Thực trạng tổ chức thu nhận thông tin kế toán

Như vậy, chính sách kế toán giữa các công ty thành viên TCT Sông Đà về cơ bản không tồn tại những khác biệt lớn cần điều chỉnh cho mục đích hợp nhất BCTC, trừ nội dung liên quan phương pháp đánh giá sản phẩm dở dang (xác định chi phí sản xuất kinh doanh dở dang). Thực tế, khi hợp nhất BCTC, TCT Sông Đà không thực hiện bất kỳ sự điều chỉnh nào về chính sách kế toán của các thành viên.

Tổ chức xây dựng hệ thống danh mục chứng từ kế toán trong doanh nghiệp Trên cơ sở hệ thống CTKT do BTC ban hành, Ban/Phòng Tài chính - Kế toán của TCT Sông Đà và các DN xây dựng thành viên có trách nhiệm xây dựng danh mục CTKT để phản ánh đầy đủ các NVKTTC phát sinh phù hợp cho việc thu nhận thông tin đặc thù của DN (Phụ lục 2.8: Hệ thống chứng từ kế toán sử dụng tại CTCP Sông Đà 2).

Ngoài việc vận dụng hệ thống CTKT sẵn, các DN còn sử dụng rất nhiều các CTKT quy định tại các văn bản pháp luật về quản lý đầu tư xây dựng công trình và thanh toán vốn đầu tư, như: Biên bản nghiệm thu công việc hoàn thành; Biên bản nghiệm thu khối lượng xây dựng hoàn thành theo giai đoạn; Bản xác nhận khối lượng đền bù đã thực hiện; Phiếu giá thanh toán; Biên bản nghiệm thu khối lượng tư vấn hoàn thành... Đồng thời phòng tài chính kế toán đã chủ động thiết kế bổ sung thêm các mẫu chứng từ phù hợp với các nghiệp vụ trong quá trình quản lý dự án đầu tư, như tại TCT: Trong Quy trình quản lý CPĐTXD công trình đã thiết kế và hướng dẫn sử dụng các mẫu biểu CTKT cho từng trường hợp cụ thể, như: Bảng xác định giá trị khối lượng khối lượng hoàn thành áp dụng cho hợp đồng theo hình thức điều chỉnh giá; Bảng xác định giá trị khối lượng khối lượng giai đoạn hoàn thành áp dụng cho hợp đồng theo hình thức trọn gói hoặc hợp đồng cung cấp thiết bị; Bảng xác định giá trị khối lượng khối lượng giai đoạn hoàn thành áp dụng cho hợp đồng theo hình thức đơn giá cố định,...

Việc quy định biểu mẫu chứng từ cho từng trường hợp cụ thể vừa góp phần chuẩn hóa công tác thu nhận thông tin kế toán từ TCT tới các DN và xí nghiệp vừa tăng cường công tác kiểm soát các chi phí trong quá trình đầu tư xây dựng công trình.

Với đặc điểm của hoạt động đầu tư thủy điện và thi công xây dựng, nên CTKT phát sinh ở nhiều nơi khác nhau, gắn với địa điểm thực hiện dự án, thi công các công trình. Theo quy định trong Quy chế quản lý tài chính của các DN xây dựng hiện nay, nếu đội xây dựng nhận việc theo cơ chế giao khoán thì vẫn có trách nhiệm lập, thu nhận, tập hợp, kiểm tra CTKT phát sinh trong quá trình triển khai phần việc được giao. Điều này gắn trách nhiệm của đội xây dựng - bộ phận trực tiếp triển khai thực hiện công việc thi công xây dựng công trình - với tính trung thực, khách quan của CTKT ngay từ khâu thu nhận ban đầu. Các CTKT của các xí nghiệp, tổ đội xây dựng chiếm phần lớn trong tổng số CTKT của mỗi DN. Tuy nhiên, qua tìm hiểu khảo sát thực tế nhận thấy: CTKT do các xí nghiệp, tổ đội xây dựng, ban điều hành dự án công trình lập, hoặc nhận từ đối tác còn có nhiều sai sót, như: lập thiếu liên; thiếu chữ ký; sai số học; nội dung phản ánh không đầy đủ, rõ ràng; thiếu các chứng từ gốc đi kèm; phiếu nhập xuất vật tư không ghi rõ chủng loại, thông số kỹ thuật,... Nguyên nhân của những thiếu sót trên một mặt là do

các quy định hướng dẫn về công tác lập, kiểm tra CTKT cho các bộ phận này chưa được chi tiết dưới hình thức sổ tay kế toán, mặt khác do trình độ, kinh nghiệm trong công tác kế toán của nhân viên kế toán đội còn nhiều hạn chế nhưng lại kiêm nhiệm thêm nhiều công việc khác.

Kết quả khảo sát cho thấy, TCT Sông Đà và các DN thành viên việc sử dụng chứng từ điện tử tại các DN chưa nhiều, chủ yếu chứng từ điện tử sử dụng là chứng từ kê khai thuế qua mạng, các chứng từ này chỉ được thực hiện thông qua sự hỗ trợ của phương tiện điện tử, sau đó kế toán vẫn in chứng từ và lưu trữ như chứng từ thông thường. Như vậy, phương tiện thu nhận dữ liệu chủ yếu tại các DN là chứng từ thông thường, là chứng từ được thể hiện dưới dạng giấy tờ để chứng minh NVKTTC phát sinh và đã thực sự hoàn thành mà không phải thể hiện qua dạng dữ liệu điện tử.

Tổ chức lập, duyệt, kiểm tra, hoàn chỉnh và luân chuyển chứng từ kế toán

- Công tác lập chứng từ kế toán: Theo kết quả khảo sát, có 14/52 DN (tương ứng với 26,92%) trả lời phiếu khảo sát và thông qua phỏng vấn trực tiếp cán bộ kế toán và quan sát quy trình thu nhận thông tin tại các DN xây dựng thành viên chưa quy định bằng văn bản trình tự lập và luân chuyển CTKT. Công tác lập và luân chuyển CTKT này được các DN tự thiết kế mẫu trên cơ sở mẫu biểu chứng từ ban hành của Chế độ kế toán DN. Một số DN xây dựng thành viên (CTCP Sông Đà 2, CTCP Sông Đà 5, CTCP Sông Đà 9…) mới chỉ quy định trình tự lập và luân chuyển các chứng từ liên quan đến nghiệm thu, thanh toán giá trị xây lắp, thiết bị trong Quy trình quản lý CPĐTXD công trình, còn trình tự lập và luân chuyển chứng từ cho các loại nghiệp vụ khác chưa được quy định.

Hiện nay TCT Sông Đà và các DN đều áp dụng CNTT và ứng dụng phần mềm trong công tác kế toán. CTKT có thể được lập bằng hai cách: Thứ nhất, lập trên giấy (có ký duyệt) rồi nhập vào máy tính; Thứ hai, nhập vào máy tính (qua phần mềm kế toán) rồi in ra giấy, đem đi ký duyệt để thành chứng từ. Cuối năm tài chính hoặc theo quy định của DN, sau khi khóa sổ kế toán, kế toán tiến hành in sổ kế toán, phân loại, sắp xếp chứng từ và chuyển vào kho lưu trữ theo quy định. Đồng thời với việc lưu trữ trong kho, kế toán tiến hành sao lưu và kết xuất dữ liệu dưới dạng tập tin rồi lưu vào băng, đĩa, bộ nhớ ngoài. Nhìn chung công tác lưu trữ thông tin, tài liệu kế toán được thực hiện tương đối tốt, đảm bảo quy định của công ty và yêu cầu đối với việc lưu trữ tài liệu kế toán của Luật kế toán.

Công tác lập, thu thập, tổng hợp các CTKT phản ánh các khoản chi phí liên quan trực tiếp tới việc đầu tư xây dựng công trình tại các đội xây dựng còn có nhiều hạn chế. Qua khảo sát thực tế việc hạch toán trên sổ sách kế toán, hầu hết các đội xây thuộc các DN thành viên lập, hoặc thu thập các CTKT phản ánh các khoản chi phí liên

quan trực tiếp tới việc đầu tư xây dựng công trình do đối tác bên ngoài lập không kịp thời. Do chậm thanh toán với nhà cung cấp hoặc do những lý do khách quan, chủ quan khác mà có không ít trường hợp vật tư đã đưa vào thi công xây dựng nhưng vẫn chưa có chứng từ, hóa đơn đầu vào, thậm chí công trình đã hoàn thành, được xác định đã bán và đủ tiêu chuẩn ghi nhận doanh thu trong kỳ vẫn chưa hoàn thành công tác tập hợp hồ sơ, chứng từ về các khoản chi phí đầu vào. Điều này dẫn đến những khó khăn trong công tác kiểm soát vật tư thực tế sử dụng với vật tư trên hóa đơn đầu vào, công tác tập hợp chi phí để tính giá thành công trình không đảm bảo, đồng thời cũng là một trong những nguyên nhân dẫn đến kế toán tại các công ty phải trích trước chi phí để tạm tính giá vốn trong kỳ với số tiền không nhỏ, ảnh hưởng đáng kể đến độ tin cậy của thông tin trên BCTC.

- Công tác kiểm tra CTKT: Để đảm bảo tính đúng đắn của việc lập CTKT, làm cơ sở pháp lý cho việc ghi sổ kế toán thì việc kiểm tra CTKT là rất quan trọng. Theo kết quả khảo sát 52/52 DN (chiếm 100%) công tác kiểm tra chứng từ kế toán được thực hiện cảkees toán, kế toán tổng hợp và kế toán trưởng. Cụ thể, công tác kiểm tra lần đầu CTKT được giao cho của người làm kế toán, kế toán phụ trách phần hành đó vẫn còn hạn chế, một số chứng từ không ghi ngày, tháng, thậm chí thiếu một số nội dung quy định khác nhau... Sau đó, kế toán trưởng hoặc kế toán tổng hợp là người kiểm tra lần hai đã phát hiện được những thiếu sót, sau đó chỉnh sửa cho phù hợp.

Theo đó, tại các phòng tài chính, kế toán của các DN thành viên thuộc TCT Sông Đà có phân công rõ trách nhiệm kiểm tra CTKT trước khi ghi sổ (hoặc nhập số liệu vào phần mềm kế toán) chiếm 80,77%, còn lại 19,23% không phân công trách nhiệm dẫn đến có sự sai sót trong việc ghi sổ ảnh hưởng tới việc lập BCTC. Công việc kiểm tra CTKT gồm những công việc sau:

• Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ phát sinh lập trên chứng từ

• Kiểm tra nội dung kinh tế của nghiệp lập trên chứng từ

• Kiểm tra tính rõ ràng, đầy đủ của các yếu tố cơ bản trên chứng từ

• Kiểm tra tính chung thực, chính xác của các số liệu, nội dung trên CTKT

• Kiểm tra việc định khoản trên chứng từ

- Tổ chức luân chuyển CTKT: Các CTKT sau khi được lập, thu nhận ở các xí nghiệp, tổ đội xây dựng chậm luân chuyển về phòng tài chính kế toán công ty không chỉ ảnh hưởng tới việc ghi sổ, tổng hợp số liệu chung của công ty mà còn có thể gặp những rủi ro hư hỏng, thất lạc trong thời gian lưu giữ CTKT tại các xí nghiệp, tổ đội xây dựng.

Theo kết quả khảo sát, việc lập và luân chuyển CTKT được quy định bằng văn bản có 42/52 DN (chiếm 80,77%) ở các doanh nghiệp xây dựng nòng cốt thuộc TCT như: CTCP Sông Đà 2, CTCP Sông Đà 3, CTCP Sông Đà 5, CTCP Sông Đà 9,... và 10/52 DN (chiếm 19,23%) không quy định bằng văn bản trình tự lập và luân chuyển CTKT. Còn các CTKT được tập hợp ở các đội xây lắp, xí nghiệp được luân chuyển về Phòng Tài chính - kế toán kịp thời chỉ chiếm 44,23%. Điều này sẽ ảnh hưởng tới việc tập hợp số liệu để hợp nhất BCTC.

Trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán nhưng mới chỉ thực hiện trong phạm vi phòng kế toán công ty chưa có sự kết nối, khai thác dữ liệu với các phòng ban, chi nhánh, ban quản lý dự án, ban chỉ huy công trường, xí nghiệp, tổ đội xây dựng nên CTKT vẫn được luân chuyển và phê duyệt thủ công giữa các bộ phận mà chưa được luân chuyển và phê chuẩn liên hoàn trên máy tính, sau khi nhận CTKT do các bộ phận khác chuyển đến nhân viên phòng kế toán vẫn phải nhập lại số liệu. Điều này làm gia tăng chi phí thời gian, in ấn, dễ dẫn đến sai sót trong quá trình nhập lại số liệu, ảnh hưởng tới việc thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin, đặc biệt là ảnh hưởng tới hợp nhất BTC của DN.

Đối với các DN áp dụng phần mềm kế toán, cần chú trọng tới việc xây dựng hệ thống danh mục mã hóa các đối tượng quản lý chi tiết. Việc tổ chức mã hóa danh mục có sự tham gia của các bộ phận có liên quan trong từng DN để đảm bảo tính khoa học và khi mã hóa xong phải được sử dụng nhất quán giữa các bộ phận trong toàn đơn vị.

Quá trình ứng dụng phần mềm kế toán, hệ thống CTKT được hình thành từ các bộ phận bên trong đơn vị không còn là dữ liệu đầu vào của hệ thống thông tin nữa mà nó là kết quả của quá trình xử lý một loạt các chức năng quản lý và phê chuẩn chứng từ trên máy.

Tổ chức bảo quản, lữu trữ và hủy bỏ chứng từ kế toán

Hiện nay, công việc tổ chức lưu trữ thông tin trong các DN chủ yếu mới thực hiện việc phân loại, sắp xếp tài liệu và tổ chức kho lữu trữ; còn tổ chức ghi chép theo dõi tài liệu lưu trữ và phân công trông coi, bảo quản kho chưa được các DN quan tâm thực hiện. Thông tin kế toán trong DN nhất thiết phải được lưu trữ theo quy định của Luật Kế toán.

NCS khảo sát về phương tiện lưu trữ thông tin tại các DN xây dựng thành viên thuộc TCT Sông Đà, kết quả 100% các DN thực hiện việc lưu trữ bằng cả chứng từ, sổ kế toán, tập tin. Việc sử dụng các loại phương tiện trên giúp việc lưu trữ thông tin được đảm bảo yêu cầu. Tuy nhiên, khảo sát thực tế và phỏng vấn sâu việc tổ chức lưu trữ và bảo mật thông tin trong một số đơn vị. Cụ thể:

- Tại CTM, các DN thành viên có quy mô lớn: Dữ liệu, thông tin kế toán được tổ chức lưu trữ khoa học và tuân thủ theo đúng quy định của Luật kế toán. Theo kết quả khảo sát, 100% DN lưu trữ tại phòng hoặc kho riêng của công ty và CTKT được lưu trữ đầy đủ trên giấy hoặc trong bộ nhớ (ngoài) của máy tính như: CTCP Sông Đà 2, CTCP Sông Đà 9, CTCP Sông Đà 5…

Trong điều kiện các DN đều áp dụng CNTT và ứng dụng phần mềm trong công tác kế toán, CTKT có thể được lập bằng hai cách: Thứ nhất, lập trên giấy (có ký duyệt) rồi nhập vào máy tính; Thứ hai, nhập vào máy tính (qua phần mềm kế toán) rồi in ra giấy, đem đi ký duyệt để thành chứng từ. Cuối năm tài chính hoặc theo quy định của DN, sau khi khóa sổ kế toán, kế toán tiến hành in sổ kế toán, phân loại, sắp xếp và chuyển vào kho lưu trữ theo quy định. Đồng thời với việc lưu trữ trong kho, kế toán tiến hành sao lưu và kết xuất dữ liệu dưới dạng tập tin rồi lưu vào băng, đĩa, bộ nhớ ngoài. Nhìn chung công tác lưu trữ thông tin, tài liệu kế toán được thực hiện tương đối tốt, đảm bảo quy định của công ty và yêu cầu đối với việc lưu trữ tài liệu kế toán của Luật kế toán.

- Tại các đơn vị trực thuộc có quy mô nhỏ, BĐHDA các công trình cách xa nơi đóng trụ sở chính, việc lưu trữ và bảo quản chứng từ còn tùy tiện, chưa được DN quan tâm thực hiện theo đúng quy định của Luật kế toán. Các chứng từ được lập trên giấy, sau khi nhập vào máy tính thông qua phần mềm kế toán thì không thực hiện phân loại trước khi đem lưu trữ. Các chứng từ lập trên máy tính rồi in ra giấy, thường chỉ in để giao cho khách hàng, kế toán chỉ lưu trữ nội dung chứng từ trên máy tính chứ không lưu trữ chứng từ giấy đã in và ký duyệt theo quy định.

2.2.3.2. Thực trạng về tổ chức thu thập và luân chuyển thông tin giao dịch nội bộ phục vụ lập BCTCHN

Hiện nay tài liệu nguồn về giao dịch nội bộ TCT Sông Đà còn thiếu hụt nhiều do không thu thập được đầy đủ tại các công ty thành viên, nhất là với các CTC cấp 2 có CTM trực hệ phải lập BCTCHN.

- Tại các CTC, cuối kỳ kế toán, các CTC cấp 1 không phải hợp nhất BCTC chỉ chuyển về phòng kế toán công ty mẹ BCTC riêng, các CTC cấp 1 phải hợp nhất BCTC với CTC cấp 2 chỉ chuyển về CTM - TCT Sông Đà các BCTCHN. Do vậy, bộ phận kế toán CTM - TCT Sông Đà không có đủ căn cứ số liệu để tổng hợp toàn bộ các giao dịch.

- Tại CTM - TCT Sông Đà, các CTC cấp 1 phải hợp nhất BCTC với CTC cấp 2:

Bước đầu đã triển khai theo dõi và hạch toán một số giao dịch nội bộ phát sinh giữa CTM và các CTC, như mở sổ chi tiết theo dõi khoản đầu tư của CTM vào CTC, mở sổ

phụ theo dõi doanh thu bán hàng/ cung cấp dịch vụ cho các CTC và các đơn vị trực thuộc… Do vậy kế toán lập BCTCHN có thể thực hiện được việc loại trừ khoản đầu tư của CTM tại các CTC.