Hoàn thiện tổ chức xử lý, hệ thống hóa thông tin kế toán

dự án đầu tư; phải trả phải nộp khác về các khoản góp vốn hợp tác kinh doanh; phải trả phải nộp khác về nguồn kinh phí bảo trì...

Hai là, Ban Tài chính - Kế toán TCT hướng dẫn hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu và đặc thù tại các DN thành viên để đảm bảo tính thống nhất. Những nghiệp vụ cần được hướng dẫn thống nhất bao gồm những nghiệp vụ mà hiện nay các DN thành viên đang hạch toán nhưng có sự khác biệt và cả những nghiệp vụ phát sinh tại DN mà trong Chế độ kế toán hiện hành chưa hướng dẫn cụ thể. Trong đó, cần lưu ý những nghiệp vụ sau: Nghiệp vụ liên quan đến tạm ứng vốn cho các đội xây lắp; nghiệp vụ tạm ứng vốn cho các BĐHDA, chi nhánh là đơn vị phụ thuộc nhưng có tổ chức công tác kế toán; nghiệp vụ nghiệm thu giá trị xây lắp hoàn thành của các đội xây lắp trong trường hợp giao khoán; nghiệp vụ trích trước chi phí dự án trong trường hợp dự án đã ghi nhận doanh thu cho một số hạng mục nhưng chưa tập hợp được đầy đủ chứng từ...

Việc áp dụng CNTT trong công tác kế toán sẽ ảnh hưởng đến cấu trúc hệ thống TKKT linh hoạt giúp nhà quản lý dễ dàng có được thông tin quản lý tài chính nhiều chiều khác nhau. Ngoài hệ thống TKKT mà Bộ tài chính Việt Nam ban hành, các DN này có thể xây dựng một hệ thống TKKT với nhiều chiều thông tin. Có thể nói tính linh hoạt của hệ thống TKKT có thể đáp ứng được mọi yêu cầu phân tích và quản lý tài chính của một doanh nghiệp. Cụ thể: Tổ chức mã hóa các đối tượng quản lý: Trên cơ sở đã xác định các đối tượng kế toán cần quản lý, DN phải tiến hành mã hóa các đối tượng: bộ phận, vật tư, các đối tượng phải thu, phải trả, các loại nguồn vốn, TSCĐ,...

theo một quy tắc nhất quán để phần mềm có thể nhận dạng chính xác từng đối tượng.

Để đảm bảo yêu cầu đó, các đối tượng cùng loại thì phải được mã hóa bằng các từ mã khác nhau, nhưng chúng phải có độ dài như nhau để có thể xử lý bằng máy tính. Cách mã hóa các đối tượng quản lý cụ thể ở từng DN phụ thuộc vào tập các đối tượng gắn liền với TKKT liên quan.

Giai đoạn từ 2020 đến 2030: Các DN vận hành hệ thống đã xây dựng, thiết kế ở giai đoạn trước. Để hệ thống được vận hành hiệu quả đảm bảo mục tiêu duy trì hoạt động của DN, hệ thống cần phải cung cấp thông tin hữu ích và thỏa mãn nhu cầu thông tin của nhà quản trị. DN cần quy định phân công, phân quyền cho những người sử dụng đảm bảo cho hệ thống vận hành liên tục và hiệu quả.

v Hoàn thiện tổ chức hệ thống sổ kế toán và hình thức kế toán

Một là, bổ sung các mẫu SKT theo dõi chi tiết các giao dịch nội bộ phục vụ hợp nhất BCTC vào chương trình phần mềm kế toán để có thể thực hiện in sổ ngay từ phần mềm. Các nghiệp vụ ủy quyền thực hiện dự án, mua bán, cung cấp dịch vụ, vay mượn, hợp tác đầu tư phát sinh khá phổ biến giữa TCT với các DN thành viên và giữa các DN thành viên với nhau. Tuy nhiên, hệ thống SKT để phản ánh các giao dịch nội bộ

này chưa được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán của các đơn vị (như: SKT chi tiết tài sản điều chuyển nội bộ, chia lợi nhuận giữa các DN với nhau, sổ chi tiết doanh thu chia thầu phụ…). Vì vậy, các đơn vị vẫn phải kết xuất dữ liệu từ phần mềm kế toán ra file excel để xử lý số liệu vào các SKT phù hợp.

Hai là, ban hành các quy định về thời gian và trách nhiệm của nhân viên kế toán đối với việc kết chuyển, khóa sổ, và in sổ kế toán trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán. Theo kết quả khảo sát hầu hết các đơn vị đã ứng dụng phần mềm kế toán không thực hiện in sổ kế toán hàng tháng mà thực hiện in sổ kế toán theo năm. Dẫn đến những rủi ro mất số liệu nếu phần mềm kế toán đơn vị gặp sự cố khi chưa in sổ hoặc chưa lưu số liệu, mà còn gây ra những khó khăn trong việc kiểm soát nhân viên kế toán hoặc các bộ phận liên quan tự ý sửa đổi, bổ sung, điều chỉnh lại số liệu của các kỳ kế toán trước. Vì vậy, cần phải có quy định về trách nhiệm thực hiện các bút toán kết chuyển, khóa sổ cuối tháng và thời hạn cũng như các loại sổ kế toán phải được in hàng tháng.

3.3.4.2. Hoàn thiện tổ chức xử lý, hệ thống hóa thông tin kế toán phục vụ hợp nhất Báo cáo tài chính

- Tại các DN là thành viên thuộc TCT Sông Đà có lập BCTCHN, cần phải tổ chức hệ thống SKT chi tiết và sổ phụ phản ánh các giao dịch nội bộ. Ban tài chính kế toán TCT cần ban hành thống nhất hệ thống mẫu SKT chi tiết phản ánh các giao dịch nội bộ phục vụ lập BCTCHN, gồm: Sổ chi tiết các khoản đầu tư theo từng CTC, công ty liên kết; Sổ chi tiết các khoản công nợ nội bộ; Sổ chi tiết các khoản doanh thu nội bộ TCT, giá vốn, chi phí nội bộ, tài sản luân chuyển nội bộ; Sổ chi tiết các khoản chia cổ tức, chia lợi nhuận giữa các CTC cho CTM, hoặc giữa các CTC với nhau; Sổ chi tiết các luồng tiền lưu chuyển trong nội bộ; Sổ chi tiết theo dõi phần lợi ích của cổ đông thiểu số… Dựa trên các Sổ chi tiết và các Sổ phụ phản ánh giao dịch nội bộ, để phục vụ cho việc hợp nhất BCTC tại phòng kế toán của TCT được thuận lợi, kế toán các DN thành viên nên lập ra các bảng tổng hợp giao dịch nội bộ.

- Tại CTM cần phải mở Sổ kế toán hợp nhất chi tiết để phản ánh việc đầu tư vào CTC, đầu tư vào công ty liên doanh liên kết… và Sổ cái hợp nhất. Đồng thời, để tránh sự trùng lắp cho các bút toán điều chỉnh và đảm bảo việc kiểm tra đối chiếu các giao dịch nội bộ trước khi lập BCTCHN được thực hiện dễ dàng thuận tiện, kế toán hợp nhất BCTC cần lập ra các bảng kê giao dịch nội bộ dựa trên các bảng tổng hợp giao dịch nội bộ do các công ty thành viên lập và gửi về.

Trên cơ sở đó, các DN xây dựng thuộc TCT Sông Đà cần đề nghị nhà cung cấp phần mềm bổ sung các mẫu sổ đó vào chương trình phần mềm, hạn chế việc xử lý lại số liệu bên ngoài dễ phát sinh những sai sót.