Tổ chức bộ máy kế toán

Tổ chức BMKT là việc sắp xếp, bố trí, phân công công việc cho những người làm công tác kế toán tại đơn vị sao cho phù hợp với quy mô hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị, đồng thời phát huy cao nhất năng lực của từng cán bộ kế toán, tạo hiệu ứng tích cực đến những bộ phận hoặc người khác có liên quan. Để xây dựng mô hình BMKT trong từng DN thành viên trong TCT một cách khoa học và hợp lý cần phải dựa vào các căn cứ sau:

• Lĩnh vực hoạt động của đơn vị;

• Đặc điểm tổ chức SXKD và tổ chức quản lý của đơn vị;

• Quy mô và phạm vi địa bàn hoạt động của đơn vị;

• Mức độ phân cấp quản lý, tài chính nội bộ của đơn vị;

• Trình độ trang bị và khả năng sử dụng các phương tiện kỹ thuật hiện đại;

• Biên chế BMKT và trình độ tay nghề của đội ngũ nhân viên kế toán hiện có.

1.3.1.1. Tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp

v Lựa chọn và xây dựng mô hình tổ chức bộ máy kế toán

Lựa chọn hình thức tổ chức BMKT thích hợp nhằm thu nhận, xử lý, hệ thống hóa và cung cấp được đầy đủ, kịp thời toàn bộ thông tin về hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh của đơn vị, giúp làm giảm bớt khối lượng công việc kế toán, tiết kiệm được chi phí, nâng cao hiệu quả quản lý vốn, nguồn kinh phí đơn vị... Điều này có ý nghĩa quan trọng và tác động quyết định đến hiệu quả và chất lượng của công tác kế toán, giúp cho việc TCCTKT thực hiện được đầy đủ chức năng, nhiệm vụ của kế toán qua đó phát huy được vai trò của kế toán trong quản lý kinh tế, tài chính ở các đơn vị.

Trưởng phòng kế toán phải căn cứ vào qui mô, đặc điểm hoạt động của đơn vị và khả năng, trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán hiện có để lựa chọn hình thức tổ chức BMKT của đơn vị.

Các DN có thể chọn một trong các mô hình tổ chức bộ máy kế toán sau:

- Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung (Phụ lục 1.4: Sơ đồ tổ chức mô hình BMKT tập trung)

- Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán (Phụ lục 1.5: Sơ đồ tổ chức mô hình BMKT phân tán)

- Mô hình tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp (vừa tập trung, vừa phân tán) (Phụ lục 1.6: Sơ đồ tổ chức mô hình BMKT hỗn hợp)

Sau khi đã lựa chọn mô hình BMKT, kế toán trưởng đơn vị cần phân chia công việc kế toán thành các phần hành kế toán cụ thể cần đảm bảo sự phù hợp giữa khối lượng công việc, tính phức tạp của công việc và trình độ chuyên môn của nhân viên.

Số lượng các phần hành kế toán trong đơn vị được xác định phụ thuộc vàọ hình thức tổ chức BMKT, lĩnh vực hoạt động của đơn vị và số lượng nhân viên kế toán hiện có.

Tổ chức BMKT trong điều kiện ứng dụng CNTT không thuần túy là tổ chức lựa chọn hình thức tổ chức BMKT, bố trí, phân công ứng dụng CNTT của DN. Do vậy, việc lựa chọn và xây dựng mô hình tổ chức cho mỗi DN trong điều kiện ứng dụng

CNTT cũng bị chi phối bởi các yếu tố: Một là, quy mô và cơ cấu tổ chức quản lý SXKD của doanh nghiệp:; Hai là, khối lượng các nghiệp vụ kinh tế tài chính; Ba là, nhận thức về vị trí vai trò và định hướng ứng dụng CNTT có tác động đáng kể đến TCCTKT trong DN. Các nhà lãnh đạo cần nhận thức rõ về tái cơ cấu DN bằng cách xây dựng một hệ thống thông tin quản lý đủ khả năng phản ứng tích cực bới mọi biến đổi bên trong và bên ngoài.

v Mô hình tổ chức công tác kế toán tài chính và kế toán quản trị

Bên cạnh việc lựa chọn mô hình tổ chức BMKT theo một trong các hình thức trên thì việc xem xét giữa việc lựa chọn phương thức tổ chức giữa hai bộ phận kế toán tài chính và kế toán quản trị cũng rất quan trọng. Bao gồm:

Thứ nhất, mô hình tổ chức KTQT kết hợp với KTTC: Theo mô hình này, bộ phận KTTC và bộ phận KTQT được kết hợp trong cùng một BMKT của đơn vị. Trong từng bộ phận kế toán, theo từng phần hành kế toán đã có sự kết hợp thực hiện các nhiệm vụ của cả KTTC và KTQT. Mỗi bộ phận kế toán đều có nhiệm vụ thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin liên quan cả đối tượng tổng hợp và đối tượng chi tiết vừa để phục vụ lập BCKT. Đồng thời căn cứ vào đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý để xây dựng các nội dung chi tiết nhằm cung cấp thông tin phục vụ cho yêu cầu quản trị trong nội bộ.

Thứ hai, mô hình tổ chức KTQT độc lập với KTTC: Theo mô hình này bộ máy KTQT và KTTC độc lập với nhau. Bộ phận KTTC thực hiện thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin nhằm phục vụ cho việc lập BCTC; còn bộ phận KTQT có chức năng thu nhận, xử lý và cung cấp thông phục vụ nhu cầu cho các nhà quản trị trong nội bộ DN. Tuy nhiên, mô hình kết hợp này lại có nhược điểm là chưa khái quát được thông tin của hai bên với nhau, phù hợp với các DN có quy mô lớn, phát sinh nhiều nghiệp vụ kinh tế tài chính, tốn kém chi phí vì phải tổ chức hai bộ phận khác nhau.

Thứ ba, mô hình tổ chức KTTC và KTQT hỗn hợp: Ở phương án này, bộ phận KTTC và KTQT được thực hiện kết hợp theo từng phần hành kế toán và kế toán viên phụ trách phần hành kế toán nào sẽ thực hiện cả hai nhiệm vụ kế toán trên; điều này giúp giảm chi phí hoạt động cho tổ chức song có thể dẫn tới việc thông tin kém khách quan do chỉ có một kế toán viên thực hiện cả hai nhiệm vụ kế toán. Ở phương án tổ chức hỗn hợp, đơn vị có thể tổ chức bộ phận KTQT riêng cho những phần hành quan trọng còn các nội dung khác thì tổ chức theo hình thức kết hợp.

Tóm lại, mỗi hình thức tổ chức BMKT đều có ưu điểm và cũng có những hạn chế nhất định. Để tổ chức BMKT tốt, cần căn cứ vào đặc điểm tổ chức và đặc điểm phân cấp quản lý tài chính. Việc đảm bảo tính gọn nhẹ, hiệu quả, phân công công việc đúng chuyên môn là yêu cầu trong tổ chức BMKT hiện nay ở các DN.

1.3.1.2. Tổ chức bộ máy kế toán phục vụ lập BCTCHN

Đối với các DN hoạt động theo mô hình CTM-CTC: Nhóm CTM - CTC không phải là pháp nhân nên không có bộ máy quyền lực được thiết lập. CTM thực hiện quyền kiểm soát, chi phối các chiến lược, chính sách tài chính và hoạt động kinh doanh của CTC thông qua đại diện vốn chủ sở hữu tại CTC đó. Một cách tương tự, không có BMKT chung cho nhóm công ty CTM-CTC. Mỗi công ty thành viên đều có BMKT riêng chịu trách nhiệm về công tác kế toán của công ty đó. Việc lập và trình bày BCTCHN do bộ máy kế toán của CTM thực hiện.

Do quá trình hợp nhất BCTC rất phức tạp, những công việc chuẩn bị phải được thực hiện thường xuyên trong suốt niên độ thì mới kịp cho các bút toán loại trừ, điều chỉnh phục vụ hợp nhất BCTC vào cuối kỳ kế toán nên trong phòng kế toán CTM cần tổ chức một bộ phận kế toán chuyên môn hóa thực hiện hợp nhất BCTC.

Để phục vụ hiệu quả quá trình hợp nhất BCTC, cần có sự phân công phân nhiệm rõ ràng cho bộ máy kế toán CTM và các CTC thuộc phạm vi hợp nhất BCTC. Kế toán CTM ngoài trách nhiệm lập trình bày BCTC riêng của CTM, còn phải lập và trình bày BCTCHN, đồng thời có trách nhiệm hướng dẫn thủ tục, chính sách kế toán hợp nhất đến kế toán các CTC. Kế toán các CTC ngoài trách nhiệm lập, trình bày BCTC riêng của CTC đó còn phải thực hiện, tuân thủ những hướng dẫn của kế toán CTM về thủ tục và chính sách kế toán hợp nhất, kịp thời luân chuyển các BCTC riêng, các tài liệu liên quan giao dịch nội bộ về phòng kế toán CTM để phục vụ hợp nhất BCTC.

Bộ phận kế toán hợp nhất BCTC tại CTM có nhiệm vụ:

• Thu nhận và kiểm tra BCTC và các tài liệu kế toán khác phục vụ lập BCTCHN;

• Đồng hoá các phương pháp đánh giá, trình bày các khoản mục trong BCTC của CTM và các CTC nếu có sự khác nhau;

• Hợp cộng các khoản mục trên BCĐKT và BCKQHĐKD của CTM và các CTC;

• Loại trừ một số NV để thoát khỏi ảnh hưởng của chúng trong quá trình hợp nhất;

• Loại trừ khoản đầu tư và chênh lệch khi hợp nhất;

• Lập các bảng tổng hợp các bút toán điều chỉnh và Bảng tổng hợp các chỉ tiêu hợp nhất. Lập BCTCHN.

Bộ máy kế toán của CTC cũng bố trí các nhân viên kế toán kiêm nhiệm hoặc chuyên trách thực hiện công việc tập hợp các tài liệu về các giao dịch nội bộ phát sinh giữa các DN thành viên trong TCT

1.3.2. Tổ chức thực hiện, vận dụng các chính sách kinh tế tài chính và kế toán