Hoàn thiện công tác quản lý các dòng chảy trong hệ thống kênh phân

khai các hoạt động của kênh, nhờ đó có thể phân tích, đánh giá được tình hình kinh doanh của Đại lý, của từng khu vực. Từ đó tạo nên tinh thần trách nhiệm cao, tính tự giác, sựcạnh tranh giữa các Đại lý cấp I trong khu vực.

Tùy theo phương hướng hoạt động và các kế hoạch kinh doanh dài hạn trong tương lai mà Công ty có thể phân chia theo từng khu vực riêng biệt, các khu vực không nhất thiết phải chia theo đơn vị hành chính – lãnh thổ theo quy định của pháp luật, Công ty có thể điều chỉnh ranh giới của từng khu vực để tạo sự linh hoạt trong công tác quản lý hệ thống kênh phân phối. Các Đại lý cấp I phải tuân thủ những quy định và khu vực kinh doanh riêng của mình khôngđược bán hàngởkhu vực khác nằm ngoài khu vực kinh doanh của mình.Điều này giúp cho Công ty quản lý các Đại lý tốt hơn vềdoanh số, năng lực của Đại lý. Công ty cần có những biện pháp nhằm thắt chặt việc quản lý như : Mỗi khu vực sẽcó một nhân viên thị trường làm công tác giám sát báo cáo và điều tra các hoạt động của Đại lý cho Công ty, sản lượng hàng bán từ khu vực kinh doanh khác nằm ngoài khu vực kinh doanh của Đại lý sẽ không được tính các mức chiết khấu, giảm giá hoặc thưởng, Đại lý cấp I vi phạm sẽchịu toàn bộ mức phạt dựa trên những quy định đã thảo sẳn trong hợp đồng.

3.2.2. Hoàn thiện công tác quản lý các dòng chảy trong hệthống kênh phân phối

thống mạng Internet riêng,ổn định phục vụcho quá trình thông báo từ cấp trên và sự phản hồi từcấp dưới của các thành viên trong kênh. Với hệthống Internet thì việc tiếp nhận, xửlý thông tin, và phản hồi được nhanh chóng, kịp thời. Đồng thời thúc đẩy các hoạtđộng của các dòng khác trong hệthống kênh phân phối được tốt hơn.

Công ty cũng cần xác định được rõ những loại thông tin nào, thông tin cần trao đổi vềvấn đềgì nhằm quản lý tốt hơn.

Bên cạnh đó Công ty phải cung cấp thông tin của các sản phẩm, giá bán, chương trình khuyến mãi,…xuống cho các Đại lý cấp I,Đại lý dưới cấp I và Điểm bán một cách nhanh chóng và chính xác, kết hợp với việc cung cấp thông tin từcác nhân viên thị trường để đánh giá hiệu quả của các hoạt động bán hàng khi có khuyến mãi, sự kiện. Ngoài hệ thống đường dây nóng sẵn có của Công ty, các Đại lý cũng cầ phải cần bốtrí các nhân viên nhằm mục đích giải đáp, trao đổi thông tin với Công ty bất cứu lúc nào.

3.2.2.2. Hoàn thiện dòngđặt hàng

Hoạt động đặt hàng giữa Đại lý cấp I và Công ty diễn ra theo hình thức tự phát, tùy theo nhu cầu của Đại lý, không có cách thức rõ ràng nào giữa sựliên hệ trước theo lịch trình của bên Đại lý cấp I. Các Đại lý cấp I đặt hàng bằng cách đến trực tiếp nơi sản xuất, hệthống kho của Công ty và đặt hàng. Chính vì vậy không có một sản lượng cụthể nào để Công ty có thể tính toán được ngoài cách thức ước lượng mức sản lượng trung bình của Đại lý ở tháng trước. Chỉ trong những mùa lễ, dịp đặc biệt nhu cần cần tới sản lượng lớn thì cácĐại lý cấp I mới liên hệtrước vài ngày để xác nhận sản lượng mình cần mua. Điều này có thể ảnh hưởng đến sản lượng sản xuất của Công ty, gây ra trường hợp thiếu hụt hoặc dư thừa, tệ hơn nữa là trường hợp không có đủ hàng đểcung cấp vì số lượng quá lớn vượt số lượng dựtrựcủa Công ty. Đó là về phía Công ty, còn về phía Đại lý cũng bị ảnh hưởng không nhỏ vì không có hàng hóa đủ và kịp thời nên gây ra sự gián đoạn trong quá trình phân phối hàng hóa xuống cácĐại lý dưới cấp I và điểm bán ảnh hưởng đến toàn bộhệ thống kênh phân phối và tốn kém về chi phí cho hoạt động đi lại, vận chuyển của Đại lý cấp I.

Đểkhắc phục được tình trạng này thì dựa trên ý kiến chủquan của cá nhân Công

ty nên :

Trường Đại học Kinh tế Huế

- Công ty cần đưa ra một quá trình từ đặt hàng, nhận hàng từ phía Đại lý cấp I, những quy định này nên đưa vào Hợp đồng giữa Công ty và Đại lý cấp I

- Hình thức đặt hàng cũ chủ yếu dựa qua điện thoại, hình thức này chưa thực sự ổn định, chưa nhanh chóng và chưa thuận tiên trong trường hợp các dịp lễ, Tết nhu cầu lớn, sẽ phát sinh ra trường hợp quá tải giữa các trực điện thoại viên. Thông tin có thể bị sai lệch và không có sốliệu hay bằng chứng xác thực. Công ty nên yêu cầu việc đặt hàng qua email hoặc fax, như vậy thông tin sẽ chính xác và nhanh chóng hơn. Chỉ cần một nhân viên có thể quản lý tất cả các đơn hàng góp phần giao hàng cho các Đại lý cấp I nhanh chóng, chính xác.

- Công ty cần dự báo trước nhu cầu vào các dịp lễ, Tết bằng các nghiên cứu để xác định được sản lượng cần thiết để sản xuất, cũng như sản lượng cần thiết để cung cấp cho hoạt động kinh doanh, phân phối các sản phẩm của Công ty.

- Ngoài ra, sử dụng các trang thiết bị hiện đại nhằm quản lý hàng tồn kho, xây dựng hệthống đặt hàng tự động qua website của Công ty với số lượng lớn cũng như hệ thống tiếp nhận đơn hàng.

3.2.2.3. Hoàn thiện dòng thanh toán

Theo nghiên cứu, hình thức thanh toàn chủ yếu mà Công ty yêu cầu các Đại lý cấp I là chuyển khoản qua ngân hàng theo hình thức mua đứt bán đoạn, chính sách này là hợp lý, an toàn và tránh được các tình trạng nợ xấu. Nhưng cũng cần có sự mềm dẻo, linh hoạt trong các chính sách, Công ty có thểra hạn thêm thời gian trảtiền từ Đại lý cấp I.

3.2.2.4. Hoàn thiện dòng đàm phán và thiết lập, mở rộng các mối quan hệ với các thành viên trong hệthống kênh phân phối.

Đối với Công ty ngoài việc bán hàng và giao hàng thì việc thiết lập, mở rộng mối quan hệ, tạo dựng một mối quan hệ gắn bó, lâu dài là hết sức quan trọng, việc làm khách hàng hài lòng sẽmang lại những hiệu quảlớn, tạo hiệuứng lan tỏa “halo effect”

đây là yếu tốmang lại hiệu quả cao nhưnglại tốt kém ít chi phí. Từ đó giúp lợi nhuận của Công ty đạt mức cao hơn. Hoạt động đàm phán giữa Công ty và Đại lý cấp I

Trường Đại học Kinh tế Huế

không chỉ mang lại lợi ích cho đôi bên mà còn là nền tảng để có được một mối quan hệ làm ăn lâu dài, bền vững. Hoạt động đàm phán cũng đóng vai trò quan trọng trong việc thương lượng giá cả, mức chiết khấu,…

Đểthiết lập được một mối quan hệlâu dài và gắn bó thì chỉ thời gian và công sức thôi là chưa đủ mà còn dựa trên sự tin tưởng lẫn nhau, sự san sẻ rủi ro giữa các bên, Đại lý cấp I chỉ thưc sự gắn bó với Công ty khi Đại lý cấp I cảm thấy hài lòng với các chính sách đưa ra trong hợp đồng, cảm thấy có sự tin tưởng đối với Công ty. Việc tạo dựng được một mối quan hệtốt và vững mạnh cũng làm giảm thiểu đi một thành viên trong hệ thống kênh phân phối của đối thủ cạnh tranh, góp phần xây dựng hệ thống kênh phân phối của Công ty rộng khắp và vững mạnh hơn. Điều gì sẽ xảyra khi đối thủcạnh tranh có quy mô lớn hơn vệ hệthống kênh phân phối, chắc chắc mức độ bao phủ thị trường của Công ty TNHH Thương mại Carlsberg Việt Nam sẽ giảm xuống, người tiêu dùng ít được tiếp cận hơn vềmặt hìnhảnh so với các thương hiệu khác, kéo theo đó là sản lượng tiêu thụ cũng sẽ phần nào giảm đi, gây sụt giảm doanh thu và lợi nhuận của Công ty. Tóm lại, việc xây dựng, thiết lập và cũng cố một mối quan hệlâu dài và bền vững là rất tốn kém thời gian và công sức đối với Công ty nhưng đáng để có được một mối quan hệ làm ăn lâu dài, Công ty cũng nên tăng thêm các hoạt động nhằm lôi kéo, cũng cố, khuyến khích động viên tất cả các thành viên trong hệ thống kênh phân phối của mình.

3.2.3. Hoàn thiện hoạt động khuyến khích, động viên các thành viên trong kênh