Quy trình xem xét và nhận đơn hàng

SVTH: Nguyễn Lam Giang - K50B KDTM 36 Đối với khách hàng DYNAMIC, sản lượng trong năm 2017 là 385.951 sản phẩm và tăng mạnh 394.943 sản phẩm tương ứng 102,33% và đạt 780.894 sản phẩm trong năm 2018. Tiếp theo, doanh thu của công ty thu được từ khách hàng DYNAMIC trong năm 2017 là 12,28 tỷ đồng và 21,04 tỷ đồng trong năm 2018 đồng nghĩa với tăng 8,76 tỷ đồng tương ứng 71,34% so với năm 2017. Cùng với đó là khách hàng WELLMAX có sản lượng đạt 154.337 sản phẩm trong năm 2017 và tăng đến 160.218 sản phẩm tương ứng 3,81% so với năm 2018 với sản lượng là 160.218 sản phẩm.

Doanh thu trong năm 2017 thu được từ khách hàng WELLMAX là 4,16 tỷ đồng và tăng nhẹ đến 4,93 tỷ đồng trong năm 2018 tức tăng 18,51% so với năm 2017.

Hai khách hàng có xu hướng giống nhau đó là VICORUS và FOMICA. Đối với khách hàng VICORUS, trong năm 2017 và 2018 đạt lần lượt 401.067 sản phẩm và 178.091 sản phẩm tức là năm 2018 giảm 222.976 sản phẩm tương ứng 55,6% so với năm 2017. Từ đó, doanh thu cũng bị giảm theo từ 10,74 tỷ đồng trong năm 2017 xuống còn 3,5 tỷ đồng trong năm 2018 tương ứng giảm 7,24 tỷ đồng. Cuối cùng là khách hàng FOMICA có sản lượng trong năm 2017 và 2018 lần lượt là 22.260 sản phẩm và 18.185 sản phẩm tức giảm 18,3% tương ứng 4.075 sản phẩm. Doanh thu đạt được trong năm 2017 là 0,67 tỷ đồng cao hơn 18.51% tương ứng 0,13 tỷ đồng so với năm 2018 đạt 0,542 tỷ đồng.

Ta có thể thấy, tổng doanh thu đạt được của công ty trong năm 2018 là 212,68 tỷ đồng cao hơn năm 2017 là 196,31 tỷ đồng mặc dù sản lượng năm 2018 thấp hơn 13,56% so với năm 2017. Trước hết đây là một dấu hiệu tốt vì công ty đã có những tiến bộ trong năm 2018 và khắc phục được những sai sót trong năm 2017. Đây là nhờ sự quản lý chặt chẽ đến từ phía ban quản lý và sự nỗ lực của toàn thể công nhân trong công ty. Bên cạnh đó là công tác quản lý chi phí nguyên phụ liệu được cải thiện đáng kể giúp công ty tăng tối đa nguồn doanh thu của mình.

2.2.2 Thực trạng quy trình quản lý đơn hàng của bộ phận Kế hoạch thị trường

Sơ đồ 3: Quy trình xem xét và nhận đơn hàng

(Nguồn: Phòng Kế hoạch thị trường) Bước 1: Giao dịch với khách hàng và tiếp nhận yêu cầu báo giá/ đơn đặt hàng

Chuyên viên Marketing giao dịch với khách hàng để tìm kiếm nguồn hàng và trực tiếp tiếp nhận các yêu cầu báo giá từ khách hàng hoặc qua thông tin cung cấp từ

Giao dịch với khách hàng và tiếp nhận yêu cầu báo giá/đơn đặt hàng

Yes

xét

No Phản hồi khách hàng

Xem xét khả năng đáp ứng

Xem xét và phê duyệt Tính giá thành và giá chào cho khách hàng

No

Báo giá và nhận thông tin phản hồi từ khách hàng

Yes

xét

Lập hợp đồng hoặc xác nhận mua bán

Lưu hồ sơ

Phân công chuyên viên theo dõi đơn hàng và tổng hợp các

đơn hàng nhận được

No

Xem xét lại hoặc ngưng

Yes

xét

Trường Đại học Kinh tế Huế

SVTH: Nguyễn Lam Giang - K50B KDTM 38 Tổng Giám đốc/ Phó Tổng Giám đốc/ Trưởng/ Phó Phòng KHTT phụ trách Công tác Marketing, liên hệ giao dịch với khách hàng để tiếp nhận các yêu cầu báo giá cho khách hàng.

Ngoài ra, thông qua các kênh thông tin khác nhau (qua giới thiệu, internet,...) chuyên viên Marketing tìm hiểu để phát triển thêm khách hàng mới để tìm kiếm thêm nguồn hàng bổ sung đáp ứng đủ năng lực sản xuất của các nhà máy may của Công ty.

Bước 2: Xem xét khả năng đáp ứng

Trường hợp sản phẩm là vải dệt kim các loại

- Chuyên viên Marketing tiến hành kiểm tra các thông tin sau: Chất liệu, kiểu dệt, trọng lượng g/m2, các yêu cầu đặc biệt khác (nếu có yêu cầu từ khách hàng), thời gian giao hàng

- Phối hợp với Nhà máy May để xem xét khả năng đáp ứng các yêu cầu của khách hàng. Sau khi xem xét các yếu tố, nếu Công ty không đủ điều kiện đáp ứng yêu cầu của khách hàng thì thông tin lại cho khách hàng. Nếu Công ty đáp ứng được các yêu cầu kỹ thuật, tiến hành tính giá và chào giá.

Trường hợp sản phẩm là hàng may mặc

Chuyên viên Marketing kiểm tra yêu cầu của đơn hàng là FOB hay gia công.

Nếu là đơn hàng FOB, thì kiểm tra các yêu cầu:

- Nguyên liệu: do Công ty sản xuất hay nhập khẩu/mua ngoài, nếu là nhập về thì kiểm tra nhập theo chỉ định của khách hàng hay Công ty tự tìm kiếm nguồn; kiểm tra các thông tin về chất liệu, kiểu dệt, trọng lượng g/m2 và các yêu cầu đặc biệt khác (nếu có yêu cầu từ khách hàng). Lưu ý kiểm tra tất cả các yêu cầu về các nguyên liệu ngoài nguyên liệu chính như vải phối, cổ, bo... Đối với trường hợp nguyên liệu do Công ty sản xuất, sau khi xem xét các yếu tố trên, nếu Công ty không đủ điều kiện đáp ứng yêu cầu của khách hàng thì thông tin lại cho khách hàng; nếu Công ty đáp ứng được các yêu cầu trên thì xem xét đến các yêu cầu tiếp theo;

- Phụ liệu:Kiểm tra các chi tiết phụ liệu sử dụng cho sản phẩm; phụ liệu nhập theo chỉ định của khách hàng hay Công ty tự tìm kiếm nguồn; Nếu Công ty tự tìm kiếm nguồn thì kiểm tra khả năng đáp ứng phụ liệu. Trường hợp không tìm được

Trường Đại học Kinh tế Huế

nguồn cung ứng phụ liệu thì phải phản hồi lại cho khách hàng và đề nghị khách hàng giới thiệu nguồn cung ứng;

- Số lượngkhách hàng dự kiến đặt hàng;

- Kỹ thuật may: Phối hợp với Phòng Điều hành May/Phòng Quản lý Chất lượng, xem xét lại năng lực may và thiết bị của các Nhà máy may có đáp ứng được yêu cầu khách hàng không. (Đối với những mặt hàng đơn giản, tương tự các mã hàng đã làm thì chuyên viên Marketing có thể tự kiểm tra, trình Trưởng/ Phó Phòng KHTT phụ trách Công tác Marketing xem xét; Đối với mặt hàng không thuộc sở trường sản xuất của các Nhà máy may, trong trường hợp cần thiết thì sẽ xin ý kiến của Tổng Giám đốc/ Phó Tổng Giám đốc Công ty để xem xét khả năng đáp ứng nếu có thể được);

- In/thêu/wash: Kiểm tra sản phẩm có yêu cầu in/thêu/wash hay không và in/thêu/wash theo chỉ định của khách hàng hay Công ty tự tìm kiếm đơn vị gia công in/thêu/wash; xem xét đến tiến độ, chất lượng của các nhà cung ứng;

- Đóng gói: Kiểm tra cách đóng gói, nguồn cung ứng nguyên liệu đóng gói (do Công ty cung ứng hay do khách hàng chỉ định);

- Vận chuyển hàng thành phẩm: kiểm tra đơn vị vận chuyển là theo chỉ định của khách hàng hay do Công ty tự tìm kiếm;

- Giao hàng: Kiểm tra điều kiện giao hàng và thời gian giao hàng có phù hợp với khả năng đáp ứng của Công ty hay không. Trong trường hợp phát hiện mất cân đối nhưng xét nhận đơn hàng là cần thiết khi xem xét đến mặt hiệu quả thì báo cáo Tổng Giám đốc/ Phó Tổng Giám đốc Công ty để xem xét nhận đơn hàng. Nếu không đáp ứng được thì phải phản hồi lại khách hàng và đàm phán lại điều kiện giao hàng, ngày giao hàng phù hợp với khả năng đáp ứng của Công ty;

- Phương thức thanh toán, điều kiện, các thủ tục thanh toán và các chứng từ xuất khẩu cần cung cấp;

- Ngoài ra, cần lưu ý đến một số yêu cầu khác của đơn hàng ảnh hưởng đến việc bố trí sản xuất, tỷ lệ hư hỏng sản phẩm, tiến độ sản xuất, quản lý trong quá trình sản xuất,... như: yêu cầu nhà máy sản xuất, sản phẩm phối nhiều chi tiết, có in/thêu, có wash, yêu cầu kiểm tra nguyên liệu/thành phẩm may phức tạp, tiêu chuẩn kiểm hàng,

Trường Đại học Kinh tế Huế

SVTH: Nguyễn Lam Giang - K50B KDTM 40 bên kiểm hàng,... để có hướng đề xuất và trình Trưởng/ Phó Phòng KHTT phụ trách Công tác Marketing xem xét.

 Nếu là đơn hàng gia công: kiểm tra tương tự đối với đơn hàng FOB. Riêng nguyên phụ liệu từng loại cụ thể theo từng yêu cầu của khách hàng/ đơn hàng. Lưu ý kiểm tra phần chất liệu vải (phối hợp với Phòng Điều hành May/Phòng Quản lý Chất lượng nếu cần) để biết được khả năng/ năng suất có thể đáp ứng được đối với những chất liệu vải đặc biệt.

Bước 3: Tính giá thành và giá chào cho khách hàng

Trên cơ sở yêu cầu của khách hàng, chuyên viên Marketing tiến hành tính giá

 Một số lưu ý trong quá trình tính và báo giá hàng may

- Trong quá trình kiểm tra, xem xét thông tin liên quan đến đơn hàng, chuyên viên cần lưu ý đến một số yêu cầu khác của đơn hàng ảnh hưởng đến việc bố trí sản xuất, tỷ lệ hư hỏng sản phẩm, tiến độ sản xuất, quản lý trong quá trình sản xuất,... như:

yêu cầu nhà máy sản xuất, sản phẩm phối nhiều chi tiết, có in/thêu, có wash, yêu cầu kiểm tra nguyên liệu/thành phẩm may phức tạp... tiêu chuẩn kiểm hàng AQL (là một hệ đo lường thống kê số lượng tối đa hàng hóa bị lỗi được chấp nhận trong một kích thước mẫu cụ thể), bên kiểm hàng để có hướng đề xuất và trình Trưởng/ Phó Phòng KHTT phụ trách công tác Marketing xem xét.

- Trả lời và làm rõ các thông tin giao dịch với khách hàng (qua Email, điện thoại, skype...) trong ngày. Trong trường hợp những mã hàng khách hàng yêu cầu báo giá phức tạp (về yêu cầu sợi, kiểu dệt, nhuộm, định mức, kỹ thuật may...) cần phải tham khảo thông tin với các đơn vị liên quan, cần báo lại khách hàng thời gian có thể trả lời đầy đủ thông tin, đồng thời đôn đốc các đơn vị liên quan trả lời thông tin để có cơ sở tính và báo giá.

- Đối với đơn hàng có số lượng nhỏ (dưới 1.200 chiếc/màu/đơn hàng đối với đơn hàng FOB và dưới 2.000 chiếc đối với đơn hàng gia công), cần lưu ý để tính chi phí tăng thêm do số lượng đơn hàng nhỏ.

Bước 4: Xem xét và phê duyệt

Trưởng/ Phó Phòng KHTT phụ trách công tác Marketing xem xét bảng tính giá thành theo các yếu tố sau:

Trường Đại học Kinh tế Huế

- Các hạng mục chi phí được đưa vào tính giá thành

- Giá thành, giá chào và giá mục tiêu của khách hàng (nếu có)

- Tình hình cung ứng nguyên phụ liệu, yêu cầu kỹ thuật của mã hàng

- Hiệu quả sản xuất – kinh doanh: dựa trên tỷ lệ lợi nhuận theo kế hoạch; duy trì ổn định hoạt động sản xuất của nhà máy. Tùy theo tình hình sản xuất kinh doanh của từng thời kỳ để xem xét và báo cáo Tổng Giám đốc/ Phó Tổng Giám đốc Công ty để có thể nhận đơn hàng phù hợp.

Tổng Giám đốc/ Phó Tổng Giám đốc Công ty dựa trên các thông tin trên để phê duyệt bảng tính giá thành.

Bước 5: Báo giá và nhận thông tin phản hồi từ khách hàng

Sau khi bảng tính giá thành đã được Trưởng/ Phó Phòng KHTT phụ trách công tác Marketing xem xét/ Tổng Giám đốc/ Phó Tổng Giám đốc Công ty phê duyệt, chuyên viên Marketing tiến hành giao dịch, báo giá cho khách hàng và cập nhật vào bảng thống kê các mã hàng báo giá trong tháng để theo dõi.

Nếu khách hàng chấp nhận giá chào, tiến hành bước tiếp theo; nếu khách hàng không chấp nhận và yêu cầu báo giá lại, chuyên viên Marketing xem xét, đánh giá lại và báo cáo với Trưởng/ Phó Phòng KHTT phụ trách công tác Marketing để xin ý kiến chỉ đạo.

Trong một số trường hợp do tình hình khó khăn về đơn hàng và để duy trì ổn định hoạt động sản xuất của nhà máy buộc phải nhận các đơn hàng có giá chào thấp hơn giá thành, Trưởng/ Phó Phòng KHTT phụ trách công tác Marketing báo cáo trình Tổng Giám đốc/ Phó Tổng Giám đốc Công ty phê duyệt.

Bước 6: Lập hợp đồng hoặc xác nhận mua bán

Sau khi thông tin chi tiết về giá/đơn hàng đã được các bên thỏa thuận, thống nhất, chuyên viên Marketing tiến hành lập hợp đồng; kiểm tra, đối chiếu thông tin trên hợp đồng với thông tin đã giao dịch, trình Trưởng/ Phó Phòng KHTT phụ trách công tác Marketing xem xét; sau đó gửi hợp đồng (file mềm) qua mail để khách hàng xác nhận trước khi in ra trình Tổng Giám đốc/ Phó Tổng Giám đốc Công ty phê duyệt.

Khi khách hàng gửi tài liệu kỹ thuật và mẫu thực tế để triển khai sản xuất, chuyên viên Marketing phải kiểm tra đối chiếu so sánh lại mẫu và tài liệu kỹ thuật

Trường Đại học Kinh tế Huế

SVTH: Nguyễn Lam Giang - K50B KDTM 42 thực tế khi xuống đơn hàng với mẫu và tài liệu kỹ thuật khi chào giá xem có sự khác biệt không. Trường hợp mẫu thực tế phức tạp hơn và khác so với mẫu khi chào giá, chuyên viên Marketing phải làm việc lại với khách hàng để đề nghị khách hàng xem xét lại đơn giá.

Bước 7: Phân công chuyên viên theo dõi đơn hàng và tổng hợp các đơn hàng nhận được

-Căn cứ vào các đơn đặt hàng đã được xác nhận, chuyên viên Marketing báo cáo với Trưởng/ Phó Phòng KHTT phụ trách công tác Marketing để xin ý kiến về việc phân công chuyên viên theo dõi đơn hàng và cung ứng NPL đơn hàng.

-Chuyên viên Marketing tiến hành vào bảng tổng hợp đơn hàng, bảng thống kê các đơn hàng xác nhận và bảng thống kê nhiệm vụ chuyên viên.

Bước 8: Lưu hồ sơ

Chuyên viên Marketing lưu hồ sơ theo quy định của Công ty. Gồm: Bảng tính giá thành (bản gốc); Các đơn hàng xác nhận với khách hàng: PO#, BC#...(bản copy);

Hợp đồng (sản xuất xuất khẩu/ gia công xuất khẩu/ gia công nội địa)

Trường Đại học Kinh tế Huế

Trong tài liệu Đánh giá hoạt động quản lý đơn hàng tại Công ty Cổ phần Đầu tư Dệt may Thiên An Phát (Trang 45-52)