PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
2.1. Tổng quan về Công ty TNHH du lịch Lăng Cô (Langco Beach Resort)
2.1.4. Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Du lịch Lăng Cô (LangCo Beach Resort)
Resort).
Trường Đại học Kinh tế Huế
Hình 2. 1: Sơ đồ tổ chức của công ty TNHH Du lịch Lăng Cô
(Nguồn: Phòng kếtoán tài chính) Giám Đốc
P. KỹThuật Room Division
F & B Division P. Kếtoán Tài
chính P. An ninh
BP.
Nhà hàng
BP.
Bếp
BP. Lễ tân
BP.
Buồng
BP.
Bảo trì
BP.
Cứu hộ BP.
Kế toán BP.
Bảo vệ
Phó giám đốc
Trường Đại học Kinh tế Huế
Ban Giám đốc: Bao gồm Giám đốc và 2 Phó Giám đốc
- Giám đốc: Nắm quyền điều hành và ra các quyết định chính vềhoạt động kinh doanh của công ty, đồng thời chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt động kinh doanh của công ty mình.
Giám đốc trực tiếp quản lí các phòng ban chức năng và các bộ phận trong công ty hoặc có thể thông qua Phó giám đốc đểquản lí.
Nhiệm vụcủa Giám đốc:
Tham gia vào việc tuyển chọn các nhân viên trong các bộphận của công ty
Đào tạo, bồi dưỡng các nhân viên
Sắp xếp lịch làm việc cho các nhân viên
Giám sát công việc và đánh giá kết quả thực hiện công việc của từng bộphận, từng nhân viên.
- Phó Giám đốc:Trong công ty có 2 phó Giám đốc
Phó Giám đốc thứ1: Ông Nguyễn Văn Hồng, chịu trách nhiệm vềcác mảng nhân sựcủa công ty
Phó Giám đốc thứ2: Ông Phan Thanh Tân, chịu trách nhiệm về các vấn đề kinh doanh của công ty.
Cả 2 phó Giám đốc đềulà người giúp việc cho Giám đốc và tham mưu choGiám đốc về công tác thị trường, vềxây dựng kếhoạch kinh doanh (kế hoạch hàng nămvà kế hoạch dài hạn), là người do giám đốc đềnghị, và là người thay mặt Giám đốc điều hành công ty khi Giám đốcủy quyền.
Phòng kế toán tài chính:
Bộphận này tham mưu cho giám đốc vềtình hình tài chính của công ty, cung cấp những sốliệu chính xác cho việc xây dựng các kếhoạch kinh doanh, phân tích kết quả kinh doanh, hạch toán những chi phí trong mọi hoạt động của công ty.
Theo dõi, ghi chép chỉtiêu của công ty theo hệthống tài khoản và chế độ kếtoán hiện hành của Nhà nước. Quản lí thống nhất vốn, bảo quản, sử dụng và phát triển nguồn vốn đó. Hàng nămtính khấu hao, xem xét lợi nhuận để đưa vào công ty.
Tính toán thu chi, phân tích lại lỗ, tính lương hàng nămcủa công ty
Trường Đại học Kinh tế Huế
Cập nhật sổ sách tồn quỹ hàng ngày, lưu giữ chứng từ đầy đủ, khoa học, tham mưu giúp ban giám đốc làm tốt công tác tận thu cho ngân sách và cải thiện đời sống nhân viên.
Quản lí tài chính, tài sản của công ty theo đúng quy định của Ban giám đốc.
Phòng bảo vệ, an ninh:
Giữ gìn trật tự, bảo đảm an toàn cho Resort, trông giữ xe cho khách và cán bộ công nhân viên của công ty. Đồng thời, đem hành lí khách vềphòng, dẫn khách tham quan, hướng dẫn khách vềcác dịch vụcó tại công ty.
Kiểm soát sự ra vào của nhân viên cũng như khách hàng, bảo đảm an toan tư trang cá nhân của họ.
Hướng dẫn khách nhận phòng, vào phòng, dẫn khách tham quan, đón tiếp khách nhiệt tình.
Phòng Food & Beverage Division:
Là bộphận đóng vai trò làm tăng doanh thu và tạo thương hiệu cho Resort. Vì bộ phận này là bộ phận giúp chế biến thức ăn và thực hiện các dịch vụvề nhà hàng như cung cấp ăn uống khi khách hàng cần tại Resort.
Bộ phận nhà hàng: kết hợp với bếp cung cấp các dịch vụ về ẩm thực, các loại tiệc, hội nghị cho khách hàng. Cung cấp dịch vụ phục vụ ăn uống tốt đảm bảo thỏa mãn nhu cầu của khách hàng khi đến đây. Tổ chức tiếp nhận những thực đơn và trực tiếp pha chế đồuống cho khách
Bộ phận bếp: là bộ phận tạo ra các món ăn đáp ứng nhu cầu khách hàng đồng thời cũng là chuẩn bịcác bữa ăn cho nhân viên trong công ty. Đảm bảo an toàn vệsinh thực phẩm cho khách hàng và cán bộcông nhân viên trong công ty.
Nắm vững kếhoạch, thực đơn yêu cầu chếbiến của khách vềthức ăn đểtính tiêu chuẩn, tính giá thành, lập dựtrù chuẩn bị nguyên liệu đểkịp khi phục vụkhách.
Thường xuyên cải thiện các món ăn, sáng tạo ra các món mới để thu hút khách hàng.
Đảm bảo chếbiến đúng kế hoạch, thực hiện, thời gian và chất lượng các món ăn của các đối tượng khách.
Phòng Rooms Division:
Trường Đại học Kinh tế Huế
Là bộ phận thực hiện việc đón tiếp khách hàng cũng như chuẩn bị các phòng lư trú cho khách.
Bộ phận lễ tân: Đây được coi là bộmặt của Resort. Họlà những người chào đón khách tham quan, là người tiếp xúc trực tiếp với khách từ khi khách đến Resort cho tới khi khách rời khỏi.
Tổchức đón tiếp , tiễn khách chu đáo, văn minh lịch sự, làm thủ tục nhanh gọn, sắp xếp khách nhận phòng hợp lí, luôn thực hiện tốt các công việc được giao với phương châm “vui lòng kháchđến, vừa lòng kháchđi”.
Soạn thảo các hợp đồng kinh tế, các công văn giao dịch, kếhoạch phục vụ hooij nghịhội thảo và các hoạt động liên quan đến quyền hạn và trách nhiệm của mình.
Thực hiện các giao dịch khai thác thị trường du lịch, dịch vụ nhằm thu hút khách đến với Resort một cách tốt nhất.
Thông tin kịp thời cho các bộphận liên quan vềcác vấn đề khách đến, khách đi, nhận tiệc, hội thảo…đểhọkịp thời chuẩn bị nhằm đáp ứng nhu cầu cho khách hàng
Bộphận lễtân thực hiện công việc bán dịch vụbuồng ngủcủa Resort cho khách, đón tiếp khách, giải quyết và đáp ứng những nhu cầu của khách, hướng dẫn khách, quản lí và làm thủtục thanh toán kịp thời cho khách rời khỏi Resort.
Ngoài ra, bộ phận lễ tân còn đóng vai trò quan trọng trong việc tuyên truyền, quảng bá, giới thiệu và bán sản phẩm cho Resort
Bộphận này đóng vai trò “cốvấn, trợthủ” đắc lực trong việc cung cấp mọi thông tin kịp thời về tinh hình khách trong Resort, giúp ban Giám đốc nắm vững tình hình khách lưu trú, thông tin về cơ cấu khách, nguồn khách.
Bộ phận buồng: Là bộphận hỗtrợquan trọng nhất cho bộphận lễtân
Cung cấp phòng sạch đúng tiêu chuẩn của Resort, chăm lo sự nghĩ ngơi của khách trong Resort.
Liên hệ với phòng lễ tân để nắm rõ lịch trình của khách đến, khách đi nhằm kịp thời vệsinh phòng đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Khi khách đi phải tiến hành kiểm kê tất cả các trang thiết bị, vật dụng trong phòngđểkịp thòi báo cho lễtân thanh toán nếu bị hư hại hoặc mất.
Trường Đại học Kinh tế Huế
Quản lí tốt các phòng cũng như các trang thiết bị trong phòng, đề xuất sửa chữa hoặc thay mới nếu bịhỏng.
Thường xuyên vệ sinh các phòng, khu hành lang và các nơi công cộng trong Resort.
Sửdụng thành thạo các trang thiết bị trong phòng, hướng dẫn khách sửdụng các thiết bị đó.
Phòng kĩ thuật: là bộphận giúp giám đốc quản lí vật tư, thiết bịcủa Resort.
Bộ phận bảo trì: thực hiện các công việc bảo trì, bảo dưỡng những vật dụng và trang thiết bịcủa cảcông ty. Họlàm các công việc như:
Quản lí hệthống cơ sởvật chất kĩ thuật và các tài sản cố định trong công ty Kiểm tra, bảo trì, bảo dưỡng các trang thiết bị như tủlạnh, điều hòa,tivi.. thường xuyên và kịp thời đểkhông làm phiền khách hàng.
Hướng dẫn các nhân viên của các bộ phận khác sử dụng thành thạo các trang thiết bị
Tổ chức, quản lí, trang trí hội trường dành cho hội nghị, hội thảo; đảm bảo an toàn trên mọi phương diện.
Chịu trách nhiệm sửa chữa các thiết bị bị hư hỏng
Đảm bảo nguồn điện, nước được xuyên suốt không bị gián đoạn Bộ phận cứu hộ:
Thực hiện các công tác cứu hộ khách khi cần thiết một cách nhanh chóng, tạo cho khách cảm giác an toàn.
Túc trực tại các bể bơi, bãi biển, khu chơi tennis…đểkịp thời cứu hộ
2.2. Tình hình hoạt động kinh doanh và nguồn lao động tại công ty TNHH Du