và đề xuất một số đơn hàng cần phải đưa đi gia công ngoài nếu thấy cần thiết.

 Theo dõi việc triển khai thực hiện kế hoạch sản xuất. Chuyên viên Kế hoạch tiến hành các bước như sau:

- Theo dõi tiến độ in, wash, xén viền, thêu, may;

- Kiểm tra, chuẩn bị đầu vào cho các đơn hàng sản xuất ở các nhà máy (tình hình mẫu, chất lượng nguyên liệu, tiến độ cung ứng in – thêu – wash, cắt viền…).

- Theo dõi tình hình triển khai sản xuất các đơn hàng được phân công (bao gồm các đơn hàng do Công ty sản xuất và các đơn hàng chuyển đơn vị gia công). Phối hợp với các phòng ban liên quan, cùng nhà máy xử lý các vấn đề phát sinh liên quan đến đơn hàng mình phụ trách đảm bảo sản xuất ở các nhà máy.

- Theo dõi, kiểm tra năng suất thoát chuyền ở các tổ may, cập nhật số liệu, thông tin sản xuất từ các nhà máy may liên quan đến đơn hàng được phân công;

- Theo dõi tiến độ final của các đơn hàng được phân công, gửi Packing List chốt số lượng cuối cùng cho nhà máy và Phòng Điều hành May để bốc hàng, chuyên viên đơn hàng và chuyên viên XNK.

Trường Đại học Kinh tế Huế

SVTH: Nguyễn Lam Giang - K50B KDTM 48