Cơ cấu tổ chức và bộ máy của khách sạn

Những năm vừa qua khách sạn Asia đã không ngừng hoàn thiện cơ cấu bộmáy tổchức quản lý vàđến nay toàn bộhệthống hoạt động kinh doanh của khách sạn được tổchức theo sơ đồsau:

Trường Đại học Kinh tế Huế

Sơ đồ 1: Cơ cấu nhân lực khách sạn Asia Huế (Nguồn: Phòng nhân sựkhách sạn Asia Huế)

Ghi chú: Quan hệtrực tuyến Giám đốc

Phó giám đốc 1 Phó giám đốc 2

Bộ phận lễtân

Bộ phận buồng

Bộ phận kinh doanh

Bộ phận

nhà hàng

Bộ phận

kế toán

Bộ phận

bếp

Bộ phận

giặt là

Bộ phận

bảo vệ

Bộ phận

bảo trì

Bộ phận massa

ge

Trường Đại học Kinh tế Huế

- Chức năng và nhiệm vụcủa các bộphận:

 Ban giám đốc : gồm có 3 giám đốc điều hành chung và 2 phó giám đốc Giám đốc khách sạn: Là người có quyền hành và trách nhiệm cao nhất, điều hành trực tiếp hoạt động kinh doanh của khách sạn, theo dõi kiểm tra việc thực hiện của từng bộphận.

Giám đốc khách sạn có trách nhiệm vạch ra các mục tiêu kinh doanh, tổ chức, thực hiện các kếhoạch, thường xuyên nắm bắt thông tin về thị trường đểcó các quyết định tối ưu trong kinh doanh.

Giám đốc khách sạn có quyền phê duyệt các kếhoạch bồi dưỡng, quản lý, tuyển chọn, đềbạt cán bộvà kỷluật đối với cán bộcông nhân viên cũng như quản lý tài sản, chất lượng phục vụ

 Bộphận lễtân:

Có chức năng đại diện cho khách sạn trong mở rộng các mối quan hệ, tiếp xúc với khách. Có vai trò quan trọng trong việc thu hút khách, làm cầu nối liên hệ giữa khách với các bộphận khác trong khách sạn,trong định hướng tiêu dùng của khách và giới thiệu các dịch vụ của Khách sạn với khách hàng.

Bộ phận lễ tân đóng vai trò là trung tâm phối hợp mọi hoạt động của các bộ phận trong Khách sạn, tham mưu cho giám đốc cung cấp thông tin về khách. Bán dịch vụ phòng nghỉ và các dịch vụ cho khách, tham gia vào các hoạt động kinh doanh phòng ngủ của Khách sạn.

 Bộ phận buồng:

Chức năng chính: Tổchức, lo liệu đón tiếp và phục vụ nơi nghỉ ngơi của khách, quản lý việc cho thuê buồng và quán xuyến toàn bộtrong quá trình khách ở, các dịch vụbổsung.

Có nhiệm vụ: chuẩn bị buồng để đón khách mới đến, làm vệ sinh buồng hàng ngày, làm vệ sinh khu vực hành lang và nơi công cộng trong khách sạn, thực hiện các biện pháp chống cháy, chống độc, thực hiện tẩy trùng, diệt chuột, gián, phòng chống dịch bệnh. Kiểm tra hoạt động của các thiết bị trong buồng, chịu trách nhiệm về toàn bộ tài sản khu vực buồng. Tổ chức quản lý và giữ gìn hành lý của khách để quên, kip

Trường Đại học Kinh tế Huế

thời thông báo với bộ phận lễ tân để tìm cách trả lại cho khách. Kiểm tra và duy trì những số liệu cần thiết về tình hình khách, về hệ thống buồng, về các dịch vụ phát sinh để giúp đối chiếu với lễ tân và cải tạo, bảo dưỡng buồng.

 Bộ phận kinh doanh: Phòng kinh doanh có nhiệm vụ nghiên cứu thị trường, xây dựng các chương trình khuyến mãi, giao dịch, bán và kí hợp đồng với các hãng du lịch, các đại lý, công ty quảng cáo trong nước cũng như quốc tế…; tổ chức các chương trình quảng cáo cho khách sạn trên các phương tiện đại chúng, kết hợp với các bên trung gian để tạo nguồn khách đến.

 Bộ phận nhà hàng: Là nhân viên của nhà hàng Le caramel, nhà hàng Panorama, Terrace Bar, nhân viên tiệc,.. Nhiệm vụ chính: Chịu trách nhiệm chuẩn bị phục vụ khách ăn uống các bữa ăn bình thường và các bữa tiệc lớn, nhỏ đúng giờ, kịp thời, chính xác, đúng nguyên tắc, đúng quy định. Tìm hiểu, nắm vững yêu cầu của khách, phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận để đáp ứng tốt nhất mọi yêu cầu của khách.

Duy trì tốt vệ sinh an toàn thực phẩm và vệ sinh môi trường. Đảm bảo thanh toán chính xác với khách và thực hiện tốt quản lý lao động.

 Bộ phận kế toán:Theo dõi tình hình thu chi của khách sạn, thực hiện việc thu chi theo kế hoạch của giám đốc và kết quả lãi lỗ của khách sạn. Ngoài ra còn có nhiệm vụ tìm kiếm vốn và nguồn vốn cho công ty, có quan hệ với các đơn vị hoạt động tài chính trên địa bàn.

 Bộ phận bếp: Có chức năng chịu trách nhiệm cung cấp các món ăn kịp thời cho các nhà hàng, các bữa tiệc và hội nghị hội thảo theo yêu cầu của khách. Đảm bảo bữa ăn đầy đủ cho nhân viên trong khách sạn. Nắm vững kế hoạch, thực đơn yêu cầu chế biến của khách về thức ăn để tính tiêu chuẩn, tính giá thành, lập dự trù chuẩn bị nguyên liệu để kịp khi phục vụ khách. Đảm bảo chế biến đúng kế hoạch, thực hiện, thời gian và chất lượng các món ăn của các đối tác

 Bộ phận giặt là (Laundry): Có trách nhiệm giặt, ủi tất cả các hàng minen (vải) trong khách sạn: sheet, duvet, áo gối, uniform, napkin (khăn ăn), khăn bàn,…

đảm bảo cho chúng luôn ở trong tình tráng sạch sẽ, tươm tất. Ngoài ra bộ phận Laundry còn cung cấp dịch vụ giặt ủi cho khách hàng khi họ yêu cầu.

 Bộ phận bảo vệ: Là bộ phận có trách nhiệm giữ gìn an ninh, an toàn tính

Trường Đại học Kinh tế Huế

mạng và tài sản của khách, của nhân viên khách sạn, cũng như cho khách trong thời gian lưu trú tại khách sạn.

 Bộ phận bảo trì: Chịu trách nhiệm thực hiện các chương trình bảo dưỡng thường xuyên, sửa chữa và bảo trì các trang thiết bị và các tiện nghi của khách sạn.

Đảm bảo hệ thống kỹ thuật, âm thanh, ánh sang, điện nước trong khách sạn được hoạt động tốt. Tổ chức kiểm tra chất lượng thiết bị, đưa ra các giải pháp khoa học kỹ thuật để áp dụng vào việc bảo trì của khách sạn.

 Bộ phận Massage: Chịu trách nhiệm phục vụ cho khách khi có nhu cầu thư giản, tạo cảm giác thoải mái khi khách đến với dịch vụ và luôn tìm hiểu, cập nhật các công nghệ, kỹ thuật massage mới.

2.1.3. Các yếu tố nguồn lực kinh doanh của khách sạn Asia Huế