Tổ chức cung cấp thông tin kế toán

1.3.5.1. Tổ chức lập Báo cáo tài chính trong doanh nghiệp (a) Hệ thống Báo cáo tài chinh

Báo cáo tài chính là báo cáo kế toán bắt buộc mà mỗi đơn vị phải lập vào những thời điểm nhất định, trên mẫu biểu thống nhất theo quy định, theo những nguyên tắc và chuẩn mực kế toán được thừa nhận chung, nhằm công khai thông tin tài chính của đơn vị cho các bên liên quan.

Theo Luật kế toán và chế độ kế toán tài chính, BCTC quy định cho các DN bao gồm 4 biểu báo cáo sau:

- Bảng cân đối kế toán (Mẫu số B01 - DN)

- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu số B02 - DN) - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Mẫu số B03 - DN)

- Thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu số B09 - DN).

v Các công việc cần thực hiện trước khi lập BCTC ở các DN thuộc TCT

Để đảm bảo các BCTC được lập và tình bày một cách trung thực, đầy đủ, khách quan về tình hình tài chính, kết quả hoạt động và sự lưu chuyển tiền tệ của đơn vị, tạo điều kiện cho cho người sử dụng BCTC có cơ sở thông tin cần thiết và tin cậy cho các quyết định thì trước khi lập BCTC, kế toán trưởng đơn vị cần tổ chức nhân viên kế toán thực hiện các công việc sau:

Báo cáo tài chính riêng

Bảng tổng hợp bút toán điều chỉnh

Bảng tổng hợp các chỉ tiêu hợp nhất

Báo cáo tài chính hợp nhất

√ Kiểm tra đối chiếu số liệu giữa giữa CTKT và số liệu trên sổ kế toán đảm bảo các chứng từ phản nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong kỳ đều được ghi sổ đầy đủ, chính xác và số liệu trên sổ kế toán đều có CTKT để chứng minh.

√ Thực hiện kiểm kê tài sản, đối chiếu công nợ, đối chiếu giữa kết quả kiểm kê với số liệu trên sổ kế toán nếu có chênh lệch phải điều chỉnh phải điều chỉnh số liệu trên sổ kế toán phù hợp với kết quả kiểm kê.

√ Hoàn tất việc ghi sổ kế toán, thực hiện các nghiệp vụ nội sinh: phân bổ các khoản chi phí cho các đối tượng chịu chi phí; trích lập hoặc hoàn nhập dự phòng; xử lý chênh lệch đánh giá lại tài sản, tỷ giá hối đoái cuối kỳ;xử lý các tài sản, công nợ thừa thiếu...ghi chuyển số liệu giữa các sổ kế toán có liên quan, khoá sổ kế toán. Lập các Bảng đối chiếu để kiểm tra việc ghi chép trên sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết, kiểm tra sự phù hợp giữa số liệu trên sổ kế toán chi tiết với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp tương ứng.

(b) Hệ thống Báo cáo quản trị

Báo cáo quản trị là BCKT không bắt buộc, được lập tuỳ theo yêu cầu, mục tiêu quản trị cụ thể và khả năng tổ chức KTQT của mỗi DN. Do tính linh hoạt, yêu cầu nhanh, nhạy, chi tiết của các thông tin quản trị nên mẫu biểu BCQT rất đa dạng, có thể đơn cử một số BCQT mà các DN thường lập chủ yếu như sau:

- Các BCQT nội bộ phục vụ quản lý tài sản: Báo cáo tồn quỹ; Báo cáo chi tiết các khoản đầu tư; Báo cáo chi tiết phải thu khách hàng; Báo cáo tăng, giảm TSCĐ;

Báo cáo vật tư, thành phẩm, hàng tồn kho; Báo cáo tình hình công nợ phải thu, công nợ phải trả; Báo cáo tăng, giảm nguồn vốn chủ; Báo cáo tình hình phân phối kết quả và lợi nhuận...

- Các BCQT phục vụ phân cấp quản lý kinh tế tài chính nội bộ công ty: Báo cáo chi quỹ tiền mặt; Báo cáo doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ; Báo cáo quản lý vốn đầu tư trong hoạt động đầu tư ra ngoài TCT; BCKQKD... theo từng đơn vị trực thuộc...

- Các BCQT phục vụ quản trị kinh doanh: Báo cáo chi phí sản xuất và giá thành;

Báo cáo chi phí bán hàng; Báo cáo chi phí quản lý doanh nghiệp; Báo cáo kết quả tiêu thụ; Báo cáo chi tiết tăng, giảm TSCĐ;...

Trong điều kiện ứng dụng CNTT, các thông tin trên BCTC sẽ được lập trình tự động để cuối kỳ người dùng chỉ cần thao tác với phần mềm để lập BCTC. Tuy nhiên, hiện nay theo chế độ BCTC có nhiều thông tin trên báo cáo mang tính chủ quan, cần có sự xét đoán sau đó mới tổng hợp thông tin báo cáo. Do đó, các nhà quản trị, đặc

biệt là kế toán trưởng cần yêu cầu nhà lập trình phải thiết kế được một hệ thống danh mục, mẫu biểu BCQT để từ đó thông tin chi tiết về từng đối tượng quản lý có thể cung cấp cho các nhà quản trị vào bất kỳ thời gian nào trong kỳ SXKD.

1.3.5.2. Tổ chức lập Báo cáo tài chính hợp nhất

Tổ chức hệ thống BCTCHN nhằm mục đích cung cấp thông tin về tình hình tài chính tình hình hoạt động kinh doanh và luồng tiền của một TĐKT hoặc TCT hoạt động theo mô hình công ty CTM-CTC đến các đối tượng sử dụng, bao gồm các khâu công việc được tổ chức một cách có hệ thống để đạt tới mục tiêu lập và trình bày các BCTCHN của TĐ/TCT. Việc tổ chức tốt hệ thống BCTCHN có ý nghĩa quyết định quan trọng đến chất lượng của thông tin kế toán hợp nhất. CTM chịu trách nhiệm tổ chức lập và trình bày BCTCHN trên cơ sở BCTC riêng của CTM và BCTC riêng của các CTC, các tài liệu chứng minh các giao dịch nội bộ để thực hiện bút toán điều chính, loại trừ trong quá trình hợp nhất BCTC.

Hệ thống BCTCHN gồm:

• Bảng cân đối kế toán hợp nhất;

• Báo cáo kết quả kinh doanh hợp nhất;

• Báo cáo lưu chuyển tiền tệ hợp nhất;

• Thuyết minh về sự thay đổi vốn chủ sở hữu.

v Xác định phạm vi hợp nhất BCTC và thống nhất các thủ tục kế toán hợp nhất trong tập đoàn/ TCT. Đây là khâu công việc đầu tiên có ý nghĩa định hướng cho toàn bộ quá trình hợp nhất BCTC về phạm vi và thủ tục:

- Xác định CTC gồm: CTC được hợp nhất, CTC bị loại trừ khỏi quá trình hợp nhất BCTC;

- Xác định kỳ kế toán hợp nhất và thống nhất kỳ kế toán hợp nhất giữa CTM và các CTC theo phương pháp thích hợp;

- Xác định chính sách kế toán hợp nhất và thống nhất chính sách kế toán hợp nhất giữa CTM và các CTC áp dụng cho những giao dịch và sự kiện cùng bản chất trong hoàn cảnh tương tự;

v Về tổ chức lập các BCTCHN

Đối với Bảng cân đối kế toán hợp nhất: Các kỹ thuật hợp nhất tập trung vào các bút toán điều chỉnh để xác định lợi ích cổ đông không kiểm soát, điều chỉnh số dư các khoản phải thu, phải trả nội bộ, điều chỉnh các khoản lãi/lỗ chưa thực hiện từ giao dịch nội bộ, điều chỉnh khoản đầu tư của CTM tại CTC.

Đối với Báo cáo kết quả kinh doanh hợp nhất: Các kỹ thuật hợp nhất tập trung vào các bút toán điều chỉnh doanh thu, giá vốn hàng bán, lãi/lỗ nội bộ chưa thực hiện, lợi ích cổ đông không kiểm soát, chênh lệch thanh lý CTC, thuế thu nhập DN.

Đối với Báo cáo lưu chuyển tiền tệ hợp nhất: Các kỹ thuật hợp nhất không hoàn toàn tương tự khi lập BCĐKT hợp nhất và BCKQHĐHN, bởi vì BCLCTTHN được lập trên cơ sở BCĐKTHN, BCKQHĐKDHN như đối với trình tự và phương pháp lập BCLCTT riêng, có điều chỉnh ảnh hưởng của giao dịch nội bộ mà trên BCĐKTHN và BCKQHĐKDHN chưa phản ánh được như giao dịch mua, thanh lý CTC.

v Tổ chức công bố thông tin tài chính hợp nhất đến các đối tượng sử dụng

Các BCTCHN được lập và trình bày chủ yếu xuất phát từ lợi ích của các nhà đầu tư và không có tính pháp lý về nghĩa vụ tài chính của toàn bộ nhóm công ty, do vậy các đối tượng sử dụng thông tin BCTCHN có những điểm khác biệt nhất định so với các đối tượng sử dụng thông tin BCTC riêng của một doanh nghiệp đơn lẻ.

Đối với một DN đơn lẻ hoạt động theo hình thức CTCP, các đối tượng sử dụng thông tin bên ngoài gồm cơ quan thuế, cơ quan thống kê, cơ quan đăng ký kinh doanh, sở giao dịch chứng khoán, Ủy ban chứng khoán Nhà nước, các tổ chức tín dụng, các đối tác, công chúng, nhà đầu tư tiềm năng; các đối tượng bên trong gồm Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, cổ đông hiện hữu, tổ chức công đoàn, người lao động… Trong khi đó, CTCP hoạt động theo mô hình CTM-CTC không phải là pháp nhân và BCTCHN không có tính pháp lý về nghĩa vụ tài chính nên thông tin BCTCHN gần như không có ý nghĩa đối với cơ quan thuế, cơ quan đăng ký kinh doanh,…

Thông tin BCTCHN có tác dụng chủ yếu đối với các nhà quản lý CTM, các cổ đông hiện hữu và tiềm năng của CTM. Nhà quản lý CTM chịu trách nhiệm kiểm soát nguồn lực và hoạt động của nhóm công ty có thể căn cứ vào thông tin BCTCHN để ra cá quyết định kinh tế liên quan đến tập đoàn. Các nhà đầu tư quan tâm đến khả năng sinh lời của tất cả các hoạt động do CTM kiểm soát và có thể căn cứ vào thông tin BCTCHN để ra các quyết định đầu tư bán hay tiếp tục nắm giữ cổ phần CTM. Do đó, đối với CTM là CTCP có trách nhiệm lập BCTCHN thì đồng thời có nghĩa vụ công bố thông tin BCTCHN đến các đối tượng đúng thời hạn theo quy định. Ngoài ra công ty cần công bố BCTCHN như một phân hệ thông tin tài chính trên trang Web công ty.

v Tổ chức phân tích thông tin kế toán

Phân tích thông tin kế toán sẽ cho phép đánh giá tình hình tài chính và hoạt động SXKD của DN nhằm giúp cho các nhà quản lý có thể đánh giá và đưa ra được các quyết định có hiệu quả, giúp các đối tượng quan tâm có được những dự đoán tương đối chính xác hoạt động của DN.

Việc tổ chức phân tích BCTC và BCTHN là việc thiết lập trình tự các bước công việc cần tiến hành trong quá trình phân tích, được thực hiện qua các bước sau:

+ Lập kế hoạch phân tích: Xác định mục tiêu và xây dựng chương trình phân tích, đây là khâu quan trọng ảnh hưởng đến chất lượng, thời hạn và tác dụng của phân tích BCTC đối với việc cung cấp thông tin. Kế hoạch phân tích BCTC bao gồm nhiều nội dung khác nhau, trong dó phải xác định rõ nội dung và phạm vi phân tích, người chịu trách nhiệm, xác định nguồn dư liệu...

+ Tiến hành phân tích: Lực chọn các phương pháp phân tích, xử lý số liệu, tính toán các chỉ tiêu phân tích, xác định nguyên nhân và tính toán mức độ ảnh hưởng, tổng hợp kết quả và nhận xét. Nội dung phân tích thông tin kinh tế, tài chính tập trung vào các vấn đề sau: Phân tích thông tin kinh tế, tài chính qua các BCTC (Phân tích tình hình biến động của Tổng tài sản và từng loại tài sản qua đó thấy được sự thay đổi quy mô kinh doanh, năng lực kinh doanh của công ty; đánh giá cơ cấu vốn và sự tác động của nó đến quá trình kinh doanh; Phân tích tình hình công nợ và khả năng thanh toán nhằm đánh giá sức mạnh tài chính và mức độ độc lập hay phụ thuộc về tài chính, Phân tích cấu trúc tài chính và tình hình đầu tư, Phân tích tình hình tạo tiền và sử dụng tiền);

Phân tích thông tin kinh tế, tài chính theo yêu cẩu quản trị.

+ Kết thúc phân tích: Bao gồm viết báo cáo và hoàn chỉnh hồ sơ phân tích. Báo cáo phân tích là văn bản thể hiện nội dung và kế quả phân tích, điều này phụ thuộc vào mục tiêu, phạm vi và nội dung phân tích. Sau đó, các nhà phân tích phải hoàn thiện hồ sơ phân tích, bao gồm những tài liệu và sản phẩm của quá trình phân tích, từ báo cáo phân tích cho đến tài liệu phân tích đã thu nhập được. Đồng thời, hồ sơ phân tích phải được cất giữ và lưu trữ cùng với tài liệu văn bản của doanh nghiệp.

Trong điều kiện ứng dụng CNTT, bộ phận được phân công thực hiện nghiệp vụ phân tích thông tin kế toán quản trị chỉ cần sử dụng các dữ liệu cần thiết về thực hiện, kế hoạch, sau đó thao tác lập các báo cáo phân tích, hệ thống sẽ tạo ra các báo cáo phân tích theo yêu cầu của nhà quản trị.