Tổ chức thu nhận thông tin kế toán

v Các văn bản pháp lý về kế toán có liên quan đến BCTC và BCTCHN phải được kế toán CTM cập nhật và áp dụng, đồng thời hướng dẫn đến kế toán của các CTC, bởi vì tuy kế toán CTC không có trách nhiệm lập BCTCHN nhưng có nghĩa vụ liên quan đến các tài liệu giao dịch nội bộ và cung cấp BCTC riêng cùng các dữ liệu giao dịch nội bộ cho CTM. Các quy định pháp lý kế toán hiện hành của Việt Nam có liên quan đến việc lập và trình bày BCTCHN của các DN hoạt động theo mô hình CTM-CTC gồm:

• Luật Kế toán; VAS01-“Chuẩn mực chung”;

• VAS07-“ Kế toán các khoản đầu tư vào công ty liên kết”;

• VAS08-“Thông tin tài chính về các khoản góp vốn liên doanh”;

• VAS11-“Hợp nhất kinh doanh”; VAS21-“Trình bày báo cáo tài chính”;

• VAS25-“BCTCHN và kế toán các khoản đầu tư vào CTC”;

• VAS 30-“Lãi trên cổ phiếu”;

• Thông tư 200/2014/TT-BTC- “Hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp”;

• TT202/2014/TT-BTC- “Hướng dẫn phương pháp lập và trình bày BCTCHN”…

nhau đối với các thành viên trong TCT có thể được thực hiện theo hai cách. Cách thứ nhất xây dựng danh mục CTKT chung cho toàn TCT trên cơ sở vận dụng hệ thống CTKT thuộc Chế độ kế toán doanh nghiệp và bổ sung các CTKT thuộc các chế độ kế toán khác mà Chế độ kế toán DN không có. Cách thứ hai xây dựng danh mục CTKT cho các đơn vị theo từng khối ngành trên cơ sở vận dụng hệ thống CTKT thuộc chế độ kế toán mà từng khối ngành đó đang áp dụng.

Trong trường hợp DN có sử dụng chứng từ điện tử thì cần phải có quy định các vấn đề có liên quan đến việc ghi nhận các nghiệp vụ từ những chứng từ này như sau:

- Chứng từ điện tử được coi là CTKT và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính, mạng viễn thông hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán. Việc mã hóa chứng từ là yêu cầu kỹ Thuật để đảm bảo xử lý thông tin trên máy vi tính. Phương pháp mã hóa phải phù hợp với loại chứng từ, đặc điểm SXKD và yêu cầu quản trị của DN, tạo thuận lợi cho việc loại bỏ, bổ sung các đối tượng trong dãy mã hóa; đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin; có thể kiểm tra, đối chiếu, tổng hợp dữ liệu.

- Chứng từ điện tử phải bảo đảm tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu, thông tin trong quá trình sử dụng và lưu trữ; phải được quản lý, kiểm tra chống các hình thức lợi dụng khai thác, xâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ điện tử không đúng quy định. Chứng từ điện tử được quản lý như tài liệu kế toán ở dạng nguyên bản mà nó được tạo ra, gửi đi hoặc nhận nhưng phải có đủ thiết bị phù hợp để sử dụng.

Tổ chức lập, duyệt, kiểm tra, hoàn chỉnh và luân chuyển chứng từ kế toán

- Tổ chức lập CTKT: Lập CTKT là công việc quan trọng có ảnh hưởng quyết định đến chất lượng thông tin của toàn bộ quy trình kế toán. Mọi NVKTTC phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị đều phải được lập CTKT để phản ánh. CTKT chỉ được lập 1 lần cho một NVKTTC và phải có đầy đủ các yếu tố theo quy định, lập đủ số liên theo quy định đối với từng loại chứng từ. CTKT lập nhiều liên phải đảm bảo thống nhất nội dung và tính pháp lý của tất cả các liên chứng từ. Các CTKT được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo nội dung quy định cho CTKT.

Tổ chức lập CTKT, kế toán đơn vị phải thực hiện các công việc:

Một là, tổ chức hướng dẫn và kiểm tra việc lập CTKT được thực hiện ở các bộ phận chức năng khác trong đơn vị. Kế toán trưởng đơn vị quy định việc sử dụng các mẫu chứng từ ban đầu thích hợp với từng loại NVKTTC để có thể ghi nhận đầy đủ nội dung thông tin phù hợp với yêu cầu thu nhận thông tin kế toán, quy định người chịu trách nhiệm và hướng dẫn họ cách ghi nhận thông tin vào chứng từ ban đầu ở từng bộ phận trong đơn vị.

Hai là, tổ chức lập các CTKT thuộc trách nhiệm của kế toán. Nhân viên kế toán không chỉ đảm nhận việc lập chứng từ ban đầu phản ánh một số NVKTTC phát sinh mà còn lập chứng từ phản ánh các nghiệp vụ nội sinh như: Bảng tính khấu hao tài sản cố định, Bảng phân bổ tiền lương, Bảng phân bổ vật liệu, Bảng phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp...và các chứng từ tổng hợp phục vụ việc lập BCTCHN như: Bảng kê các giao dịch nội bộ; Bảng tổng hợp các bút toán điều chỉnh;

Bảng xác định phần lãi hoặc lỗ trong công ty liên kết, liên doanh.

- Tổ chức kiểm tra, hoàn chỉnh CTKT

CTKT là cơ sở số liệu để ghi sổ kế toán, thông tin trên CTKT có ảnh hưởng quyết định đến chất lượng thông tin của BCKT. Do vậy, trước khi được sử dụng để ghi sổ CTKT phải được kiểm tra đảm bảo tính hợp lệ, hợp lý và hợp pháp. Kế toán trưởng của từng DN trong TCT chịu trách nhiệm tổ chức kiểm tra CTKT trong phạm vi của đơn vị. Kế toán trưởng của CTM chịu trách nhiệm tổ chức kiểm tra CTKT phản ánh các NVKTTC của CTM và các CTKT của các DN thành viên chuyển đến phục vụ lập BCTC hợp nhất.

Nội dung của kiểm tra CTKT gồm:

• Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các yếu tố trên chứng từ;

• Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nội dung NVKTTC ghi trên chứng từ;

• Kiểm tra tính chính xác của số liệu thông tin trên chứng từ;

• Kiểm tra việc chấp hành các quy định trong việc lập, kiểm tra, xét duyệt đối với từng loại NVKTTC.

- Tổ chức luân chuyển CTKT: là việc thiết lập đường đi cho CTKT đến các bộ phận, cá nhân có liên quan để phục vụ việc ghi sổ kế toán và quản lý chứng từ. Để xây dựng quy trình luân chuyển CTKT hợp lý cần dựa vào những căn cứ chủ yếu sau: Một là, căn cứ vào quy mô hoạt động, đặc điểm tổ chức quản lý và tổ chức SXKD của DN.

Hai là, căn cứ vào tình hình thực tế về tổ chức BMKT, mối quan hệ giữa các bộ phận trong BMKT và tổ chức hệ thống thông tin trong DN. Ba là, căn cứ vào đặc điểm của từng loại CTKT và các loại NVKTTC mà chứng từ phản ánh.

Kế toán trưởng CTM có trách nhiệm quy định đường đi của các CTKT phản ánh các NVKTTC phát sinh CTM, ngoài ra còn chịu trách nhiệm hướng dẫn kế toán ở các CTC tổ chức luân chuyển CTKT và các tài liệu phục vụ việc hợp nhất BCTC.

Đối với các DN xây dựng, trong điều kiện ứng dụng CNTT, toàn bộ quy trình luân chuyển CTKT đối với từng loại chứng từ sau khi đã được thiết kế và đưa vào

phần mềm cần được cụ thể hóa bằng văn bản. Nguyên tắc cơ bản khi thiết kế quy trình lập và luân chuyển CTKT trong điều kiện ứng dụng CNTT là đảm bảo tính hữu hiệu và hiệu quả của quá trình xử lý, đám ứng các yêu cầu nhằm đảm bảo các dữ liệu đều được ghi nhận đầy đủ, chính xác, kịp thời, quy trình lập và luân chuyển CTKT vào phần mềm kế toán.

Tổ chức bảo quản, lữu trữ và hủy bỏ chứng từ kế toán: Việc tổ chức bảo quản, lưu trữ và hủy bỏ CTKT phải chấp hành đúng theo các quy định pháp luật về kế toán và các quy định riêng của ngành được Nhà nước cho phép. Sau đó, căn cứ vào yêu cầu quản lý và kiểm soát trong DN để ban hành các chính sách cụ thể sẽ góp phần rất lớn trong công tác quản lý, điều hành và kiểm soát hoạt động kinh doanh của DN. Doanh nghiệp phải quy định rõ trách nhiệm yêu cầu bảo mật dữ liệu trên máy tính, chức năng và nhiệm vụ của từng người sử dụng trong hệ thống.

v Tổ chức thu nhận thông tin kế toán quản trị

Trên cơ sở nhu cầu thông tin và yêu cầu quản lý của các cấp quản trị DN, bộ phận kế toán quản trị cần xác định và thiết kế các biểu mẫu cần thiết phục vụ cho việc thu nhận các thông tin đáp ứng nhu cầu.

- Vận dụng các nguyên tắc, phương pháp về lập, luân chuyển, quản lý và sử dụng chứng từ kế toán phù hợp với điều kiện cụ thể của doanh nghiệp.

- Cụ thể hoá và bổ sung các nội dung cần thiết vào từng mẫu chứng từ kế toán đã được quy định để phục vụ cho việc thu thập thông tin quản trị nội bộ DN.

- Sử dụng các chứng từ ban đầu trong điều hành SXKD của DN xây dựng (Bảng kê khối lượng; Quyết định điều động lao động; Quyết định điều động (di chuyển) tài sản; Biên bản điều tra tình hình huy động vốn và cho vay,...) để kế toán quản trị khối lượng sản phẩm (công việc), thời gian lao động, lập kế hoạch.

- Thiết lập kế hoạch và sử dụng các chứng từ nội bộ dùng cho kế toán quản trị mà không có quy định của Nhà nước (Bảng tính phân bổ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp,...); Được thiết lập hệ thống thu thập và cung cấp thông tin nhanh, kịp thời qua các phương tiện thông tin.

Do đó, tổ chức vận dụng CTKT phục vụ KTQT phải đảm bảo thu nhận đầy đủ, chi tiết thông tin từ các nghiệp vụ phát sinh trong quá khứ; Cung cấp thông tin liên quan đến tương lai để phục vụ việc dự toán, phân tích ra quyết định quản trị DN khác có liên quan.

1.3.3.2. Tổ chức thu thập và luân chuyển thông tin giao dịch nội bộ phục vụ lập BCTC hợp nhất

Xây dựng danh mục CTKT phục vụ lập BCTCHN. Để phục vụ việc cung cấp thông tin lập BCTCHN, ở mỗi đơn vị thành viên cần sử dụng các CTKT như: Bảng kê các giao dịch nội bộ, ở TCT sử dụng các chứng từ kế toán như: Bảng tổng hợp các bút toán điều chỉnh; Bảng xác định phần lãi hoặc lỗ trong công ty liên kết, liên doanh…

Tổ chức thu thập và luân chuyển thông tin giao dịch nội bộ. Việc thu thập thông tin giao dịch nội bộ thuộc trách nhiệm của tất cả các thành viên và sau đó các tài liệu giao dịch nội bộ được chuyển về phòng kế toán CTM để thực hiện hợp nhất BCTC.