Cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban

Công ty Bảo Việt Thừa Thiên Huế nằm trong mô hình quản lý chung của Tổng công ty Bảo hiểm Việt Nam, đó là cơ chế quản lý thống nhất cùng sức mạnh tài chính, hay nói cách khácđó là một thực thể thống nhất và hạch toán toàn bộ công ty. Công ty hiện có 5 phòng và 4 phòng đại diện đặt tại các huyện, hiện có 32 cán bộ nhân viên đang phục vụ cho công tác kinh doanh, ngoài ra còn có đội ngũ đại lý với tổng số khoảng 200, phần lớn đều có khả năng khai thác, cần cù và có tinh thần trách nhiệm.

Hệ thống tổ chức quản lý tại công ty Bảo Việt Thừa Thiên Huế được áp dụng theo quy mô hình trực tuyến chức năng. Mô hình này cho phép người lãnh đạo có toàn quyền quản lý, chỉ đạo và phát huy chức năng của các phòng ban trực thuộc, các phòng tiến hành nghiên cứu theo nhiệm vụ và chức năng của mình sau đó đề xuất ý kiến để ban giám đốc đưa ra quyết định cuối cùng.

Trường Đại học Kinh tế Huế

Hiện này, công ty có 9 phòng ban chức năng hoạt động theo mô hình sau:

Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Bảo Việt Thừa Thiên Huế (Nguồn: Phòng kế toán Công ty BảoViệt Thừa Thiên Huế) b. Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban

- Giám đốc: Là người đứng đầu công ty, vừa đại diện cho nhà nước, vừa đại diện cho toàn thể cán bộ công ty, thực hiện quản lý điều hành công ty theo đúng đường lối chính sách của công ty.

GIÁM ĐỐC

PHÓ GIÁM ĐỐC

Phòng Phi Hàng

Hải

Phòng Hàng

Hải

Phòng kế toán

Phòng tổng

hợp

Phòng thanh tra pháp

chế

Phòng tổ chức nhân sự

Phòng định

giá bảo hiểm

Phòng giải quyết khiếu nại và bồi thường

Phòng dịch

vụ khách

hàng

Phòng bảo hiểm

phía Bắc

Phòng bảo hiểm

phía Nam

Phòng giao dịch Phú Lộc

Phòng bảo hiểm

Phú Vang

Trường Đại học Kinh tế Huế

Chức danh Giám đốc do Tổng Giám đóc công ty bổ nhiệm, là người chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty. Giám đóc điều khiển hệ thống quản lý trên cơ sở kết hợp đồng bộ phương pháp quản lý hành chính và quản lý kinh tế tài chính. Thể hiện cụ thểqua các chức năng:

+ Tổ chức điều hành hoạt động của các phòng bảo hiểm trực thuộc và quy định chức năng, nhiệm vụ của các phòng quản lý và nghiệp vụ.

+ Ban hành quy chế tổ chức hoạt động của các phòng bảo hiểm trực thuộc và quy định chức năng, nhiệm vụ của các phòng quản lý và nghiệp vụ.

+ Giám đốc có quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm trưởng, phó phòng các phòng quản lý, nghiệp vụ công ty (trừ phòng tài chính kế toán) và các phòng bảo hiểm trực thuộc.

- Phó giám đốc: Tham mưu cho Giám đốc công ty trong công việc quản lý điều hành công việc hàng ngày và chịu trách nhiệm trước Giám đóc, trước pháp luật về những công việc Giám đốc uy quyền.

- Phòng phi hàng hải: Có chức năng trực tiếp kinh doanh các dịch vụ bảo hiểm xe cơ giới, tàu song, tàu cá, con người,…đồng thời có chức năng tham mưu cho Giám đốckhai thác các hợp đồng bảo hiểm, thu phí bảo hiểm, tiếp nhận tờ khai tai nạn, giám định tổn thất, lập hồ sơ tai nạn và chuyển cho bồi thường.

- Phòng hàng hải: Trực tiếp kinh doanh các dịch vụ bảo hiểm hàng hóa, tàu biển, xây dựng và lắp đặt, cháy, tài sản…đồng thời tham mưu, tư vấn cho Giám đốc công ty để nâng cao các nghiệp vụ chuyên môn.

- Phòng kế toán: Có nhiệm vụ thanh quyết toán các hợp đồng, quản lý thu phí bảo hiểm gốc, chi trả tiền bồi thường, tổng hợp số liệu báo cáo tài chính, quyết toán kinh doanh lãi (hay lỗ), thực hiện nghĩa vụ nộp thuế với Nhà nước.

- Phòng tổng hợp: Có chức năng tổng hợp tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, báo cáo Giám đốc, quản lý và giải quyết công việc hằng ngày, tiếp nhận và giữ công văn đi đến, tổ chức và phục vụ các hội nghị cơ quan, tổng kết,…Phòng tổng hợp là cơ quan tham mưu của lãnhđạo doanh nghiệp.

- Phòng thanh tra pháp chế: Có nhiệm vụ nghiên cứu các văn bản pháp quy của Nhà nước có liên quan đến hoạt động kinh doanh bảo hiểm,kiểm tra tính chất pháp lý của các hợp đồng bảo hiểm cũng như hồ sơ bồi thường. Ban thanh tra còn kiểm tra cá

Trường Đại học Kinh tế Huế

đơn vị trong việc thực hiện ký kết hợp đồng bảo hiểm và thủ tục bồi thường, phát hiện các trường hợp trục lợi bảo hiểm,…

- Phòng tổ chức nhân sự: Chịu trách nhiệm về những vấn đề liên quan đến đội ngũ cán bộ của doanh nghiệp như cân đối lực lượng với nhu cầu kinh doanh, có kế hoạch và xây dựng quy trình tuyển dụng, đào tạo, bố trí sử dụng và đánh giá hiệu quả công tác của cán bộ, xây dựng chính sách khen thưởng, kỷ luật nhằm đảm bảo kích thích người lao động, thực hiện các chế độtheo Bộ luật Lao động và quy định của lãnh đạo doanh nghiệp,..

- Phòng định giá bảo hiểm: Thực chất là tính phí bảo hiểm của các sản phẩm bảo hiểm. Về nguyên tắc, phí bảo hiểm được bộ Tài chính xét duyệt trên cơ sở định phí của các doanh nghiệp. Phòng định giá bảo hiểm phải căn cứ xác suất rủi ro, đến sản phẩm đó, tình hình đầu tư trên thị trường v.v…để dịnh phí bảo hiểm cho sản phẩm sẽ triển khai hợp lý, đảm bảo nguyên tắc kinhdoanh của doanh nghiệp bảo hiểm.

- Phòng giải quyết khiếu nại và bồi thường: Phòng có trách nhiệm giải quyết những tranh chấp về quyền lợi của họ được hưởng trong từng vụ tổn thất của từng loại hợp đồng bảo hiểm. Giải quyết khiếu nại và bồi thường tốt thỏa mãn khách hàng sẽ là động lực hỗ trợ khâu khai thác phát triển có hiệu quả.

- Phòng dịch vụ khách hàng: Là bộ phận phục vụ khách hàng được bảo hiểm.

Bộ phận này có nhiệm vụ hỗ trợ các phòng, các đại lý,…trong việc quản lý khách hàng cũng như phục vụ khách hàng theo yêu cầu. Chẳng hạn, trả lời các yêu cầu của khách hàng về các thông tin liên quan, giải thích ngôn ngữ trong đơn bảo hiểm, thông báo cho khách hàng biết về phí bảo hiểm ,thời gian thu phí, cách tính toán lãi cổ phần, lãiđầu tư v.v…

- Văn phòng chi nhánh (phòng bảo hiểm phía Bắc, phía Nam, Phú Vang, Phú Lộc) có trách nhiệm thực hiện các hoạt động kinh doanh theo phân cấp của quản lý doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp có quy mô khác nhau , có doanh nghiệp là Tổng công ty, có doanh nghiệp là công ty… cho nên mô hình tổ chức cũng có những nét khác nhau.

Trường Đại học Kinh tế Huế

2.1.4. Kết quảhoạt động kinh doanh năm 2016-2018